Perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.
Apa saja jenis-jenis perencanaan yang ada di dalam sebuah organisasi ?
Perencanaan sebagai salah satu fungsi pokok manajemen pasti dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan, meski skala atau lingkup rencananya berbeda sesuai dengan level manajerialnya. Kendati menyusun rencana yang sifat dan lingkupnya berbeda, setiap manajer harus mengkoordinasikan rencananya dengan rencana yang bersifat lebih luas agar tidak terjadi kontradiksi penetapan tujuan antar unit kerja dan antar bagian yang lebih tinggi.
Memilahkan lingkup rencana tersebut adalah untuk membentuk sebuah mata rantai Sarana -Tujuan yang menghubungkan antara aktifitas organisasi sehari-hari dengan pencapaian tujuan secara keseluruhan.
Berikut beberapa jenis perencanaan yang umumnya ada di dalam sebuah organisasi,
Rencana Strategis yang merupakan perencanaan jangka panjang yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembangan missi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang akan dicapai organisasi secara keseluruhan. Top Level Manajer adalah yang bertanggung-jawab dan berkepentingan dengan perencanaan ini.
Rencana Taktis merupakan rencana yang menjabarkan Rencana Strategik menjadi rencana dengan target-target spesifik yang harus dicapai oleh setiap divisi. Oleh karenanya memuat tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya dan siapa yang bertanggungjawab pada setiap divisinya. Yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan tindakan-tindakan taktis spesifik yang harus disusun dalam Rencana taktis ini adalah Manajer tingkat menengah yang membawahi divisi-divisi spesifik.
Rencana Operasional merupakan rencana jangka pendek atau rencana tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik per-unit kerja. Rencana Operasional adalah blueprint rencana tindakan sesungguhnya dari setiap unit kerja dalam satu tahun kerja, oleh karenanya juga disebut sebagai Rencana Sekali Pakai (Single-use Plans) . Di dalam rencana operasional tercakup aktifitas apa yang harus dilakukan, jadwal kerja, penanggungjawab, dll. Anggaran penerimaan dan belanja organisasi juga termasuk dalam katagori ini
Rencana Kontijensi. Rencana ini adalah rencana yang dikembangkan sebagai antisipasi jika rencana semula yang telah dibuat ternyata gagal mencapai tujuan atau bahkan tidak dapat dilaksanakan kerena berbagai sebab. Organisasi-organisasi besar biasanya memiliki rencana kontinjensi, karena bagaimanapun telitinya seorang manajer dalam mempertimbangkan berbagai aspek dalam perencanaannya, situasi lingkungan bisa berubah.
Contuinuining or Ongoing Plans, adalah bentuk rencana yang dibuat untuk kepentingan beberapa tahun dengan kemungkinan revisi atau pembaruan secara periodik. Yang termasuk Ongoing Plans ini adalah :
Kebijakan, yang merupakan arahan umum yang harus diikuti oleh para manajer manakala menangani masalah yang berkaitan dengan wilayah-wilayah penting dalam pembuatan keputusan (misalnya kebijakan kepegawaian dan pengelolaan sumberdaya manusia, kebijakan kenaikan upah/gaji, dlsb)
Prosedur, yakni petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan bagaimana suatu aktifitas harus dilakukan. Prosedur memberikan standarisasi penanganan untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara berulang (misalnya tentang prosedur penilaian kerja, prosedur pembuatan laporan keuangan, prosedur pemesanan barang, dll).
Aturan, yakni pernyataan yang secara explicit memberikan batasan pada karyawan tantang apa yang boleh atau tidak boleh mereka lakukan saat bekerja (misalnya larangan absen atau bahkan datang terlambat ke tempat kerja, dll, aturan-aturan yang secara explicit juga dicantumkan pada saat calon karyawan menandatangani kontrak kerja, dll).
Pada hakikatnya setiap perencanaan yang dibuat oeh organisasi memiliki dasar pijakan yang kuat terkait dengan apa yang ingin dicapai oleh organisasi tersebut. Setiap perencanaan yang dibuat selalu mengambil peranan penting dalam rangka mewujudkan kesuksesan organisasi.
Setiap organisasi boleh jadi memiliki perencanaan yang berbeda, namun yang tak boleh terlupakan adalah bahwa perencanaan tersebut selalu dibuat dengan bertumpu pada pemikiran tentang kesuksesan organisasi. Perencanaan yang dibuat akan menentukan isi rencana itu sendiri.
Terdapat dua tipe rencana yaitu
Rencana strategik (strategic plan), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas ; dan
Rencana operasional (operational planning), penguraian lebih terperinci bagaima- na rencana-rencana strategik akan dicapai.
Terdapat dua tipe rencana-rencana operasional, yaitu rencana sekali pakai (single use plans) dan rencana tetap (standing plans). Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Rencana tetap merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang (Handoko, 2009)
Robbin dan Mary Coulter (2004) mengemukakan bahwa rencana strategis adalah rencana yang berlaku bagi organisasi secara keseluruhan, menjadi sasaran umum organisasi tersebut dan berusaha menempatkan organisasi tersebut ke dalam lingkungannya.
Rencana yang memerinci detail cara mencapai sasaran menyeluruh itu disebut rencana operasional.
Rencana strategis cenderung mencakup kerangka waktu yang lebih panjang. Rencana strategis juga mencakup perumusan sasaran sedangkan rencana operasional mendefinisikan berbagai cara untuk mencapai sasaran itu. Juga, rencana operasional cenderung mencakup periode waktu yang pendek.
Rencana strategis didesain oleh manajer tingkat tinggi dan menentukan sasaran secara luas untuk organisasi . Rencana operasional berisi rincian untuk melaksanakan, atau mengimplementasikan rencana strategis tadi dalam kegiatan sehari-hari.
Rencana strategis dan operasional berbeda dalam tiga hal besar, yaitu :
Pertama, kurun waktu. Rencana strategis cenderung untuk melihat ke depan beberapa tahun. Bagi rencana operasional, satu tahun sering kali merupakan periode yang relevan.
Kedua, cakupan. Rencana strategis mempengaruhi aktivitas organisasi secara luas, sedangkan rencana operasional mempunyai cakupan yang sempit dan terbatas.
Ketiga, tingkat rincian. Seringkali sasaran strategis dinyatakan dalam istilah yang tampaknya menyederhanakan dan umum. Tetapi cakupan yang luas ini perlu untuk mengarahkan orang dalam organisasi untuk memikirkan operasi perusahaan secara keseluruhan. Sebaliknya, rencana operasional, yang diturunkan dari perencanaan strategis, dinyatakan dalam rincian yang relatif lebih halus (Stoner et al 1996).
Dengan demikian sangat jelas terlihat bahwa rencana strategis sebagai rencana jangka panjang yang dibuat untuk meraih tujuan strategis dan rencana operasional merupakan rencana turunan yang merinci tentang bagaimana mencapainya.
Menurut George R. Terry, manajemen organisasi adalah aktivitas perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penggerakan (Actuating) dan pengawasan (Controlling) dimana aktivitas - aktivitas tersebut diharapkan dapat mencapai target atau tujuan organisasi.
Kemudian menurut Samuel Certo (1997:134), perencanaan adalah proses penentuan bagaimana sistem manajemen organisasi akan mencapai atau merealisasikan tujuannya. Kedua pengertian dari para ahli sudah jelas merepresentasikan bahwa aktivitas perencanaan harus terdapat pada sebuah organisasi yang bertujuan untuk dapat mencapai tujuan yang diiinginkan.
Perencanaan dalam organisasi terdapat tiga jenis yaitu :
Perencanaan Strategis (Strategic Plan), perencanaan yang dilakukan untuk menentukan kerangka visi suatu organisasi dengan cara-cara yang harus dilakukan oleh Organisasi tersebut untuk merealisasikan visinya dengan Jangka waktu perencanaan yang cukup panjang dan dilakukan oleh Top-level management.
Perencanaan Taktis (Tactical Plan), perencanaan yang memuat taktik-taktik para middle-level untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan oleh top-level management dalam perencanaan strategis.
Perencanaan Operasional (Operational Plans), perencanaan yang mempunyai jangka waktu pendek yang semua tindakan pada perencanaan operasional ini dirancang dan dikembangkan secara spesifik untuk mendukung perencanaan strategis dan taktis. Perencanaan ini dilakukan oleh para Manaher atau Supervisor dan Team leader.
https://www.maxmanroe.com/vid/organisasi/pengertian-manajemen-organisasi.html
http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-perencanaan-planning-jenis-perencanaan/