Proses apa saja yang dilakukan dalam menyusun MOV (Measurable Organization Value)?

Measurable Organization Value (MOV) merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut(Billows 1996; Smith 1999).

Proses apa saja yang dilakukan dalam menyusun MOV (Measurable Organization Value)?

Hal pertama yang perlu dilakukan yaitu identifikasi area pengaruh yang diinginkan. Terdapat beberapa area yang berpotensi antara lain strategi, customer, finansial, operasional, atau sosial.

Selanjutnya, mengidentifikasi nilai yang diinginkan bagi organisasi, apakah ia lebih baik (meningkatkan kualitas atau efektivitas), lebih cepat (meningkatkan kecepatan atau mengurangi waktu siklus), lebih murah (mengurangi biaya), melakukan lebih (perkembangan atau ekspansi).

Ketiga yaitu menentukan metric / ukuran yang tepat apakah akan bertambah atau berkurang (dalam satuan uang, persentase, atau angka numerik).

Keempat menentukan target waktu untuk mencapai MOV.

Kelima verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari stakeholder proyek karena PM dan tim proyek hanya dapat memandu proses ini.

Dan yang terakhir, meringkas MOV dalam statement atau tabel yang jelas misal : Proyek ini akan memberikan 20% Return on Investment 500 pelanggan baru dalam tahun pertamanya beroperasi.

Verifikasi Scope: Saat membuat rencana proyek, menentukan cakupan proyek menjadi komponen kunci untuk memastikan hasil dari pekerjaan sesuai yang diharapkan organisasi. Verifikasi berguna untuk memastikan kiriman proyek yang sudah selesai sesuai dengan standar definisi pengiriman. Ini menimbulkan pertanyaan: apakah proyek MOV didefinisikan dan disepakati dengan jelas, apakah kirimannya nyata, dapat diverifikasi dan apakah mendukung proyek MOV.

Mengembangkan WBS: WBS menyediakan kerangka kerja pengembangan rencana taktis untuk menyusun pekerjaan proyek. Ini mendukung proyek MOV. Dengan mengonfirmasi penyertaan MOV, dipastikan bahwa WBS hanya mencakup tugas / kegiatan yang memungkinkan pengiriman proyek.

Manajemen Risiko: Inti dari kerangka risiko proyek adalah MOV. Sebagai ukuran dan definisi keberhasilan proyek, ini memberikan dasar untuk memeriksa semua kemungkinan risiko.

Eksekusi Proyek: Selama pengambilan keputusan pelaksanaan proyek, manajemen perubahan, dan go-no go decisions harus mempertimbangkan MOV. Ini membantu menentukan pilihan yang mungkin tidak dipertimbangkan di masa lalu

sumber : https://www.pmi.org/learning/library/measuring-organizational-value-new-economy-7444

1. Identifikasi dampak daerah yang diinginkan.

Potensial area:

  • Strategic.
    Contoh: menembus pasar baru, meningkatkan market share,

  • Customer.
    Contoh: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.

  • Financial.
    Contoh: Meningkatkan profit dan margin.

  • Operational.
    Contoh: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain.

  • Social.
    Contoh: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan.

2. Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT

Kita dapat mengidentifikasi nilai dari suatu proyek IT berdasrkan jawaban yang dihasilkan dari pertanyaan berikut:

  • Better- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik?
    Contoh: meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas?

  • Faster– Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
    Contoh: meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi siklus waktu?

  • Cheaper- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
    Contoh: mengurangi biaya?

  • Do more- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
    Contoh: mengembangkan bisnis atau memperluas bisnis?

3. Mengembangkan metric yang sesuai

Mengembangkan metrik bertujuan untuk:

  • Menghasilkan tim proyek dengan target yang ingin dicapai
  • Memberikan ekspektasi yang diinginkan dari para stakeholder
  • Menghasilkan cara untuk mengevaluasi apakah proyek tersebut sudah sukses dikemudian hari.
    Untuk mengembangkan sebuah metrik, project manager (PM) dan sponsor harus menyetujui suatu angka yang spesifik atau kisaran angka.Metrik disini dapat dinyatakan dalam dolar, persentase, atau angka

4. Menetapkan waktu kapan MOV dicapai.

5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek.

Di tahap ini dipastikan bahwa MOV yang ditentukan akurat dan realistis. Dalam mengembangkan MOV memerlukan hubungan pekerjaan antara project manager dan sponsor. Project Manager bertanggung jawab untuk memandu / mengarahkan proses yang berlangsung, sedangkan sponsor harus mengidentifikasi nilai dan metrik target.

6. Menyimpulkan MOV dalam statement / pernyataan yang singkat & jelas atau dapat menggunakan tabel

Ringkasan dari MOV harus dapat:

  • Menghasilkan kesempatan untuk mendapatkan persetujuan akhir dan verifikasi
  • Menghasilkan petunjuk yang sederhana dan jelas untuk tim proyek
  • Menunjukkan ekspektasi / hasil yang diingkan dengan jelas dan terperinci untuk para stakeholder

Berikut adalah proses untuk mengembangkan MOV:

Identifikasi dampak daerah yang diinginkan, area yang berpotensial
Strategic, contoh: menembus pasar baru, meningkatkan market share
Customer, contoh: customer punya pilihan lebih atas produk atau service, customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif
Financial, contoh: meningkatkan profit dan margin
Operational, contoh: hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain
Social, contoh: edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan

Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek TI, nilai organisasi: better, faster, cheaper, do more (growth)
• Mengembangkan sesuai metric, apakah menambah atau mengurangi. Metric: uang, persentase, nilai numeric
• Menetapkan waktu kapan MOV akan dicapai
• Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para stakeholder proyek. Manajer proyek dan tim hanya dapat membimbing proses
• Summarize MOV dalam sebuah pernyataan jelas, concise statement (pernyataan singkat), dan dalam bentuk table

Sumber: