Bagaimana peran Teknologi Informasi dalam peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen ?

Teknologi Informasi (TI) adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. TI menyatukan komputasi dan komunikasi berkecepatan tinggi untuk data, suara, dan video.

Apakah peran teknologi informasi dalam peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen?

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut. Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat. Sesuai dengan tujuannya, sistem informasi manajemen diharapkan mampu membantu setiap orang yang membutuhkan pengambilan keputusan dengan lebih tepat dan akurat. Namun disadari bahwa dengan berbagai peran yang dimiliki dalam aktivitas yang dilaksanakannya, setiap orang berusaha untuk dapat memenuhi tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya dengan baik.

Dengan sistem informasi manajemen yang terorganisir, manajemen dapat mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, niscaya perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan bersaing dengan para kompetitornya. Beberapa tahun yang lalu,sistem informasi perusahaan mungkin masih dikembangkan secara sederhana. Sistem yang ada akan diaturdan dikembangkan sendiri oleh manajemen perusahaan. Telah dibuktikan bahwa penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI dapat meningkatkan performa dan kinerja perusahaan.

Banyak sistem pendukung yang tersedia dan mampu melengkapi sistem informasi manajemen yang ada. Beberapa sistem pendukung keputusan, di antaranya adalah:

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan/Decision-Support Systems (DSS)
Sistem berbasis komputer yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan dalam menggunakan data dan model untuk menyelesaikan masalah yang tidak terstruktur. Sistem pendukung ini membantu pengambilan keputusan manajemen dengan menggabungkan data, model-model dan alat-alat analisis yang komplek, serta perangkat lunak yang akrab dengan tampilan pengguna ke dalam satu sistem yang memiliki kekuatan besar (powerful) yang dapat mendukung pengambilan keputusan yang semi atau tidak terstruktur.

• Sistem Kelompok Pendukung Pengambilan Keputusan/Group Decision-Support Systems (GDSS)
GDSS dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

• Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan Eksekutif/Executive-Support Systems (ESS)
Sistem ini memberikan akses cepat atas informasi dan laporan manajamen. ESS menyangkut juga sistem komunikasi, otomatisasi kantor, dukungan analisis, dan intelejensia. ESS dibangun terutama untuk menyajikan gambaran operasional suatu organisasi; melayani kebutuhan informasi eksekutif puncak; menyajikan tampilan yang akrab di pengguna, sesuai dengan tipe keputusan individu, menyajikan penelusuran dan pengendalian yang tepat waktu dan efektif; menyajikan akses cepat atas informasi rinci dengan teks, angka, atau grafik; mengindentifikasikan masalah; serta menyaring, mengkompres, dan melacak data dan informasi kritikal.

• Sistem Pakar/Expert System
Secara khusus, ES adalah paket komputer untuk memecahkan atau mengambil keputusan atas suatu masalah spesifik atau terbatas, yang kemampuan pemecahannya dapat sama atau melebihi suatu tingkat kemampuan seorang pakar. Ide dasar di balik ES, yang merupakan teknologi intelejensia buatan terapan, sebenarnya sederhana, yaitu memindahkan keahlian seorang atau beberapa orang pakar ke komputer. Pengetahuan pakar ini kemudian disimpan dalam komputer. Pengguna tinggal memanggil komputer untuk meminta saran yang dibutuhkan dapat melakukan inferensi (inference) agar sampai kepada suatu simpulan khusus

• Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambilan keputusan. Memandang bahwa nilai dan informasi amatlah berharga,oleh karena itu harus dikelola dengan baik. Perusahaan sering membuat keputusan mengenai perbaikan operasional atau memilih peluang bisnis baru untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan. Perusahaan mengembangkan proses pengambilan keputusan berdasarkan individu yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan dan lingkup operasi bisnis perusahaan. Alat yang berguna untuk pembuatan keputusan bisnis adalah sistem informasi manajemen (SIM). Sebagai seorang wirausaha, staff manajemen atau terlebih sebagai manajer harus dapat menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan perusahaan atau usahanya.

Secara historis, SIM adalah proses manual yang digunakan mengumpulkan informasi dan menyalurkannya ke individu yang bertanggung jawab untuk membuat keputusan. Gagasan utama di balik SIM adalah menyimpan informasi terus-menerus yang mengalir ke manajemen.

Setelah itu dengan data dan informasi yang dikumpulkan dari sistem SIM, maka keputusan dapat dibuat.
Komponen dari SIM antara lain adalah Input (aktivitas masukan), Processing (pemrosesan), dan Output (keluaran/hasil). Input sendiri terdiri dari berbagai hal yang berperan sebagai alat dalam memasukkan data – data yang ada. Pemrosesan adalah tahap dalam mengartikan segala data yang didapat guna menghasilkan informasi yang bermanfaat. Sedangkan output sendiri adalah segala alat yang dapat menampilkan hasil dari data – data yang telah diproses (informasi). Informasi yang telah dihasilkan tadi kemudian akan dijadikan sebagai dasar dalam membuat keputusan yang akan diambil bagi kelangsungan perusahaan. Dalam penerapan SIM juga terdapat beberapa hambatan yang bisa terjadi. Diantaranya adalah :

- Kekurangpahaman para pemakai tentang komputer.
Dalam hal ini, tidak semua orang mengerti dan menguasai tentang penggunaan komputer. Masih banyak orang yang masih sangat awam tentang pengoperasian komputer itu sendiri. Oleh karena itu, kekurangpahaman terhadap komputer menjadi salah satu hambatan dalam dalam penerapan SIM.

- Kekurangpahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen.
Beberapa tahun yang lalu,para ahli di bidang TI mungkin belum menemukan hubungan antara teknologi dan bisnis/manajemen. Tapi tahun – tahun belakangan ini, para ahli TI sudah memikirkan adanya manfaat yang sangat besar jika teknologi dijadikan sebagai bagian dari bisnis dan manajemen. Oleh karena itulah, sekarang mulai berkembang kegiatan – kegiatan bisnis dan manajemen yang didukung dengan teknologi.

- Pemikiran bahwa komputer merupakan kebutuhan yang tidak terlalu penting.
Sekarang, sudah banyak perusahaan yang melirik SIM berbasis TI dengan bantuan komputer untuk melancarkan kegiatan – kegiatan perusahaan. Tapi bukan berarti semua perusahaan berpikiran seperti itu. Masih ada pula perusahaan yang mempertahankan SIM dengan proses manual. Tetapi dapat dilihat bahwa SIM yang didukung dengan teknologi (komputer) lebih efisien dibandingkan yang tidak menggunakan komputer.

Sedangkan peran utama dari SIM ada tiga, yaitu :

  1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Ini adalah peran paling dasar dari sebuah SIM. Dengan SIM, proses bisnis yang dilakukan oleh para karyawan akan berjalan baik. SIM yang terorganisir akan memudahkan karyawan dalam melaksanakan tugasnya masing – masing.
  2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan SIM yang baik, maka pengambilan keputusan yang tepat akan lebih mudah dilakukan. Informasi yang jelas akan membantu pihak manajemen dalam menentukan langkah yang akan diambil perusahaan.
  3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Ketika sebuah perusahaan sudah memiliki SIM yang baik, maka perusahaan dapat memikirkan langkah – langkah baru yang inovatif agar bisa lebih maju dari para pesaingnya dalam melayani customer.

Contoh Kasus:

PT Kokoh Inti Arebama merupakan perusahaan distributor terbesar bahan-bahan bangunan yang didirikan pada tahun 2004. Sebagai salah satu pemain di industri bahan bangunan, PT Kokoh Inti Arebama dituntut untuk terus berinovasi dan menyediakan layanan yang memberikan nilai tambah pada prinsipal dan konsumennya. Pada awalnya, PT KIA menggunakan sistem TI inti buatan sendiri (in-house). Tapi Guna mendukung ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama rela mengganti sistem TI yang lama dengan aplikasi dari vendor besar. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan dengan mengintegrasikan proses bisnis sehingga memiliki daya saing tinggi di industri.

Untuk mewujudkan ambisi menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia, PT Kokoh Inti Arebama meminta bantuan beberapa ahli untuk menentukan SIM yang bisa memenuhi kebutuhan dari sisi kontrol internal, serta informasi yang cepat dan akurat bagi manajemen. Pada pertengahan 2005 disusunlah SOP internal untuk menentukan sistem TI yang hendak diterapkan. Untuk itu manajemen Kokoh lebih dulu melakukan benchmarking ke perusahaan sejenis (dalam hal ini PT Surya Toto) dan distribusi farmasi (PT Anugerah Pharmindo Lestari); disusul dengan mengundang vendor solusi TI (SAP, Oracle dan Microsoft). Setelah melakukan evaluasi, akhirnya diputuskan untuk memakai solusi dari Microsoft. Pertimbangannya, selain cukup sesuai dengan kebutuhan, juga sistemnya dianggap relatif lebih mudah digunakan (user-friendly).

PT KIA memutuskan mengimplementasikan sistem teknologi informasi terintegrasi dari Microsoft, yakni Microsoft Business Solutions - Axapta untuk menjamin penyediaan layanan terbaik bagi konsumen. Solusi Microsoft Axapta yang sangat fleksibel dinilai mampu memenuhi kebutuhan komputerisasi yang terintegrasi serta menyajikan informasi secara real-time untuk menunjang proses bisnis PT Kokoh Inti Arebama di masa mendatang. Dengan informasi real – time tersebut, PT KIA dapat mengambil keputusan mengenai strategi bisnis dengan lebih mudah, cepat dan akurat.

PT KIA juga tak segan mengimplementasi modul Warehouse Management System (WMS). Dengan adanya implementasi di warehouse, diharapkan dapat memudahkan proses penentuan lokasi penyimpanan dan pengambilan barang untuk pengiriman. Selain itu, bisa diperoleh informasi yang tepat dan akurat terhadap kesiapan pengiriman (bagian transporter dan ekspedisi) dan jenis pengangkutan yang dipakai, serta memudahkan analisis ongkos angkut dan biaya lainnya, seperti untuk loading dan unloading barang.

Dengan pengaplikasian sistem yang baru, banyak manfaat yang didapat oleh PT KIA. Dari tiga peran utama sistem informasi manajemen, penerapan TI baru pada PT KIA berhasil mencakup tiga tataran dari peran system informasi manajemen. Yaitu :

  1. Mendukung berjalannya proses bisnis dan operasi. Peran ini ditunjukkan dari lebih efisien dan lancarnya kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan. Pesanan dapat diproses dengan lebih cepat. Selain itu lebih menghemat waktu karena semua hubungan antara kantor pusat dan kantor cabang dilakukan secara real time. Pekerjaan para karyawan juga lebih ringan karena aplikasi baru yang digunakan telah memiliki kemampuan untuk mengatur data – data perusahaan yang ada.

  2. Membantu dalam pengambilan keputusan bisnis. Dengan sistem yang baru, manajemen lebih mudah menentukan keputusan – keputusan apa yang akan diambil terkait dengan perusahaan. Misalkan jika ada pemesanan dari customer di kantor cabang, kantor pusat dapat segera mendapatkan informasi dan memproses pemesanan tersebut.

  3. Membantu dalam menentukan strategi untuk menciptakan keunggulan dibandingkan kompetitor. Dengan segala kemudahan yang didapatkan dari penerapan sistem baru, PT KIA dapat menentukan strategi untuk memajukan perusahaan. Untuk mengungguli kompetitornya, PT KIA memutuskan untuk membuka kantor cabang baru guna menjaring lebih banyak pelanggan dan meningkatkan penjualan.

Terbukti dari penggunaan sistem baru, PT KIA mendapatkan banyak kemudahan dan kemajuan dalam perusahaan. Dengan sistem yang ada, bukan mustahil jika suatu saat nanti PT KIA berhasil memenuhi ambisinya untuk menjadi distributor bahan bangunan terbesar di Indonesia.

Kesimpulan Kasus:

Dapat disimpulkan bahwa penerapan SIM dengan dukungan TI sangat diperlukan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan dalam hal pelayanan bagi para customer. Keputusan yang efektif dapat membuat tuntutan lebih akurat, tepat waktu dan dengan informasi yang lebih relevan. SIM memainkan peran penting dengan menyediakan berbagai macam pilihan yang luas dan efisien untuk membuat para pengambil keputusan mengambil keputusan yang mereka lebih sukai. Hal ini dapat menjamin kita mengambil keputusan bisnis yang terjamin dan layak bagi bisnis kita.

Selain itu, SIM dengan dukungan TI akan memudahkan tugas manajemen dalam mengatur perusahaan. Tanpa adanya SIM, perusahaan yang bersangkutan tidak akan dapat memberikan pelayanan yang maksimal bagi para customer. Kemungkinan terjadi ketidakefisienan pengelolaan perusahaan juga akan semakin besar. Penerapan sistem informasi manajemen berbasis TI yang dilakukan oleh PT KIA adalah keputusan yang sangat tepat. Karena dengan adanya sistem yang lebih mutakhir tersebut, perusahaan telah mengalami kemajuan dan proses manajemen menjadi semakin lancar. Kami rasa cukup tepat jika kami menyimpulkan bahwa dukungan teknologi dalam sistem informasi manajemen akan membawa banyak nilai tambah. Ada baiknya jika perusahaan lain mulai memikirkan pentingnya SIM dan sistem informasi seperti apa yang tepat untuk memajukan perusahaan.


Sumber :

• Asemi Asefeh, Ali Safari and Adeleh Asemi Zavareh. 2011. The Role of Management Information System (MIS) and Decision Support System (DSS) for Manager’s Decision Making Process. Iran: International Journal of Business and Management. Vol 6, No.7.

• Ghaffarzadeh S. A. M. 2015. Decision Making Based on Management Information System and Decision Support System. Turkey: Journal of Management Research and Analysis, January – March 2015 2(1):98-107.