Mengapa mengatur tempat kerja merupakan hal yang penting?

Tempat kerja

Tempat bekerja merupakan tempat kedua terlama yang digunakan setelah manusia. Tempat kerja juga menentukan produktivitas pekerjanya. Mengapa mengatur tempat kerja merupakan hal yang penting ?

Mengatur tempat kerja? mungkin terdengar simple namun seberapa penting tempat kerja anda dan mengapa harus diatur? berikut jawabannya menurut Renae Nicole

Mengapa Mengatur Tempat Kerja Begitu Penting?


  • Moral
    Sebuah organisasi dikatakan sukses adalah membuat tempat kerja yang bersih dan baik sehingga membuat kesan bagaimana pegawai melihat pekerjaan mereka. Pegawai yang bangga dengan lingkungan kerja mereka akan cenderung untuk mengatur meja kerja mereka sendiri. Dengan begitu dapat membuat perubahaan positif dan semangat kerja para pegawai.

  • Profesionalisme
    Jika seorang pegawai rapi dan terorganisir meja kerjanya, maka akan menimbulkan kesan profesionalisme bagi atasan atau klien anda.

  • Keamanan & Kesehatan
    Sebuah ruang kerja perusahaan yang berantakan dapat menyebabkan masalah keamanan & kesehatan bagi para pegawainya. misalkan menyimpan makanan basah terlalu lama akan menyebabkan timbulnya jamur yang dapat menyebabkan ganguan pernafasan. Lalu lantai yang tertumpahan air dapat menyebabkan terjatuhnya pegawai. Dengan mengurangi hal - hal tersebut akan mengurangi klaim kompensasi para pegawainya.

  • Efesiensi
    Dengan meningkatkan produktifitas seperti mengorganisir file - file maka akan menghemat waktu dan berimbas pada efisiensi bekerja. Dengan demikian pekerja lebih banyak menghasilkan dan memperbanyak keuntungan perusahaan.

2 Likes

Memiliki tempat kerja yang teratur dapat menyebabkan beberapa masalah yang terkait dengan pekerjaan kita. Sebuah tempat kerja yang tidak teratur hanya akan membuang waktu dan energi untuk menyelesaikan tugas yang kecil dan sederhana. Beberapa hal yang menjadi penyebab tempat kerja yang tidak teratur yaitu :

  • Stress berlebihan yang berasal dari ketidak mampuan saat mencari hal – hal yang ketika kita membutuhkannya.
  • Penghalang produktivitas disebabkan karena waktu yang terbuang untuk mencari hal – hal yang seharusnya mudah di akses tetapi susah untuk menemukannya.
  • Gangguan yang bertambah. Semakin banyak hal yang telah mengganggu meja kerja di tempat kantor, menyebabkan kurang fokus pada pekerjaan dan lebih mengarah ke sesuatu yang tidak berarti.
  • Dapat meningkatkan risiko penyakit. Karena dengan ketidak teraturan tempat kerja tersebut dapat mendatangkan bakteri, kuman, bahkan virus.

Maka dari itu segera atur tempat kerja kita agar lebih produktif dalam bekerja. Berikut tips untuk mengatur tempat kerja yang baik dan nyaman :

  • Ambil waktu sepuluh atau lima belas menit pada saat akhir hari kerja untuk mengatur tempat kerja kita. Setidaknya atur tempat kerja kita sampai 80% terlihat rapi dari segala barang – barang yang berserakan. Dengan melakukan hal seperti ini pada akhir hari kerja, kita dapat bekerja secara produktif pada keesokan harinya.

  • Batasi kebutuhan dan gunakan secara teratur. Cobalah untuk menjaga barang – barang yang di perlukan saat kerja dan siap sedia saat kita sudah duduk di meja kerja. Seperti pulpen, formulir pekerjaan, dokumen, dan lain – lain.

  • Buatlah sistem pengarsipan yang sesuai pada jenis dokumen yang ada. Yaitu beri kode warna dokumen yang sudah di pisahkan sesuai dengan jenis dokumen tersebut. Selain itu terapkan sistem pengarsipan visual yang memungkinkan kita dapat dengan mudah mencari dokumen yang bersifat penting. Letakkan dokumen tersebut pada tempat yang mudah di ingat. Hal ini memungkinkan untuk dengan mudah mencari dokumen terbaru tanpa harus mencari dengan susah.

  • Buatlah sistem email untuk memfilter antara email yang penting dan yang tidak penting, sehingga dapat dengan mudah menyimpan atau mengabaikan email yang telah diterima. Karena tanpa sistem tersebut kebanyakan orang akan membaca dalam waktu berjam-jam hanya untuk membaca email yang sekiranya tidak penting. Bagi email yang tidak penting segera hapus email tersebut agar lebih fokus saat bekerja.

  • buatlah meja kerja kita seperti meja pribadi kita. Jika kita ingin membuat meja kerja berasa seperti meja pribadi, maka letakkan barang yang kita suka dengan tidak mengganggu produktivitas kerja kita. Karena paling tidak harus ada sedikit warna yang berbeda pada meja kerja kita agar menjadi ciri khas dari meja kerja kita.

Referensi : Timecamp : How To Organize Your Workplace To Become More Productive

2 Likes


Ruang kerja yang teratur merupakan salah satu faktor penting untuk kesuksesan sebuah bisnis di perusahaan. Biasanya pada saat-saat tertentu, terjadi sebuah kondisi dimana ruang kerja akan menjadi berantakan. Hal itu dapat menyebabkan sulitnya kita untuk mencari sesuatu yang penting. Oleh karena itu, ruang kerja sangatlah penting dan harus dijaga kebersihannya. Pada salah satu blog website Sales & Marketing CRM, Debbie Fletcher seorang penulis berita majalah, membuat sebuah artikel pentingnya sebuah ruang kerja yang teratur yaitu :

  1. Mengurangi Tingkat Stres
    Bekerja di lingkungan yang rapi akan mengurangi stres dan membantu kita untuk berpikir lebih jernih. Memiliki banyak dokumen, alat-alat kantor, dan peralatan lain yang berantakan di ruang kerja, akan membuat pekerjaan kita terganggu. Oleh karena itu banyak orang memilih untuk menyimpan barang-barang mereka di sebuah kotak penyimpanan. Hal ini merupakan salah satu cara untuk mengatur ruang kerja kita sehingga barang-barang penting yang akan cari, mudah ditemukan di satu tempat.

  2. Membuat kesan indah
    Jika klien Anda mengunjungi sebuah kantor yang berantakan, mereka akan merasa tidak nyaman dan mungkin saja akan meningalkan kantor tersebut. Kantor yang rapi akan membuat kesan yang lebih professional sehingga klien akan senang melihatnya.

  3. Memotivasi karyawan
    Kantor yang rapi dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik sehingga meningkatkan produktifitas.

  4. Menciptakan lingkungan kerja yang sehat
    Anda mungkin tidak mengetahui fakta bahwa ruang kerja yang kotor akan menyebabkan karyawan Anda terjangkit penyakit. Menurut majalah Weekly Living, tempat kerja yang berdebu jauh lebih berpotensi untuk menyebarkan penyakit. Hal ini terjadi dikarenakan debu dapat membuat alergi sehingga dapat menyebabkan influenza, radang tenggorokan, serta gatal pada hidung dan mata. Akibatnya akan banyak karyawan yang tidak masuk bekerja karena terkena penyakit. Oleh karena itu selalu jagalah kebersihan ruang kerja.

  5. Bisa menemukan barang dengan mudah
    Dengan mengelompokkan semua berkas-berkas dan dokumen ke dalam satu tempat, anda akan lebih mudah untuk mencari ketika dibutuhkan. Hal ini dapat mempersingkat waktu Anda dan dapat meningkatkan konsentrasi kerja.

Oleh karena ruang kerja yang teratur sangatlah penting, ada beberapa tips menurut Randall Orser dalam artikelnya pada website Number Crunchers yang membantu Anda untuk menata ulang kembali ruang kerja anda sehingga menjadikan tempat kerja yang jauh lebih menyenangkan untuk bekerja, yaitu :

  1. Membuang barang-barang yang tidak dibutuhkan
    Banyak kantor yang terlihat berantakan setelah digunakan beraktivitas untuk beberapa waktu. Ketika banyak benda-benda berantakan di ruang kerja Anda, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari sesuatu yang anda butuhkan. Oleh karena itu anda perlu menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan agar anda lebih mudah mencarinya. Menentukan sesuatu yang dibutuhkan dan menyingkirkan barang-barang yang tidak diperlukan harus rutin dilakukan, agar ruang kerja terkesan professional.

  2. Menata Meja Kerja.
    Disarankan untuk menggunakan meja yang mempunyai banyak laci, agar barang-barang tidak berantakan diatas meja. Aturlah meja anda dengan menempatkan barang yang paling sering anda gunakan pada laci yang paling atas. Sedangkan kelompokkan barang-barang yang sejenis pada laci dibawahnya. Singkirkan barang-barang yang tidak berhubungan dengan pekerjaan Anda dengan meletakkannya diluar ruang kerja Anda.

  3. Menata Kabel yang Berserakan
    Walaupun teknologi nirkabel dan mobile saat ini berkembang pesat, masih banyak teknologi yang menggunakan kabel. Terutama jika Anda memiliki barang-barang elektronik seperti sound system, printer, hardisk external, dan peripheral lainnya yang terhubung ke komputer Anda. Rata-rata komputer desktop masih menggunakan banyak kabel. Hal tersebut biasanya telihat berantakan sehingga dapat mengganggu konsentrasi pekerjaan Anda. Anda dapat merapihkan kabel-kabel yang berserakan dengan membuat sebuah lobang dibelakang meja Anda serta menandai setiap kabel dengan kertas berwarna agar Anda lebih mudah membedakan kabel satu dengan lainnya. Sehingga ruang kerja Anda telihat lebih rapi dari sebelumnya.

  4. Seringkali Tata Ruang Anda Dengan Style yang Berbeda
    Membuat suatu perubahan dalam ruang kerja merupakan salah satu cara terbaik untuk mengatur ruang kerja. Perubahan desain ruang kerja dapat membuat Anda lebih termotivasi dalam bekerja. Tatalah ruang dengan suasana yang berbeda-beda. Seperti memberikan pencahayaan alami, dan berikan sedikit celah kosong agar Anda lebih nyaman bergerak dan terasa fresh dalam bekerja.

  5. Mengatur Ruangan Anda Secara Rutin
    Jika menata ruangan jarang Anda lakukan, jangan harap Anda dapat nyaman dengan ruang kerja Anda. Jadikan aktivitas tersebut menjadi sebuah kebiasaan. Biasanya Anda mempunyai sedikit waktu luang saat jam kerja berakhir. Saat itulah Anda rapikan ruangan Anda seperti membersihkan dokumen-dokumen yang tidak terpakai lagi. Agar keesokan harinya ruang kerja Anda telah tertata rapi sehingga membuat Anda memulai aktivitas dengan fresh.


Sekian tips yang bisa saya bagikan, semoga Anda senantiasa bekerja dengan tertib, agar ruangan kerja Anda selalu rapi. Terima Kasih :blush:

2 Likes

Mengapa Harus Mengatur Tempat Kerja?

Terdapat beberapa alasan mengapa kita harus mengatur tempat kerja kita, yaitu:

  1. Menggambarkan Profesional dan Pribadi
    Tempat kerja yang tidak terorganisir atau tidak rapi akan berdampak negative pada citra profesi kita. Karena akan terlihat buruk di depan rekan kerja dank lien kita apabila tempat atau ruang kerja kita dalam keadaan berantakan. Selain itu kerapian juga menggambarkan pribadi dari seseorang

  2. Menggambarkan Perusahaan
    Kebersihan tempat kerja juga menggambarkan perusahaan kita secara keseluruhan. Penting untuk membuat kesan yang baik dari klien yang pertama kali dating ke kantor kita. Dengan keadaan tempat kerja yang berantakan mungkin membuat klien mempertanyakan kemampuan kita dalam memprioritaskan pekerjaan.

  3. Kesehatan
    Kotornya tempat kerja merupakan salah satu masalah kesehatan. Biasanya disebabkan oleh penumpukan debu, serat dan serbuk yang dapat membahayakan pernapasan dan memicu berbagai macam penyakit.

  4. Pekerjaan Lebih Efisien
    Kita membutuhkan tempat atau ruang kerja yang terorganisir untuk melakukan pekerjaan kita lebih efisien. Sebuah meja kerja yang berantakan akan mempersulit kita dalam mencari barang yang dibutuhkan (missal: pena). Dengan tempat kerja yang terorganisir akan memudahkan pekerjaan dan kita bisa fokus dengan pekerjaan yang harus diselesaikan.

  5. Akan Merasa Lebih Senang Ketika Datang Bekerja
    Dengan adanya meja kerja yang bersih akan lebih terasa jika kita tidak terlalu sibuk dan ster. Dengan meja yang berantakan kita akan merasa pekerjaan menumpuk dan sibuk sehingga menimbulkan peningkatan kadar stress.

  6. Membantu Mengingat Tugas Yang Penting
    Setiap orang mempunyai kotak pesan untuk surat-surat mereka. Namun sebagian besar dari kita tidak menyadari bahwa kotak pesan fisik di meja penting agar dokumen yang masuk dan keluar tetap terorganisir. Hal ini membantu kita mengingat tempat penyimpanan dokumen yang akan segera diselesaikan.

Mengatur Tempat Kerja

Berikut ini beberapa tips dalam mengatur tempat kerja:

  1. Membersihkan ruang kerja
    Berantakan, kotor, rusak, sisihkan segala sesuatu yang tidak diperlukan atau diinginkan.

  2. Mengumpulkan dan menempatkan
    Mengumpulkan setiap barang yang tidak berada pada tempatnya dan meletakkannya di mana barang tersebut seharusnya diletakkan.

  3. Membangun wilayah kerja
    Tentukan jenis kegiatan apa yang terjadi di setiap area kantor. Kita mungkin akan memiliki ruang kerja utama (paling mungkin meja kerja) area referensi (filing cabinet, rak, binder) dan area supply (lemari, rak atau laci). Tempatkan peralatan dan persediaan yang sesuai terletak di tempat sesuai dengan jangkauan.

  4. Dekat
    Posisi peralatan dan perlengkapan yang sering kita gunakan dalam jangkauan. Peralatan dan perlengkapan yang jarang digunakan dapat disimpan atau disisihkan.

  5. Pelabelan yang baik
    Pilih pembuat label yang mudah digunakan. Luangkan waktu untuk melabeli rak, tempat sampah, keranjang laci. Tidak hanya untuk mengingatkan kita sendiri, tetapi juga untuk membantu orang lain yang mungkin memiliki keperluan untuk menemukan, menggunakan, atau menyimpan apa pun di ruang kerja kita.

  6. Merevisi sistem pengarsipan
    Di era digital ini kebutuhan untuk menyimpan file-file kertas mengalami penurunan. Kita mungkin dapat menghilangkan beberapa file dan folder yang telah Kita gunakan di masa lalu. Jika Kita menyimpan file di komputer, pastikan untuk melakukan reguler back-up.

  7. Buat folder meeting
    Masukkan semua “perlengkapan yang akan dibahas” di sana bersama dengan barang-barang yang perlu diserahkan, laporan yang perlu diberikan, dll. Hal ini akan membantu kita siap untuk meeting dan mengurangi stres yang akan meningkat saat meeting.

  8. Buat folder WOR
    Begitu banyak kertas berantakan sampai orang lain merespon atau bertindak. Kumpulkan mereka dalam WOR (Waiting on Response) folder.

  9. Bersihkan meja kerja
    Sisihkan segala sesuatu, bersihkan secara menyeluruh dan masukkan kembali barang-barang yang hanya bersifat penting untuk digunakan sehari-hari.

  10. Mengatur laci
    Masukan barang yang digunakan secara bersama-sama di laci pada tempat yang sama, perangko dengan amplop, dll. Gunakan penyekat laci untuk barang-barang kecil (klip kertas, paku payung, dll). Gunakan laci terpisah untuk barang-barang pribadi.

  11. Membersihkan tumpukan kertas
    Pilah kertas-kertas tersebut dan letakkan di tempat yang tepat atau membuangnya.

  12. Urutkan pesan
    Jangan hanya menempel pesan dalam tumpukan, urutkan atau isi ulang kembali dan ambil pesan-pesan yang dibutuhkan sekarang.

  13. Menetapkan tanggal membuang
    Anda tidak perlu untuk menyimpan setiap lembar kertas tanpa batas. Tandai file atau dokumen ketika mereka akan dibuang atau dihancurkan. Beberapa dokumen hukum atau keuangan harus disimpan untuk jangka waktu yang ditentukan.

Sumber : Tips To Organize Your Office