Umpan Balik (Feedback) merupakan respon yang diberikan oleh penerima dan pemberi pesan dalam sebuah peristiwa komunikasi. Dengan adanya umpan balik, para partisipan yang terlibat dalam peristiwa komunikasi dapat mengetahui bahwa gagasan atau perasaan mereka diterima sesuai dengan yang diharapkan.
Pengirim dan penerima pesan dalam komunikasi tatap muka memiliki kesempatan yang sangat besar untuk memberikan umpan balik secara langsung. Dalam komunikasi tatap muka ini, para partisipan dapat memiliki kesempatan untuk melihat apakah pesan yang disampaikan dipahami dan diikuti atau tidak.
Prinsip Umpan Balik yang Efektif dalam Komunikasi Bisnis merupakan elemen penting dalam Komunikasi Dua Arah. Feedback adalah respon dari pendengar terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan balik mungkin positif atau negatif, menguntungkan atau tidak menguntungkan.
Umpan balik sangat penting karena pengirim mengambil langkah lebih lanjut atau keputusan berdasarkan umpan balik yang diterima dari penerima. Jadi kedua belah pihak harus hati-hati dengan umpan balik yang muncul dalam sebuah pesan.
Ada beberapa prinsip Feedback yang Efektif yang dapat diikuti agar umpan balik lebih efektif. Prinsip Umpan Balik yang Efektif dalam Komunikasi Bisnis antara lain :
Kejelasan:
Umpan balik harus jelas dan mudah dimengerti. Umpan balik harus bebas dari ambiguitas dan berlebihan. Setiap ambiguitas dapat menimbulkan kesulitan dalam Komunikasi Bisnis,mengingat Umpan balik biasanya digunakan untuk mengambil keputusan lebih lanjut.
Ketepatan:
Umpan balik harus diberikan sedini mungkin setelah mendapat pesan. Penundaan umpan balik yang tidak perlu dapat menyebabkan pengiriman tanggapan yang tidak relevan. Namun, ketepatan Tanggapan sebagian besar bergantung pada sifat Komunikasi Bisnis.
Umpan balik biasanya akan didapatkan secara cepat dalam percakapan langsung tetapi tertunda dalam Komunikasi Tertulis.
Validitas:
Umpan balik harus dapat diandalkan dan valid agar efektif. Jika informasi yang dikirim sebagai umpan balik salah, penerima akan menganggap sumber atau pengirim sebagai bias atau tidak bertanggung jawab.
Diminta:
Umpan balik paling efektif adalah umpan balik yang diminta oleh pemberi pesan dibandingkan umpan balik yang dilakukan secara sukarela oleh pendengar. Pengirim pesan harus meminta tanggapan dari penerima.
Kelengkapan:
Umpan balik harus lengkap agar efektif. Penerima harus menjawab semua pertanyaan pengirim pesan. Umpan balik parsial atau tidak lengkap dapat menimbulkan kebingungan dalam pikiran pengirim pesan dan bahkan hal itu dapat menimbulkan kesalahpahaman atau ketidakpercayaan di antara para pihak.
Deskriptif:
Umpan balik harus deskriptif dibandingkan evaluatif. Dalam umpan balik evaluatif, penerima tidak memiliki ruang lingkup untuk mengungkapkan pendapatnya secara bebas.
Jangan meminta penerima untuk memberikan penilaiannya tentang pesan tersebut, melainkan meminta pendapat atau perasaan tentang hal itu. Jika Anda penerima, jelaskan perasaan dan reaksi yang terangsang di dalam diri Anda.
Relevansi:
Umpan balik harus relevan dengan pesan yang dikirim ke penerima. Umpan balik yang tidak konsisten atau tidak relevan dapat menghambat keefektifan Komunikasi Bisnis. Hal ini juga dapat menciptakan konflik atau kesalahpahaman antara penerima dan pengirim.
Menawarkan Umpan Balik:
Umpan balik harus ditawarkan, tidak dipaksakan. Itu tidak boleh diminta sebagai perintah. Jika umpan balik dipaksakan, maka yang terjadi malah tidak akan efektif.
Menghindari Overload:
Jika penerima kelebihan muatan dengan informasi, dia tidak akan memberikan umpan balik segera atau akan mengirimkan umpan balik parsial. Jadi, umpan balik harus dibuat hanya untuk poin penting dan relevan.
Spesifik:
Umpan balik dari setiap pesan harus jelas dan spesifik. Respon khusus membantu pengirim memahami reaksi penerima dengan mudah. Umpan balik umum tidak menghasilkan hasil yang bagus.
