Jika sebuah organisasi merencanakan beberapa perubahan signifikan terhadap strategi dan sistem manajemen pengetahuan, maka organisasi tersebut memerlukan rencana yang jelas yang mempertimbangkan keinginan dan kebutuhan pemangku kepentingan utama dalam organisasi.
Mengubah cara mengelola informasi pasti akan mengubah cara orang melakukan sesuatu, dan tanpa komunikasi dan dukungan yang memadai, akan sulit membuat orang naik untuk mendapatkan perubahan. Rencana pengelolaan perubahan organisasi mempertimbangkan semua orang dan tim yang terlibat dalam transisi yang akan datang, bagaimana perubahan tersebut akan mempengaruhi mereka, apa yang akan mereka tanggung dan apa yang perlu mereka ketahui agar berhasil selama dan setelah transisi.
Berikut manfaat rencana pengelolaan perubahan organisasi :
1. Manajemen Perubahan Menurunkan Peluang untuk Kegagalan Proyek
Dengan menerapkan strategi manajemen perubahan dengan hati-hati, Anda dapat mengurangi kemungkinan bahwa proyek Anda akan gagal ketika perubahan diterapkan. Ketika tidak semua orang setuju dengan perubahan, atau ketika perubahan dilakukan terlalu cepat, maka proyek bisa gagal. Ketika Anda melakukan metodologi manajemen perubahan, Anda harus merencanakan perubahan dengan hati-hati.
Dengan meluangkan waktu untuk merencanakan perubahan dengan hati-hati, maka masalah akan lebih sulit muncul di dalam proyek manajemen perubahan. Hal ini terutama disebabkan oleh fakta bahwa ketika proyek manajemen perubahan direncanakan, potensi risiko telah dianalisis dan strategi untuk mengatasi risiko tersebut telah diuraikan.
2. Perubahan Manajemen Menghilangkan Kebingungan
Manajemen perubahan membantu Anda menghilangkan kebingungan ketika perubahan sedang berlangsung. Dengan meluangkan waktu untuk secara hati-hati menguraikan perubahan yang harus terjadi, bagaimana setiap tahap implementasi perubahan akan dikelola, dan siapa yang akan bertanggung jawab atas tugas terkait perubahan mana. Dengan menguraikan setiap tahap implementasi perubahan, setiap item tindakan yang terkait dengan perubahan dibuat secara eksplisit. Karena itu, kebingungan di antara anggota tim tentang protokol apa yang akan digunakan akan dihilangkan.
3. Membuat Perubahan Terjadi Lebih Cepat Menggunakan Manajemen Perubahan
Saat menggunakan teknik manajemen perubahan, Anda dapat mempercepat waktu yang dibutuhkan agar perubahan diterapkan sejak mulai dilakukan. Karena Anda menetapkan jadwal manajemen perubahan dan garis besar tonggak untuk proyek manajemen perubahan, waktu yang diperlukan untuk mencapai implementasi penuh dari perubahan dipersingkat. Apakah perubahan hanya di tingkat proyek atau di tingkat perusahaan, manajemen perubahan yang hati-hati membantu memastikan bahwa perubahan diterapkan secara efisien.
4. Meminimalisir Anggaran dengan Menggunakan Manajemen Perubahan
Perubahan itu mahal. Membuat kesalahan saat menerapkan perubahan sangat mahal. Dengan menerapkan metodologi manajemen perubahan, akan jauh lebih mudah untuk mengelola anggaran Anda untuk perubahan yang diterapkan. Saat Anda merumuskan rencana manajemen perubahan, bagian dari rencana tersebut melibatkan pembuatan anggaran proyek. Dengan memastikan bahwa setiap tahap proyek manajemen perubahan diuraikan, maka perkiraan biaya untuk setiap tahap proyek dapat dibuat. Ini membantu tidak hanya memperkirakan total biaya proyek manajemen perubahan, tetapi juga membantu mengendalikan biaya proyek.
5. Manajemen Perubahan Meningkatkan Komunikasi Antar Anggota Tim
Ketika mengelola perubahan dengan cermat dan benar, komunikasi antara anggota tim proyek difasilitasi. Ini berkaitan dengan bagaimana manajemen perubahan mengurangi tingkat kebingungan dalam proyek perubahan. Lagi pula, tanpa sarana komunikasi yang baik dan jelas, tidak semua orang akan berada di halaman yang sama dengan proyek. Dengan meluangkan waktu untuk menyelesaikan analisis pemangku kepentingan dan merumuskan rencana komunikasi untuk proyek, Anda akan meningkatkan komunikasi yang terjadi selama perubahan, dan semua anggota tim akan mengetahui apa yang perlu dikomunikasikan, ketika perlu dikomunikasikan, dan dengan siapa informasinya harus didiskusikan.