Dalam melakukan manajemen risiko hal yang perlu kita lakukan adalah mengidentifikasi, risiko apa saja yang mungkin saja menjadi risiko dalam melakukan sebuah proyek. Apa saja langkah langkah yang harus dilakukan?
Untuk melakukan Identifikasi risiko terdapat beberapa langkah yang perlu diperhatikan:
-
Brainwriting
Brainwriting mirip dengan brainstroming, hanya saja brainwriting terbilang lebih baik karena lebih produktif. Salah satu cara melakukan brainwrite adalah memberikan setumpuk index cards dan waktu 5 menit. Masing-masing anggota menuliskan ide pada tiap-tiap kartu. Lalu kartu ditukar kepada peserta lain, dan saling memodifikasi ide yang ada, mengevaluasi risiko yang mungkin terjadi bahkan menambahkan solusi atas risiko yang terjadi. Pada akhirnya setiap kartu berisi gagasan-gagasan dan perkembangan dari tiap peserta lain yang dapat ditinjau kembali. -
Melakukan wawancara
Wawancara dilakukan terhadap rekan kerja dan pemangku kepentingan dengan mengumpulkan banyak informasi dan gagasan dengan konteks yang terukut dan tidak menekan seseorang. Yang harus dilakukan adalah menyiapkan pertanyaan kunci. Jika memungkinkan, hal ini dilakukan lebih dari satu orang. Satu berfokus pada wawancara dengan narasumber, lainnya berfokus membuat catatan wawancara. Akan lebih baik jika narasumber adalah orang ahli dibidangnya. -
Temukan Mr. or Ms. Doom
Apakah anda mengenal seseorang yang selalu memiliki gagasan baru dalam melihat masalah? Ceritakanlah proyek adnda dan ketika dia berkata “saya tidak akan melakukannya jika menjadi anda”. Ketika pernyataan tersebut terlontar, tanyakan 20 hal yang dapat dilakukan jika terjadi kesalahan. -
Coba Horizon Scanning
Horizon scanning mengacu pada teknik mencoba melihat masa depan untuk mengetahui risiko dan peluang yang mungkin terjadi. Kita dapat melakukan pendekatan sistematis dalam horizon scanning.
-
Melihat masa lalu untuk melihat masa depan
JIka organisasi yang kita jalani sudah menyelesaikan proyek dan menyimpan dokumentasi dari proyek tersebut, kita bisa menjadikannya dasar dalam mengidentifiikasi risiko proyek baru yang dikerjakan. Selain itu artikel, brenchmarks industri dan laporan-laporan yang dipublikasikan oleh organisasi lainnya bisa dijadikan bahan ajar atau pun penunjang untuk proyek yang sedang dikerjakan. -
Lakukan Analisa Root (tidak menunggu masalah dan mencari penyebabnya)
Seringkali daftar risiko dipenuhi oleh risiko-risiko yang akan terjadi dan tidak terjadi. Hal ini adalah hasil dari berbagai keadaan yang terjadi. keadaan ini adalah risiko yang dapat direncanakan dan dimitigasi…
Ada beberapa pendekatan yang dapat dilakukan untuk mengidentifikasi risiko:-
Metode Ishikawa/Metode Fishbone
Melakukan metode ini dapat menghasilkan beberapa penyebab untuk hasil yang tidak diinginkan. -
Metode Five Whys
Metode ini sangat ideal untuk mencari permasalahan sampai akarnya. Memungkinkan kita melakukan langkah yang sedikit untuk mendapatkan akar permasalahan, mungkin juga kita perlu melakukan banyak langkah untuk mencarinya. -
Metode 5W2H
What? Why? When? Where? Who? How often? How much/how many?
Tujuh pertanyaan untuk menyelidiki potensi yang terjadi.
-
-
Membuat Risk Breakdown Structure
Project Manager yang baik akan melakukan Work Break Down (WBS) terhadap proyek yang akan dilakukan. Hal ini membentuk dasar dari cara mengidentifikasi risiko dan membuat kita lebih teliti. Alternatifnya adalah membuat struktur rincian risiko dari awal. Mulailah dengan risiko, seperti jadwal, scope, biata, kualitas dan lainnya. -
Hold a Pre-Mortem to Overcome Overconfidence
Ini dikembangkan oleh Gary Klein dalam bukunya, The Power of Intuition. Seperti halnya brainstroming, ini dirancang untuk memanfaatkan intuisi yang kita bentuk dari pengalaman kolektif kita. Dimana pengalaman tersebut dapat mengantisipasi kegagalan.
Identifikasi Risiko adalah usaha untuk menemukan atau mengetahui risiko-risiko yang mungkin timbul dalam kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau perorangan. Tujuan utama dalam identifikasi resiko adalah untuk mengetahui daftar - daftar resiko yang potensial dan berpengaruh terhadap tujuan ataupun proses bisnis suatu organisasi (Harold, 2010).
Secara umum langkah-langkah dalam identifikasi dan pengukuran resiko adalah sebagai berikut :
-
Mengidentifikasi resiko dan mempelajari karakteristiknya
-
Mengukur resiko tersebut, melihat seberapa besar dampaknya terhadap kinerja perusahaan dan menentukan prioritas resiko tersebut. Kemudian kita perlu mempelajari karakteristik resiko tersebut, serta melakukan evaluasi. Pemahaman yang baik terhadap karakteristik tersebut akan bermanfaat untuk merumuskan metode yang tepat untuk mengelola resiko tersebut.
-
Melakukan prioritisasi resiko, dimana kualifikasi resiko merupakan salah satu komponen terpenting dalam langkah tersebut. Melalui kualifikasi itu, kita dapat mengukur tinggi rendahnya resiko dan bagaimana dampaknya terhadap kinerja perusahaan. Selanjutnya kita bisa memfokuskan pada resiko yang paling relevan misalnya yang mempunyai dampak yang paling besar dan probabilitas yang besar bagi perusahaan.
-
Mengelola resiko dan kemudian melakukan revisit. Revisit adalah mengevaluasi ulang langkah-langkah yang sudah dilakukan, untuk meningkatkan efektivitas manajemen resiko.
Sumber:
Identify Risk adalah usaha untuk menemukan atau mengetahui risiko – risiko yang mungkin timbul dalam kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan atau perorangan. Identify risk yang baik harus dilakukan dengan proses yang baik juga. Berikut proses identify risk:
-
Menentukan unit risiko
Misalnya yang mau diidentifikasi adalah Unit Penjualan, maka risk ownernya adalah unit penjualan. -
Memahami proses bisnis
Setiap unit memberikan layanan (atau menghasilkan produk) kepada unit yang lain atau kepada pelanggan. Dalam menghasilkan produk/jasa ini, setiap unit melakukan berbagai aktivitas. Dengan memahami proses bisnis, kita bisa mengetahui aktivitas-aktivitas yang ada pada suatu unit risiko. Pada umumnya, proses bisnis terdiri dari 2 kelompok aktivitas, yakni aktivitas utama dan aktivitas pendukung. -
Menentukan aktivitas yang krusial.
Yang dikatakan “krusial” atau “kritis” adalah apabila unit risiko tidak dapat menghasilkan produk atau jasa oleh karena aktivitas yang bersangkutan terganggu atau tidak berjalannya aktivitas dengan semestinya. Aktivitas yang tidak krusial dapat ‘diabaikan’ karena pengaruhnya tidak signifikan pada produk atau jasa yang dihasilkan. -
Menentukan barang dan orang yang ada pada aktivitas krusial tersebut.
Siapa orang-orangnya, apa barang-barangnya -
Menentukan bentuk kerugian yang dapat terjadi pada barang dan orang dari aktivitas krusial tersebut.
- Bentuk kerugian pada orang yang cedera, sakit, meninggal, hilang, demonstrasi, mogok kerja, berhenti bekerja, berhalangan, dan lain - lain.
- Bentuk kerugian pada barang yang rusak, hilang, tidak sesuai, usang, terbakar, tidak berkualitas, dicuri, diselewengkan, tak tertagih, dan lain - lain.
-
Menentukan penyebab terjadinya kerugian atau risiko
Mengetahui penyebab risiko sangat penting karena penanganan risiko yang sama akan berbeda jika penyebabnya berbeda. Misalnya, penanganan risiko kebakaran karena listrik berbeda dengan karena tabung gas yang meledak. -
Membuat daftar risiko
Berisi dua hal penting, yakni Pernyataan Risiko dan Penyebab Risiko. Untuk mengetahui apakah itu sebuah risiko ingat kembali.
Referensi:
Terdapat 8 Langkah yang harus dilakukan dalam identifikasi risiko, yaitu :
1. Brainwriting: Seperti Brainstorming, Tapi Lebih Baik
Brainwriting sering lebih produktif daripada brainstorming, terutama dengan kelompok besar. Salah satu cara untuk brainwrite adalah memberi kelompok itu tumpukan kartu indeks, dan lima menit.
2. Lakukan Wawancara untuk Wawasan
Terkadang cara terbaik untuk mengakses wawasan orang adalah dalam konteks yang lebih terukur dan tidak bertekanan. Wawancara dengan rekan kerja dan pemangku kepentingan dengan pengalaman yang relevan dapat mengumpulkan banyak gagasan dan informasi.
3. Temukan Mr. atau Ms. Doom
Apakah Anda mengenal seseorang yang sepertinya selalu melihat masalah dalam gagasan baru? Jadi, duduklah, deskripsikan proyek Anda dan tanyakan kepada mereka tentang 20 hal yang dapat mereka antisipasi jika terjadi kesalahan.
4. Coba Pemindaian Horizon
Pemindaian Horizon mengacu pada teknik yang mencoba melihat ke masa depan untuk menemukan ancaman atau peluang. Ini adalah proses yang digunakan dalam perencanaan strategi dan perencanaan skenario.
5. Lihatlah ke Masa Lalu untuk Melihat Masa Depan
Jika organisasi Anda sering menjalankan proyek, dan menyimpan catatan, Anda mungkin bisa mengakses sejumlah data historis untuk membantu pencarian risiko Anda dan kemudian, evaluasilahnya. Jika pendahulu Anda telah melakukannya dengan baik dan organisasi Anda telah menyimpan informasinya dengan cara yang mudah diakses, maka laporan dari proyek sebelumnya dapat menjadi aset besar. Jangan lupa juga, bahwa penyimpanan memori organisasi yang luas berada di staf perusahaan.
6. Lakukan Analisis Akar (yaitu Jangan Menunggu Masalah untuk Mencari Penyebabnya)
Seringkali, daftar risiko diisi dengan risiko besar dan mengembang yang sama sekali tidak berisiko. Mereka adalah hasil yang bisa timbul dari berbagai keadaan. Keadaan ini adalah risiko yang dapat kita rencanakan dan mitigasi.
7. Buat Risk Breakdown Structure (RBS)
Manajer proyek yang serius, merencanakan proyek yang kompleks akan selalu menciptakan struktur rincian kerja (work breakdown structure / WBS). Ini membentuk dasar dari suatu cara untuk mengidentifikasi risiko, yang memberi Anda ketelitian maksimum. Untuk setiap aktivitas di level terendah WBS Anda (atau setiap produk jika itu adalah bagaimana Anda melakukannya), identifikasi semua risiko dalam melakukan aktivitas atau membuat produk. Ini dapat diberi nomor secara logis, memperluas penomoran WBS Anda.
8. Berpegang pada Pra-Mortem untuk Mengatasi Terlalu percaya diri.
Ini dikembangkan oleh Gary Klein dan dia menggambarkannya sepenuhnya dalam bukunya, The Power of Intuition. Seperti brainstorming, ini dirancang untuk memanfaatkan intuisi yang kita bentuk dari pengalaman kolektif kita. Tapi di tempat yang sangat kuat adalah membantu kita mengantisipasi kegagalan cluster yang tidak mungkin tapi tidak mungkin yang sering kita anggap tidak dapat terjadi. Ini dimulai dengan menempatkan kelompok di lingkungan di mana mereka dapat bersantai. Anda kemudian meminta mereka untuk menyulap dalam pikiran mereka kegagalan besar pada proyek tersebut.
.
source :
Beberapa langkah yang perlu dilakukan dalam proses identifikasi risiko, antara lain :
-
Mengumpulkan peristiwa-peristiwa yang dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan
Pada umumnya, sebagian besar proses identifikasi risiko dimulai dengan mempelajari isu-isu dan hal-hal yang menjadi perhatian tim pengembangan proyek. Contoh daftar identifikasi risiko-risiko adalah manajemen, organisasi, peraturan pemerintah, pihak ke tiga, kondisi ekonomi perusahaan, lingkungan, dan lain-lain. -
Pengelompokan risiko
Pengelompokkan risiko bertujuan untuk mencegah terjadinya pengulangan dan membantu manajemen dalam proses menganalisa risiko-risiko. -
Pembentukan Tim
Perusahaan dapat membentuk tim khusus untuk mengidentifikasi risiko yang terdiri dari manajer proyek, anggota-anggota proyek, tim manajemen risiko, ahli-ahli dari luar tim proyek yang menguasai / memahami proyek yang sedang dikerjakan, ahli manajemen risiko dan pemegang saham.
Referensi :