Mengapa dalam bussines case, Measurable Organizational Value (MOV) dilakukan pada tahap awal?

Measurable Organizational Value (MOV) didefinisikan pada awal proyek. Hal ini disebabkan karena MOV menyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalam siklus proyek.

Mengapa dalam bussines case, Measurable Organizational Value (MOV) dilakukan pada tahap awal?

Profesor Jack Marchewk mengatakan bahwa tujuan dari MOV adalah untuk mengukur keberhasilan dari proyek. Namun Jack Marchewk juga mengatkan bahwa MOV merupakan fondasi awal dan utama dalam pembangunan sebuah proyek. Sehingga pembuatan MOV akan menjadi penting dilakukan dalam tahap awal bussiness case agar karyawan mengerti fondasi awal dan tujuan utama dari pembuatan bussiness case ini. Fondasi awal yang dimaksud terwujud dari 6 tahapan yang dilakukan untuk membuat MOV, dengan tahap-tahapan ini maka setiap elemen dalam perusahaan dapat melakukan identifikasi fondasi awal dalam membuat bussiness case.

image

Pada tahap pertama, perusahaan akan menentukan area atau segmentasi pasar yang ingin diberikan dampak dari pembuatan projek. Dengan menentukan area terdampak diawal, akan membuat perusahaan mengerti segmentasi dan area apa yang ingin dituju oleh projek ini, contohnya adalah dalam MOV menjelaskan perusahaan ingin dampak terhadap kepuasaan customer service, maka perusahaan akan berusaha bagaimana projek yang dikembangkan dapat berdampak terhadap kepusaan customer service.

MOV juga memuat tentang nilai yang ingin dicapai dari proyek IT, nilai yang dimaksud dapat berupa better, faster, cheaper, dan Do more. Sangat penting perusaahan menentukan dari awal nilai apa yang diinginkan terhadap proyek IT yang ingin dibangun. Dengan begitu perusahaan akan melakukan identifikasi apakah nilai yang akan dibangun sesuai dengan tujuan dari perusahaan. Memfokuskan nilai-nilai ini juga dapat menjadi keuntungan perusahaan agar projek yang dibuat dapat, jika semua nilai ingin diwujudkan akan memakan waktu dan biaya yang lebih tinggi sehingga lebih baik perusaahan menentukan dari awal nilai yang ingin dicapai dan fokus terhadap nilai tersebut.

MOV juga berhubungan dengan identifikasi biaya, dengan melakukan identifikasi biaya di awal maka perusahaan dapat melakukan financial management, hal ini diharapkan untuk mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam perhitungan biaya. Dengan MOV yang mengidentifikasi biaya akan membuat perusahaan dapat mengatur bagaimana strategi untuk medapatkan biaya tersebut.

Scope atau batasan yang diidentifikasi pada MOV dapat menjadi dasar organisasi untuk membuat strategi untuk mewujudkan projek yang akan dibangun. Dengan menggunakan Scope maka organisasi akan mengerti batasan-batasan projek agar tidak melenceng dari tujuan awal organisasi dibuat. Jika scope ini tidak diidentifikasikan maka pembuatan projek akan keluar batas dan dapat membuat organisasi mengeluarkan biaya dan tenaga lebih.

MOV harus memuat nilai yang dapat diverifikasi kepada stakeholder, verifikasi ini berguna sebagai kesepakatan awal untuk menilai apakah projek ini dapat dikatakan berhasil atau tidak. Dengan kesepakatan diawal akan membuat penilaian terhadap keberhasilan projek menjadi objektif, jika tidak ada kesepakatan diawal maka elemen-elemen penilaian dapat berubah dan membuat penilaian terhadap suatu projek menjadi subjektif dan tidak valid. Jika penilian tidak valid maka perusahaan tidak dapat mengetahui apakah projek yang sudah dikerjakan sesuai dengan fondasi awal dan tujuan utama dari perusahaan. Jika MOV tersebut valid maka perusahaan dapat melakukan tindak lanjut terhadap projek yang sedang dibuat.

Dengan demikian MOV sangat penting dibuat dalam tahap awal pembuatan bussiness case, MOV akan mengidentifikasi area dan nilai-nilai yang diingin dicapai dalam pembuatan projek, penentuan waktu penilaian suatu projek juga berguna agar perusahaan dapat membuat timeline tahapan pembuatan projek, timeline disini akan menjadi fondasi awal dalam melakukan manajemen waktu. biaya juga akan menjadi fondasi awal untuk membuat sebuah proejk, dengan MOV maka perusahaan dapat melakukan manajemen keuangan dan strateginya. Dan yang terakhir, MOV sebagai kesepakatan awal perusahaan kepada segala elemen pendukung projek ini untuk menilai keberhasilan suatu projek agar menghindari penilaian yang subjektif.

Referensi :

http://www.sheepguardingllama.com/2008/01/overview-of-measureable-organizational-value-mov/

Dalam buku Jack Marchewka: Information Technology Project Management: Memberikan Measurable Organization Value (2003), dia menyajikan konsep MOV sebagai langkah pertama dalam business case dan kebutuhan untuk secara jelas dikaitkan dengan tujuan dan strategi organisasi.
Sesuai namanya, pengembangan MOV harus:

  • Be Measurable: pengukuran akan memberi fokus pada proyek, tidak hanya dalam hal tindakannya namun seberapa besar keberhasilan akan diukur selama dan pada akhir proyek, juga setelah diterapkan dan beroperasi.

  • Provide value to the organization: sumber daya dan waktu tidak boleh dihabiskan untuk proyek apapun kecuali jika dapat memastikan bahwa akan memberikan nilai bagi organisasi

  • Be agreed upon: MOV harus menetapkan harapan bagi stakeholder. Meskipun tidak mudah untuk menyetujui tujuan begitu awal, dalam prosesnya pada akhirnya akan dilakukan dengan baik.

  • Verifiable: pada akhir proyek MOV harus digunakan untuk menentukan apakah proyek itu sukses.

Seperti yang dituturkan oleh Jack Marchewka, MOV dikerjakan pada tahap awal karena 4 hal diatas tersebut. yang jika hal tersebut dilakukan pada tahap akhir business case, akan bisa terjadi keterlambatan maupun biaya tak terduga, karena proyek tersebut belum mendapat evaluasi dari MOV.

Referensi

Nilai(values) penting untuk diukur dalam MOV karena nilai mempengaruhi perilaku individu, dan yang penting, nilai relatif stabil.

Untuk mendapat nilai yang baik, perusahaan harus bisa berada dalam suatu tingkatan dimana seorang karyawan memiliki pandangan dan tujuan yang sesuai dengan organisasi. Persamaan pandangan ini tergantung pada nilai kedua pihak. Kesesuaian yang harus ada dari nilai antara individu dan organisasi agar kedua pihak ini bisa memiliki nilai dan pandangan yang sama adalah nilai yang berhubungan positif dengan hasil emosional seperti keterlibatan, komitmen organisasi dan kepuasan kerja.

Semua hal itu penting untuk mendapat kinerja perusahaan yang baik. Nilai penting bagi individu dan perusahaan. Perusahaan harus memberikan nilai pada merek produk atau layanan mereka yang akan ditunjukkan kepada pelanggan. Nilai itu diharapkan menjadi cerminan dan menunjukkan nilai-nilai perusahaan dalam cara mereka berpikir dan berperilaku. Mengukur nilai dipandang penting karena nilai dapat berperan dalam menentukan apa penilaian orang terhadap perusahaan, feedback apa yang mereka lakukan terhadap apa yang sudah perusahaan lakukan dan menilai seberapa baik kinerja perusahaan.

MOV atau pengukuran nilai organisasi dapat membantu mempelajari banyak hal. Contohnya, pola pikir seseorang dapat dianggap lebih penting daripada keterampilan mereka. Dalam bisnis perusahaan masa kini, banyak pengusaha tidak dapat mengatakan dengan pasti keterampilan apa yang harus dimiliki oleh staf mereka dalam waktu sepuluh tahun, tetapi mereka tahu secara jelas pola pikir yang bagaimanakan yang akan membantu mereka menjalankan bisnis perusahaan.

MOV dapat berguna untuk membantu individu dan organisasi mempertimbangkan apakah peran atau budaya organisasi selaras dalam hal nilai. Mengukur ciri dan nilai kepribadian yang digabungkan bersama dapat memberi titik awal yang lebih luas untuk mengeksplorasi pola pikir daripada mempelajari ciri kepribadian saja tanpa mempelajari nilai.

Dari dasar di atas bisa disimpulkan bahwa MOV diletakkan di awal karena berguna menyamakan pandangan antara pegawai dan perusahaan,menilai value dari organisasi itu sendiri, mengukur nilai proyek bagi organisasi dan menentukan tingkat kesuksesan proyek. Jika semua itu dilakukan di akhir, maka jika ada gangguan atau kegagalan proyek, hal tersebut akan sangat merugikan perusahaan karena dengan meletakkan mov tidak di awal, berarti perusahaan mengerjakan proyek tanpa tahu nilai, keuntungan dan resiko dari proyek yang dikerjakan. Selain itu tanpa mov perusahaan dan karyawan tidak akan memiliki nilai dan pandangan yang sama dan pada akhirnya akan berdampak pada hasil akhir proyek yang tidak maksimal.

Referensi:

Membuat dokumen business case sebenarnya adalah tahap terakhir dari beberapa tahap yang harus diselesaikan sebelumnya. Sepanjang tahap ini, terlihat jelas bahwa proyek yang dikerjakan saat ini tidak layak dilakukan. Karena perkembangan business case bisa memakan banyak waktu, penting untuk melakukan evaluasi itu sedini mungkin dalam prosesnya. Intinya, manajer perusahaan atau organisasi harus menentukan business case sebelum mengembangkannya.

Tahap pertama persiapan melibatkan analisis menyeluruh terhadap situasi yang mengarah pada proyek. Begitu masalah dipahami secara menyeluruh, penting untuk menentukan persyaratan dan perkiraan kasar dari proyek. Persyaratan ini mencakup waktu dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk penyelesaian kasus bisnis, proyek atau fase proyek.

Selanjutnya, perusahaan atau organisasi harus mengidentifikasi semua sumber data yang dibutuhkan untuk mendukung business case. Sumber-sumber ini termasuk sumber keuangan dari dalam perusahaan, studi kasus dari proyek serupa, data historis, analisis industri dan prakiraan, studi demografi, dan sebagainya.

Setelah mengumpulkan informasi tersebut, perusahaan atau organisasi harus membuat rencana awal dari business case tersebut kepada seseorang yang memiliki wewenang untuk memberi keputusan atau biasa disebut manajer. Manajer perusahaan atau organisasi dituntut untuk mengeluarkan ide-ide mereka terkait proyek, pendapat mereka tentang nilai dan kelayakan proyek, dan dukungan positif mereka.

Berdasarkan semua masukan yang tersedia, manajer perusahaan atau organisasi harus memiliki gagasan tentang seberapa besar kemungkinan proyek tersebut akan disetujui. Setelah itu, dapat diambil kesimpulan berdasarkan tahap MOV (Measurable Organizational Value), apakah proyek akan tetap dilanjutkan atau dihentikan.

http://whatis.techtarget.com/reference/How-to-write-a-business-case