Proses bisnis memiliki terlalu banyak exception, apa itu baik?

Exception yang dimaksud disini adalah hal-hal yang tidak mengikuti proses bisnis. Exceptions dibuat ketika metode yang sudah ada tidak mendukung situasi saat ini. Ini bukan berarti bahwa mereka tidak mau mengikuti proses, tapi mereka tidak bisa mengikuti alur bisnis proses. Bahkan pada suatu kasus, jumlah pengecualian bisa begitu besar. Ini salah satu penyebab terbesar masalah dalam proses. Apa dampak exception yang terlalu besar ?

3 Likes

Five Steps to Better Exception Management:

1. Prioritaskan exception yang paling penting
Pemantauan terlalu banyak exception dapat mempersulit berkonsentrasi dengan benar pada salah satu dari exception yang memakan waktu dan menghasilkan hasil yang buruk.
2. Tentukan langkah-langkah perbaikan untuk setiap situasi
Exception management dibedakan dari laporan normal dengan fakta bahwa exception harus selalu mengarah pada langkah-langkah perbaikan. Terus memantau, akurasi perkiraan atau dead inventory tidak akan memperbaiki, namun dengan menentukan respon yang tepat untuk setiap exception tertentu, pekerjaan dapat diatur secara efisien dan perbaikan terukur dapat dicapai.
3. mengotomatisasi bila memungkinkan
Anda mungkin berurusan dengan berbagai exception, tetapi mungkin menemukan bahwa tanggapan Anda jatuh ke dalam pola. Ketika tindakan respon yang mudah dan sama setiap kali, ini dapat setidaknya sebagian otomatis. Ketika pengecualian terjadi situasi mungkin akan meminta salah satu dari membuat tanggapan korektif Anda. Ini dapat dimasukkan ke manajer yang bertanggung jawab untuk persetujuan.
4. Pastikan bahwa jumlah exception dikelola
Poin dari penerapan proses manajemen exception efisien adalah untuk meningkatkan hasil dengan memungkinkan staf kunci untuk fokus dimana perhatian mereka dibutuhkan. Namun salah satu masalah yang paling umum adalah bahwa jumlah exception menjadi tidak terkendali. Jumlah produk yang staf perlu mengawasi harus realistis dan dikelola. Jika Anda menentukan kriteria exception - seperti ‘bergerak lambat saham’, atau item yang belum dijual sama sekali selama lebih dari dua bulan, tetapi yang masih dalam persediaan - yang menarik terlalu banyak hasil bagi staf untuk mengelola dengan baik, maka Anda harus memperbaiki kriteria untuk menyoroti kasus yang paling penting.
5. Terus mengembangkan exception yang dikelola
Dengan mengelola exception teratur proses berkembang dan menjadi lebih efisien. Jumlah exception menurun. Ini merupakan kesempatan untuk membawa exception baru di bawah manajemen langsung atau untuk memperluas manajemen yang lama. Dengan cara ini manajemen exception menjadi bagian dari proses sehari-hari membuat bisnis Anda lebih efisien.

1 Like

Exception Management

Tidak peduli seberapa baik organisasi Anda, ketika kesalahan terjadi, keadaan yang tak terduga akan selalu berada di luar kendali Anda. Kadang-kadang masalah berasal dari proses yang berubah dan Anda tidak mengetahui adanya perubahan itu.

Apa itu Exception Management?
Exception Management adalah proses di mana dokumen Anda ditangani, jika terjadi kesalahan atau perbedaan. Hal ini tidak hanya tentang mengelola exception (kesalahan data yang hilang atau salah), itu tentang menerapkan logika untuk masalah yang tak terduga seperti jadwal logistic, sehingga mereka tidak menjadi masalah di masa depan.

Definisi dan Contoh Nyata Management by Exceptions

Manajemen by Exception (MBE) adalah teknik dimana manajemen hanya menyelidiki penyimpangan dampak tinggi dari hasil yang direncanakan. Hal ini membebaskan manajemen untuk fokus pada kegiatan strategis. Manajemen by Exception digunakan oleh organisasi dalam beberapa cara yang berbeda ,sebagai contoh berikut menggambarkan:

1. Call Center
Seorang manajer di sebuah call center dapat menghabiskan 100% dari waktu nya berurusan dengan pelanggan yang memiliki keluhan layanan pelanggan yang serius.
Hal ini dapat dianggap manajemen dengan pengecualian karena manajer tidak mengawasi karyawan dan hanya terlibat ketika ada masalah yang signifikan.
Teknik ini mengurangi biaya manajemen. Namun, itu adalah gaya reaktif dari manajemen yang cenderung mengurangi kepuasan pelanggan.

2. Proyek
Seorang manajer proyek tidak menjadwalkan pertemuan rutin. Sebaliknya, pertemuan hanya dijadwalkan ketika mereka adalah masalah penting untuk membahas.
Pendekatan ini membebaskan sumber daya proyek untuk fokus pada kiriman mereka.

3. Penjualan
Tim manajemen dari organisasi penjualan didorong fokus pada pemasaran dan pengembangan produk. Mereka mengelola tim penjualan dengan serangkaian KPI penjualan. Manajemen hanya menjadi terlibat dalam proses penjualan ketika tim penjualan, produk atau kampanye berkinerja buruk.
Manajemen oleh Exception memungkinkan manajemen untuk fokus pada peluang pendapatan utama.

Manajemen by Exception menunjukkan bahwa manajemen hanya berfokus pada pengecualian penting. Manajemen pengecualian adalah pengelolaan semua pengecualian. Hal ini dapat mencakup proses penyimpangan, kegagalan infrastruktur, masalah sistem, masalah hukum dan pengecualian bisnis lainnya. Manajemen oleh Exception umumnya dikritik karena reaktif. Ini baik diterapkan untuk skenario bisnis di mana manajemen proaktif adalah mahal atau sulit. Misalnya, manajemen dari call center mungkin menemukan bahwa langkah-langkah pencegahan mahal seperti pelatihan tambahan hanya memiliki efek marjinal pada kepuasan pelanggan.

Kesimpulannya, menurut saya manajemen pengecualian ini adalah metode manajemen untuk memastikan perhatian manajer sepenuhnya pada yang paling mendesak dari masalah. Ini dapat membantu fokus langsung dan menciptakan lingkungan di mana masalah nyata diprioritaskan. Bahkan, manajemen dengan pengecualian dapat menjadi alat yang berguna untuk memprioritaskan pekerjaan, dari memilah kegiatan sehari-hari untuk menciptakan struktur otoritas yang tepat. Hal ini dapat membantu memastikan berkinerja bisnis dengan standar tertinggi.

Tapi metode ini membutuhkan banyak sumber daya dan pendekatan yang sangat sistematis untuk bekerja. Jika Anda tidak dapat menentukan norma Anda dengan benar, Anda dapat berakhir hilang masalah penting. Selanjutnya, gaya bukanlah cara proaktif untuk mengelola tim Anda, melainkan solusi reaktif untuk memecahkan masalah. Dalam kasus tertentu, Anda tidak akan keberatan bereaksi, namun di sisi lain, Anda tidak selalu ingin masalah menjadi deviasi terlihat sebelum Anda menangani hal itu.

Management by exception memberikan tiga kelebihan dasar:

  1. Manager tidak membuang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara
    normal.
  2. Keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
  3. Perhatian dipusatkan pada peluang peluang maupun hal hal yang berjalan semestinya.
    MBE adlah suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh SIBK(sistem informasi
    berbasis komputer).dengan kondisi dimana SIBK memikul sebagian tanggung jawab
    dalam pengendalian sistem fisik,maka waktu yang dimiliki manager dapat digunakan
    secara efektif.