Didalam Knowledge Management, seperti yang disampaikan oleh Dilip Bhatt, seorang konsultan Knowledge Management, dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge, terdapat 3 komponen utama yang ada pada Knowledge Management.
Komponen-komponen tersebut adalah (Bhatt, D. 2000):
1. People
Menurut Debowski (2006, p.47), People adalah orang yang memiliki knowledge, mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategic knowledge untuk kesuksesan perusahaan. Dijelaskan juga oleh Debowski (2006, p.111-112), human resources merupakan komponen penting didalam proses Knowledge Management, dimana knowledge dan keahlian yang dimiliki oleh People akan menjadi value bagi organisasi. Terdapat 4 bagian area dalam akitivitas management human resources yang memiliki dampak besar dalam Knowledge Management pada organisasi, yaitu:
Gambar Pendukung struktural untuk Knowledge Management (Sumber: Debowski,2006)
-
Organisational Structure
Melakukan analisa terhadap struktur organisasi, proses hirarki organisasi, membuat keputusan, komunikasi dan inovasi. -
Staffing
Melakukan analisa terhadap proses core competencies karyawan, proses seleksi dan rekruitmen dalam suatu organisasi. -
Performance Management
Melakukan analisa terhadap proses penilaian performance karyawan dalam suatu organisasi -
Learning & Develompent
Melakukan analisa terhadap proses pengembangan dan learning dalam suatu organisasi. -
Organisatuonal Evaluation & Review
Melakukan analisa terhadap proses penilaian dan evaluasi organisasi yang mengukur performance organisasi.
2. Process
Menurut Debowski (2006, p.47), Process merupakan pengaturan dan alignment dari strategi, prinsip, proses, practice untuk memastikan bahwa Knowledge Management dapat berjalan baik ketika diimplementasikan.
Menurut Probst, et al (2000, p29-34) untuk mengatur dan mengelola pengetahuan perusahaan atau organisasi perlu dilakukan pengelompokan dan pengkategorian masalah yang ditemui pada perusahaan tersebut. Core Process Knowledge Management dikategorikan menjadi 6 bagian, hal ini ditujukan agar peranan manajer mampu mengoptimalkan aktifitas Knowledge di dalam area individu ke seluruh area organisasi.
Gambar Core Process Knowledge Management, Probst et al (2000)
-
Knowledge Identification
Merupakan proses mengidentifikasi Knowledge, baik yang bersifat tacit maupun explicit. Di dalam pengidentifikasian Knowledge maka dilakukan analisis dan gambaran Knowledge di lingkungan perusahaan. Banyak sekali perusahaan yang kesulitan dalam mengatur gambaran umum data internal dan eksternal, informasi dan kemampuan.Ketidakjelasan inilah mengakibatkan ketidakefisienan, keputusan tidak tersampaikan, dan duplikasi.
Maka dari itu, Knowledge Management yang efektif harus memastikan kejelasan internal dan eksternal dan membantu karyawan secara individual untuk menentukan apa yang dibutuhkan.
-
Knowledge Acquisition
Proses yang menggambarkan hubungan dengan pihak luar perusahaan, seperti customer, supplier, competitor dan business partner lainnya yang ikut bekerja sama dalam memberikan pengetahuan yang potensial.Perusahaan juga dapat membeli Knowledge yang tidak bisa dibangunnya sendiri dengan merekrut ahli atau memperolehnya dari perusahaan. Knowledge Management yang sistematik harus mampu mengambil kemungkinan ini sebagai sesuatu yang harus diperhitungkan.
-
Knowledge Development
Proses dalam pembangunan blok-blok di mana setiap komponennya saling melengkapi dengan Knowledge Acquisition.Tahap ini meliputi seluruh usaha manajemen untuk ditujukan pada cara menghasilkan kemampuan yang belum ada di dalam perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar perusahaan atau yang belum ada keberadaannya di dalam atau di luar perusahaan.
Di dalam Knowledge Development ini difokuskan terhadap pembangunan keahlian baru, produk baru, ide- ide luar biasa dan banyak proses efisiensi lainnya.
-
Knowledge Sharing and Distribution
Proses membagi dan menyebarkan pengetahuan yang sudah ada dalam perusahaan. Sehingga dalam tahap ini ditujukan untuk merubah informasi dan pengalaman yang terisolasi menjadi sesuatu, di mana Knowledge tersebut nantinya dapat dimanfaatkan untuk kemajuan organisasi.Langkah yang penting dalam pendistribusian Knowledge ini adalah dengan menganalisis peralihan pengetahuan dari individual ke group atau perusahaan.
-
Knowledge Utilization
Pada tahap ini, Knowledge harus dipastikan disimpan sebaik mungkin guna mendukung aktivitas atau proses bisnis yang berlangsung di dalam organisasi. Tahap identifikasi dan distribusi yang sukses belum bisa menjamin penggunaan produktifitas yang dihasilkan dalam operasi bisnisnya.Terdapat tantangan yang bisa menjadi penghambat pengunaan pengetahuan dari luar. Maka dari itu langkah-langkah harus diambil guna memastikan bahwa kemampuan yang bernilai dan Asset pengetahuan seperti hak paten atau license dapat digunakan secara utuh.
-
Knowledge Retention
Dalam tahap ini, termasuk juga aktifitas pemilihan, penyimpanan dan meng-update Knowledge akan sangat bernilai bagi masalah potensial yang ada di organisasi. Jika aktifitas-aktifitas tersebut mampu dilakukan secara maksimal, maka mampu untuk menyimpan keahlian berharga bagi perusahaan.
3. Technology
Menurut Debowski (2006, p.258), Technology merupakan peran pendukung yang penting dalam Knowledge Management, dimana dibutuhkan user yang berkompeten dan confident ketika menggunakannya.
Sedangkan menurut Dalkir Kimiz (2005, p.219), dalam implementasi Knowledge Management System diperlukan berbagai tools yang cukup beragam untuk dapat ikut terlibat dalam sepanjang siklus Knowledge Management teknologi yang dapat memfasilitasi terutama komunikasi, kolaborasi, dan konten manajemen untuk knowledge capture, sharing, dissemnination, dan application.