Event Jember, Kenapa Takut ? – Punya rencana ingin meneyelenggarakan event tapi bingung apa saja yang harus di siapkan? Untuk mengadakan event agar berjalan lancar dan sukses yaitu perencanaan yang sangat matang, mepersiapkan tim dengan sangat baik. Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event adalah hal yang sulit untuk dilakukan. Begitu banyak yang harus disiapkan dan banyak pihak yang harus terlibat.
Zaman sekarang jika ingin mengadakan acara kebanyakan menyerahkan semua program rangkaian acaranya kepada yang ahli di bidangnya, yaitu Event Organizer (EO). pihak Anda hanya menyiapkan biaya atau dana. Semua itu adalah hal wajar karena membutuhkan skill dan kemahiran serta profesionalisme dalam menyusunnya untuk mengadakan event besar agar lancar dan sukses.
Namun sebenarnya jika Anda mau mengadakan Event sendiri dengan membentuk tim sendiri tanpa harus melibatkan Event Organizer, itu adalah hal yang bisa Anda lakukan jika Anda mempunyai niat, pengalaman dan kerja sama tim.
Nah Event Jember akan memberi Tips agar lebih jelas apa saja dan bagaimana cara yang harus Anda lakukan jika ingin mengadakan acara sendiri, yaitu :
1. Melakukan Penelitian
Langkah pertama yang harus di lakukan yaitu penelitian bagaimana tamu atau pengunjung, apakah tema yang akan diusung agar banyak menarik minat orang – orang, siapa bintang tamunya, dll.
2. Tujuan Event
Apakah tujuan Anda membuat event? Apapun tujuan Event Anda, patikan Anda sudah menetapkan tujuan dari awal agar menghasilkan acara yang sukses.
3. Target Acara
Target acara adalaha tujuan dasar untuk mengadakan acara, karena cara menentukan target ini Anda dapat mengembangkan beberapa komponen acara lainnya, mulai dari tema, teknis, dll. Dengan menentukan target inilah Anda dapat mengukur tingkat keberhasilan suatu acara yang Anda buat.
4. Rencana Anggaran
Dalam membuat acara atau event besar pasti membutuhkan akomodasi kebutuhan seperti barang – barang yang sifatnya harus diadakan dengan uang. Tulis semua list kebutuhan sehingga dapat memperhitungkan biaya yang di butuhkan.
5. Membentuk Tim
Membentuk tim adalah suatu kebutuhan yang penting, karena penyusunan acara dapat terselenggara dengan lancar. Di dalam kelompok tersebut harus terdapat anggota – anggota yang bertugas dalam peranannya masing – masing, seperti seksi acara, seksi konsumsi, dll. Pastikan membentuk Tim yang solid sesuai keahlian masing – masing. Jangan sampai ada anggota tim yang kebingungan dengan tugas dan peranannya.
Pastikan tugas anggota tim sudah jelas dan tersampaikan dengan baik oleh koordinator acara, karena masing – masing anggota tim harus mempunyai tanggung jawab atas tugas dan peranan yang di jalaninya.
6. Merencanakan Rundown Acara Jauh – Jauh Hari
Kebanyakan orang membuat Rundown acara pada saat hari H. Justru kasus seperti itu banyak menimbulkan masalah, atau acara bisa berantakan. Karena kurang maksimalnya kinerja dari anggota tim. Agar kinerja tim maksimal, dan memahami betul alur acaranya, buatlah rundown acara jauh – jauh dari hari H.
Dengan begitu semua anggota tim bisa bekerja dengan maksimal, mengetahui bagaimana arah acara yang akan di gelar dan melakukan persiapan matang.
7. Membuat Timeline
Timeline menjadi factor penting dalam mengontrol persiapan acara, seperti sampai dimana persiapan acara yang di lakukan, apa anggota tim sudah bekerja maksimal atau belum, apa saja yang masih kurang. Anda bisa membuat list apa saja yang belum agar bisa segera terselesaikan.
8. Rencanakan Plan B
Menyiapkan rencana cadangan (Plan B) jika rencana awal sudah tidak memungkinkan untuk di laksanakan. Terkadang semua rencana acara (Plan A) tidak berjalan mulus, dan terkadang ada masalah lainnya yang tidak pernah Anda inginkan. Jika Anda tidak menyiapkan Plan B, Event atau acara Anda akan berjalan dengan kacau.
9. Laporan
Laporan merupakan rekapan catatan dan detail terkait acara yang sudah Anda selenggarakan, dengan laporan inilah kita dapat melihat acara berhasil atau tidaknya. Atau dapat juga di jadikan dasar Anda melakukan evaluasi pekerjaan.
Nah itulah langkah – langkah jika Anda ingin menyelenggarakan suatu acara (Event) sendiri tanpa melibatkan Event Organizer (EO). Semoga artikel dari Event Jember ini bisa membantu Anda semua…