Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan kantor dengan staffnya.
Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan ketika berkomunikasi di dalam rapat ?
Rapat merupakan media komunikasi kelompok, yang pada prinsipnya untuk mendapatkan saling
pengertian.
Dari pihak pemimpin, rapat bertujuan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk menyampaikan pendapat, saran, ide-ide langsung kepada pemimpin.
Dari pihak bawahan, rapat merupakan kesempatan baik untuk bertatap muka dengan pimpinan sekaligus dengan para staf lainnya.
Agar tujuan rapat sesuai dengan yang diharapkan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rapat.
Rapat dikatakan baik apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut :
Pimpinan rapat yang baik adalah : seorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
Check list berikut dapat membantu seorang pimpinan rapat/ pertemuan :
Menjelaskan sasaran dan tujuan?
Menetapkan prioritas
Mendorong proses pembuatan keputusan
Mengarahkan orang-orang pada kemampuan terbaik mereka : berkomunikasi dengan baik dg peserta, melempar
pertanyaan-pertanyaan, mendorong peserta membuat asumsi, mendengar, menjelaskan persoalan, memotivasi
pertemuan untuk mencapai tujuan utama rapat/ pertemuan, menangkap agenda-agenda pribadi yang tersembunyi dari
para peserta, dan mengendalikannya
Merangsang hal-hal terbaik dari peserta
Mengatur waktu dengan baik
Menyimpulkan dengan dibantu oleh seorang Notulis [lihat tentang notulis]
Suasana rapat terbuka
Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak
menimbulkan prasangka yang negatif terhadap peserta rapat yang lain.
Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan
Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan
Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
Hindari perdebatan
Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
Pertanyaan singkat dan jelas
Bagaimana dengan pertanyaan, Hal-hal apa saja yang tidak boleh dilakukan ketika berkomunikasi di dalam rapat?
Jawabannya adalah anda melakukan kebalikan dari apa yang seharusnya dilakukan, seperti yang ditulis diatas, agar rapat dapat berjalan dengan baik,