Pengendalian biaya merupakan sebuah proses dalam monitoring kinerja pembiayaan meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.
Hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam pengendalian biaya atau cost control?
Ada dua hal yang mungkin harus diperhatikan dalam proses pengendalian biaya, yaitu :
Proses pengendalian biaya tersebut yang meliputi monitoring kinerja pembiayaan, meyakinkan bahwa hanya perubahan yang tepat yang termasuk dalam baseline biaya yang direvisi, dan memberikan informasi pada stakeholders bahwa perubahan dapat mengakibatkan perubahan biaya pula.
Earned value management yang merupakan alat penting dalam pengendalian biaya, alat ini berguna untuk mengukur kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang lingkup, waktu dan data biaya. Untuk menggunakan alat ini terlebih dahulu harus membuat baseline (original plan plus approved changes), dengan adanya baseline proyek dapat di monitoring bahkan di evaluasi proyek tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Secara periodik informasi aktual mengenai kinerja proyek harus diperbaharui sehingga pemanfaatan alat ini dapat optimal.
Pengertian Biaya menurut Mulyadi (1991): Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu. Ada empat unsur pokok dalam biaya, yaitu:
Biaya merupakan pengorbanan sumber ekonomi.
Biaya diukur dalam satuan uang.
Yang terjadi atau secara potensial akan terjadi.
Pengorbanan tersebut untuk tujuan tertentu.
Penggolongan biaya berdasarkan dapat ditelusuri atau tidaknya ke dalam objek biaya dapat dibagi menjadi dua macam yaitu:
Biaya langsung (direct cost) adalah biaya yang dapat ditelusuri atau dapat diidentifikasi langsung ke suatu objek biaya karena hanya dikeluarkan untuk manfaat objek biaya itu sendiri.
Biaya tidak langsung (indirect cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk lebih dari satu objek biaya dan tidak dapat ditelusuri kesalah satu objek biaya tertentu (Sugiri, 1994: 25).
Dalam hubungannya dengan volume kegiatan biaya dapat dikelompokkan menjadi:
Biaya variabel adalah biaya yang jumlah totalnya berubah sebanding dengan perubahan volume kegiatan. Contoh: biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung.
Biaya semi variabel adalah biaya yang berubah tidak sebanding dengan perubahan volume kegiatan.
Biaya tetap adalah biaya yang jumlah totalnya tetap dalam kisaran volume kegiatan tertentu (Mulyadi, 1993 : 16-17).
Pengendalian biaya merupakan tujuan utama dari administrasi dan analisa biaya produksi. Untuk memudahkan pelaksanaan pengendalian biaya diperlukan pemisahan biaya ke dalam unsur-unsurnya, seperti biaya bahan baku, biaya upah dan biaya produksi lainnya. Selanjutnya biaya-biaya tersebut dibandingkan dengan standar-standar yang telah ditentukan berdasarkan pertimbangan atas pengalaman-pengalaman dan kebijakan internal maupun eksternal.
Tujuan pengendalian biaya adalah sebagai berikut (Anthony dkk, 1989: 4):
Mencegah terjadinya pemborosan biaya. Dengan adanya pengendalian biaya maka pemborosan biaya dapat dicegah dan efisiensi yang diharapkan dapat tercapai.
Untuk menilai prestasi manajemen. Dalam melaksanakan fungsinya manajemen dapat dinilai dan dievaluasi dengan pengendaliaan biaya.
Mendorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan. Dengan adanya pengendalian terhadap biaya diharapkan dapat mendorong ditaatinya kebijakan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Mengarahkan semua eleman yang terkait dalam kegiatan produksi. Pengendalian biaya diharapkan dapat mengarahkan semua elemen yang terkait dalam kegiatan produksi.
Cara pengendalian biaya adalah sebagai berikut:
Dengan menggunakan akuntansi pertanggungjawaban
Menggunakan jumlah biaya yang telah ditetapkan sebelumnya (biaya standar) dan menyusun anggaran biaya. Dengan biaya standar dan anggaran biaya maka biaya dapat dikontrol, sehingga biaya dapat dikendalikan.
Identifikasi Biaya. Mengidentifikasi biaya aktivitas yang berbeda kemudian dibandingkan dengan biaya dari departemen dan produk yang berbeda akan dapat mengendalikan biaya yang ada.
Pengendalian terhadap biaya produksi merupakan salah satu bagian dari langkah-langkah intern yang dilakukan perusahaan dalam usaha meningkatkan efisiensi. Pengendalian biaya terutama harus diselaraskan terhadap tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan, salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal dengan mengeluarkan biaya yang serendah- rendahnya, oleh karena itu dengan mengendalikan biaya produksi perusahaan berharap akan mendapatkan laba yang besar.
Mulyadi (2009) dalam Paula (2013) mengungkapkan bahwa dalam pengendalian biaya ada yang dengan menggunakan biaya standar dan ada juga yang menggunakan taksiran biaya.
Menurut Wasilah (2009) pengendalian merupakan usaha manajemen untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan dengan melakukan perbandingan secara terus menerus antara pelaksanaan dengan rencana. Melalui proses membandingkan hasil yang sesungguhnya dengan program atau anggaran yang telag disusun, maka manajemen dapat melakukan penilaian atas efisiensi usaha dan kemampuan memperoleh laba dari berbagai produk.
Nasehatun (1999) mengatakan bahwa pengendalian biaya berarti serangkaian langkah-lankah mulai dari penyusunan satu rencana biaya sampai kepada tindakan yang perlu dilakukan jika terdapat perbedaan yang sudah ditetapkan (rencana) dengan yang sesungguhnya. Pengendalian biaya dapat dibagi dalam empat langkah, sebagai berikut:
Mencari dasar-dasar dan menetapkan standar untuk biaya;
Membandingkan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya;
Mencari dan menentukan bagian organisasi perusahaan ataupun diluarnya yang bertanggung jawab atas adanya penyimpangan, dan
Melakukan tindakan untuk mengurangi atau mengakhiri penyimpangan.
Pengendalian biaya yang efektif berarti pengendalian biaya dalam waktu yang sangat pendek, tetapi karena tidak dilakukan secara hati-hati dan cermat serta kurang melihat rangkaian jangka panjang bagi perusahaan, hasil dari penekanan biaya itu tidak lama. Pengendalian biaya mencakup satu pekerjaan bimbingan dan pengarahan atas unsur biaya dari barang yang dihasilkan. Pengendalian biaya pada satu tahap dalam prosesnya, akhirnya akan membandingkan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya.
Menurut Nasehatun (1999 : 216), terdapat dua hal yang diperlukan dalam pengendalian biaya yaitu:
Pertanggungjawaban organisasi pada pembukuan. Tempat pertanggung jawaban itu dapat merupakan satu departemen, asal dipenuhi syarat pokoknya, yaitu ada orang yang bertanggung jawab. Tiap tempat pertanggung jawaban boleh dipecah-pecah lagi atas tempat biaya lebih kecil, dengan dipergunakannya cara ini, semua biaya baik standar maupun sesungguhnya dapat ditelusuri ke bagian organisasi yang paling kecil, dimana masih terdapat satu pertanggung jawaban. Kebutuhan penelusuran kebagian-bagian kecil organisasi itu digabungkan dengan sistem pembukuan yang berlaku, yaitu dengan menciptakan catatan atau bentuk laporan yang sesuai.
Penggunaan biaya standar
Biaya standar adalah biaya yang ditetapkan lebih dahulu setelah mempertimbangkan semua faktor yang menentukan dan setelah mengadakan penilaian atas hal-hal yang mungkin menyebabkan perubahan baik dalam jumlah maupun harga dari bahan-bahan, tenaga kerja dan jasa-jasa lain yang diperlukan.
Biaya ini merupakan sasaran dan digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi. Biaya standar berbeda dengan biaya yang ditaksir (estimatedcost). Biaya standar menunjukkan biaya yang seharusnya, sedangkan yang ditaksir biasanya mengandung unsur cara perhitungan biaya yang baik. Biaya standar biasanya digunakan untuk bahan langsung dan tenaga kerja langsung. Untuk biaya tidak langsung (biaya overhead), standar tidak disiapkan untuk satu satuan hasil produksi, tetapi untuk seluruh jumlah produksi yang meliputi jangka waktu tertentu.
Menetapkan standar
Mempelajari dan menetapkan spesifikasi dan metode produksi. Yang dipergunakan adalah metode yang paling efisien. Dengan mempelajari metode itu, akan ditemukan standar yang diperlukan baik tentang bahan, cara pengerjaan dan tenaga yang diperlukan.
Penetapan harga bahan dan upah buruh langsung. Penetapan biaya standar, yaitu jumlah standar di kalikan dengaharga standar.
Analisis penyimpangan dan tindakan perbaikan.
Yang dimaksud dengan penyimpangan adalah perbedaan antara biaya standar dan biaya yang sesungguhnya, bisa positif ataupun negatif. Ada tiga macam penyimpangan yang dapat terjadi yaitu:
Penyimpangan dalam jumlah dan harga bahan;
Penyimpangan dalam jumlah dan tingkat upah; dan
Penyimpangan dalam biaya overhead.