Peran Teknologi Informasi dalam Peningkatan Mutu Pengendalian dan Pengawasan

Komputer Teknologi Informasi
1

Apakah Peran Teknologi Informasi dalam Peningkatan Mutu Pengendalian dan Pengawasan? Sertakan contoh kasus dan ulasan dari analisis/ahli.

2

“Mutu” dalam IT adalah sejauh mana dan produk atau layanan IT memenuhi spesifikasi yang dinyatakan. Produk, pengiriman, atau layanan IT yang spesifik didefinisikan dengan baik. Pengawasan menurut LANRI (2003) ialah suatu kegiatan untuk memperoleh apakah pelaksanaan pekerjaan/kegiatan telah dilakukan sesuai dengan rencana semula. Kegiatan pengawasan pada dasarnya membandingkan kondisi yang ada dengan yang seharusnya terjadi. Pengendalian ialah apabila dalam pengawasan ternyata ditemukan adanya penyimpangan atau hambatan maka segera diambil tindakan koreksi.

“Quality Control” dan “Quality Assurance” adalah konsep terkait. Istilah “Quality Control” (QC) mengacu pada prosedur dan alat digunakan untuk memverifikasi kualitas dan memeriksa kesalahan selama pengembangan produk TI, “Quality Assurance” (QA) berlaku untuk pengecekan independen atas produk atau kualitas layanan TI untuk memberikan dasar penerimaan atau persetujuan. Misalnya, dalam kasus sebuah proyek yang melibatkan pengembangan, oleh kontraktor, dari aplikasi TI khusus, kontraktor menerapkan proses QC dirancang untuk memenuhi spesifikasi yang ditentukan. Klien yang aplikasinya disiapkan, menetapkan pemeriksaan QA berkualitas prosedur untuk memverifikasi ketaatan terhadap spesifikasi sebagai dasar penerimaan permohonan.

Farbey et al. (1993), setiap organisasi yang mengklaim menerapkan secara strategis namun hanya mempertimbangkan manfaat terukur yang tidak sesuai. Namun, selama dua dasawarsa terakhir peran TI telah berubah secara dramatis dari efisiensi ke efektivitas dan transformasi bisnis, terdapat kebutuhan untuk pandangan evaluasi yang lebih luas. Dampak potensial dari sistem tersebut kemudian dapat dinilai, misalnya, ‘kondisi kerja mungkin akan meningkat 70%’. Setiap rating kemudian dapat dikalikan dengan bobot yang sesuai dan nilai yang dihitung dapat ditambahkan untuk mendapatkan indikasi numerik dari total dampak sistem. Pendekatan seperti itu diambil dari contoh Parker dan Benson dalam metode Ekonomi Informatika mereka (Parker & Benson, 1988).

Sebagai contoh, Willcocks dan Lester (1994) mengusulkan penggunaan pendekatan balanced scorecard of Kaplan and Norton untuk menguji kontribusi sistem informasi dari empat perspektif yang berbeda: perspektif keuangan, perspektif bisnis internal, perspektif pelanggan dan inovasi dan perspektif pembelajaran. Manfaat dari masing-masing perspektif tercantum secara terpisah, tanpa usaha untuk menggabungkannya. Dengan cara itu, pandangan ‘seimbang’ yang lebih dari kontribusi sistem dapat diberikan dengan keputusan mengenai kelayakan investasi yang diserahkan kepada pengambil keputusan. Demikian pula, Construct IT (1998) mengidentifikasi tiga jenis manfaat. Untuk manfaat efisiensi, ia menghitung nilai finansial. Untuk manfaat efektifitas, ini memberikan skor subjektif. Untuk manfaat kinerja, sama sekali tidak melakukan kuantifikasi. Ini hanya mencantumkan manfaat tersebut dan memungkinkan pembuat keputusan menilai kelayakan investasi tersebut. Seperti yang Bannister dan Remenyi (1999) tunjukkan, kepada seseorang yang formalis, pendekatan pengambilan keputusan semacam itu, yang didasarkan pada naluri dan intuisi, mungkin terdengar mengganggu. Namun, seperti yang mereka katakan, tidak ada alasan mendasar mengapa hal ini seharusnya terjadi.

Sumber:
http://www.irbnet.de/daten/iconda/CIB_DC10146.pdf.
http://croswell-schulte.com/wp-content/uploads/2013/04/Croswell-SchulteITQualityControl-QualityAssurance.pdf

3

Teknologi Informasi (TI) dikenal sebagai alat yang sangat berharga untuk diseminasi informasi. Saat ini pun, tak ragukan lagi bahwa teknologi komunikasi informasi dapat digunakan sebagai alat yang ampuh untuk meningkatkan mutu pengendalian dan pengawasan. Seperti yang sudah kita ketahui, informasi adalah sumber daya global terpenting di setiap bidang kehidupan karena dapat membantu membangun landasan sebuah organisasi atau perusahaan. Organisasi harus mengenali informasi yang diperlukan untuk manajemen pekerjaan.

Jika tidak, akan menghadapi banyak data yang akan membingungkan. Saat ini, organisasi dapat mentransfer pesan di sepanjang organisasi tanpa struktur manajemen tradisional. Dengan cara ini, karyawan akan memiliki akses terhada informasi lebih banyak dan melakukan tugas mereka dengan cepat. Oleh karena itu, untuk adaptasi struktural dengan transformasi informasi dan pencapaian hasil yang berharga dan bermanfaat dibidang ini, pengembangan sumber daya manusia diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan hasil dari era ini. Dan tidak diragukan lagi, pendidikan dan pengukuran kemampuan meningkatkan tingkat pencapaian terhadap hasil yang diharapkan dari penerapan TI.

Cara Teknologi Informasi Dapat Mengurangi Kesalahan

Teknologi Informasi dapat mengurangi tingkat kesalahan dalam 3 cara : dengan mencegah kesalahan dan kejadian buruk, dengan memfasilitasi respons yang lebih cepat setelah kejadian buruk terjadi, dan dnegan melacak dan memberikan umpan balik tentang kejadian buruk.

Data sekarang menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat mengurangi frekuensi kesalahan dari jenis yang berbeda. Strategi utama untuk mencegah kesalahan dan kejadian buruk yakni mencakup alat yang dapat memperbaiki komunikasi, membuat pengetahuan lebih mudah diakses, memerlukan informasi penting yang membantu perhitungan, melakukan pemeriksaan secara real-time, membantu pemantauan, dan memberikan dukungan keputusan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi manajemen merupakan penggabungan dari penggunaan teknologi informasi, orang-orang yang menggunakan, dan proses bisnis untuk mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. SIM juga berfungsi sebagai peningkat mutu pengendalian dan pengawasan di organisasi karena salah satu fungsi utama dari penggunaan SIM ialah menyimpan seluruh jejak data (Contoh: Data Transaksi, Data Keuangan, dll) transaksi bisnis yang terdapat di organisasi tersebut, dengan adanya fungsi ini maka pihak manajerial dapat lebih detail lagi dalam fungsi pengendalian dan pengawasan organisasi.

Teknologi Informasi Terhadap Proses Auditing dan Pengendalian Internal

Sebelum beralih menggunakan Teknologi Informasi, para auditor harus memahami lebih dahulu komputer karena sistem ini memiliki dampak yang besar terhadap cara-cara yang dipergunakan organisasi dalam bisnisnya. Sistem yang dikomputerisasi bukanlah semata-mata alat yang baru dipergunakan untuk memroses pekerjaan administrasi. Seringkali, sistem pengendalian internal harus disusun kembali karena karakteristik suatu sistem komputer. Hal ini telah menimbulkan adanya serangkaian kesenjangan pengendalian yang mengakibatkan terbukanya risiko-risiko baru untuk organisasi-organisasi yang menggunakan komputer.

Tiga fokus utama auditor dalam menggunakan teknologi informasi ialah :

  • Perubahan-perubahan yang dapat terjadi dalam lingkungan auditor dan dalam sistem pengolahan data.

  • Peluang-peluang yang diberikan oleh komputer untuk pelaksanaan tugas-tugas auditing dengan lebih efektif dan efisien.

  • Meningkatnya kemungkinan-kemungkinan pencurian dan spionase akibat dari suatu lingkungan yang dikomputerisasi.

Dalam proses Auditing dan Pengendalian Internal juga harus memiliki sisi Hardware yang mumpuni untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Seperti contohnya saja penggunaan CCTV dalam pengendalian internal, dengan adanya CCTV/kamera pengawas maka internal perusahaan akan mendapat pengawasan yang Real-Time langsung dari tingkat manajerial.

Contoh Kasus

  • Bank Indonesia
    Contoh kasus nyata pada pengaruh teknologi informasi pada peningkatan mutu pengawasan yaitu pada Bank Indonesia yang menerapkan Sistem Informasi Manajemen – Sektor Perbankan Bank Indonesia (SIM-SPBI) yang terdiri dari 3 subsistem yaitu :

    1. Sistem Informasi Manajemen Pengawasan (SIMWAS), merupakan sistem informasi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi tugas-tugas pengawasn, pemeriksaan dan penelitian bank umum. Melalui SIMWAS, pengawas bank akan mampu mengoptimalkan kegiatan analisa dan memperoleh informasi mengenai kondisi keuangan bank (termasuk Tingkat Kesehatan Bank dan profil risiko) secara cepat.

    2. Sistem Informasi Bank dalam Investigasi (SIBADI), merupakan sistem informasi untuk meningkatkan tertib administrasi dan kemudahan pemantauan tugas dalam rangka investigasi tindak pidana di bidang perbankan. Melalui SIBADI, dapat dilakukan pemantauan terhadap perkembangan investigasi atas dugaan tindak pidana yang diakukan oleh suatu bank sejak laporan penyimpangan diterima, jadwal investigasi, langkah-langkah yang telah dilakukan sampai dengan hasil akhir investigasi dimaksud.

    3. Data Mart Data Pokok Bank, yang menyediakan informasi yang berkaitan dengan kelembagaan, kepemilikan dan kepengurusan, operasional dan strategi pengawasan yang diterapkan pada suatu bank sehingga diharapkan dapat mengoptimalkan informasi dalam rangka pengawasan dan pembinaan bank.

    Dapat kita lihat dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut Bank Indonesia dapat meningkatankan mutu pengendalian dan pengawasan terhadap berbagai Bank yang ada di Indonesia. Dengan adanya Sistem Informasi tersebut Bank Indonesia dapat Meningkatkan efektivitas dan efisiensi sistem pengawasan dan pemeriksaan bank, Menciptakan standarisasi dalam pelaksanaan tugas pengawasan dan pemeriksaan bank karena dengan menggunakan sistem Bank Indonesia dapat menetapkan aturan yang sama terhadap setiap bank, dan juga memudahkan audit oleh pihak yang berkepentingan karena semua data Bank yang ada di Indonesia telah terintegritas dengan Sistem Informasi ini sehingga tidak perlu repot lagi melakukan pengumpulan data secara konvensional.

  • LG Electronic Indonesia
    PT. LG Electronics Indonesia memiliki suatu portal yang terdiri dari sistem-sistem yang dapat diakses oleh semua pegawai PT. LG Electronics Indonesia yang berada di seluruh Indonesia. Portal tersebut dinamakan LG Electronics Enterprise Portal atau dapat disingkat dengan LGEP. Seluruh pegawai yang telah memiliki akses resmi dapat menggunakan portal ini untuk memperoleh data-data yang dibutuhkan. Dan juga PT.LG Electronics Indonesia mempunyai sistem yang dinamakan Global Digital Logistic System (GDLS) yang digunakan untuk mengendalikan inventori yang dimiliki perusahaan. Sistem tersebut berfungsi untuk :

    1. Mengetahui pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi ekspedisi yang digunakan dalam pengiriman, barang-barang apa saja yang dikirim dan kapan waktu keberangkatan dan kedatangan barang setelah sampai di tujuan.

    2. Membuat jadwal-jadwal pengiriman barang dari pusat ke cabang perusahaan ataupun sebaliknya, meliputi zona tujuan, rute perjalanan dan no truk yang digunakan untuk melakukan pengiriman.

    3. Mendapatkan informasi mengenai jumlah persediaan barang yang tersedia di gudang perusahaan baik gudang pusat maupun cabang.

    4. Mengetahui apakah adanya pengembalian barang yang telah dikirim dikarenakan adanya barang yang tidak laku terjual ataupun barang yang telah rusak/cacat.

    5. Mengetahui berapa nilai barang yang telah dikirim atau diterima termasuk biaya loading barang ke gudang dan biaya tambahan lainnya.

    Dapat kita lihat dengan adanya penggunaan teknologi informasi pada perusahaan yaitu sistem GDLS milik PT.LG Electronics Indonesia dapat meningkatkan mutu pengawasan dan pengendalian terhadap inventori mereka, mulai dari adanya pengawasan pengiriman barang dari pusat hingga ke cabang perusahaan sehingga para petinggi manajerial dapat mengawasi pergerakan barang, dan juga pihak manajerial mendapatkan informasi mengenai barang, mulai dari ketersediaan stok barang, pengembalian barang yang cacat/rusak, dan juga dapat mengetahui berapa nilai barang yang keluar dan masuk perusahaan.

Sumber :