Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dari sebuah konten Business Case?

Tujuan dari business case adalah untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi yang diperlukan dalam membuat keputusan terkait dengan apakah suatu proyek harus didanai atau tidak.

Hal-hal apa saja yang harus diperhatikan dari sebuah konten Business Case?

Business Case Essentials
Sebelum membuat Business Case Essentials kita perlu memahami tentang inti dari strategi Business Case yang dirancang untuk membantu pengguna menciptakan Business Case yang layak dalam mengembangkan sebuah proyek, initiative, atau pengembangan bisnis lainnya.

Business Case
Business Case adalah dokumen yang berisikan analisis dari nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek. tujuan dari business casemerupakan untuk menghasilkan manajemen bisnis dengan semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan apakah suatu proyek harus didanai.

Penjelasan lain mengenai business case adalah garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah project charter. Sebuah business case harus dapat menetapkan manfataat yang diperoleh dari melaksanakan atau membuat project charter.

Involve the Senior Responsible Officer and Engage the Audience
Untuk membangun sebuah Business Case kita perlu melibatkan seorang senior yang bertanggung jawab guna memperoleh dukungan dari Business Case tersebut dan juga unruk langkah selanjutnya. Selain dari senior yang telah berpengalaman kita juga harus melibatkan audience dan menyesuaikan pesan yang kita buat dengan kebutuhan dan sudut pandang yang kita ambil. Audience dapat dilibatkan dalam hal berikut: keterlibatan dalam pengambilan keputusan di awal proses sehingga kasus bisnis dapat berkembang dan ditangani secara tepat dan juga memungkinkan untuk mendapat umpan balik dari audience yang kita tuju tersebut.

Business Case Model

Business case dibuat dalam tiga tahap yaitu :

Tahap 1 : Konteks Strategis
Tahap 2 : Analisis dan Rekomendasi
Tahap 3 : Manajemen dan Kapasitas

Lima langkah penting dalam tiga fase Business Case adalah

Langkah 1 : Kebutuhan Bisnis dan Hasil yang diinginkan
Langkah 2 : Analisis Opsi Awal
Langkah 3 : Pilihan yang Layak
Langkah 4 : Pembenaran dan Rekomendasi
Langkah 5 : Mengelola investasi

Alur keseluruhan proses adalah sebagai berikut:

Tahap 1

  • Langkah 1: Kebutuhan Bisnis dan Hasil yang Diinginkan
    • Menetapkan kasus perubahan dan secara jelas mendefinisikan kebutuhan akan investasi.

Tahap 2

  • Langkah 2: Analisis Opsi Awal

    • Identifikasi, analisis, dan penyeleksian pilihan yang akan digunakan
  • Langkah 3: Pilihan yang Layak

    • Melakukan pemilihan berdasarkan analisis dari awal, di mana setiap opsi yang cocok dilakukan analisis secara ketat
  • Langkah 4: Pembenaran dan Rekomendasi

    • Perbandingan lengkap dari setiap opsi yang tepat terhadap kriteria evaluasi yang diidentifikasi dalam analisis pendahuluan; dan
    • Rekomendasi pilihan berdasarkan keuntungan bersih dari pilihan yang paling cocok.

Tahap 3

  • Langkah 5: Mengelola Investasi
    • Pertimbangan strategis untuk bagaimana investasi akan dikelola.

Sumber : /bcg-gar-eng.pdf

The Business Case is Similar to a Legal Case
Bussiness case memiliki banyak kesamaan dengan kasus hukum di pengadilan ruang sidang. Kedua kasus tersebut menyajikan alasan (penalaran) dan mendukungnya dengan bukti data yang faktual. Baik pengacara persidangan dan penulis bussiness case bebas memilih atau mengabaikan bukti. Dan, keduanya bebas menyusun argumen sesuai keinginan. Apakah pesan berhasil tergantung pada kemampuan mereka untuk menceritakan sebuah cerita yang meyakinkan. Umumnya ada banyak cara untuk menceritakan sebuah cerita yang meyakinkan. Resikonya tidak ada satu garis besar yang benar untuk sebuah business case.

Define, Design, Develop, Decide, Deploy and Deliver the case
Dibutuhkan identifikasi blok bangunan penting yang bertujuan untuk memposisikan blok penting dalam struktur yang logis. Yang disajikan berikut adalah struktur bussiness case yang telah terbukti dan perlu diperhatikan dari sebuah konten business case. 6D Framework bertujuan membantu mengkomunikasikan alasan membuat bussiness case. Perhatikan bahwa blok bangunan secara bertahap disebut esensial karena strukturnya ada yang tidak lengkap saat dibutuhkan.

Enam tahap dari 6D Framework adalah sebagai berikut:

  1. Define
  2. Design
  3. Develop
  4. Decide
  5. Deploy
  6. Deliver

The Framework Outlines Process Structure and Report Structure
6D Framework berfungsi untuk menggambarkan proses pembuatan bussiness case. Ringkasan tahapan proses yang lebih rinci akan dibahas pada tahap ini. Kedua, framework ini menggambarkan struktur dan isi laporan sebuah bussiness case. Garis besar laporan bersifat sangat kompleks. Struktur laporan mencerminkan struktur proses.

Adapun penggunaan framework ini dengan cara membangun sebuah business case dan mendukung alasannya. Dibuktikan adanya laporan bussiness case yang efektif dan apabila mengkomunikasikan alasannya secara langsung dan jelas akan membutuhkan proses dan laporan yang memiliki struktur yang sama, sehingga akan membuat pembaca berfikir logis menunjang pembuatan bussiness case. Bussiness case yang dibuat dengan cara ini cenderung untuk bertahan dalam pemeriksaan analisa yang kritis, memberikan panduan yang berguna, dan memprediksi apa yang sebenarnya terjadi.

Sumber: https://www.business-case-analysis.com/business-case.html#what-is-business-case-contents-structure

Business case berisi penjelasan atas alasan kenapa dan bagaimana suatu proyek harus dilakukan . Dalam business case ini berisi penjabaran secara khusus, bagaimana proyek akan mencapai satu atau lebih dari tujuan organisasi. Sehingga sebuah business case berwujud sebuah dokumen yang menjabarkan secara detail isi proyek (termasuk proses bisnisnya) dan formal, tetapi terkadang isi dari business case ini bisa berupa dokumen singkat dan sederhana sejenis memo pendek atau presentasi lisan.

Sebuah presentasi business case dikembangkan dengan mencakup:

  1. Latar belakang informasi proyek
  2. Analisis manfaat proyek terhadap bisnis atau organisasi
  3. Analisis kemungkinan yang berisi alasan dipilihnya sebuah solusi/usulan.
  4. Perkiraan biaya dan ruang lingkup proyek, dimana termasuk biaya dan waktu dari sumber daya manusia dan penggunaan tools.
  5. Analisis potensi resiko.
  6. Analisis resiko terkait kegagalan proyek termasuk Analisis kesenjangan proyek.

Dan seperti pada gambar dibawah ini merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat sebuah business case.

image

Didalam konten business case yang baik harus memenuhi syarat-syarat berikut ini :

  1. Harus rinci semua kemungkinan yang terjadi
  2. Membandingkan alternatif
  3. Memasukkan semua informasi yang berkaitan secara objective
  4. Meringkas isi secara sistematis

Dengan adanya business case akan memberikan manfaat secara langsung kepada manajer perusahaan berupa kesempatan untuk mengeksplorasi seberapa besar potensial melaksanakan sebuah proyek serta bagaimana potensi kerugian yang akan muncul kalau tidak melakukan proyek tersebut. Semua itu dapat dilakukan sebelum mereka membuat keputusan untuk mengeluarkan biaya.

Referensi : https://www.academia.edu/11505333/0134M_Manajemen_Proyek_LECTURE_NOTES_The_Business_Case

Business case harus memberikan seluruh informasi yang dibutuhkan oleh manajemen senior sebagai pertimbangan keputusan tentang apakah suatu project harus menerima pendanaan untuk menuju ke tahap selanjutnya. Karena pada tahap selanjutnya project yang direncanakan akan memiliki detail yang lebih besar di mana keputusan harus dibuat sebelum tahap tersebut dieksekusi atau dijalankan.

Business case memuat manfaat, kerugian, biaya, dan risiko situasi saat ini dan visi masa depan sehingga manajemen eksekutif dapat memutuskan apakah proyek tersebut harus berjalan terus.

Business case diperlukan saat sumber daya atau pengeluaran untuk sebuah proyek harus dinilai. Persetujuan biasanya didapat dari sponsor project dan pihak berkepentingan lainnya. Contohnya, bagian keuangan dapat memberi wewenang terhadap dana dan departemen IT yang menyediakan sumberdayanya.

Saat menulis business case, ada baiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

  • Dokumen harus singkat dan hanya menyampaikan pokok-pokok penting.
  • Buat menarik, jelas, dan ringkas.
  • Hilangkan dugaan dan meminimalkan jargon.
  • Uraikan visi masa depan.
  • Tunjukkan nilai dan manfaat dari project terhadap bisnis.
  • Jaga jumlah penulis seminimal mungkin untuk memastikan gaya dan keterbacaan yang konsisten.

Yang tidak kalah pentingnya, penulis business case harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang tujuan project dan dapat menggabungkan beragam rencana potensial yang rumit menjadi satu dokumen.

Sumber
workfront : How To Write A Business Case ― 4 Steps To A Perfect Business Case Template
https://resources.workfront.com/project-management-blog/how-to-write-a-business-case-4-steps-to-a-perfect-business-case-template