Apa peran Teknologi Informasi dalam peningkatan Efisiensi dan Keluwesan Operasional Organisasi ?

Komputer Teknologi Informasi
1

Bagaimana Peranan Teknologi Informasi dalam Peningkatan Efisiensi dan Keluwesan Operasional di dalam Organisasi?
Apakah ada contoh kasus dan penjelasan yang mendukung hal tersebut?

2

Menurut Jurnal PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM BISNIS Oleh Widiyono, ditinjau dari segi peranan strategis teknologi informasi, paling tidak dapat ditemukan lima jenis tujuan dari dilakukannya investasi terhadap perangkat teknologi. Pada jenis kedua ada perusahaan yang hendak melakukan investasi karena alasan ingin memperbaiki efisiensi. Diharapkan dengan diimplementasikannya teknologi informasi dalam sejumlah bidang atau aktivitas tertentu, maka akan dilakukan proses reduksi atau optimalisasi terhadap alokasi beragam sumber daya perusahaan, seperti: manusia, waktu, biaya, material, aset, dan lain sebagainya. Biasanya teknologi informasi dipergunakan untuk menekan atau mereduksi biaya komunikasi (interaksi) dan transaksi. Contohnya adalah penerapan teknologi semacam intranet, office automation, website, dan lain sebagainya.

Berdasarkan teori keunggulan kompetitif Michael Porter, salah satu strategi perusahaan dalam era persaingan global yang kerap dipakai adalah cost leadership, dalam arti kata manajemen berusaha untuk sedapat mungkin menekan biaya produksi agar barang atau jasa yang ditawarkannya dapat bersaing dalam harga. Artinya, adalah bahwa untuk industri dimana faktor harga memiliki elastisitas yang tinggi di pasar – seperti misalnya produk komoditas – aspek efisiensi merupakan hal krusial atau vital yang harus diupayakan oleh perusahaan.

Perusahaan akan mampu menciptakan produk atau jasa yang baik, murah, dan cepat apabila proses penciptaan produk atau jasa tersebut adalah baik, murah, dan cepat. Metode yang paling tepat dipergunakan untuk mengevaluasi proposal investasi terhadap teknologi terkait adalah analisa cost benefit; di mana dalam metode ini dicoba untuk dikomparasikan antara besarnya investasi yang dikeluarkan dengan perkiraan manfaat efisiensi yang diperoleh melalui penerapan teknologi informasi tersebut.

Peningkatan Efisiensi dan Keluwesan Operasional ini bisa dihitung sebagai salah satu manfaat intangible atau tak berwujud dari Sistem Informasi bagi Bisnis. Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan. Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya. Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.

Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan, meng-efisiensi-kan seluruh inovasi dan biaya operasional rutin secara keseluruhan, dengan tetap mengacu kepada pendekatan dalam mengukur (measurement), melakukan uji coba (experimentation), berbagi (sharing) dan mereplikasi (replication) proses bisnis. Keempat hal tersebut, mempunyai peran yang penting satu sama lainnya untuk meningkatkan value added pemanfaatna IT sebagai penunjang dan kemudahan bisnis.

  • Pengukuran (Measurement). IT digunakan untuk mengukur pencapaian yang telah dilakukan oleh bisnis, memudahkan pencatatan pengeluaran dan pendapatan. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan sebagai dasar untuk mengukur dan mengambil keputusan yang terarah dari manager tentang aktivitas bisnis pelanggan, siklus bisnis, kualitas produk, dan kelemahan-kelemahan yang dapat mengurangi kesempatan bisnis.

  • Uji Coba (Experimentation). Berbagai kemudahan yang diperoleh dari menggunakan IT yakni perusahaan dapat melakukan simulasi sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang tidak bisa ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni. Hal ini berguna bagi perusahaan sehingga dapat memiliki pendugaan seluruh hal yang harus segera ditindaklanjuti guna meningkatkan kualitas bisnis perusahaan tersebut.

  • Berbagi (Sharing). Melalui IT Perusahaan dapat berbagi data pencapain bisnis,serta hambatan yang terjadi hal ini pada akhirnya akan mendorong Inovasi bisnis yang dibutuhkan dalam berbagi lini perusahaan agar lebih efektif dan efisien dalam menjalankan aktifitasnya. Internet dan teknologi informasi telah memudahkan seluruh kativitas bisnis tanpa harus bertemu untuk melakukan transaksinya.

  • Replikasi (Replication). IT akan membuat aktivitas bisnis menjadi jauh lebih mudah untuk mereplikasi dan meningkatkan proses bisnis secara terstruktur. Ketiga perubahan yang telah dilakukan (measurement, experimentation, sharing), membantu perusahaan dalam memetakan dan berbagi seluruh kemudahan,tantangan dan hambatan bisnis.

Manfaat efisiensi yang diperoleh melalui penerapan teknologi informasi tersebut.

11111

Kategori berikutnya adalah tujuan investasi untuk memperbaiki efektitivitas usaha, dalam arti kata melakukan apa yang diistilahkan sebagai do the right thing. Contoh penerapan aplikasi teknologi informasi terkait dengan hal ini adalah menerapkan sistem pengambilan keputusan (decision support system), membangun datawarehouse untuk keperluan business intelligence, mengembangkan situs electronic commerce, dan lain sebagainya. Dalam bisnis, investasi semacam ini dikatakan sebagai sebuah hal yang kritikal, mengingat bahwa tanpa dimilikinya perangkat teknologi tersebut, akan sulit bagi perusahaan untuk menjalankan suatu rangkaian proses tertentu.

Banyak biaya yang dapat direduksi dengan dimanfaatkannya komputer atau teknologi informasi di sebuah perusahaan. Pendekatan ini biasa dipergunakan, pada saat teknologi informasi dipergunakan sebagai sarana untuk meningkatkan kinerja efisiensi, dalam hal ini memanfaatkan keunggulan yang ditawarkan untuk mengurangi total biaya yang harus dikeluarkan perusahaan (biasanya terkait dengan biaya overhead). Misalnya dengan dipergunakannya komputer, maka lembur tidak perlu dilakukan lagi sehingga biaya tunjangan gaji karyawan maupun penyelia dapat dikurangi. Atau dengan dipergunakannya aplikasi spreadsheet, maka tidak perlu lagi direkrut karyawan honorer untuk membuat laporan konsolidasi dalam bentuk grafik, karena komputer telah secara otomatis mengeluarkannya. Karena pada dasarnya biaya-biaya tersebut dapat dengan mudah dihitung secara kuantitatif, maka ROI atau payback dari investasi teknologi informasi tersebut dapat dengan mudah dan sederhana dihitung seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut ini.

Peranan Teknologi Informasi dalam Peningkatan Efisiensi dan Keluwesan Operasional Perusahaan PT. Blue bird Tbk dan PT Citra Perdana Kendedes

Pebisnis taksi konvensional mulai mempersiapkan strategi bisnis untuk bisa mencetak pertumbuhan kinerja di tengah gempuran taksi-taksi online. Misalnya, PT Blue Bird Tbk yang berencana melanjutkan pengembangan IT khususnya untuk aplikasi MyBluebird. Selain melanjutkan pengembangan aplikasi yang sudah ada, Blue Bird juga menjajaki kerjasama dengan perusahaan taksi berbasis aplikasi. Pada pertengahan 2016, perusahaan sudah menandatangani nota kesepahaman dengan PT Gojek Indonesia. Blue Bird Group investasi Rp50 miliar untuk aplikasi pemesanan taksi di perangkat iPhone dan Android.

“Kami sebagai perusahaan taksi menggebrak dunia teknologi dengan meluncurkan aplikasi pemesanan taksi lewat IPhone dan Android. Ini sebagai bagian dari inovasi bisnis yang dilakukan untuk mempermudah pelanggan,” kata Vice President Business Development Blue Bird Group Noni Purnomo

Investasi untuk aplikasi IPhone dan Android ini sebesar Rp50 miliar yang ditarget untuk jangka panjang, 3-5 tahun. Dengan 7.200 pengguna iPhone dan 82.500 pengguna Android di Jakarta, Blue Bird Group terus meluaskan pangsa pasar dengan mensinergikan jumlah taksi yang banyak dengan kemudahan dalam melakukan pemesanan. Saat ini platform telpon pintar untuk Android, iPhone, dan Blackberry paling banyak digunakan masyarakat Indonesia.

Dengan demikian, pelanggan dapat dengan mudah melakukan taksi reservasi secara mobile. Kelebihan taxi mobile reservation ini adalah pelanggan bisa mengetahui taksi yang akan menjemputnya melalui peta digital yang sudah tertanam di smartphone. Blue Bird Group saat ini melayani lebih dari 8,5 juta penumpang per bulan di seluruh Indonesia. Saat ini memiliki 22.000 unit armada dari berbagai jenis dan 33.000 pekerja.

Dengan Adanya Investasi dalam bidang IT ini, maka dapat terlihat manfaatnya untuk memaksimalkan, dan mengefisiensikan seluruh inovasi dan biaya operasional rutin secara keseluruhan. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan secara Sharing dan Replication. Sharing, karena perlu diketahui Bluebird sendiri juga telah menjalin kerjasama dengan perusahaan ojek berbasis online yang ada di Indonesia alias Gojek. Kerjasama ini diharapkan bisa meningkatkan efisiensi baik di bidang operasional perusahaan maupun pelanggan saat memesan taksi.

Dengan adanya kerjasama ini, pengguna bisa memesan taksi Blue Bird lewat fitur Go Blue Bird yang tersedia dalam aplikasi Go-Jek. Tapi, pengguna juga masih bisa memesan Go-Car yang memiliki kemungkinan pengguna akan diantar oleh taksi Blue Bird. Aplikasi Go Blue Bird yang akan diluncurkan dalam waktu dekat, memang kelebihannya ada di kecepatan dan ketepatan, serta dukungan akses armada dan pick up point. Tarifnya sendiri sama dengan tarif taksi konvensional, atau memesan melalui outlet, telepon, atau di jalan.

Di bidang pendekatan Replication, Adanya aplikasi milik Bluebird sendiri maupun Go-bird, perusahaan bisa mengurangi cost untuk masalah biaya telepon. Jika kita ketahui, selama ini pemesanan taksi konvensional menggunakan telepon dalam kegiatannya. Di mana ada customer service yang merupakan tenaga manusia untuk menerima dan menjawab panggilan telepon terkait pemesanan tersebut. Tetapi, karena sekarang menggunakan aplikasi yang mana semua sudah diatur dan dicatat oleh IT, maka tenaga manusia sebagai call center dan telepon sudah tidak terlalu digunakan lagi. Sehingga biaya untuk kedua hal tersebut bisa dipangkas.

Blue bird sendiri diketahui sudah menghabiskan dana sebesar Rp 50 Miliar untuk investasinya di bidang IT. Dana yang cukup besar untuk perusahaan yang bergerak di bidang transportasi darat ini. Lain halnya dengan salah satu perusahaan taksi lain yang memberikan investasi di bidang non IT. Perusahaan taksi tersebut adalah Cipaganti. Perusahaan taksi cipaganti merupakan salah satu pemain lama dalam bidang transportasi, khususnya taksi.

Perusahaan tersebut sudah memiliki banyak cabang pada kota-kota besar di Indonesia. Perusahaan ini diketahui memberikan investasi yang cukup besar di bidang non IT, yaitu investasi berupa penambahan armada yaitu berupa shuttle dan travel di tahun 2014. Masing-masing untuk shuttle ditambah sebanyak 300 unit, sedangkan travel ditambah sebanyak 350 unit. Dana yang dihabiskan untuk penambahan 650 unit armada baru tersebut sebesar Rp 300-400 miliar. Alokasi dana tersebut juga digunakan perusahaan untuk investasi alat berat.

Taksi cipaganti memberikan pelayanan secara exclusive, yaitu bertemakan taksimax, dengan sebutan taxicab, bukan hanya sekadar pengantaran pelanggan di dalam kota, fasilitas lengkap adalah salah satu keunggulan taksimax ini. Dengan adanya fasilitas wi-fi dan movie serta kelengkapan kendaraan yang memadai telah membedakan layanan taksimax dengan taksi yang lainnya. Namun, akhir-akhir ini bisnis taksi konvensional semacam contohnya taksi cipaganti ini semakin lama semakin menurun dan peranannya sudah diganti oleh banyaknya taksi online yang beredar di masyarakat saat ini. Dalam bursa sahamnya sendiri taksi cipaganti yang berada dalam naungan PT Citra Maharlika Nusantara Tbk, perusahaan angkutan yang mengoperasikan taksi Cipaganti.

Pada perdagangan saham tidak lama ini memunculkan hasil yang mengecewakan, tidak ada pergerakan saham taksi dengan kode saham CPGT ini. Saham CPGT tetap di level 50. Menariknya, jika dilihat dalam setahun, saham taksi Cipaganti sudah turun hingga 52,83 persen. Bahkan baru-baru ini perusahaan tersebut berada dalam masa sulit karena ada beberapa masalah yang menimpa pimpinan perusahaan tersebut.

Pada tahun 2015 Cipaganti mendapatkan suntikan dana dari investor Hongkong, setelah mendapatkan dana tersebut cipaganti langsung mengganti nama perusahaan pada maskapai dengan nama MGO. Namun disini letak kesalahan yang dilakukan Cipaganti, mereka justru menambah outlet, tempat destinasi, dan armada sebanyak 5000 unit, dibandingkan dengan meningkatkan pelayanan contohnya aplikasi ,ataupun website , agar konsumen lebih nyaman untuk memesan ataupun untuk bertanya. Dengan penambahan armada tersebut, alih – alih konsumen akan bertambah banyak , ternyata malah sebaliknya. Penumpang berkurang , dikarenakan pengaruh daya beli berkurang, transportasi tempat mereka beroperasi juga berubah.

Tidak berhenti disitu, Cipaganti terus berupaya menggenjot kinerja mereka. Pada tahun 2017 Cipaganti berencana untuk menggarap potensi pertumbuhan di lini bisnis shuttle. Cipaganti merencanakan untuk menambahkan 400 unit armada baru dengan rincian, 200 unit untuk tahun ini, 100 unit untuk tahun depan, dan 100 unit untuk dua tahun mendatang. Anggaran yang diberikan untuk membelanjakan seluruh unit kendaraan tersebut sekitar Rp 180 miliar. Bisnis taksi cipaganti saat ini sedang mengalami kemerosotan.

Bayangkan saja berapa banyak kerugian yang dialami mereka (korporasi) saat itu. Meski bisa dibilang mereka adalah pemain lama dalam industri ini yang sudah menginvestasikan banyak uang untuk membeli armada taksi, membangun kantor pusat dan membayar banyak pegawainya. Namun apa daya, peran dari teknologi yang semakin hari semakin memunculkan tren ke arah otomatisasi operasional. Mereka (taksi online) yang memang sudah berfokus pada investasi tinggi pada teknologi yang mereka pakai, akan bisa lebih mendapat keuntungan yang absolute pada saat ini. Mereka (taksi online) bisa dengan gampang menarik pelanggan dan mendapatkan permintaan via smartphone mereka. Tanpa adanya peran seorang yang melayani reservasi pelanggan, taksi online tersebut bisa melayani dan mendapatkan order dari pelanggan yang membutuhkan tumpangan.

Dengan sistem ride sharing, taksi online menciptakan model bisnis yang efisien dan efektif, memangkas semua regulasi dan perpajakan untuk bisnis taksi konvensional. Di sisi yang lain, pengguna dimanjakan dengan kemudahan menggunakan pembayaran berbasis kartu, serta kenyamanan layanan dibanding taksi biasa.

Perbedaan tren investasi tersebut hasilnya sudah beda jauh. Dari situ saja sudah terlihat betapa banyak investasi (non teknologi) yang mereka keluarkan, tapi ternyata jaman sudah berkata lain, perinvestasian model seperti itu sudah tidak lagi bisa membangun bisnis transportasi yang dapat menghasilkan profit perusahaan yang tinggi. Memang tidak salah, jika suatu perusahaan berinvestasi dalam segi pengembangan operasionalnya, namun apabila hal itu diimbangi dengan penggunaan teknologi, maka pada segi operasional perusahaan akan bisa lebih terotomatisasi dan bisa menyesuaikan dengan kondisi pada saat ini yang memang semua sudah beralih pada teknologi yang mutakhir.

Sudah saatnya sekarang untuk beralih fokus pada investasi di bidang teknologi. Penggunaan Teknologi Informasi di suatu perusahaan sudah sangat vital untuk bisa memberikan kontribusi positif bagi pengembangan dan kelangsungan perusahaan baik untuk efisiensi, efektivitas dan produktivitas perusahaan.

Seperti hasil yang di dapat pada perusahaan taksi Blue Bird Group, mereka berani berinvestasi besar di bidang Teknologi Informasi untuk tetap dapat bersaing dengan transportasi online yang sekarang sedang marak di Indonesia. Mereka memiliki asumsi bahwa, saat ini jika tidak mengikuti perkembangan teknologi yang ada, maka perusahaan akan tertinggal dan alhasil lama kelamaan akan tenggelam ataupun mengalami kebangkrutan. Walaupun sebenarnya investasi di bidang Teknologi Informasi sendiri juga belum memberikan jaminan bagi sebuah perusahaan untuk tetap sukses.

Dilihat dari perkembangan transportasi saat ini, sulit rasanya jika sebuah perusahaan tidak meningkatkan layanan untuk pelanggan di bidang teknologi. Peran teknologi informasi sendiri dapat memberikan efisiensi pada sebuah perusahaan, misal dalam biaya yang dapat dipangkas hingga setengahnya di bandingkan sebelum menggunakan teknologi. Kegiatan operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan lebih fleksibel. Tingkat manajemen yang baik juga dapat mempengaruhi investasi tersebut dapat dikatakan sukses ataupun tidak. Jika pemimpin perusahaan tidak memiliki manajemen yang baik untuk mengelola dana investasi, maka investasi tersebut dapat gagal dan malah memberikan kerugian yang cukup besar untuk perusahaan.

Referensi :

3

Sebelum mengerti tentang peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional dalam teknologi informasi , kita harus mengerti peningkatan itu apa, dan efisiensi itu apa. Peningkatan berasal dari kata tingkat, yang berarti lapisan, dari sesuatu yang kemudian membentuk susunan. Sedangkan peningkatan berarti kemajuan. Efisiensi menurut beberapa ahli:

  • Menurut Dearden “Efisiensi diartikan sebagai kemampuan suatu unit usaha untuk mencapai tujuan yang diinginkan, efesiensi selalu dikaitkan dengan tujuan oganisasi yang harus dicapai oleh perusahaan”.

  • Menurut Kamus Besar “Efisiensi adalah, kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya”.

  • Menurut Supriyono dalam bukunya yang berjudul "Akuntansi Manajemen II. “Efisiensi adalah, jika suatu unit dapat bekerja dengan baik,sehingga dapat mencapai hasil atau tujuan yang diharapkan”.

  • Menurut Wirapati Efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia (material, mesin, dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya di dalam keadaan yang nyata tanpa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga, dan waktu.

  • Menurut Ghiselli dan Brown The term efficiency has a very exact definition, It is expessed as the ratio of output to input. Jadi, menurut Ghiselli dan Brown istilah efisiensi mempunyai pengertian yang sudah pasti, yaitu menunjukkan adanya perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input).

Sedangkan Teknologi adalah keseluruhan sarana untuk menyediakan barang-barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan kenyamanan hidup manusia. Penggunaan teknologi oleh manusia diawali dengan pengubahan sumber daya alam menjadi alat-alat sederhana.

Kemudian pengertian dari Informasi ialah pesan (ucapan atau ekspresi) atau kumpulan pesan yang terdiri dari order sekuens dari simbol, atau makna yang dapat ditafsirkan dari pesan atau kumpulan pesan, Maka dapat disimpulkan bahawa Teknologi Informasi adalah tegnologi sebagai alat yang memmbantu manusia dalam membuat , mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan menyebarkan data yang telah di olah dalam bentuk informasi.

Agar tercipta organisasi yang efisien, ada beberapa cara untuk meningkatkan efisiensi dalam organisasi ialah sebagai berikut:

  • Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat tepatnya
    Memanfaatkan fungsi-fungsi organisasi yang sebagai wadah untuk digunakan sebagai alat pencapaian tujuan yang telah direncanakan sebeumnya secara tepat.

  • Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
    Dalam fungsi manajemen yang meliputi planing, organizing, actuating, dan controlling itu harus dilaksanakan dengan tepat. Jika ada fungsi manajemen yang tidak tepat itu akan menjadikan suatu manajemen kurang efisien dan tentu saja akan menjadikan organisasi yang tidak efisien pula.

  • Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yang berkesinambungan
    Pengarahan-pengarahan dan dinamika yang sudah ada ataupun sudah berjalan dalam sebuah organisasi dilakukan dengan sebaik mungkin secara terus menerus demi berkembangnya sebuah organisasi dan juga kemajuan yang secara berkesinambungan.

  • Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat
    Semua sumber daya ekonomi yang ada seperti sumber daya alam, sumber daya manusia, sumber daya kewirausahaan, dan juga sumber daya modal dipilih dengan baik, kemudian dimanfaatkan secara tepat.

Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dalam organisasi itu termasuk efisien atau tidak maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi. Yaitu :

  1. Efisiensi Tidak Boleh Mengorbankan Kualitas (Mutu)
    Dalam hal ini kuantitas boleh saja ditingkatkan tetapi jangan sampai mengorbankan kualitasnya. Jangan hanya mengejar kuantitas tetapi dengan mengorbankan kualitas.

  2. Pelaksanaan Efisiensi Harus disesuaikan dengan Kemampuan Organisasi yang Bersangkutan
    Penerapan efisiensi disesuaikan dengan kemampuan sumber daya, dana,fasilitas, dan lain-lain yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan sambil diusahakan peningkatannya . Setiap organisasi tidak selalu mempunyai kemampuan yang sama dan pengukuran efisiensi hendaknya didasarkan pada kemampuan yang dimilikinya, baik mengenai sumberdaya, dananya, fasilitasnya ataupun yang lainnya.

    Dari kesemua prinsip yang telah kami jelaskan di atas, prinsi-prinsip tersebut harus terpenuhi untuk menentukan tingkat efisiensi sebuah kegiatan dalam organisasi. Jika prinsip atau persyaratan diatas tidak terpenuhi maka tidak dapat diketahui apakah suatu kegiatan itu sudah efisien atau tidak.

  3. Efisiensi Mengacu Pada Pertimbangan yang Rasional
    Saat melakukan pertimbangan, haruslah pertimbangan itu pertimbangan yang rasional. Maksudnya, segala pertimbangan harus berdasarkan akal sehat, masuk akal, logis, dan bukan emosional. Dengan pertimbangan yang rasional, objektivitas pengukuran dan penilaian akan lebih terjamin.

  4. Efisiensi Harus Dapat diukur
    Standar untuk menetapkan batas antara efisien dan tidak efisien adalah ukuran normal. Ukuran normal ini merupakan patokan (standar) awal untuk selanjutnya menentukan apakah suatu kegiatan itu efisien atau tidak. Batas ukuran normal untuk pengorbanan (input) adalah pengorbanan maksimum. Sedangkan batas ukuran normal untuk hasil (output) adalah hasil minimum. Kalau tidak dapat diukur maka tidak akan dapat diketahui apakah suatu kegiatan atau cara kerja itu efisien atau tidak.

  5. Efisiensi Merupakan Teknis Pelaksanaan
    Dalam pelaksanaannya jangan sampai bertentangan dengan kebijakan atasan. Karena kebijakan atasan tentu saja sudah dipertimbangkan dari berbagai segi yang luas cakupannya, pelaksanaan operasionalnya dapat diusahakan seefisien mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan.

Kemudian kita akan menjelaskan apa saja keluwesan oprasional dalam teknologi informasi , keluwesan itu sendiri berpengertian sebagai trampi atau hasil kerja yang baik.

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat perusahaan dapat menjalankan strategi keunggulan biaya (low-cost leadership). Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

Kemudian dalam memperkenalkan keluwesan dan Inovasi dalam bisnis, Penekanan utama dalam teknologi informasi strategis adalah membangun biaya pertukaran (switching costs) ke dalam hubungan antara perusahaan dengan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yang bagus dari hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yang ditawarkan kepada agen perjalanan oleh perusahaan penerbangan besar. Bila sebuah agen perjalanan telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tersebut, maka mereka akan segan utnuk menggunakan sistem reservasi dari penerbangan lain.

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users. Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk membuat basis informasi strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan informasi untuk mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yang sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien dan manajemen yang efektif dari perusahaan. Sebagai contoh, banyak usaha yang menggunakan informasi berbasis komputer tentang konsumen mereka untuk membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen.

Contoh Kasus

Dalam dunia usaha, berbagai aspek harus diperhitungkan sedemikian rupa sehingga mampu menghasilkan keuntungan dalam jangka waktu yang lama. Layaknya sebuah perusahaan yang profit oriented dan bervisi untuk keberlangsungan jangka panjang, tiap biaya yang dikeluarkan harus benar-benar efektif dan efisien.

Dalam operasional sebuah perusahaan, sarana transportasi menjadi satu hal yang ikut menunjang lancarnya tidaknya sebuah operasi yang dilakukan. Bila hal ini disepelekan, efeknya produksi bisa tersendat sehingga bisa menimbulkan kerugian. Dalam menyediakan sarana tranportasi sebagai penunjang operasional, salah satu opsi yang bisa menjadi pilihan adalah penyediaan sendiri armada trasnportasi yang diperlukan.

Memiliki dan menjalankan armada trasnportasi sendiri tentunya punya sisi kuat dan lemah. Sisi kuatnya tentu saja adanya aset dari armada yang dimiliki sebagai bagian dari investasi. Kemudian manajemen kontrol armada berada di tangan sendiri dan tak perlu repot berkoordinasi dengan pihak ketiga. Satu tantangan dalam mengelola armada sendiri tentu saja kerepotan dalam menjalankan operasionalnya bila tidak ditunjang sistem yang benar-benar kompeten.

Di tengah kompetitifnya dunia usaha, setiap perusahaan yang benar pasti melakukan upaya efisiensi di berbagai lini operasional. Bukan demi keuntungan semata, namun lebih untuk keberlangsungan hidup perusahaan dimana banyak kehidupan pekerja dan keluarganya yang ditopang. Salah satu bagian yang disasar adalah efisiensi dalam operasional armada/kendaraan operasional.

Beberapa poin yang masuk dalam prioritas pengefektifan meliputi penggunaan bahan bakar, pemeliharaan mesin, tenaga pengemudi, luas wilayah operasional perusahaan, serta beban yang dibawa kendaraan operasional itu sendiri. Termasuk kondisi eksternal seperti kondisi jalan dan lalu lintas. Tentunya untuk mengontrol poin-poin tersebut diperlukan sistematika yang tepat agar benar-benar terwujud operasional yang efektif dan efisien.

Dengan sistem konvensional atau pengawasan langsung di lapangan lewat sumber daya manusia yang bertugas tentunya tidak bisa mendapatkan hasil seperti yang diharapkan. Di era digital, pemanfaatan teknologi informasi bisa menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi sarana trasnportasi. Layanan teknologi seperti Vehicle Telematics dari Indosat Ooredoo Business mampu membantu perusahaan dalam mengontrol data operasional armada transportasinya dengan lebih mudah dan praktis sehingga kinerja perusahaan lebih efektif dan efisien.

Teknologi ini bekerja lebih efisien dengan merekam dan menganalisa pola penggunaan kendaraan yang dikirimkan secara real time melalui jaringan seluler (GPS) ke smartphone berbasis Android atau iOS. Hal ini bisa dijalankan berkat fitur On Board Diagnostic (OBD) yang terintegrasi dengan fungsi lacak (tracking and geofencing). Tak perlu repot mengecek di lapangan karena Vehicle Telematics dari Indosat Ooredoo dapat diakses melalui website maupun smartphone Android/iOS

Berbagai data operasional armada yang dapat terekam diantaranya pemakaian bahan bakar, baik saat berjalan atau diam. Lalu pola berkendara dari setiap pengemudi dengan rekaman posisi kendaraan dan perencanaan rute perjalanan. Kemudian kejadian penting dalam operasional kendaraan, seperti rem mendadak, banting stir, dan sebagainya. Dengan data-data tersebut dapat dilakukan berbagai analisis untuk meningkatkan performa dan produktivitas, termasuk efisiensi biaya dan pengawasan keselamatan pengemudi maupun aset perusahaan

Referensi