Banyak platform / software yang menawarkan fitur - fitur yang bermanfaat sebagai media kolaborasi online, masing-masing dengan kekurangan dan kelelebihannya. Namun platform-platform tersebut memiliki bidang terspesialisasinya sendiri, platform mana yang paling tepat untuk digunakan dalam bidangnya ?
Trello adalah alat platform yang cukup populer sebagai media kolaborasi online dan ini sangat efisien karena menggunakan paradigma kanban, yang pertama kali dipopulerkan oleh Toyota pada tahun 1980an untuk manajemen rantai pasokan. Trello memiliki antarmuka yang menarik yang menyerupai solitaire (Anda bahkan dapat menarik kartu tugas di kolom, sama seperti Anda akan bermain kartu). Mudah dipelajari dan bekerja dengan baik untuk memantau proyek dan menugaskan tugas. Trello juga membuat penggunaan Agile, Scrum dan kerangka kerja manajemen proyek lainnya dengan mudah.
Kelebihan Trello adalah fitur utamanya yaitu penggunaan kartu-kartu untuk membagi tiap project dan timeline kerja. Selain itu trello juga terintegrasi dengan beberapa media kolaborasi lainnya seperti Slack dimana hal ini mempermudah dan memperluas penggunaan trello itu sendiri. Yang membuat trello popular adalah kemudahan pengguanaanya dan trello menghadirkan kemampuan memperlihatkan progress kerja secara visual. Trello dapat digunakan secara gratis segera setelah kita mendaftar di Trello.
Kelemahan trello adalah didapatkan dari fitur utamanya itu sendiri, penggunaan kartu dalam penggarapan project membuatnya terlihat crowded / ramai, selain itu beberapa sumber menyatakan kalau trello tidak menyediakan fasilitas time tracking & estimating dimana fitur itu berpengaruh terhadap produktiviras tim.
Trello dapat digunakan apabila membutuhkan kolaborasi online untuk brainstorming, karena fitur trello memudahkan user untuk membagi-bagi proses brainstorming yang memiliki beberapa tahap dan fitur visual progress nya membantu dalam melihat hasil brainstorming itu sendiri. Trello cocok digunakan sebagai platform kolaborasi untuk para tim-tim industry kreatif yang membutuhkan proses brainstorming ide yang cukup komprehensif.
Sumber :
Penggunaan Asana sebagai media kolaboratif online
Asana adalah perangkat lunak berbasis web yang digunakan untuk membantu kolaborasi tim. Hal yang menarik asana adalah memungkinkan pengguna mengelola tugas atau proyek secara online tanpa harus menggunakan email. Pengguna dan anggota tim dapat mengikuti proyek yang ingin dikerjakan sehingga jika ada perubahan, anggota akan mendapatkan pembaruan yang dikirim kepadanya secara otomatis. Pelacakan tugas diimplementasikan dengan luar biasa di sana. Asana juga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan produk pada skala perusahaan.
Kelebihan :
- Fitur utama asana mudah menyesuaikan Antara ruang kerja, proyek, bagian, tugas, dan organisasi subtasku .
- Mudah mengatur tugas berulang untuk hal-hal yang perlu diselesaikan lebih dari satu kali.
- Mengurangi jumlah email dan pesan yang dibutuhkan untuk membahas rincian proyek atau tugas.
- Kalender yang mudah diakses disinkronkan dengan semua tugas sehingga tidak pernah kehilangan jejak tentang apa yang perlu dilakukan.
- Kemampuan untuk merubah tugas dengan kecepatan berpikir membantu mengurangi pikiran sebelum fokus hilang.
Kekurangan:
- Tidak dapat menetapkan beberapa orang ke tugas yang sama dengan Asana.
- Dengan banyaknya tugas dan dokumen di tempat yang sama terkadang UI bisa agak lambat.
- Karena program ini berbasis teks, mudah untuk tidak sengaja memecah struktur, menghapus tugas, atau mengubah penamaannya.
- Tidak adanya cara untuk memperlihatkan waktu mengerjakan
Hal ini dapat diatasi dengan add-on Everhour, yang terintegrasi secara mulus, memberi kemampuan untuk melacak jam dan memperkirakan durasi tugas
Sumber :
BaseCamp Sebagai Media Kolaboratif Online
Basecamp adalah alat komunikasi real-time yang membantu tim tetap pada halaman yang sama; ini kurang untuk tugas pengelolaan proyek tradisional (misalnya perencanaan sumber daya dan penjadwalan jangka panjang). Dengan daftar tugas, kalender, tanggal jatuh tempo dan pembagian berkas, Basecamp memberi jalan bagi tim untuk melacak prioritas dan item yang dapat ditindaklanjuti.
Sejak tahun 2004, Basecamp telah berfokus pada pengembangan antarmuka sederhana di mana pengguna dapat membuat proyek, mendokumentasikan kemajuan dan mengelola tugas. Ini adalah perangkat lunak berbasis web, yang memungkinkan pengguna masuk ke mana saja, kapan saja, baik melalui browser web atau melalui aplikasi yang cocok dengan sejumlah besar perangkat mobile.
Basecamp dapat digunakan oleh organisasi manapun yang perlu mengelola sebuah grup, termasuk organisasi nirlaba, perusahaan layanan startups dan klien - dan bahkan dapat digunakan oleh para pekerja tetap. Langganan bersifat terukur dengan tingkatan untuk jumlah penyimpanan dan jumlah pengguna yang bervariasi.
Fitur Basecamp
1.Untuk Pemilik Bisnis
Basecamp membantu pengguna tetap di atas setiap proyek dalam bisnisnya. Pengguna akan selalu melihat gambaran besar, apa yang sedang berlangsung, apa yang akan terjadi berikutnya, dan siapa yang bertanggung jawab atas sesuatunya.
Selain itu setiap pagi pengguna akan secara otomatis mendapatkan email ringkasan eksekutif dari Basecamp mengatakan dengan tepat apa yang terjadi di waktu sebelumnya.
2.Untuk Proyek Manager
Basecamp membantu untuk menentukan dan mendelegasikan pekerjaan, menetapkan tenggang waktu, review work in progress, mengevaluasi apa yang tersisa untuk dilakukan.
Pengguna juga dapat menjadwalkan pertemuan, tetap stakeholder up to date, tahu siapa yang mengerjakan apa, memberikan umpan balik, dan menjaga pekerjaan tetap berjalan tanpa ada hambatan.
3.Jika bekerja di dalam proyek
Basecamp memungkinkan untuk melacak tugas pengguna dan memeriksa segala sesuatunya ketika sudah selesai.
Basecamp juga merupakan tempat yang bagus untuk mengirim pekerjaan untuk diperiksa, brainstorming ide dengan rekan kerja, toko aset proyek penting (logo, dokumen, dll), dan pekerjaan ini ke atasan atau manajer juga.
Kelebihan
Kelebihan dari basecamp yaitu semua kegiatan basecamp disimpan dalam cloud sehingga bisa diakses kapan saja menggunakan beragam perangkat. Jika proyek dilaksanakan dalam tim, aplikasi ini juga menyediakan sistem kolaboratif yang baik misalnya seperti untuk berbagi catatan ,file ,serta pengingat agenda penting.
Selain itu agar mudah dilacak, basecamp selalu memberikan runutan pembaruan kegiatan dari semua anggota sehingga manajer proyek dapat melihat sejauh mana status proyek berjalan termasuk jika ada masalah atau tugas yang belum selesai tepat waktu.
Kekurangan
Kekurangannya yaitu membutuhkan akun khusus yang mengharuskan untuk berlangganan layanan berbayar.
Sumber :
Perangkat lunak kolaborasi online dapat mengurangi stres bekerja dengan tim yang tersebar dan karyawan jarak jauh. Ini dapat membantu mengelola alur kerja dan menyediakan versi file terbaru secara real time, sehingga pekerjaan bisa selesai setiap saat sepanjang hari.
penggunaan Slack sebagai media kolaborasi online.
Untuk suatu alasan yang bagus Slack adalah “kekasih” terbaru di dunia kolaborasi online. Ini seperti versi supercharge dari AOL Messenger yang terintegrasi dengan sebagian besar layanan lainnya dalam list ini. Jika anda memerlukan hub perintah di mana setiap orang dapat berkontribusi atau mengobrol secara pribadi, ini adalah aplikasi hebat untuk digunakan. Slack bisa menggantikan sebagian besar komunikasi email anda untuk beberapa tim.
Fitur-fitur
Obrolan
Fitur utama Slack adalah pesan instan, yang merupakan cara terbaik untuk berhubungan dengan orang-orang sejak zaman AOL. Ini bekerja sedikit seperti IRC, menggunakan saluran yang didahului oleh # sebagai cara untuk mengatur topik. kita juga dapat membuat grup pribadi kita sendiri dan mengirim pesan pribadi ke rekan kerja untuk mengembangkan rencana sekunder yang mengerikan di sisi pekerjaan kita.
Pencarian
Fitur kedua olahraga Slack adalah pencariannya. Jika beberapa orang dalam tim kita sedang membicarakan proyek yang kita butuhkan selesai besok, kita dapat dengan cepat melihat-lihat sejarah saluran kita dan mencari tahu apakah ada kemajuan yang telah dicapai. Lebih baik lagi, pencarian Slack bersifat global, sehingga akan menampilkan pesan pribadi antara kita dan anggota tim lainnya serta menghasilkan saluran yang menjadi milik kita. Penelusuran di akun gratis dibatasi hingga 20.000 pesan terakhir, namun kita dapat meningkatkan versi ke Standar sebesar $ 8 per pengguna per bulan jika kita memerlukan akses tak terbatas.
Integrasi Layanan
Terakhir, Slack sangat bangga dengan kemampuannya untuk terhubung dengan layanan lain yang tim kita gunakan setiap hari. Pada halaman Integritas Layanan, kita dapat menambahkan apapun dari GoSquared dan New Relic ke Twitter dan Trello. Bahkan ada perintah slash kustom dan Integrasi API Slack penuh untuk pengguna tingkat lanjut. Tingkat koneksi yang ditawarkan Slack ke alat pihak ketiga tidak ada bandingannya.
Suatu pekerjaan atau proyek yang rumit pasti hasil kerja sama dari beberapa orang ahli di bidang masing-masing. Dan di era ini orang-orang bisa saling berkerja sama berkolaborasi mengerjakan pekerjaan dari tempat yang berbeda-beda. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi yang dapat berupa sofware project management, dimana mereka bisa membagi-bagi pekerjaan, menentukan deadline dan mengikuti perkembangan projek tersebut. Jika ditanya platform mana yang tepat maka itu bergantung dengan pekerjaannya karena setiap aplikasi mempunyai kelebihan serta kekurangan masing-masing. Salah satu contohnya adalah Huddle, software manjemen proyek yang lebih berfokus pada kolaborasi dengan klien. Berikut adalah beberapa fitur utama aplikasi Huddle:
• Penugasan. Dapat memungkinkan untuk melacak proses penugasan secara detil dan memerikan tengat waktu (deadline) untuk tiap proyek secara real-time, dimana dapat menyisipkan file penting untuk tugas tertentu.
• Diskusi. Seluruh team dapat berdiskusi secara bersamaan dan juga dapat diadakan sesi tukar-pkiran (brainstorming) dengan seluruh anggota. Seluruh percakapan ini disimpan pada lokasi yang terpusat secara cloud, sehingga lebih cepat dan lebih aman.
• Penyimpanan file online. Aplikasi ini dapat menyimpan seluruh file dan dokumen bisnis anda pada cloud server yang ter-enkripsi sesuai standard keamanan “Zero Trust Network”
• Perizinan. Aplikasi manajemen proyek ini dapat menentukan atau membatasi para pengguna untuk dapat melihat hal tertentu dengan setting perizinan yang terperinci dan otorisasi terhadap setiap ruang kerja atau folder.
Jadi setiap aplikasi memiliki kelebihan dan kekurangan nya masing-masing dalam berkolaborasi secara online. Tapi kita bisa memilih aplikasi mana yang memang lebih sesuai dengan pekerjaan yang dikerjakan.