Beberapa perusahaan dan industri telah mengembangkan daftar periksa (checklist) apa saja yang terkait dalam Project Risk Management Plan mereka berdasarkan pengalaman dari proyek-proyek masa lalu. Daftar periksa ini dapat membantu manajer proyek dan tim proyek dalam mengidentifikasi kedua risiko spesifik pada daftar periksa dan memperluas pemikiran tim. Pengalaman masa lalu dari tim proyek, pengalaman proyek di dalam perusahaan, dan para ahli di industri ini dapat menjadi sumber berharga untuk mengidentifikasi potensi risiko pada sebuah proyek.
Lalu apa saja elemen yang terkandung dalam checklist Risk Management Plan tersebut?
Rencana pengelolaan risiko proyek pada dasarnya adalah dokumen instruksional langkah demi langkah, mengidentifikasi dan mengantisipasi skenario yang dapat menempatkan proyek pada risiko dan menemukan cara-cara untuk mengatasi risiko tersebut. Rencana pengelolaan risiko proyek merangkum pendekatan manajemen risiko proyek yang telah diadopsi oleh manajer proyek dan tim, dan rencana pengelolaan risiko proyek ini biasanya merupakan bagian dari rencana bisnis proyek, yang dibuat pada awal proyek. Rencana pengelolaan risiko proyek tersebut setiap saat akan mengandung atribut dan elemen berikut :
Process, merupakan keseluruhan proses yang akan diadopsi untuk mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan mengurangi risiko sepanjang siklus hidup proyek.
Budget, selalu ada risiko pada penetapan biaya proyek, karena ketika proyek dimulai, pasti akan ada perubahan seiring dengan hasil proyek. Metode untuk mengatasi perubahan semacam itu perlu diuraikan dalam rencana pengelolaan risiko proyek.
Work Breakdown Structure (WBS), strategi yang terlibat dalam manajemen risiko proyek harus ditransfer ke WBS. Bagaimana dan kapan harus disertakan dalam rencana manajemen risiko proyek.
Risk Register, daftar risiko adalah fitur dalam rencana pengelolaan risiko proyek.
Roles and Responsibilities, ketika proyek mengalami masalah dengan risiko yang menyertainya, perencanaan tersebut akan membiarkan anggota proyek mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas skenario yang terjadi.
Reporting Structure, hal ini sama dengan peran dan tanggung jawab tapi secara singkat menguraikan struktur pelaporan dalam situasi menghadapi risiko.
Risk Categories, risiko harus dikategorikan dengan hati-hati dan sesuai untuk informasi organisasi yang tepat.
Risk management plan adalah suatu dokumen instruksional yang berisi langkah demi langkah yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengantisipasi skenario yang dapat menempatkan proyek dalam suatu risiko dan menemukan cara untuk mengatasi risiko tersebut.
Terdapat beberapa elemen dan atribut dalam risk management plan dalam suatu proyek, antara lain:
Proses
Ini adalah keseluruhan proses yang akan diadopsi untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko melalui siklus hidup proyek (Project Life Cycle).
Budget
Selalu akan ada risiko dalampenetapan biaya proyek karena ketika proyek dimulai, pasti akan ada perubahan seiring dengan berjalannya proyek. Metode untuk mengatasi perubahan seperti itu perlu diuraikan dalam project risk management plan.
Work Breakdown Structure (WBS)
Strategi yang terlibat dalam manajemen risiko proyek harus dipindahkan ke WBS. Bagaimana dan kapan strategi tersebut harus dimasukkan dalam project risk management plan.
Risk Register
Frekuensi melakukan review pada daftar risiko merupakan fitur dalam project risk management plan.
Peran dan Tanggung Jawab
Ketika proyek berada dalam suatu masalah dan terdapat risiko yang menyertainya, rencana tersebut akan membiarkan anggota proyek mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap skenario tertentu.
Reporting Structure (Struktur Pelaporan)
Ini hampir sama dengan peran dan tanggung jawab namun secara singkat menguraikan struktur pelaporan dalam situasi menghadapi risiko dan di tangan siapa keputusan diambil.
Risk Categories (Kategori Risiko)
Risiko perlu dikelompokkan secara hati - hati dan sesuai untuk informasi organisasi.
Perencanaan manajemen resiko, secara umum akan memuat atribut-atribut berikut:
Process
Segala proses yang akan diadopsi atau digunakan nantinya, mulai dari identifikasi, analisa, evaluasi, dan mitigasi resiko dari project life cycle harus terdefinisi dengan jelas. Proses inilah yang nantinya akan menjadi landasan dari setiap perencanaan manajemen resiko yang akan diambil.
Budget
Budget atau perencanaan dana merupakan salah satu aspek terpenting dalam kesuksesan sebuah project. Akan selalu ada yang namanya risk dalam aspek budgeting. Seperti ketika sebuah project dimulai, pasti aka nada perubahan pada budgeting dengan menyesuakian progress dari project tersebut. Metode untuk mengatasi adanya perubahan budgeting tersebut perlu diuraikan secara detail di perencanaan manajemen resiko.
Work Breakdown Structure Work Breakdown Structure merupakan salah satu kunci penting dalam perencanaan manajemen resiko. Work Breakdown Structure (WBS) ini yang nantinya akan menggambarkan langkah-langkah kerja apa saja yang harus dilakukan dari tiap program, tiap project, hingga tiap divisi untuk memitigasi sebuah resiko
Risk Register Risk Register atau yang biasa disebut dengan Risk Log merupakan sebuah dokumen yang dibuat untuk membantu organisasi mengetahui dan melacak resiko yang telah muncul.
Roles and Responsibilites
Ketika sebuah project sedang berjalan dan terdapat problem di dalamnya, penting dalam perencanaan manajemen resiko untuk menentukan tupoksi tiap anggota atau siapa yang
bertanggung jawab di dalam project tersebut.
Reporting Structure Reporting Structure ini merupakan proses kelanjutan dari Roles and Responsibilities. Tiap-tiap anggota yang melakukan pemeriksaan terhadap resiko yang ada di dalam project tersebut, harus meneruskan laporannya untuk mendapatkan keputusan atau penyelesaian lebih lanjut.
Risk Categories
Resiko dalam perencanaan manajemen resiko harus dikategorikan berdasarkan dampak dan tingkat kemungkinan munculnya resiko tersebut di kemudian hari.
