Public Relations adalah berkelanjutan dan usaha manajerial sistematik dimana swasta merupakan organisasi publik yang berusaha untuk membangun pemahaman, simpati dan dukungan pada mereka di kalangan publik yang mereka miliki atau berharap untuk mendapatan kontrak.
Apa saja peran Public Relations dalam sebuah organisasi?
Public Relations (PR) atau Hubungan masyarakat, sering disingkat humas adalah praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas dapat mencakup sebuah organisasi atau individu yang mendapatkan eksposur ke khalayak mereka menggunakan topik kepentingan publik dan berita yang tidak memerlukan pembayaran langsung.
Tujuan dari hubungan masyarakat oleh perusahaan sering untuk membujuk masyarakat, investor, mitra, karyawan, dan pemangku kepentingan lainnya untuk mempertahankan sudut pandang tertentu tentang hal itu, kepemimpinannya, produk, atau keputusan politik. Kegiatan umum termasuk berbicara di konferensi, memenangkan penghargaan industri, bekerja sama dengan pers, dan komunikasi karyawan.
Peran Public Relations (PR) atau Hubungan masyarakat didalam sebuah perusahaan dibagi menjadi empat kategori utama, menurut Cutlip et al, (2000), yaitu :
Seorang expert prescriber adalah seorang yang menjalankan peran seperti seorang konsultan. Ia adalah seorang yang dapat dipercaya untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Hubungan dengan klien seperti hubungan antara dokter dengan pasien dimana pasien hanya pasif mendapat masukan dan nasehat.
Praktisi yang berperan sebagai expert prescriber akan mengidentifikasikan masalah, mengembangkan rancangan program, dan memegang tanggung jawab penuh dalam implementasi program yang telah dirancangnya itu. Kegagalan dan keberhasilan suatu program, oleh klien, sepenuhnya merupakan tanggung jawab expert prescriber ini.
Adapun beberapa indikator yang menunjukkan seseorang memainkan peran ini adalah :
Peran ini menempatkan praktisi PRsebagai seorang pendengar yang baik dan penyedia informasi. Fungsi praktis adalah sebagai penghubung, interpreter, dan mediator antara organisasi dengan publiknya. Peran ini mencoba memelihara komunikasi dua arah dan memfasilitasi pertukaran informasi dengan menciptakan dan memelihara saluran-saluran mediamedia komunikasi yang diperlukan.
Peran ini ada berdasarkan asumsi bahwa komunikasi dua arah yang efektif akan meningkatkan kualitas keputusan organisasi dan publik mengenai antara lain kebijakan, prosedur, tindakan dan hubungan yang saling menguntungkan.
Adapun beberapa indikator yang menunjukkan peran communication fascilitator adalah :
Menjaga agar pihak manajemen selalu mendapat informasi terbaru
Melaporkan setiap hasil survei opini publik
Menciptakan peluang agar pihak manajemen selalu mendengarkan pandangan-pandangannya
Menjaga agar setiap orang dalam organisasi tersebut memperoleh informasi
Melakukan audit komunikasi
Mewakili organisasi dalam setiap pertemuan dan acara-acara
Praktisi yang menjalankan peran ini bekerja besama-sama dengan para manajer untuk memecahkan masalah. Praktisi PRmenjadi bagian dari tim strategis. Hal ini bisa terjadi bila praktisi PRmampu mempergunakan dan menunjukkan keterampilan dan nilai dirinya dalam membantu manajemen dalam memecahkan masalah.
Indikator-indikator yang menunjukkan seseorang berperan sebagai problem solving fascilitator adalah sebagai berikut :
Memenuhi kebutuhan akan perencanaan PRyang sistematis
Bekerja sama dengan pihak manajemen dalam meningkatkan keterampilan
Meningkatkan partisipasi manajemen
Menjaga agar pihak manajemen selalu terlibat secara aktif
Beroperasi sebagai katalis
Membuat beberapa alternatif untuk keperluan memecahkan masalah.
Praktisi PR dikatakan berperan sebagai communication technician bila pekerjaannya sehari-hari hanyalah menerima perintah dari atasan. Umumnya, pekerjaan yang dilakukan antara lain, menulis, mengedit, membuat press release, website, annual report, mempersiapkan pidato dan pekerjaan teknis lainnya.
Syarat yang diperlukan bagi seorang communication technician adalah kreatif, artistik dan mempunyai keterampilan teknis.
Beberapa indikator yang menunjukkan peran seorang communication technician adalah sebagai berikut :
Ketiga peran pertama dikelompokkan ke dalam peran manajerial karena memerlukan kemampuan strategic thinking dalam melakukan pekerjaannya, tidak semata hanya keterampilan saja.
Sedangkan communication technician masuk ke dalam kategori teknisi karena pekerjaannya semata-mata menggunakan keterampilan dan ia tidak terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Public relations adalah proses interaksi untuk menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya.
Cryztallizing menyebutkan bahwa public relations adalah profesi yang mengurus hubungan antara suatu perusahaan dan publiknya yang menentukan hidup perusahaan itu (Suryanto,2015).
Public relations adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerja sama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespons opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama (Suryanto, 2015).
Dalam buku Dasar - dasar Public Relations (Wilcox dan Cameron, 2006) mengatakan bahwa “Public Relations is a management function, of a contiuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding sympathy, and support of those with whom there are or maybe concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of their common interests.”
Public relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati, dan dukungan yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.
Adapun dalam menjalankan fungsi dalam manajemen PR memiliki beberapa tugas pokok, yaitu :
Menurut Cutlip et al (2006) yang pertama adalah menulis dan mengedit, dimana PR membuat rilis berita baik dalam bentuk cetak atau siaran, cerita feature, newsletter untuk karyawan dan stakeholder, iklan institusional dan materi-materi pendukung lainnya.
Hubungan media dan penempatan media dimana PR menghubungi media-media seperti surat kabar dan majalah agar mereka mau mempublikasikan berita dan feature tentang perusahaan yang di tulis oleh PR sendiri atau orang lain, kemudian PR juga merespon permintaan informasi oleh media, memberikan verifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritas.
Melakukan riset, dimana PR mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren dan isu yang sedang terjadi, iklim politik dan peraturan-peraturan dari pemerintah, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandanganpandangan pihak lain yang berpengaruh terhadap stakeholder dari perusahaan, selain itu PR juga mencari data lewat internet, jasa online dan data pemerintah dalam bentuk elektronik dan kemudian mendesain riset program, melakukan survei dan menyewa perusahaan riset.
Manajemen dan administrasi dimana PR melakukan kegiatan pemrograman dan perencanaan dengan bekerja sama dengan manajer lain untuk menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, seting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik, PR menata staff dari divisinya, anggaran dan jadwal program dari divisi PR.
Konseling, dimana PR memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial, politik, dan peraturan, berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespon krisis dan kemudian bekerja sama dengan eksekutif perusahaan untuk menyusun strategi mengelola atau merespon isu-isu sensitif dan kritis.
PR mengadakan special event, dimana PR mengatur dan mengelola acara-acara khusus seperti konfrensi pers, open house, grand opening, acara pengumpulan dana, program penghargaan dan kegiatan-kegiatan khusus lainnya.
Menjadi juru bicara dalam pidato, melatih orang lain untuk memberikan kata sambutan dan mengelola juru bicara di depan audien penting.
Melakukan produksi, dimana ia membuat saluran komunikasi dengan menggunakan keahlian dan pengetahuan media, termasuk seni, tipografi, fotografi, tata letak, mempersiapkan presentasi audio visual, perekaman dan mengedit audio dan video.
Melakukan kegiatan pelatihan untuk mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil dihadapan publik, kemudian PR juga memberikan petunjuk kepada anggota internal perusahaan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi dan menulis serta membantu memperkenalkan perubahan dalam budaya, kebijakan, struktur, dan proses dalam organisasi perusahaan.
Melakukan kontak atau sebagai penghubung dengan media, komunitas, dan kelompok eksekutif eksternal lainnya. Selain itu PR juga menjadi mediator antara perusahaan dengan stakeholder penting untuk mendengarkan pendapat, melakukan negosisasi, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan, dan yang terakhir adalah menjadi tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan menyambut tamu dan pengunjung yang datang
Menurut Maria (2002), dalam buku Suryanto (2015) “Public relations merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi, harus memberikan identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut.”
Hal tersebut sekadar memberikan gambaran tentang fungsi public relations, yaitu sebagai berikut :
Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang dapat diterima dan menguntungkan semua pihak.
Unsur penting dalam manajemen untuk mencapai tujuan yang spesifik, sesuai dengan harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan.
Menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
Menurut Rumanti (2005), terdapat empat (4) tugas pokok seorang Public Relations yaitu :
Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi / pesan secara lisan, tertulis atau melalui gambar (visual), sehingga publik mempunyai pengertian yang benar tentang lembaga/perusahaan dan segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukannya.
Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat.
Memperbaiki citra organisasi
Komunikasi
Elemen Aktivitas Public Relations
Menurut John Marston dalam Wilcox D. L., Cameron, Ault, & Agee (2005), terdapat empat (4) elemen yang terdapat dalam aktivitas Public Relations, yaitu :
Atribut Praktisi Public Relations
Menjadi seorang praktisi Public Relations bukanlah hanya mengandalkan kemampuan untuk berbicara di depan umum saja. Menurut Harrison (2011), untuk menjadi seorang praktisi Public Relations yang baik harus menerapkan kemampuan-kemampuan diantara nya sebagai berikut :
Peran public relations
Peran public relations/Humas tersebut diharapkan dapat menjadi “mata” dan “telinga” serta “tangan kanan” top manajemen dalam organisai/lembaga. Adapun ruang lingkup Public Relations dalam sebuah organisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut:
Membina hubungan ke dalam (publik internal)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang public relations harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.
Membina hubungan keluar (publik eksternal)
Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. (Ruslan, 2012)
Fungsi Public Relations
Fungsi Public Relations Menurut Edward L.Bernay yang dikutip oleh Rosady Ruslan (2012) terdapat 3 fungsi utama Humas (Public Relations), yaitu :
Kemudian berdasarkan ciri khas kegiatan Public Relations tersebut, menurut Humas International, Cutlip & Centre, dan Canfield (dalam Rosady Ruslan, 2012) fungsi Public Relations dapat dirumuskan, sebagai berikut:
Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya atau sebaliknya.
Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya.
Fungsi public relations yang paling general adalah dapat menjaga nama baik perusahaan atau organisasi, dapat mempersuasif stakeholder (khususnya eksternal) sesuai dengan kepentingan, dapat berkomunikasi secara dua arah dan dapat menunjang aktivitas utama manajemen untuk dapat mencapai suatu tujuan baik itu untuk public relations ataupun untuk tujuan perusahaan atau organisasi.