Manajemen organisasi merupakan proses perencanaan, pengorganisasian memimpin dan mengendalikan sumber daya dalam suatu intentitas dengan tujuan keseluruhan mencapai tujuan dan manajemen birokrasi merupakan salah satu aliran manajemen klasik.
Apa yang dimaksud manajemen birokrasi dalam manajemen organisasi ?
Model organisasi birokrasi mempunyai karakteristik-karakteristik struktural tertentu yang dapat dikemukakan di setiap organisasi yang kompleks dan modern. Weber mengemukakan karakteristik-karakteristik birokrasi sebagai berikut :
Jadi birokrasi adalah sebuah model organisasi normative, yang menekankan struktur dalam organisasi.
Sumber :
https://www.google.co.id/amp/s/dewikomalasari62.wordpress.com/2012/10/27/teori-manajemen-klasik/amp/
Birokrasi menurut Max Weber, dapat diartikan sebagai berikut.
“members use the ideal type conception of bureaucracy to understand the conduct of the members and to guide their own actions, because they all act in pattern organized by the ideal type, their actions coordinate in such a way that organizations consequentially and meaningfully exist”.
Dapat dijelaskan bahwa di dalam sebuah birokrasi, setiap anggotanya telah diatur sedemikian rupa oleh sebuah sistem yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tujuan dari organisasi itu sendiri.
“The bureaucracy is characterized by highly routine operating tasks achieved through specialization, very formalized rules and regulations, tasks that are grouped into functional departments, centralized authority, narrow spans of control, and decision making that follows the chain of command” (Robbins & Judge, 2010).
Mereka yang berada pada hierarki bagian atas memiliki kekuasaan dan pengaruh yang sangat besar bagi anggota hierarki yang ada di bagian bawah. Selain itu menurut Weber, terdapat tiga macam bentuk otoritas di dalam sebuah organisasi.
Pertama yaitu legal authority, dimana seseorang memegang suatu otoritas didasarkan oleh posisi yang dimiliki di dalam suatu hirarki.
Kedua yaitu traditional authority, dimana pegawai mematuhi seseorang dikarenakan sejarah keluarganya yang memiliki kekuasaan tinggi ataupun termasuk ke dalam keluarga kerajaan.
Ketiga yaitu charismatic authority, dimana kekuasaan yang muncul merupakan bakat alami yang dimiliki seseorang.
Hampir sebagian besar birokrasi yang ada di pemerintahan kita menggunakan konsep birokrasi yang berasal dari Weber. Max Weber, dikutip dari Thoha (2003), mengatakan bahwa suatu birokrasi atau administrasi itu mempunyai suatu bentuk yang pasti dimana semua fungsi dijalankan dalam cara-cara yang rasional. Tipe ideal birokrasi yang rasional dijalankan dalam cara-cara sebagai berikut:
Individu pejabat secara personal bebas tetapi dibatasi oleh jabatannya manakala ia menjalankan kepentingan individual dalam jabatannya;
Jabatan-jabatan itu disusun dalam tingkatan hierarki dari atas ke bawah dan ke samping;
Tugas dan fungsi masing-masing jabatan dalam hierarki itu secara spesifik berbeda satu sama lainnya;
Setiap pejabat mempunyai kontrak jabatan yang harus dijalankan;
Setiap pejabat diseleksi atas dasar kualifikasi profesionalitasnya;
Setiap pejabat mempunyai gaji termasuk pensiun sesuai dengan tingkat hierarki jabatan yang disandang;
Terdapat struktur pengembangan karier yang jelas;
Setiap pejabat tidak dibenarkan menjalankan jabatannya untuk kepentingan pribadi;
Setiap pejabat berada di bawah pengendalian dan pengawasan suatu sistem yang dijalankan secara disiplin.
Namun beberapa tipe ideal dari birokrasi yang dijelaskan oleh Weber tidak dijalankan dengan baik oleh organisasi birokrasi itu sendiri. Seringkali birokrasi dijalankan sesuai dengan keinginan dari salah seorang anggota hierarki yang berada di bagian paling atas yang memiliki kekuasaan dan pengaruh yang sangat besar dibandingkan yang lain.
Sistem birokrasi yang dijalankan dalam sebuah organisasi pemerintahan membuat organisasi itu relatif bersifat tidak fleksibel dan sulit untuk bisa beradaptasi dengan kemajuan dan kebutuhan yang ada di masa mendatang. Padahal sebuah birokrasi bisa berjalan efektif bila para pegawainya berani berkonfrontasi dengan masalah yang ada dan memutuskan keputusan terbaik atas masalah yang ada.
“When cases arise that don‟t precisely fit the rules, there is no room for modification. The bureaucracy is efficient only as long as employees confront problems that they have previously encountered and for which programmed decision rules have already been established” (Robbins & Judge, 2010).
Secara epistimologis birokrasi berasal dari kata “bureau” yang berarti meja atau kantor dan kata “kratia” (cratein) yang berarti pemerintah. Pada mulanya, istilah ini digunakan untuk menunjuk pada suatu sistematika kegiatan kerja yang diatur atau diperintah oleh suatu kantor melalui kegiatan-kegiatan administrasi.
Sebagaimana yang ada di dalam masyarakat modern sekarang dimana begitu banyak urusan yang terus menerus dan cenderung tetap, hanya organisasi birokrasi yang mampu menjawabnya. Beberapa sebutan atau istilah birokrasi sendiri diterjemahkan sebagai pemerintah yang anggota-anggotanya disebut aparat birokrasi atau birokrat.
Menurut Sedarmayanti (2009) birokrasi merupakan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang dijalankan pegawai negeri berdasarkan peraturan perundang-undangan. Birokrasi adalah struktur organisasi digambarkan dengan hierarki yang pejabatnya di angkat atau di tunjuk, garis tanggung jawab dan kewenangannya diatur oleh peraturan yang diketahui (termasuk sebelumnya), dan justifikasi setiap keputusan membutuhkan referensi untuk mengetahui kebijakan yang pengesahannya ditentukan oleh pemberi mandat di luar struktur organisasi itu sendiri.
Lebih rinci lagi birokrasi dijabarkan sebagai organisasi yang memiliki jenjang, setiap jenjang diduduki oleh pejabat yang ditunjuk/diangkat, disertai aturan tentanng kewenangan dan tanggung jawabnya, dan setiap kebijakan yang dibuat harus diketahui oleh pemberi mandat. Istilah birokrasi pertama kali dikemukakan oleh Martin Albrow untuk memberikan atribut terhadap istilah yang dipergunakan oleh seorang phsyiocrat Perancis Vincent de Gourney yang untuk pertama kalinya memakai istilah birokrasi dalam menguraikan sistem Pemerintahan Prusia di tahun 1745 (Thoha, 2003: 920).
Birokrasi berdasarkan definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli adalah suatu sistem kontrol dalam organisasi yang dirancang berdasarkan aturan-aturan yang rasional dan sistematis, dan bertujuan untuk mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas kerja individu dalam rangka penyelesaian tugas-tugas administrasi berskala besar.
Pengertian birokrasi juga dapat dilihat dengan jenis atau karakteristik dari birokrasi itu sendiri, namun para pakar ilmu sosial masing-masing memiliki definisi yang berbeda-beda. Birokrasi menurut Max Weber (1947: 328) merupakan suatu organisasi besar yang memiliki otoritas legal rasional, legitimasi, ada pembagian kerja dan bersifat imperasional.
Konsep Dasar Birokrasi
Konsep dasar birokrasi tidak bisa lepas dari konsep yang digagas Max Weber sosiolog ternama asal Jerman dalam karyanya ”The Theory of Economy and Social Organization” yang dikenal melalui ideal-type (tipe ideal) birokrasi modern. Model ini yang sering di adopsi dalam berbagai rujukan birokrasi berbagai negara, termasuk di Indonesia. Konsepsi birokrasi yang dikemukakan Max Weber tersebut dilihat dari legitimasi kekuasaan yang ada, yang kemudian dibagi ke dalam tiga kategori (1947), yaitu :
Rational-legal authority (Otoritas Legal Rasional) yaitu otoritas dimana legitimasi yang didasarkan pada keyakinan akan alat hukum yang diciptakan secara rasional dan juga pada kewenangan seseorang yang melaksanakan tata hukum sesuai prosedur. Weber yakin bahwa otoritas ini dapat diandalkan karena ini merupakan bentuk otoritas yang paling memuaskan dari segi teknis.
Traditonal authotiy (Otoritas Tradisional) yaitu otoritas dimana sebuah legitimasi yang bertumpu pada kepercayaan dan rasa hormat pada tradisi dan masing-masing pengemban tradisi. Menurut weber otoritas ini merupakan sarana ketidaksetaraan yang diciptakan dan dipelihara karena jika tidak ada yang menentang otoritas ini maka pemimpin atau kelompok pemimpin akan tetap dominan.
Charismatic type (Otoritas Kharismatik) yaitu otoritas dimana legitimasi dilandaskan kepada charisma yang dimiliki oleh seorang pemimpin sehingga ia dihormati dan dikagumi oleh pengikutnya.
Asas-Asas Birokrasi yang Baik
Birokrasi merupakan sebuah organisasi dalam pemerintahan yang merupakan rantai administrasi untuk mendukung pencapaian tujuan pemerintahan itu sendiri, yaitu pelayanan kepada masyarakat. Organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, harus didasarkan pada asas-asas yang diterapkan dalam organisasi tersebut dengan kata lain birokrasi yang baik harus didasarkan pada asas-asas yang diterapkan. Berikut ini merupakan asas-asas kepemerintahan yang baik menurut Sedarmayanti (2009), yaitu :
Model Birokrasi Weberian
Berdasarkan terminologi ilmu politik, dikenal empat model birokrasi yang umumnya ditemui dalam praktek pembangunan dunia ketiga, yaitu : Weberian, Parkinsonan, Jacksonian, dan Orwellian (Fatah, 1998). Namun dari keempat teori tersebut yang digunakan dalam penelitian ini adalah model birokrasi Weberian.
Istilah birokrasi Weberian ini diambil dari nama Max Weber sesorang sosiolog Jerman, yang juga merupakan seorang penggagas konsep birokrasi modern. Birokrasi Weberian dianggap cocok dalam penelitian ini karena mengaplikasikan prinsip-prinsip organisasi yang dimaksudkan untuk memperbaiki efisiensi administrasi, biasanya masalah admisnistrasi yang kompleks dan ruwet terdapat pada organisasi besar seperti organisasi pemerintah. Weber dikenal dengan konsepnya mengenai tipe ideal bagi sebuah otoritas legal rasional, otoritas legal rasional disini adalah birokrasi.
Menurut Weber (1947) kriteria-kriteria tipe ideal birokrasi yaitu :
“A continous organization of official functions bound by rules”.
Tugas-tugas pejabat diorganisir atas dasar aturan yang berkesinambungan.
“A specific sphere of competence”.
Tugas-tugas tersebut dibagi atas bidang-bidang yang berbeda sesuai dengan fungsi-fungsinya di bidang yang kompeten, yang masing-masing dilengkapi dengan syarat otoritas dan sanksi-sanksi.
“The organization of officers follows the principle of hierarchy”.
Jabatan-jabatan tersusun secara hirarkis, yang disertai dengan rincian hak-hak kontrol dan pengaduan.
“The rules which regulate the conduct of an office may be technical rules or norms”.
Aturan-aturan yang sesuai dengan pekerjaan diarahkan baik secara teknis sesuai dengan aturan dan norma.
“The members of the administratitive staff should be completely separated from ownership of the means of production or administration”.
Anggota sebagai sumber daya organisasi berbeda atau terpisah dengan anggota sebagai individu pribadi.
“There is also a complete absence of appropriation of his official position by the incumbent”.
Pemegang jabatan tidaklah sama dengan jabatannya.
“Administrative act’s, decision, and rules are formulated and recorded in writing”.
Administrasi didasarkan pada dokumen- dokumen tertulis dan hal ini cenderung menjadikan kantor (biro) sebagai pusat organisasi modern.
“Legal authority can be exercised in a wide variety of different forms which will be distinguished and discussed later”.
Sistem-sistem otoritas legal dapat mengambil banyak bentuk, tetapi dilihat pada bentuk aslinya, sistem tersebut tetap berada dalam suatu staf administrasi birokratik.
Lebih spesifik lagi Weber (1947) menjelaskan kriteria tentang staf administrasi yang menduduki sebuah birokrasi, yaitu :
“They are personally free and subject to authority only with respect their impersonal official obligations”.
Para anggota staf bersifat bebas secara pribadi, dalam arti hanya menjalankan tugas-tugas impersonal sesuai dengan jabatan mereka.
“They are organized in a clearly defined hierarchy of offices”.
Terdapat hirarki jabatan yang jelas.
“Each office has a clearly defined sphere of competence in the legal sense”.
Setiap kantor memiliki fungsi-fungsi jabatan yang ditentukan secara tegas dan legal.
“The office is filled by free contractual relationship”.
Para anggota staf diangkat berdasarkan suatu kontrak yang bebas.
“Candidates are selected on the basis of technical qualification.
Para anggota staf dipilih berdasarkan kualifikasi profesional, idealnya didasarkan pada suatu diploma (ijazah) yang diperoleh melalui ujian.
“They are remunerated by fixed salaries in money, for the most part with a right to pensions”.
Para anggota staf memiliki gaji dan biasanya juga dilengkapi hak-hak pensiun.
“The office is treated as the sole”.
Kantor adalah lapangan kerja yang utama bagi para anggota staff untuk memenuhi kewajibannya.
“It constitutes a career”.
Merupakan suatu struktur karir dan promosi dimungkinkan atas dasar senioritas dan keahlian serta menurut pertimbangan keunggulan.
“The official works entirely separated from ownership and without appropriation of his position”.
Para anggota staf bekerja secara terpisah dari pemilikmya dan tanpa pemberian hak lebih karena posisi jabatannya.
“He is subject to strict and systematic discipline and control in the conduct of the office”.
Para anggota staf tunduk pada sistem disiplin dan kontrol yang seragam di kantor.
Dipandang dari perspektif Weberian, jika birokrasi tidak seimbang dengan “perolehannya”, maka birokrasi tersebut tidak rasional lagi. Jadi jika dilihat susunan hierarkinya terlalu panjang dan lebar, banyak pejabat yang kurang imbang dengan pekerjaannya. Maka disini suasananya tidak rasional lagi (Miftah Thoha, 2003:).
Miftah Thoha (2003) menyederhanakan pemikiran Weber dan Albrow mengenai kriteria-krieteria dalam tipe ideal birokrasi yang rasional, yakni:
Individu pejabat secara personal bebas, akan tetapi dibatasi oleh jabatanya manakala ia menjalankan tugas-tugas atau kepentingan individual dalam jabatannya.
Jabatan-jabatan itu disusun dalam tingkatan hierarki dari atas kebawah dan kesamping. Konsekuensinya ada jabatan atasan dan bawahan, dan ada pula yang menyandang kekuasaan lebih besar dan ada yang lebih kecil.
Tugas dan fungsi masing-masing jabatan dalam hierarki itu secara spesifik berbeda satu sama lain.
Setiap pejabat mempunyai kontrak jabatan yang harus dijalankan. Uraian tugas (job description) masing-masing pejabat merupakan domain yang menjadi wewenang dan tanggung jawab yang harus dijalankan sesuai dengan kontrak.
Setiap pejabat diseleksi atas dasar kualifikasi profesionlaitasnya, idealnya hal tersebut dilakukan melalui ujian kompetitif.
Setiap pejabat mempunyai gaji termasuk hak untuk menerima pensiunan sesuai dengan tingkatan hierarki jabatan yang disandangnya. Setiap jabatan bisa memutuskan untuk keluar dari pekerjaannya dan jabatannya sesuai dengan keinginannya dan kontraknya bisa diakhiri dalam keadaan tertentu.
Terdapat struktur pengembangan karir yang jelas dengan promosi berdasarkan senioritas dan merit sesuai dengan pertimbangan yang objektif.
Setiap pejabat sama sekali tidak dibenarkan menjalankan jabatannya dan resources instasinya untuk kepentingan pribadi dan keluarganya.
Setiap pejabat berada di bawah pengendalian dan pengawasan suatu sistem yang dijalankan secara disiplin.
Birokrasi di dalam webster’s New Collegiate Dictionary di beri penjelasan sebagai berikut :
Menurut Advance Leaner’s Dictionary of Curent English, birokrasi diberi pengertian sebagai berikut :
Harold J. Laski, mengatakan bahwa birokrasi adalah istilah yang biasanya digunakan dalam sistem pemerintahan, dimana pengawasan terletak sepenuhnya dalam tangan para pejabat yang kekuasaannya membatasi kemerdekaan warga negara”.
J. Pfiffner dan Frank P. Sherwood mengatakan bahwa “ Birokrasi adalah para administrator yang melaksanakan hukum-hukum atau aturang-aturan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan pemerintah”.
Menurut Fritz morstein Marx, Birokrasi sebagai tife organisasi yang dipergunakan pemerintah modern untuk melaksanakan tugas-tugasnya yang bersifat spesialisasi dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya oleh aparatur pemerintah.
Sedangkan menurut Dennis Wrong, Birokrasi organisasi diangkat sepenuhnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu dari berbagai ragam tujuan.
Menurut “Dennis H. Wrong”, mengungkapkan bahwa birokrasi mempunyai ciri struktural utama sebagai berikut :
Menurut “Max Weber” mengemukakan tiga tipe ideal dari birokrasi berkaitan dengan otorita yaitu :
Otorita Tradisional., otorita ini meletakkan dasar-dasar legitimasi pada pengawasan sebagaimana diberlakukan di masa yang lampau yang dewasa ini masih berlaku. Para pemegang kekuasaan merasa takut untuk tidak mengikuti cara-cara lama yang bersifat tradisional, karena perubahan-perubahan berikutnya akan menggerogoti sumber-sumber legitimasinya. Jiksa penguasa meninggalkan cara-cara lama, maka kepribadianya aka menjadi luntur. Akan tetapi setiap penggantian penguasa, maka akan dipilih melalui cara-cara tradisional, sehingga dengan demikian sistem otorita akan tetap berlanjut.
Otorita Kharismatik, hal ini timbul karena penghambaan seseorang kepada individu yang memiliki hal-hal yang tidak biasa atau luar biasa. Individu yang dipatuhi itu misalnya memiliki sifat heroik, ciri-ciri atau sifat pribadi lainnya yang amat menonjol. Seorang pemimpin yang khartismatik akan selalu dipatuhi oleh para pengikutnya yang dianggap akan dapat membawa mereka pada tujuan yang ingin dicapainya. Pada otorita ini pada umumnya tetap membuka peluang bagi terjadinya perubahan.
Otorita legal rasional, otorita ini didasarkan atas aturan-aturan yang ditetapkan secara legal. Dalam hal ini kesetiaan, kepatuhan hanya dengan legalitas formal dari pemimpinnya, serta hanya terbatas urusanurusan yang bersifat formal, yang terikat oleh aturan-atuan yang berlaku.
Peranan birokrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh Sukarna adalah sebagai berikut yaitu:
Sedangkan Robert Presthus, menyebutkan peranan birokrasi adalah sebagai berikut :
Kelemahan atau problem birokrasi akan berkisar pada empat hal, yaitu :
Standard efisiensi fungsional
Dengan maksud untuk menghindari birokrasi tidak efisien, kacau balau, berbelit-belit, maka perlu adanya satu standard yang dapat dipergunakan untuk mengukur tingkat pencapaian efisiensi secara fungsional.
Penekanan yang berlebihan terhadap rasionalitas, impersonalitas dan hierarkie
Bahwa poenekanan yang berlebihan (sangat formal), menyebabkan birokrasi menjadi kaku, tidak fleksibel sehingga menghalangi perubahan-perubahan yang sebenarnya amat diperlukan.
Adanya penyelewengan tujuan
Kecendrungan birokrasi untuk setia dan patuh kepada peraturan yang dipandang sebagai preseden bagi tujuan organisasinya.
Pita merah (red tape)
Pita merah ini disebabkan oleh adanya kecendrungan alamiah dari manusia yang berada dalam lingkungan birokrasi untuk merutinkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Pita merah adalah suatu istilah yang dimaksudkan untuk menunjukan adanya prosedur-prosedur birokratik yang mempunyai ciri ketaatan mekanis pada peraturan, formalitas, yang berlebihan. Konsep pita merah ini memberikan ekspresi yang negatif yang akan mempengaruhi biokrasi.
Birokrasi, diartikan sebagai “government by bureaus” yaitu pemerintahan biro oleh pegawai yang diangkat oleh pemegang kekuasaan, pemerintah atau pihak atasan dalam sebuah organisasi formal, baik publik maupun privat. Pemerintahan birokratik adalah pemerintahan tanpa partisipasi warga masyarakat (pemangku kepentingan masyarakat dan masyarakat konsumen).
Birokrasi diartikan sebagai sifat atau perilaku pemerintah, “yaitu sifat kaku, macet, berbelit-belit, berliku-liku”. Dan segala tuduhan/stigma negatif terhadap birokrasi pemerintahan;
Birokrasi sebagai tipe ideal sebuah organisasi yang bermula dari teori Max Weber. Menurut Firtz Morstein Marx yang dikutip Santosa (2008:2), mendefinisikan birokrasi sebagai tipe organisasi yang dipergunakan pemerintah modern untuk melaksanakan tugas-tugasnya yang bersifat spesialisasi, dilaksanakan dalam sistem administrasi dan khususnya oleh aparatur pemerintah. (Delly Mustafa;2013)
Para teoritikus klasik seperti Weber (1948) selama bertahun-tahun telah mendukung model birokrasi guna meningkatkan efektifitas administrasi organisasi, organisasi birokrasi yang ideal menyertakan enam karakteristik struktural.
Pertama , aturan-aturan yang disahkan, regulasi, dan prosedur yang distandarkan dan arah tindakan anggota organisasi dalam pencapaian tugas organisasi menggambarkan pengembangan kaidah dan panduan spesifik untuk merencanakan tugas dan aktifitas organisasi.
Kedua , spesialisasi peran anggota organisasi memberikan peluang kepada divisi pekerja untuk menyederhanakan aktifitas pekerja dalam melaksanakan tugas yang rumit kedalam tugas aktifitas yang khusus tersebut, maka produktivitas pekerja dapat ditingkatkan.
Ketiga , hirarki otoritas organisasi formal dan legitimasi peran kekuasaan organisasi didasarkan pada keahlian pemegang jabatan secara individu, membantu mengarahkan hubungan intra personal di antara anggota organisasi guna menyelesaikan tugas-tugas organisasi.
Kempat , pekerjaan personil berkualitas didasarkan pada kemampuan tehnik yang mereka miliki dan kemampuan untuk melaksanakan tugas yang dibebankan kepada mereka.
Kelima, impersonality dan profesionalisme dalam hubungan intra personil di antara anggota organisasi mengarahkan individu ke dalam kinerja tugas organisasi.
Keenam , rasionalitas dan predictability dalam aktifitas organisasi dan pencapaian tujuan organisasi membantu stabilitas organisasi. Menurut prinsip dasarnya, organisasi harus dijalankan dengan kaidah dan panduan pemangkasan yang logis dan bisa diprediksikan.
