Plan Risk Response merupakan proses untuk mengembangkan opsi dan tindakan untuk meningkatkan peluang dan mengurangi ancaman terhadap tujuan proyek. Manfaat utama yang akan didapatkan pada penerapan Plan Risk Response dapat digunakan untuk menangani risiko dengan melihat prioritasnya, memasukkan sumber daya dan kegiatan ke dalam anggaran, serta memasukkan jadwal dan rencana manajemen proyek sesuai kebutuhan.
Apa saja output yang ada pada Plan Risk Responses dan bagaimana penjelasannya?
Plan Risk Responses (Merencanakan Respons Risiko) merupakan proses untuk mengembangkan opsi dan tindakan untuk meningkatkan peluang positif dan mengurangi ancaman negatif terhadap tujuan proyek. Penting untuk mengurangi ancaman risiko terhadap proyek, karena dengan banyaknya risiko yang muncul dapat mengurangi kemungkinan suksesnya proyek. Sehingga setiap risiko yang muncul harus didiskusikan respon yang akan diberikan. Manfaat dari proses ini, yaitu dapat memprioritaskan risiko, memasukkan sumber daya dan kegiatan ke dalam anggaran, jadwal dan rencana manajemen proyek sesuai kebutuhan. Agar apa yang dilakukan sesuai dengan apa yang direncanakan. Didalam prosesnya, plan risk response membutuhkan input, tools & technique, serta memiliki output yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk menghadapi risiko nantinya.
Output yang dihasilkan dalam proses ini ada dua, antara lain:
Project Management Plan Updates
Berikut elemen-elemen rencana manajemen proyek yang dapat diperbarui sebagai hasil dari proses ini, tetapi tidak terbatas pada:
Schedule management plan, mencerminkan perubahan dalam toleransi atau perilaku yang terkait pemuatan dan perataan sumber daya, serta pembaruan untuk strategi jadwal.
Cost management plan, diperbarui untuk mencerminkan perubahan toleransi atau perilaku yang terkait akuntansi biaya, pelacakan, dan laporan, serta pembaruan untuk strategi anggaran dan bagaimana kontinjensi cadangan dikonsumsi.
Quality management plan, diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam toleransi atau perilaku yang terkait persyaratan, jaminan kualitas, atau kontrol kualitas, serta pembaruan untuk dokumentasi persyaratan.
Procurement management plan, diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam strategi, seperti perubahan dalam keputusan pembelian atau jenis kontrak (s) yang didorong oleh risiko tanggapan.
Human resource management plan, rencana manajemen kepegawaian, bagian dari sumber daya manusia rencana manajemen, diperbarui untuk mencerminkan perubahan dalam struktur organisasi dan sumber daya proyek aplikasi didorong oleh tanggapan risiko. Ini mungkin termasuk perubahan dalam toleransi atau perilaku yang terkait alokasi staf, serta pembaruan untuk pemuatan sumber daya.
Scope baseline, karena pekerjaan baru, diubah atau dihilangkan yang dihasilkan oleh tanggapan risiko, ruang lingkup baseline dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut.
Schedule baseline, karena pekerjaan baru (atau pekerjaan yang dihilangkan) yang dihasilkan oleh tanggapan risiko, jadwal baseline dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut.
Cost baseline, karena pekerjaan baru (atau pekerjaan yang dihilangkan) yang dihasilkan oleh respons risiko, baseline biaya dapat diperbarui untuk mencerminkan perubahan tersebut.
Project Dokument Updates
Dalam proses menanggapi risiko, beberapa dokumen proyek diperbarui sesuai kebutuhan. Seperti risk register, risk register harus ditulis ke tingkat detail yang sesuai dengan peringkat prioritas dan respons yang direncanakan. Seringkali, risiko tinggi dan sedang dibahas secara rinci. Risiko yang dinilai berprioritas rendah dimasukkan dalam daftar pengawasan untuk pemantauan berkala. Pembaruan pada daftar risiko dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
Risk owners and assigned responsibilities
Agreed-upon response strategies
Tindakan khusus untuk menerapkan strategi respons yang dipilih
Kondisi pemicu, gejala, dan tanda-tanda peringatan dari suatu kejadian risiko
Anggaran dan jadwal kegiatan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggapan yang dipilih
Rencana kontijensi dan pemicu yang menyerukan eksekusi mereka
Rencana penggantian untuk digunakan sebagai reaksi terhadap risiko yang telah terjadi dan respons utama terbukti tidak memadai
Risiko sisa yang diperkirakan akan tetap ada setelah tanggapan yang direncanakan telah diambil, serta yang telah secara sengaja diterima
Risiko sekunder yang muncul sebagai hasil langsung dari penerapan respons risiko
Contingency reserve dihitung berdasarkan analisis risiko kuantitatif proyek dan ambang risiko organisasi.
