Apa perbedaan antara Arsip dan Dokumen?

Ilmu Administrasi Administrasi Bisnis
1

arsip dan dokumen
files-1614223_1920-960x480.jpg960×480 173 KB

Menurut Kennedy dan Schauder (1998), Arsip dan Dokumen sama-sama terdiri dari isi, struktur dan konteks. Lalu apa perbedaan antara Arsip dan Dokumen?

2

Dokumen

  1. Dokumen didefinisikan sebagai unit terstruktur dari informasi terekam, diterbitkan, atau tidak diterbitkan, dalam bentuk kertas atau elektronik dan dikelola sebagai unit yang berbeda dalam sistem informasi (Australian Standar).
  2. Dokumen berarti segala informasi terekam dan mencakup apapun di atasnya; tertulis ada tanda, gambar, simbol; apapun yang berupa suara, gambar, atau tulisan yang dapat direproduksi dengan atau tanpa menggunakan alat bantu lainnya;atau sebuah peta, gambar atau foto.
  3. Dokumen adalah sebuah unit dari informasi terekam.
  4. Dokumen adalah suatu perangkat perantara yang sangat penting untuk mengkomunikasikan informasi di antara manusia.Melalui dokumen suatu informasi dapat disosialisasikanpada komunitas tertentu.
  5. Dokumen dalam Undang-undang Republik Indonesia No.8 Th 1997, tentang Dokumen Perusahaan. Dalam Pasal 1 ayat 2 (ketentuan umum) bahwa dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertasatau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. Lebih lanjut dalam Pasal 2 dijelaskan bahwa dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya. Dan pada Pasal 4 disebutkan bahwa dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.

Arsip

Arsip didefinisikan sebagai:

  1. dokumen yang diciptakan atau diterima dan diakumulasikan oleh seorang atau organisasi dalam rangka menjalankan pekerjaannya, dan dipelihara karena nilai guna berkelanjutannya,
  2. gedung atau bagian dari gedung (bangunan) di mana bahan-bahan atau materi kearsipan disimpan; juga dikenal dengan nama penyimpanan kearsipan,
  3. lembaga atau program yang bertanggung jawab untuk seleksi, pengadaan, pengawetan dan membuat ketersediaan materi-materi kearsipan; juga dikenal dengan nama lembaga kearsipan; institusi kearsipan atau program kearsipan.