Brainwriting: Seperti Brainstorming, Tapi Lebih Baik
Brainwriting sering lebih produktif daripada brainstorming, terutama dengan kelompok besar. Salah satu cara untuk brainstorming adalah memberi kelompok setumpuk kartu indeks, dan lima menit.
Setiap peserta menulis ide mereka pada kartu yang terpisah (satu per ide). Pada putaran kedua dan selanjutnya, peserta bertukar kartu dan memodifikasi ide masing-masing atau menggunakannya untuk menstimulasi ide baru (pada kartu baru), mengevaluasi kemungkinan atau dampak, atau menambahkan ide untuk cara mengurangi risiko.
Pada akhirnya, setiap kartu berisi jejak ide dan perkembangan yang dapat Anda tinjau dan kombinasikan.
Lakukan Wawancara untuk Wawasan
Terkadang cara terbaik untuk mengakses wawasan orang adalah dalam konteks yang lebih terukur dan kurang bertekanan. Wawancara dengan rekan kerja dan pemangku kepentingan dengan pengalaman yang relevan dapat mengumpulkan banyak ide dan informasi.
Seperti biasa, siapkan struktur wawancara anda dengan baik dan tahu pertanyaan kunci apa yang ingin anda tanyakan sebelum memulai wawancara. Ini harus membebaskan anda untuk mendengarkan dengan keras, membuat catatan, dan merespons dengan pertanyaan tindak lanjut. Jika anda bisa, lakukan wawancara anda sebagai double-hander, sehingga salah satu dari anda dapat membuat catatan sementara yang lain berfokus pada wawancara itu sendiri.
Kadang-kadang, ada baiknya membayar saran dari para ahli dari luar. Ini adalah opsi yang berharga di mana anda dan tim anda memiliki sedikit atau tanpa pengalaman dengan jenis proyek yang anda ambil.
Coba Pemindaian Horizon
Pemindaian Horizon mengacu pada teknik yang mencoba melihat ke masa depan untuk menemukan ancaman atau peluang. Ini adalah proses yang digunakan baik dalam pembuatan strategi dan perencanaan skenario.
Anda dapat mengambil pendekatan sistematis untuk memindai horizon untuk melihat risiko apa yang keluar dengan memulai dengan daftar sumber risiko. Ada banyak yang bisa anda gunakan dan anda mungkin memiliki sendiri.
Lihatlah Masa Lalu untuk Melihat Masa Depan
Jika organisasi anda sering menjalankan proyek, dan menyimpan catatan, anda mungkin bisa mengakses sejumlah data historis untuk membantu pencarian risiko anda - dan kemudian, evaluasilahnya. Jika pendahulu anda telah melakukannya dengan baik dan organisasi anda telah menyimpan informasinya dengan cara yang mudah diakses, maka laporan dari proyek sebelumnya dapat menjadi aset besar. Jangan lupa juga, bahwa penyimpanan memori organisasi yang luas berada di staf perusahaan. Apakah organisasi anda memiliki arsip arsip atau majalah internal, atau sistem manajemen pengetahuan formal?
Selain itu, anda mungkin ingin melihat apa yang dapat Anda pelajari dari artikel, tolok ukur industri dan laporan yang dipublikasikan. Ini sering disusun oleh badan perdagangan, organisasi keanggotaan dan perusahaan jasa profesional yang mengkhususkan diri pada sektor tertentu.
Lakukan Analisis Root (yaitu Jangan Menunggu Masalah untuk Mencari Penyebabnya)
Seringkali, daftar risiko diisi dengan risiko besar dan mengembang yang sama sekali tidak berisiko. Mereka adalah hasil yang bisa timbul dari berbagai keadaan. Keadaan ini adalah risiko yang dapat kita rencanakan dan mitigasi.
Ada sejumlah teknik yang memungkinkan Anda mendapatkan penyebab masalah seperti “kehabisan uang” atau “proyek terlalu banyak” dan jadi identifikasi risiko yang mendasarinya. Kami tidak memiliki ruang dalam artikel singkat ini untuk memeriksanya, tapi ada banyak tempat di mana anda dapat menemukannya. Untuk identifikasi risiko, saya menyukai pendekatan yang lebih sederhana, jadi daftar singkat saya terdiri dari:
-
Metode Ishikawa - juga dikenal sebagai Metode Fishbone. Ini bagus untuk menemukan banyak penyebab hasil yang tidak diinginkan.
-
Metode Five Whys - Ini sangat ideal untuk pengeboran sampai ke akar penyebabnya. Omong-omong, tidak ada sihir khusus untuk nomor lima; Terkadang, Anda bisa sampai ke akar masalahnya dengan langkah yang lebih sedikit; Terkadang Anda membutuhkan lebih banyak.
-
Metode 5W2H - Tujuh pertanyaan tentang kemungkinan hasil buruk akan memberi Anda dasar untuk penyelidikan sistematis: Apa? Mengapa? Kapan? Dimana? Siapa? Seberapa sering? Seberapa banyak?
Buat Struktur Kerusakan Risiko Manajer
Proyek yang serius, merencanakan proyek yang kompleks akan selalu membuat struktur rincian kerja (WBS). Ini membentuk dasar dari suatu cara untuk mengidentifikasi risiko, yang memberi anda ketelitian maksimum. Untuk setiap aktivitas di level terendah WBS anda (atau setiap produk jika itu adalah bagaimana Anda melakukannya), identifikasi semua risiko dalam melakukan aktivitas atau membuat produk. Ini dapat diberi nomor secara logis, memperluas penomoran WBS anda.
Alternatifnya adalah membuat struktur rincian risiko dari awal. Mulai dengan satu set kategori risiko, seperti jadwal, ruang lingkup, anggaran, kualitas, atau contoh kategori risiko dalam paragraf Data Historis di atas. Untuk masing-masing, memecahnya menjadi risiko komponen, dan lanjutkan sampai Anda memiliki rincian lengkap dari semua risiko proyek Anda. Sekali lagi, sistem penomoran WBS akan memberikan setiap risiko pengenal unik untuk digunakan dalam daftar risiko Anda.
Pegang Pra-Mortem untuk Mengatasi Overconfidence
Pendekatan ini dikembangkan oleh Gary Klein dan dia menggambarkannya sepenuhnya dalam bukunya, The Power of Intuition. Seperti brainstorming, itu dirancang untuk memasuki intuisi yang kita bentuk dari pengalaman kolektif kita. Tetapi di mana itu sangat kuat adalah dalam membantu kami mengantisipasi kegagalan klaster yang tidak mungkin tetapi tidak mustahil yang sering kita anggap tidak dapat terjadi. Dimulai dengan menempatkan kelompok di lingkungan tempat mereka dapat bersantai. Anda kemudian meminta mereka untuk menyulap dalam pikiran mereka kegagalan besar pada proyek tersebut.
Anda dapat memilih untuk lebih spesifik, misalnya: “Ini hari go-live dan semuanya salah. Sekarang saluran telepon macet dan CEO berada di jalur perang, mencari manajer proyek. ”Minta setiap orang untuk mengembangkan skenario mereka sendiri untuk bagaimana itu terjadi. Selanjutnya dokumentasikan skenario dan menguranginya menjadi beberapa kelompok ide yang sama, di mana setiap klaster mewakili skenario yang sangat berbeda. Sekarang, satu skenario pada satu waktu, fasilitasi kelompok dalam mengerjakan cerita mundur, mencari bagaimana itu bisa terjadi. Hasilkan semua alasan potensial untuk kegagalan dan gabungkan mereka ke dalam daftar risiko.
Proses ini akan memberi anda gambaran yang kaya tentang beberapa kegagalan gabungan, dan rasa yang mungkin memicu kaskade.
Final Thoughts
Manajemen risiko merupakan disiplin penting dalam proses manajemen proyek. Dan semuanya dimulai dengan mengidentifikasi risiko yang dihadapi proyek anda. Saya berharap semakin banyak orang yang mau menggunakan teknik-teknik alternatif untuk melengkapi cara-cara anda mengidentifikasi risiko dan akan senang mendengar metode tambahan apa yang anda gunakan.