Manajemen kinerja adalah sistem dimana sebuah organisasi menetapkan tujuan, menentukan standar kinerja, menunjuk karyawan untuk melakukan pekerjaan dan sekaligus mengevaluasinya, memberi umpan balik, menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan yang diperlukan, dan memberi imbalan kepada karyawan (Briscoe & Claus, 2008)
Apa saja manfaat manajemen kinerja ?
Kinerja yang baik sudah tentu sangat diharapkan oleh semua pihak. Oleh karena itu manajemen kinerja juga menjadi keharusan. Dengan kata lain, kinerja harus diupayakan, dipelihara, ditingkatkan, dimonitior dan bilamana perlu dikontrol. Bila manajemen kinerja bisa terlaksana dengan baik maka beberapa manfaat akan diperoleh, diantaranya adalah:
Manajemen kinerja terfokus pada hasil, daripada perilaku dan aktivitas
Kesalahpahaman konsep yang sering terjadi di kalangan manajer dan supervisor adalah menganggap bahwa perilaku dan aktivitas atau kegiatan adalah sama dengan hasil. Faktanya sesungguhnya tidak selalu demikian. Sebut saja seorang karyawan mungkin tampak sangat sibuk, tetapi kenyataannya tidak memberikan kontribusi sama sekali terhadap tujuan organisasi.
Sebagai contoh, karyawan yang melakukan penelaahan setiap formulir dan prosedur kerja secara manual, namun karyawan tersebut tidak mendukung program automatisasi penelaahan menggunakan perangkat lunak. Dalam hal ini manajer mungkin berkesimpulan bawa karyawan sangat berkomitmen pada organisasi dan bekerja dengan keras, dengan demikian layak untuk mendapatkan peringkat kinerja yang sangat tinggi. Contoh ini sekali lagi memberi gambaran bahwa seorang manajer harus fokus bukan hanya pada aktivitas dan prilaku karyawan tetapi juga hasilnya
Keselarasan antara aktivitas organisasi dan proses untuk tujuan organisasi
Manajemen kinerja mengidentifikasikan tujuan organisasi, hasil yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, ukuran efektivitas atau efisiensi (outcomes) menuju tercapainya tujuan, dan sarana pemicu (drivers) untuk mencapai tujuan. Rantai pengukuran ini perlu dievaluasi untuk memastikan terjadinya keselarasan antara aktivitas organisasi dengan keseluruhan hasil organisasi.
Menumbuhkembangkan bangunan sistem secara keseluruhan dan tujuan jangka panjang organisasi
Swanson, dalam artikelnya yang dimuat di Advances in Developing Human Resources, (1999), berjudul Performance Improvement Theoryand Practice , menjelaskan bahwa proses peningkatan kinerja yang efektif harus mengikuti pendekatan sistem (system-based approach) sambil pada saat yang sama melihat hasil dan faktor pemicunya ( drivers) . Upaya sebaliknya hanya akan menghasilkan hasil yang tidak diharapkan. Sebagai contoh, memPKH karyawan mungkin saja akan menghasilkan keuntungan jangka pendek. Namun demikian dalam jangka panjang, bukan tidak mungkin justru akan menurunkan produktivitas karyawan dan mengakibatkan hilangnya keuntungan jangka panjang.
Menghasilkan pengukuran yang bermakna
Pengukuran dalam maanjemen kinerja bisa digunakan untuk beragam kegiatan misalnya untuk benchmarking; menetapkan standar agar bisa dibandingkan praktik terbaik (best practice) pada organisasi lain. Pengukuran ini juga bisa menjadi dasar yang konsisten saat organisasi melakukan perubahan internal. Selain itu, pengukuran bisa menunjukkan hasil yang dcapai ketika dilakukan upaya perbaikan, seperti saat dilakukan pelatihan karyawan, program pengembangan manajemen, program peningkatan kualitas, dll. Pengukuran ini juga membantu memastikan perlakuan yang setara dan adil kepada karyawan berdasarkan kinerja.
Manfaat lain dari Manajemen Kinerja
Manajemen Kinerja membantu seorang manajer untuk berpikir tentang hasil yang benar-benar diinginkan. Artinya seorang maanjer dipaksa untuk bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan organisasi dan hasilnya.
Mengesampingkan masalah personal. Supervisor fokus pada perilaku dan hasil, bukan kepribadian.
Memvalidasi harapan. Pada era “ekspektasi yang serba tinggi” seperti sekarang ini, ketika organisasi berusaha untuk mengubah diri dan
mengubah masyarakat, memiliki hasil yang terukur dapat digunakan memverifikasi apakah visi yang besar itu realistis atau tidak.
Membantu memastikan perlakuan yang setara pada karyawan karena penilaian didasarkan pada hasil.
Operasional yang optimal dalam organisasi karena tujuan dan hasil terhubung sangat erat dan selaras.
Memupuk perubahan dalam perspektif dari kegiatan untuk hasil.
Review terhadap kinerja difokuskan pada kontribusi kinerja terhadap tujuan organisasi, misalnya daftar pertanyaan "Apakah manajemen kinerj berkontribusi terhadap tujuan organisasi? dan bagaimana kontribusi itu terbentuk?"
Mendukung komunikasi, umpan balik dan dialog yang berkelanjutan tentang tujuan organisasi. Juga mendukung komunikasi antara karyawan dan supervisor.
Kinerja dipandang sebagai proses berkelanjutan, bukan hanya terjadi satu kali, atau satu even tertentu.
Manajemen kinerja mendorong agar organisasi fokus pada kebutuhan pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.
Memupuk perspektif sistem, yaitu fokus pada hubungan dan pertukaran antara subsistem, misalnya, departemen, proses, tim dan karyawan. Dengan demikian, manajemen kinerja fokus pada pola dan tema organisasi, bukan pada peristiwa tertentu.
Fokus dan analisis atas hasil yang terus menerus akan membantu memperbaiki beberapa mitos, misalnya, "belajar berarti hasil", "kepuasan kerja menghasilkan productivitas", dll…
Menghasilkan komitmen dan sumber daya.
Menyediakan perbandingan, arahan dan perencanaan yang spesifik.
Mengarahkan kembali perhatian karyawan dari pendekatan bottom-up (misalnya, menjalankan deskripsi pekerjaan, penilaian kinerja dan lain- lain, menuju ke tujuan organisasi) menjadi pendekatan top-down (misalnya, memastikan semua tujuan subsistem dan hasilnya harus dikaitkan lebih dulu dan diselaraskan dengan tujuan-tujuan organisasi dan hasilnya).
Sumber : Achmad Sobirin, MBA, Ph.D., Konsep Dasar Kinerja dan Manajemen Kinerja
manfaat dari penerapan manajemenkinerja adalah: (Hasibuan, 2006).
Tinggi rendahnya kinerja dipengaruhi oleh beberapa faktor yang menetukan didalam kinerja karyawan yaitu : (Hasibuan, 2004).
Dalam menilai kinerja karyawan, enam hal yang perlu dipahami yaitu: (Simamora, 2006).
Adapun menurut (Basir, 2006)hal–hal berikut ini perlu diperhatikan dalam untuk mengukur prestasi kerja karyawan pada suatu instansi atau perusahaan:
Menurut Bacal (1999), pengertian manajemen kinerja adalah komunikasi yang berkesinambungan dan dilakukan dalam kemitraan antara seorang karyawan dan atasa langsungnya. Proses ini meliputi kegiatan membangun harapan yang jelas serta pemahaman mengenai pekerjaan yang akan dilakukan.
Menurut Amstrong (2004), performance management adalah pendekatan strategis dan terpadu untuk menyampaikan sukses berkelanjutan pada organisasi dengan memperbaiki kinerja karyawan yang bekerja di dalamnya serta dengan mengembangkan kemampuan tim dan kontributor individu.
Menurut Castello (1994), performance management adalah dasar dan kekuatan pendorong yang berada di belakang semua keputusan organisasi, usaha kerja, dan alokasi sumber daya.
Menurut Schwarz (1999), performance management adalah gaya manajemen berdasarkan komunikasi terbuka antara manajer dan pegawai menyangkut pencapaian tujuan memberikan umpan balik dari manajer kepada karyawan dan sebaliknya, demikian pula dengan penilaian kinerja.
Menurut Baird (1986), definisi manajemen kinerja adalah suatu proses kerja dari sekumpulan orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dimana proses kerja ini berlangsung secara berkelanjutan dan terus-menerus.
Pada dasarnya tujuan performance management atau manajemen kinerja dapat dibagi menjadi tiga, yaitu:
Tujuan strategik berhubungan dengan kegiatan pegawai sesuai dengan tujuan organisasi. Pelaksanaan suatu strategi memerlukan penjelasan mengenai hasil yang ingin dicapai, perilaku, karakteristik pegawai yang diperlukan, pengembangan pengukuran, dan sistem umpan balik bagi kinerja pegawai.
Tujuan administratif berhubungan dengan evaluasi kerja untuk keperluan keputusan administratif, pengkajian, promosi, pemutusan hubungan kerja, dan lain-lain.
Perfomance management juga bertujuan untuk melakukan pengembangan kapasitas pegawai yang berpotensi di bidang kerjanya, memberikan pelatihan bagi pegawai yang kinerjanya kurang baik, serta penempatan pegawai pada posisi yang tepat.
Selain itu, terdapat beberapa tujuan khusus dari performance management , yaitu:
Menurut Wibowo (2010), perfomance management memberikan manfaat bagi perusahaan secara keseluruhan, manajer, dan juga setiap individu di dalam organisasi tersebut. Berikut penjelasannya;
Terdapat beberapa alat dan syarat dalam menjalankan performance management. Beberapa alat tersebut misalnya Manajemen Mutu ISO , MalcolmBaldridge (MBNQA), Lean Six Sigma, Balanced Scorecard (BSC), Six Sigma, dan lain-lain.
Namun apapun alat yang digunakan, penerapan manajemen kinerja harus memenuhi syarat-syarat dasar berikut ini:
Manajemen kinerja dapat memberikan keuntungan ke berbagai pihak, baik manajer, pegawai, maupun perusahaan. Menurut Wibowo manfaat kinerja bagi organisasi antara lain: menyesuaikan tujuan organisasi dengan tujuan tim dan individu, memperbaiki kinerja, meningkatkan komitmen, mendukung nilai-nilai inti, memperbaiki proses pelatihan dan pengembangan, meningkatkan dasar pelatihan dan pengembangan berkelanjutan, mengusahakan basis perencanaan karir, membantu menahan pekerja terampil untuk tidak pindah, mendukung inisiatif kualitas total dan pelayanan dan pelayanan pelanggan, dan mendukung perubahan budaya.
Manfaat manajemen kinerja bagi manajer antara lain: mengusahakan klarifikasi kinerja dan harapan prilaku, menawarkan peluang, menggunakan waktu secara berkualitas, memperbaiki kinerja tim dan individual, mengusahakan penghargaan non finansial bagi staf, mengusahakan dasar untuk membantu pegawai yang kinerjanya rendah, digunakan untuk mengembangkan individu, mendukung kepemimpinan atasan, proses motivasi dan pengembangan tim, mengusahakan kerangka kerja untuk meninjau kembali kinerja dan tingkat kompetensi.
Sedangkan manfaat manajemen kinerja bagi individu antara lain: memperjelas peran dan tujuan, mendorong dan mendukung untuk bekerja dengan baik, membantu untuk mengembangkan kemampuan kerja, menggunakan waktu sebaik mungkin, menjadi landasan untuk pengukuran kinerjanya.
Tujuan Manajemen Kinerja
Menurut Sheila J. Costello, yang dikutip oleh Lijan Poltak dalam buku kinerja pegawai, tujuan mengalir dari atas kebawah, sedangkan tanggung jawab bergerak dari bawah ke atas. Diawali dengan membangun visi, dan misi organisasi yang ditetapkan oleh pimpinan tingkat atas.
Visi dan misi tersebut kemudian diturunkan kepada tujuan jangka panjang organisasi, selanjutnya tujuan jangka panjang tersebut ditindak lanjuti dengan tujuan tahunan. Tujuan tahunan ditindak lanjuti oleh tujuan divisi, bagian, seksi, dan pada akhirnya oleh seluruh pegawai secara berjenjang mulai dari pimpinan atas hingga pegawai.
Dengan demikian tujuan manajemen kinerja yaitu untuk meningkatkan kinerja organisasi, tim dan individu dalam suatu keterkaitan, agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya dalam kurun waktu tertentu.