Mengapa perusahaan tidak cukup menilai sebuah proyek TI dari segi financial case saja, tetapi dari juga segi business case?

Business case adalah garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah project charter. Sebuah business case harus dapat menetapkan manfataat yang diperoleh dari melaksanakan atau membuat project charter.

Mengapa perusahaan tidak cukup menilai sebuah proyek TI dari segi financial case saja, tetapi dari juga segi business case ?

Financial Case adalah suatu metode pengukuran kinerja bisnis sebuah perusahaan atau organisasi yang condong pada kinerja keuangan. Sebelum munculnya Business Case, yang umum dipergunakan dalam perusahaan atau organisasi selama ini adalah pengukuran kinerja tradisional yang hanya menitikberatkan pada sektor keuangan saja.

Pengukuran kinerja tradisional tersebut menyebabkan orientasi perusahaan atau organisasi hanya pada keuntungan jangka pendek dan cenderung mengabaikan kelangsungan hidup perusahaan atau organisasi dalam jangka panjang. Pengukuran kinerja yang menitikberatkan pada sektor keuangan saja, kurang mampu mengukur kinerja harta-harta tak tampak (intangible assets) dan harta-harta intelektual (sumber daya manusia) suatu perusahaan atau organisasi.

Financial Case hanya menjelaskan strategi perusahaan atau organisasi. Dimulai dengan tujuan finansial jangka panjang, kemudian mengaitkannya dengan berbagai urutan tindakan yang harus diambil berkenaan dengan proses finansial, proses internal, pelanggan, karyawan serta sistem untuk menghasilkan kinerja ekonomis jangka panjang yang diinginkan perusahaan atau organisasi.

Sedangkan, sebuah perusahaan atau organisasi memerlukan perencanaan strategi untuk mengembangkan suatu sistem teknologi informasi supaya mempunyai nilai keunggulan kompetitif bagi perusahaan atau organisasinya dan selaras dengan strategi bisnisnya. Maka dari persoalan itulah, muncul metode baru yang dikenal dengan Business Case.

Business Case adalah salah satu metode untuk mengukur kinerja dari suatu sistem teknologi informasi yang memandang unit bisnis teknologi informasi dari empat perspektif yang lain yaitu: strategic, customer, operational, dan social.

Oleh sebab itu, banyak perusahaan atau organisasi yang menerapkan metode Business Case. Business Case dapat dijadikan sebagai gambaran umum suatu proyek dari high level management untuk menentukan disetujui atau tidaknya proyek tersebut. Di dalam Business Case, juga memuat organizational value, feasibility, financial, benefit, dan risk dari suatu proyek dan bukan hanya berisi anggaran atau perencaanan dari proyek tersebut saja. Pada umumnya, organizational value untuk suatu proyek berfokus pada peningkatan efektivitas (atau produktivitas) dan mencapai efisiensi (atau menghemat biaya) sehingga goal dari suatu perusahaan atau organisasi dapat tercapai.

http://whatis.techtarget.com/definition/business-case
https://www.business-case-analysis.com/financial-justification.html

Ada alasan tersendiri yang membuat proyek harus dinilai dari business case.

Tujuan utama business case akan mempelajari alasan untuk memulai sebuah proyek atau tugas. Ini adalah informasi yang dibutuhkan untuk otorisasi proyek, apakah proyek layak untuk dikerjakan atau tidak. Tahapan ini akan menentukan nilai proyek dari awal. Jika nilainya rendah dan tidak layak dikerjakan makan perusahaan akan meninggalkan proyek tersebut,begitu juga sebaliknya.

Tujuan lain dari business case adalah mendokumentasikan persetujuan untuk melakukan suatu proyek yang biasanya didasarkan pada perkiraan biaya pengembangan dan pelaksanaan terhadap risiko dan manfaat bisnis yang sudah diperkirakan dan diantisipasi,serta penghematan yang dapat diperoleh. Karena semua itu hanya berdasarkan perkiraan, seringkali bisnis akan mengalami perubahan yang mungkin jauh lebih luas daripada hanya biaya pengembangan proyek. Misalnya biaya membengkak, proyek terhenti dan berbagai hal tidak terduga lainnya.

Analisia business case juga harus dipertimbangkan. Pengembangan business case adalah langkah yang sering digunakan perusahaan untuk pemilihan proyek. Langkah ini akan menganalisis bagaimana perusahaan akan memenuhi business case untuk proyek tersebut dengan menerapkan strategi perusahaan dan mempertahankan keunggulan kompetitif perusahaan.

Business case merupakan kunci bagi rencana pengelolaan proyek dan biasanya dimiliki dan diciptakan oleh sponsor proyek. Setelah penutupan proyek atau penyelesaian, evaluasi pasca proyek (PPE) biasanya akan diadakan, dan dengan business case kita bisa mengetahui apakah proyek tersebut memiliki nilai bagi organisasi dan apakah proyek tersebut berhasil dikerjakan secara maksimal.

Referensi:

Business Finance merupakan istilah yang mencakup berbagai kegiatan dan disiplin seputar pengelolaan uang dan aset berharga lainnya. Pemilik usaha harus memiliki pemahaman tentang prinsip-prinsip keuangan agar perusahaan dapat mengatur keuangannya. Untuk mengatur keuangan dibutuhkannya sebuah Financial Management. Melakukan perencanaan, mengatur, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan keungan sangatlah penting. Tujuan dari setiap organisasi adalah bagaimana mendapatkan keuntungan yang besar dengan modal yang sangat minim.

Sebelum organisasi membuat sebuah projek, pasti akan melakukan perencanaan seberapa besar projek ini mengeluarkan biaya dan seberapa besar projek ini menghasilkan keuntungan. Untuk menilai apakan financial management ini berhasil maka harus ada penilaian terhadap kinerjanya, maka dari itu dibutuhkannya sebuah Financial Case yang menjadi metode pengukuran kinerja sebuah perusahaan yang berfokus kepada keuangan.

Untuk membangun sebuah projek TI, tidak dapat hanya menggunakan Financial Case. Financial case hanya berfokus kepada manajemen financial. Sehingga faktor-faktor lain untuk mendukung sebuah projek TI tidak dapat dijelaskan. Hal ini lah yang mempengaruhi organisasi membuat sebuah Bussines case, dalam bussines case organisasi dapat melakukan identifikasi terhadap segala aspek pendukung sebuah projek. MOV yang juga akan dibuat dalam bussiness case akan menjadi fondasi awal perusahaan membuat projek.

Dalam proses penilaian Financial Case dapat digunakan, namun hanya terpaku kepada keuangan saja, padahal dalam proyek IT masih banyak nilai-nilai non financial yang dapat diukur keberhasilannya. Organisasi juga harus menilai apakah proyek IT yang udah dilaksanan tidak melenceng dari visi dan misi perusahaan dan juga sasaran pasar yang ingin didapatkan. Oleh sebab itu maka organisasi lebih banyak membuat sebuah Bussines case untuk menutupi kekurangan financial case yang hanya terpaku kepada keuangan saja. Didalam bussiness case sebuah organisasi juga dapat melakukan menejemen keuangan pada tahapan pembuatan MOV, MOV yang menjadi fondasi awal dapat menjelaskan tentang biaya dan keuntungan yang diharapkan dalam perusahaan.

Referensi :

Business Finance merupakan pengelolaan aset dan uang, karena itulah Business Finance sangat penting bagi perusahaan manapun. Fokus utama Business Finance adalah meningkatkan keuntungan perusahaan dan meminimalkan resiko finansial.

Bagaimanapun juga sebuah proyek yang berbasis pada pengembangan IT bukanlah proyek yang menghasilkan profit, selain dibutuhkan waktu yang lama dalam pengembangannya, mahalnya proyek dan juga sangat kecil persentase keberhasilan (hanya 31%) juga terkadang yang menjadi sebab pembatalan sebuah proyek IT.

Karena itulah jika ada perusahaan ingin mengembangkan proyek IT membutuhkan sebuah business case dalam pengembangannya. Selain itu perusahaan memerlukan pengertian yang jelas mengenai nilai untuk membuat keputusan mengenai dimana perlu untuk diinvestasikan.

Referensi