Perencanaan Kebutuhan Obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah kegiatan untuk menentukan jenis dan jumlah obat dan bahan medis habis pakai (BMHP) yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan kesehatan. Dengan kata lain Perencanaan kebutuhan obat adalah upaya penetapan jenis, jumlah, dan mutu obat sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan obat adalah suatu proses kegiatan seleksi obat untuk menetapkan jenis dan jumlah obat yang sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan (Depkes RI, 1990)
Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan :
Menurut Depkes RI (2002), berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat meliputi;
Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk menentukan apakah obat benar-benar diperlukan dan sesuai dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :
Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara lain seperti ; dampak administratif, biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan obat, kemudahan obat dalam penyimpanan, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis obat sesuai dengan kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai dengan standar mutu yang terjamin. Sedangkan untuk menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga efek samping obat.
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum.
Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian obat adalah :
Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian tahun mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung stok/persediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana distribusi.
Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat yang harus dihadapi oleh Apoteker yang bekerja di Unit Pelayanan Kesehatan maupun di Gudang Farmasi. Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti di atas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu.
Menurut Wheelright yang dikutip dari Silalahi (1989) ada 3 (tiga) cara yang mendasar dalam hal penetapan jumlah persediaan obat yang harus diperhatikan pada saat perencanaan manajemen persediaan, yaitu :
Populasi.
Yaitu berdasarkan banyaknya jumlah pasien yang datang dengan keluhan penyakit tertentu, maka dapat dilihat jenis obat apa yang banyak digunakan untuk mengatasi keluhan tersebut dan berapa banyak jumlah obat yang dibutuhkan.
Pelayanan.
Yaitu jenis pelayanan apa yang banyak dilakukan dalam kegiatan pelayanan perawatan dan pengobatan dan ditentukan jenis obat dan jumlah obat yang digunakan (berdasarkan jenis pelayanan dan jenis penyakit yang dominan).
Konsumsi.
Yaitu jumlah obat yang pemakaiannya berdasarkan data pemakaian obat yang digunakan pasien secara rutin, biasanya cara ini pemakaiannya stabil (pengumpulan data berdasarkan pemakaian obat sebelumnya).
Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan berbagai metode, yaitu antara lain :
1. Metode Konsumsi
Didasarkan atas analisis konsumsi obat tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan hal- hal sebagai berikut, yaitu :
Jenis-jenis data yang perlu dipersiapkan dalam metode konsumsi, yaitu alokasi dana, daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat hilang/rusak, kadaluarsa, kekosongan obat, pemakaian rata-rata atau pergerakan obat pertahun, lead time, stok pengaman dan perkembangan pola kunjungan.
Adapun langkah-langkah perhitungan dengan metode konsumsi adalah:
Hitung pemakaian rata-rata obat X perbulan pada tahun sebelumnya (a)
Hitung pemakaian obat X pada tahun sebelumnya (b)
Hitung stok pengaman, pada umumnya stok pengaman berkisar 10%-20 % dari pemakaian obat X dalam satu bulan (c)
Menghitung kebutuhan obat X pada waktu tunggu (lead time), pada umumnya lead time berkisar antara 3- 6 bulan (d)
Kebutuhan obat X tahun sebelumnya adalah = b + c + d. (e)
Rencana pengadaan obat X tahun selanjutnya adalah hasil perhitungan kebutuhan obat X tahun sebelumnya (e) – sisa stok. (Depkes RI : 2002)
2. Metode Morbiditas
Metode morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan lead time. Langkah-langkah dalam metode ini adalah :
Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.
Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.
Menyediakan standar/pedoman pengobatan yang digunakan.
Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan dengan menggunakan metode morbiditas, yaitu:
Perkiraan jumlah populasi
Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur-penyakit.
Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
Menghitung perkiraan jumlah obat X jenis obat untuk setiap diagnosa, yang dibandingkan dengan standar pengobatan.
Menggunakan pedoman pengobatan yang ada untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat.
Menetapkan pola morbiditas penyakit berdasarkan kelompok umur-penyakit.
Data frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada.
Menghitung perkiraan jumlah obat X jenis obat untuk setiap diagnosa, yang dibandingkan dengan standar pengobatan.
Menggunakan pedoman pengobatan untuk menghitung jenis, jumlah, closis, frekuensi dan lama pemberian obat.
Adapun langkah-langkah di dalam melakukan perhitungan kebutuhan obat berdasarkan Metode Morbiditas, adalah :
Menghitung masing-masing jumlah obat yang diperlukan per penyakit berdasarkan pada pedoman pengobatan.
Pengelompokkan dan penjumlahan masing-masing obat .
Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan mempertimbangkan faktor, antara lain ; peningkatan kunjungan, lead time, stok pengaman.
Menghitung jumlah yang harus diadakan pada tahun anggaran yang akan datang dengan rumus : Kebutuhan obat yang akan datang – sisa stok.
Adapun dalam setiap metode tersebut terdapat kelebihan dan kekurangan yang dimiliki, yaitu dapat dijelaskan sebagai berikut:
| Metode | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| Konsumsi | 1. Data konsumsi akurat dan merupakan metode yang paling mudah. | 1. Data konsumsi, data obat dan data jumlah kontak pasien yang dapat diandalkan mungkin sulit diperoleh |
| 2. Tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan | 2. Tidak dapat dijadikan dasar dalam mengkaji penggunaan obat dan perbaikan preskripsi. | |
| 3. Bila data konsumsi lengkap, pola preskripsi tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil. | 3. Tidak dapat diandalkan jika terjadi kekurangan stok obat lebih dari 3 bulan, obat yang berlebih atau adanya kehilangan. | |
| 4. Tidak memerlukan pencatatan data morbiditas yang baik. | ||
| Morbiditas | 1. Perkiraan kebutuhan yang mendekati kebenaran. | 1. Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil. |
| 2. Dapat digunakan pada program-program baru. | 2. Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan terdapat penyakit yang tidak termasuk dalam daftar/ tidak melapor. | |
| 3. Standar pengobatan dapat mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat. | 3. Memerlukan sistem pencatatan dan pelaporan. | |
| 4. Pola penyakit dan pola preskripsi tidak selalu sama. | ||
| 5. Dapat terjadi kekurangan obat karena ada wabah atau kebutuhan insidentil tidak terpenuhi. | ||
| 6. Variasi obat terlalu luas. |
Tabel Perbandingan Kelebihan dan Kekurangan antara Metode Konsumsi dan Metode Morbiditas
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :
Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/bulan ditambah stok penyangga.
Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.
Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut , yaitu : a = b + c + d – e – f
Keterangan :
a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang
b : Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan ( Januari – Desember)
c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang
d : Rancangan stok akhir
e : Stok awal periode berjalan/ stok per 31 Desember Gudang Farmasi
f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari – Desember)
Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara :
Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dengan melakukan kegiatan, yaitu :
Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaaan obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang.
Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi adalah dengan cara :
1. Analisis ABC
Berdasarkan berbagai observasi dalam inventori manajemen, yang paling banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh sejumlah item yang relatif kecil. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat dijumpai bahwa sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan 10% dari jenis/item obat yang paling banyak digunakan, sedangkan sisanya sekitar 90 item (sebagian besar item) menggunakan dana sebesar 30 . Oleh karena itu analisis ABC mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu :
Kelompok A : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
Kelompok B : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
Kelompok C : Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.
Analisis ABC dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu :
Analisis ABC Pemakaian
Langkah-langkah yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut :
Mengumpulkan daftar jenis obat dalam satu periode.
Membuat daftar pemakaian dari masing-masing jenis obat.
Jumlah pemakaian masing-masing jenis obat diurutkan berdasarkan jumlah pemakaian terbanyak ke jumlah pemakaian yang terkecil.
Menghitung persentase untuk masing-masing dan persentase kumulatifnya.
Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok berdasarkan persentase 70-20-10, yaitu:
a). sampai dengan 70 % masuk kelompok A
b). 71 – 90 % masuk kelompok B
c). lebih dari 90 % masuk kelompok C
Analisis ABC Investasi
Langkah-langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
Mengumpulkan seluruh daftar jenis obat selama satu periode.
Mencatat harga pembelian masing-masing jenis untuk periode tersebut.
Menghitung biaya pemakaian setiap jenis dengan cara mengkalikan antara jumlah pemakaian dengan harga satuan.
Menyusun nilai investasi dari yang terbesar hingga yang terkecil.
Menghitung persentase dan kumulatifnya.
Mengelompokkan obat menjadi 3 kelompok dengan persentase 70-20-10. (Depkes RI , 2002)
2. Analisis VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas adalah dengan mengelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam 3 kelompok berikut :
Kelompok V :
Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia (Vital) karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian.Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar, dan obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.
Kelompok E :
Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.
Kelompok N :
Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
Penggolongan obat dengan analisis VEN dapat digunakan :
Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia.
Obat-obatan yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokkan obat menurut VEN.
Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat. Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan VEN. Kriteria sebaiknya disusun oleh suatu Tim. Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara lain; klinis, konsumsi, target kondisi dan biaya. (Depkes RI , 2002)
3. Analisis ABC-VEN
Selain menggunakan analisis ABC dan VEN dalam penyesuaian jumlah obat dengan dana yang tersedia untuk mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC- VEN yaitu merupakan analisis yang menggabungkan analisis ABC dan VEN ke dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam. Matriks dapat dibuat seperti berikut :
| A | B | C | |
|---|---|---|---|
| V | VA | VB | VC |
| E | EA | EB | EC |
| N | NA | NB | NC |
| Tabel Matriks Analisis ABC-VEN |
Matriks di atas dapat dijadikan dasar untuk menetapkan prioritas, dalam rangka penyesuaian anggaran atau perhatian dalam pengelolaan persediaan. Jenis barang yang bersifat Vital (VA, VB, VC) merupakan pilihan utama untuk dibeli atau memerlukan perhatian khusus. Sebaliknya barang yang Non Esesensial tetapi menyerap anggaran banyak (NA) dijadikan prioritas untuk dikeluarkan dari daftar belanja.
Hasil analisis ABC dan VEN dapat digunakan dalam menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi misalnya dalam pengelolaan stok, penetapan harga satuan obat, penetapan jadwal pengiriman, pengawasan stok, dan monitoring umur pakai obat. (Depkes RI : 1990)
Referensi:
Departemen Kesehatan. 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan, Jakarta.
Departemen Kesehatan. 2002. Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD). Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Jakarta.
Departemen Kesehatan. 2002. Daftar Tilik Jaminan Mutu (Quality Assurance) Pelayanan Kefarmasian di Pelayanan Kesehatan Dasar. Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan, Direktorat Jenderal Pelayanan Kefarmasian dan Alat Kesehatan, Jakarta.
Silalahi,N.B. 1989. Prinsip Manajemen Rumah Sakit. Lembaga Pengembangan
Manajemen Indonesia, Jakarta.