Salah satu input dari Quantitative Risk Analysis adalah Cost Managegement Plan.Cost Management Plan adalah dokumen yang akan menguraikan kriteria dan kegiatan yang harus dilakukan sebagai bagian dari manajemen proyek.
Apa saja elemen dari Cost Management Plan ?
Cost Management Plan merupakan salah satu masukan yang harus ada pada Quantitative Risk Analysis. Cost Management Plan adalah komponen proyek atau rencana manajemen program yang menjelaskan bagaimana biaya akan direncanakan, distrukturisasi, dan dikontrol.
Terdapat beberapa elemen utama dari Cost Management Plan sebagai berikut:
Units of Measure
Bagian dari rencana manajemen ini akan mencakup semua unit yang digunakan untuk pengukuran kuantitas sumber daya. Unit-unit ini misalnya panjang dinding akan diukur dalam meter, ketebalan pintu dalam inci, berat baja dalam kilogram, tinggi akan dinyatakan dalam meter, cat yang dibutuhkan akan diukur dalam liter, volume beton dalam meter kubik, Ubin akan diukur dalam meter, dan lain-lain.
Level of Precision
Ini akan menentukan seberapa dalam perkiraan biaya aktivitas akan dibulatkan ke atas atau ke bawah. Dan kedalaman ini akan ditentukan berdasarkan ruang lingkup kegiatan dan besarnya proyek. Misalnya, Jika jumlah aktivitas adalah 1025 maka akan dibulatkan menjadi 1000. Dan jika biaya aktivitas adalah 975 maka akan dibulatkan hingga 1000.
Level of Accuracy
Akurasi akan menentukan rentang yang dapat diterima dalam hal persentase. Jika biaya terjadi pada aktivitas tertentu dalam rentang yang ditentukan, maka tidak akan ditanggapi. Jika biaya melampaui kisaran itu, maka aktivitas akan ditanggapi. Misalnya, biaya aktivitas adalah 100 dan tingkat akurasi +/- 5%. Jika biaya selama eksekusi terjadi 104 maka akan dipertimbangkan.
Organizational Procedural Links
Organizational Procedural Links akan memberikan kerangka kerja untuk cost management plan. Ini akan menentukan sumber daya mana yang akan bertanggung jawab untuk bagian spesifik dari Work Breakdown Structure (WBS).
Control Threshold
Ini adalah ambang varians untuk memantau kinerja biaya terhadap rencana awal. Sebenarnya ini mendefinisikan variasi yang dapat diterima sebelum beberapa tindakan perlu diambil.
Reporting Formats
Bagian dari manajemen biaya ini mendefinisikan format pelaporan proyek dan frekuensi pelaporan. Laporan baik akan dihasilkan setelah setiap minggu, bulan, tahun atau frekuensi lain yang ditentukan.
Process Description
Bagian dari rencana manajemen biaya ini menggambarkan berbagai proses manajemen biaya proyek.
Rules of Performance Measurement
Bagian ini mendefinisikan bagaimana aturan mengukur kinerja melalui EVM (hasil pengukuran nilai) ditetapkan.
Sumber:
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan perencanaan manajemen Biaya antara lain :
Satuan ukuran:
Anda akan memperkirakan biaya berdasarkan jumlah yang Anda butuhkan dari suatu materi. Dan unit ini mungkin berubah tergantung negara atau proyeknya. Misalnya, di AS atau Inggris, umumnya, inci digunakan untuk panjang atau kaki persegi digunakan untuk area spasi. Namun, di negara-negara Eropa, meter yang digunakan untuk panjang dan meter persegi digunakan untuk area ruang. Karena unit ukuran merupakan aspek penting untuk menentukan dan memperkirakan biaya, itu harus dimasukkan dalam rencana manajemen biaya.
Tingkat presisi:
Mereka harus disertakan dalam rencana pengelolaan biaya juga. Misalnya, berapa jumlah desimal dalam perhitungan? Ini mungkin akan menjadi poin yang sepele. Tetapi jika Anda mempertimbangkan proyek mega, jutaan bahan digunakan, dan tingkat presisi dapat menyebabkan varians yang signifikan secara total.
Ambang batas kontrol:
Ambang batas kontrol harus disertakan dalam rencana pengelolaan biaya juga. Misalnya, berapakah jumlah varians anggaran yang harus diambil tindakan agar bisa kembali ke jalur semula? Jika Anda mengelola proyek 1 juta dolar, dan jika Anda menetapkan $ 20.000 sebagai ambang kendali, ini berarti, Anda perlu mengambil tindakan korektif jika Anda mengalami kondisi keterlambatan lebih dari $ 20.000.
Aturan pengukuran kinerja:
Seperti teknik manajemen nilai yang diperoleh atau metode persentase penyelesaian untuk kegiatan harus dimasukkan dalam rencana manajemen biaya. Manajemen nilai yang didapat adalah teknik yang paling umum digunakan untuk mengukur kinerja biaya proyek, dan disingkat sebagai EVM. Baik EVM atau metode lain apa pun yang akan digunakan dalam pengukuran kinerja harus disebutkan dalam rencana manajemen biaya. Metode penyelesaian persen untuk kegiatan harus dimasukkan dalam rencana manajemen biaya juga. Misalnya, bagaimana Anda mempertimbangkan sebuah aktivitas yang sedang berlangsung? Umumnya, ada 3 asumsi untuk aktivitas yang sedang berjalan. Pendekatan pertama menganggap mereka tidak dimulai. Pendekatan kedua menganggap mereka sebagai 50% lengkap. Pendekatan ketiga menganggap mereka 100% selesai. Bagaimana aktivitas yang sedang berjalan dipertimbangkan harus disertakan dalam rencana pengelolaan biaya.
Format pelaporan:
Format pelaporan harus dimasukkan dalam rencana manajemen biaya. Seberapa sering Anda melaporkan tentang kinerja biaya proyek? Apa yang akan menjadi format untuk pelaporan biaya? Misalnya, Anda akan melaporkan laporan biaya tingkat tinggi singkat kepada manajemen senior setiap 2 minggu sekali, dan sebuah laporan terperinci setiap bulannya. Ini harus dibersihkan dalam rencana manajemen biaya.
Rincian tambahan:
Seperti pilihan pendanaan strategis, prosedur pencatatan biaya dll harus disertakan dalam rencana pengelolaan biaya juga. Jika Anda memerlukan anggaran tambahan untuk proyek Anda, bagaimana menemukan sumber harus disebutkan dalam rencana pengelolaan biaya. Jika ada alat perusahaan atau aplikasi yang mencatat biaya dan pengeluaran dalam sebuah proyek, ini harus dijelaskan dalam rencana pengelolaan biaya juga.
