Dari beberapa alat dan teknik yang digunakan pada plan quality management salah satu didalamnya adalah benchmarking. Apa itu benckmarking ?
Prim Masrokan mendefinisikan benchmarking merupakan kegiatan untuk menetapkan standar, baik proses maupun hasil yang akan dicapai dalam suatu periode tertentu. Goetsch dan Davis mendefinisikan patok duga sebagai proses pembandingan dan pengukuran operasi atau proses internal organisasi terhadap mereka yang terbaik dalam kelasnya, baik dari dalam maupun dari luar industri.
Kategori
Guna mencari keunggulan yang ada di sekitar kita merupakan suatu usaha yang relatif berat. Keunggulan yang kita jumpai sangat tergantung pada tingkat keluasan pandangan kita. Secara analitis kita dapat membedakan benchmarking menjadi tiga kategori (Karlof & Ostblom, 1997) :
-
Benchmarking internal (internal benchmarking)
Banyak perusahaan yang memiliki berbagai cabang. Mereka bisa jadi memiliki sejumlah anak perusahaan, divisi, kelompok pelayanan, dan sebagainya di lokasi yang tersebar secara geografis. Dalam hal ini perusahaan terdiri dari sejumlah operasi yang serupa yang dapat diperbandingkan dengan mudah satu sama lain. Benchmarking di dalam satu organisasi disebut sebagai benchmarking internal (internal benchmarking).Benchmarking internal menghasilkan perbandingan dengan presisi yang sangat tinggi bila semua data yang relevan dikumpulkan dari sumber yang sama. Tentu saja ada kelemahannya, yaitu bahwa kesempatan untuk mendapatkan kinerja kelas dunia di dalam organisasi sendiri akan kurang berhasil bila dibandingkan dengan jika mencari alternative pasangan dari luar. Namun bagaimana juga benchmarking internal seringkali mampu mengarah kepada perubahan yang cepat dan nyata dalam hasilnya. Benchmarking mempunyai efek lebih lanjut yaitu menyamakan perbedaan yang ada dalam kinerja antar cabang. Bukan saja kinerja seluruh perusahaan tertingkatkan, tetapi juga menekan variasi antar operasi yang sejenis.
-
Benchmarking eksternal (eksternal benchmarking)
Benchmarking eksternal berarti membandingkan organisasi dengan organisasi yang sama atau serupa di tempat lain. Pasangan benchmarking mungkin adalah para pesaing langsung atau organisasi serupa dan melayani pasar yang berbeda. Menentukan pasangan benchmarking dengan pesaing akan dapat bermanfaat banyak, khususnya dalam menentukan posisi perusahaan di pasar.Tingkat perbandingan yang tinggi yang biasanya menjadi ciri benchmarking ekternal berarti pula memiliki tingkat profesionalisme yang luar biasa tinggi. Kandungan operasi dan proses dapat di-benchmark dengan presisi dan dengan kedalaman keahlian yang tinggi. Resiko benchmarking eksternal antar pesaing adalah cenderung terfokus pada factor-faktor persaingan, bukan pada pencarian identitas kinerja yang unggul. Ini merupakan suatu situasi yang tidak biasa bagi banyak orang untuk “berdansa dengan musuh”.
-
Benchmarking fungsional (functional benchmarking)
Suatu perbandingan atas produk, jasa, dan proses kerja dengan perusahaan-perusahaan yang berhasil tanpa memandang bidang usahanya. Kita gunakan istilah fungsional di sini karena benchmarking pada tingkat ini sering berkaitan dengan aktifitas atau fungsi tertentu di dalam suatu organisasi. Istilah alternatif yang kadang-kadang digunakan adalah generic benchmarking, dimana kata generic dipakai dalam arti “tidak berlebel”. Ini mencerminkan ide dasar dari benchmarking fungsional, yang mana mengambil keunggulan dimana pun ditemukan sebagai standar pembanding.Singkatnya, benchmarking fungsional adalah yang menawarkan peluang untuk bergerak meningkat ke dalam kelas dunia. Perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi yang telah bekerja dengan giat dengan benchmarking berkenaan dengan variasi fungsi sebagai “esensi” benchmarking. Meskipun baik kategori internal maupun eksternal mengandung potensi untuk peningkatan yang nyata dan besar, namun kekuatan penuh dari metode yang dapat digunakan ada di dalam benchmarking fungsional.
Strategi
Seperti yang digambarkan di atas, benchmarking merupakan teknik yang digunakan oleh perusahaan untuk menetapkan arah strategis berdasarkan kepiawaian eksternal. Oleh sebab itu tujuan benchmarking harus dikaitkan dengan arah strategi perusahaan serta memberikan pedoman spesifik dan fokus pada setiap usaha strategis yang dilakukan. Tujuan pelaksanaan benchmarking adalah untuk meningkatkan dan untuk mendorong perubahan dengan strategi pendekatan(Tjiptono & Diana, 2002) :
-
Riset in-house
Cara ini dilaksanakan dengan melakukan penilaian terhadap informasi dalam perusahaan sendiri maupun informasi yang ada di publik. Biasanya hal ini terjadi bila perusahaan hanya mencari informasi mengenai hasil kinerja suatu perusahaan/fungsi/proses. -
Riset pihak ketiga
Cara ini ditempuh dengan jalan membiayai kegiatan patok duga yang akan dilakukan oleh perusahaan surveyor. Biasanya pihak ketiga ini melakukan patok duga untuk informasi yang sulit didapat dari pesaing bisnis. Selain itu juga dapat menyelenggarakan forum diskusi panel untuk memperoleh masukan yang luas dan banyak, misalnya mengenai kegiatan pelanggan. -
Pertukaran langsung
Pertukaran informasi secara langsung ini dilakukan melalui kuesioner, survai melalui telepon, dan lain-lain. Biasanya cara ini mengawali cara berikutnya, yaitu kunjungan langsung. -
Kunjungan langsung
Cara terakhir ini dilaksanakan dengan melakukan kunjungan ke lokasi mitra patok duga. Wawancara dan tukar informasi dilakukan di sini. Cara ini dianggap paling efektif dalam patok duga.
Fungsi
Benchmarking dapat menjadi strategi bersaing, karena benchmarking berfokus pada proses dan produk. Bila produk tersebut tidak sesuai dengan harapan organisasi/perusahaan, prosesnya perlu diperbaiki. Bila produknya memenuhi harapan organisasi/perusahaan tetapi tidak sesuai dengan harapan pelanggan berarti organisasi/perusahaan harus mendefinisikan dan mendesain ulang produknya. Fungsi benchmarking yang dilaksanakan oleh suatu lembaga/organisasi atau perusahaan adalah (Kaplan & Norton, 1992) :
-
Benchmarking sebagai alat bantu menemukan ide dan belajar. Benchmarking adalah alat yang sangat ampuh untuk menemukan ide dan belajar dari perusahaan-perusahaan dan organisasi-organisasi yang dipandang terbaik.
-
Alat untuk meningkatkan kemampuan belajar. Manfaat benchmarking telah teruji dan cocok untuk meningkatkan kemampuan menerima pelajaran-pelajaran perilaku yang sukses. Manfaat ini secara efektif mendorong orang untuk membuka wawasannya dan menyadarkan orang bahwa menjadi yang terbaik di antara
-
Alat untuk perbaikan. Pada hakekatnya benchmarking merupakan suatu instrument untuk melakukan perbaikan. Langkah awal yang dilakukan adalah mengidentifikasi proses dan praktek manufakturing serta operasi lainnya dalam suatu perusahaan atau organisasi yang memerlukan perbaikan. Langkah selanjutnya adalah mencari organisasi lain yang sukses dalam melakukan aktifitas operasi yang hamper sama. Setelah itu diusahakan untuk melakukan pengamatan dan pengukuran secara rinci bagaimana organisasi yang sukses itu melaksanakan aktifitas dan proses operasinya.
-
Alat untuk pengembangan keterampilan. Pengembangan keterampilan dapat diartikan sebagai suatu gabungan dari pengetahuan, motivasi, situasi dan kemauan. Dengan melakukan benchmarking suatu organisasi akan memperoleh, mendapatkan, dan dapat mengumpulkan serta menganalisa sejumlah pengetahuan dari lingkungan yang berbeda. Pengetahuan baru yang diperoleh dari hasil benchmarking ini memberikan motivasi untuk mendorong organisasi bagi peningkatan kinerja produktivitasnya.