Bagi sebuah perusahaan aktivitas manajemen risiko sangat penting untuk dilakukan. Aktivitas ini dapat diawali dengan Identifikasi Risiko yang merupakan proses untuk menentukan risiko dimana risiko ini mempengaruhi keberlangsungan proyek dan mendokumentasikan karakteristik risiko. Manfaat utama dari proses ini adalah dokumentasi risiko yang telah ditentukan dan sebagai pengetahuan serta kemampuan bagi tim proyek untuk meminimalisir dampak terjadinya risiko. Sehingga dibutuhkan pemahaman yang mendalam terkait proses yang terdapat pada identifikasi risiko. Salah satu prosesnya terdapat input Quality Management Plan yang merupakan komponen dari rencana manajemen proyek dimana menggambarkan kebijakan mutu organisasi akan dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kualitas yang ditetapkan untuk proyek.
Quality management plan berarti rencana manajemen mutu merupakan komponen dari rencana manajemen proyek dimana menggambarkan kebijakan mutu organisasi akan dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kualitas yang ditetapkan untuk proyek. Kegiatan manajemen mutu memastikan bahwa:
- Produk dibuat untuk memenuhi standar dan persyaratan yang disepakati
- Proses bekerja secara efisien dan terdokumentasi dengan baik
- Ketidaksesuaian yang ditemukan teridentifikasi dengan tepat dan dilakukannya tindakan perbaikan
Rencana manajemen mutu ini ditentukan oleh persyaratan proyek yang harus ditinjau lebih awal untuk memastikan bahwa keputusan organisasi didasarkan pada informasi akurat. Manfaat dari perencanaan ini berfokus pada proposisi nilai proyek dan pengurangan biaya yang disebabkan oleh pengerjaan berulang. Rencana pengelolaan mutu berpedoman pada dokumen yang digunakan dalam ISO 9001 guna menentukan proses dari sistem manajemen mutu serta sumber daya yang akan diterapkan pada proyek atau kontrak tertentu. Rencana mutu dijadikan sebagai sarana dan metode untuk mengaitkan persyaratan spesifik dari proses, produk, proyek atau kontrak dengan metode dan praktik yang mendukung realisasi produk.
Adapun rencana pengelolaan mutu menggambarkan komponen manajemen mutu sebagai berikut:
- Sasaran mutu
- Kiriman proyek utama dan proses yang akan ditinjau dalam rangka meningkatkan kualitas yang memuaskan
- Standar kualitas
- Kegiatan pengendalian dan penjaminan mutu
- Peran dan tanggung jawab yang berkualitas
- Teknik dan alat kualitas yang digunakan
- Perencanaan untuk pelaporan masalah pengendalian kualitas dan jaminan
Manfaat pengembangan rencana mutu diantaranya:
- Meningkatkan kepercayaan diri bahwa persyaratan kualitas akan terpenuhi
- Peningkatan jaminan bahwa proses yang akan dilakukan terkendali dengan baik
- Meningkatkan motivasi tim proyek yang terlibat
- Sebagai wawasan tentang peluang baru untuk perbaikan
Dari paparan diatas dapat ditentukan bahwa faktor utama yang dibutuhkan dalam melakukan rencana manajemen mutu adalah bahwa segala kegiatan yang dilakukan terkait dengan prosedur atau SOP serta orang-orang yang terlibat dalam proyek tersebut memiliki tingkat tanggung jawab yang tinggi atas keberlangsungan proyek. Adanya acuan SOP, membuat tim proyek dan pelanggan dapat memahami proses realisasi produk atau layanan yang diberikan akan mendapatkan kepercayaan diri bahwa perusahaan ini berada dalam kendali yang bagus karena memberikan layanan yang sesuai dengan persyaratan kualitas. Perlu diperhatikan bahwa rencana mutu yang baik untuk mencapai kualitas proyek adalah keseluruhan rencana proyek termasuk rencana bagaimana project manager dan tim akan mempertahankan standar kualitas di seluruh siklus proyek termuat didalamnya.
Sumber:
-
Project Management Institute, 2013. A Guide to the PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE. Project Management Institute, Inc.
-
Young, Michael L. 6 Success Factors for Managing Project Quality. [online] Project Smart. Tersedia di: < 6 Success Factors for Managing Project Quality > [Diakses 20 Maret 2018]
-
University of Wisconsin System. Develop Quality Management Plan. [online] Do IT PMA. Tersedia di: < https://pma.doit.wisc.edu/plan/3-2/what.html > [Diakses 20 Maret 2018]