Dimensi apa saja yang digunakan untuk mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi?

manajemen_investasi

(Nay Avila) #1

Investasi Teknologi Informasi (TI) didefinisikan oleh Schniederjans et al. (2010) sebagai keputusan berinvestasi untuk mengalokasikan semua jenis sumber daya (perangkat keras, system software, application software, dan personel/SDM) untuk pengelolaan sistem informasi.

Dimensi apa saja yang digunakan untuk mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi?


(Nathania Hutajulu) #2

Pendekatan Dimensi untuk Mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi

image

Berdasarkan United General Accounting Office, ada 3 dimensi yang dapat digunakan untuk mengevaluasi Investasi Teknologi Informasi, ketiga hal tersebut yakni Proses, Data dan Keputusan. Berikut akan saya bahas satu-persatu.

Proses
Dimensi Proses merupakan penilaian terhadap proses manajemen investasi yang diikuti oleh organisasi untuk memilih, mengendalikan dan memantau kemajuan, seta mengevaluasi hasil akhir dari Investasi TI. Pertanyaan utama yang harus dijawab pada dimensi ini yakni “Apakah organisasi telah menentukan, mendokumentasikan proses untuk memilih, mengendalikan serta mengevaluasi investasi TI nya?”. Untuk menjawab pertanyaan tersebut, kita harus mengerti apa tujuan dalam menilai suatu proses. Tujuan dalam menilai proses suatu agensi yakni mengidentifikasi sejauh mana organisasi memiliki struktur untuk mengelola dan mengevaluasi investasi TI.

Harus ada bukti terdokumentasi (dalam bentuk panduan atau kebijakan) bahwa proses manajemen investasi TI ada ditempat (yang terdiri dari bagian seleksi, kontrol dan evaluasi) yang berulang dan diterapkan secara konsisten di seluruh organisasi dan bahwa peran, tanggungjawab, serta wewenang pengambilan keputusan telah didefinisikan secara jelas.

Poin terpenting yang perlu diiingat saat membuat penilaian terhadap proses yang ada adalah bahwa evaluasi harus difokuskan pada kebijakan, praktik dan prosedur organisasi bukan pada keputusan sebenarnya. Proses investasi harus secara akurat mencerminkan cara organisasi benar-benar berfungsi dan bisa membuat keputusan yang tepat.


Data
Proses Investasi TI tidak dapat berjalan tanpa keakuratan, keabsahan, memperbarui data berdasarkan biaya proyek, manfaat serta risiko dari sebuah data. Hal yang sudah disebutkan tadi merupakan dasar untuk pengambilan keputusan yang tepat. Selain itu, dokumentasi pada saat menentukan pengambilan keputusan sangat penting untuk mengumpulkan rekam jejak hasil. Mengevaluasi data yang terlibat dalam proses manajemen investasi TI memerlukan evaluasi dua jenis data yang berbeda, yakni :

  • ex ante
    yakni informasi yang digunakan sebagai masukan untuk proses investasi TI (contohnya seperti analisis biaya/manfaat/risiko yang digunkana untuk pendanaan proyek berkelanjutan, serta ukuran kinerja yang digunakan untuk memantau kemajuan proyek, dan lain sebagainya)

  • ex post
    yakni informasi yang dihasilkan berdasarkan keputusan yang dibuat (contohnya seperti jadwal peninjauan ulang proyek dan rencana mitigasi risiko harus dikembangkan setelah keputusan dibuat untuk mendanai sebuah proyek)

  • Semua proyek (baik yang diusulkan, atau sedang dalam pengembangan, bahkan operasional, dan lain-lain) harus sudah lengkap dan mengandung informasi yang akurat, seperti data biaya dan manfaat, penilaian risiko, hubungan antar tujuan dan sasaran bisnis atau program, ukuran kinerja, serta data spesifik proyek terkini termasuk biaya saat ini, rencana pelaksanaan, rencana kepegawaian, dan tingkat kinerja. Selain itu, organisasi harus memiliki persyaratan proyek dan kriteria kualitatif dan kuantitatif untuk membantu menyaring proyek-proyek TI, menilai dan menentukan peringkat proyek, mengendalikan serta mengevaluasi proyek saat mereka melewati berbagai tahap siklus hidup mereka.
  • Semua tindakan dan keputusan manajamen yang dibuat harus didokumentasikan dan terawat. Selain itu, beberpaa keputusan mengharuskan untuk menghasilkan informasi tambahan. Misalnya, setelah proyek dipilih, jadwal dan risiko peninjauan spesifik rencana proyek harus dikembangkan,

Keputusan
Salah satu tujuan terpenting dari pendekatan dimensi keputusan adalah memungkinkan evaluator untuk menilai keefektifan proses investasi TI organisasi. Setelah mengevaluasi proses yang digunakan organisasi untuk memilih, mengendalikan dan mengevaluasi investasi TI dan data yang yang digunakan untuk membuat keputusan, evaluator akan berada di posisi yang yang jauh lebih baik untuk mencapai kesimpulan tentang keputusan spesifik yang dibuat oleh organisasi. Fokus utama analisis adalah apakah keputusan dan tindakan manajemen diambil dengan menggunakan proses pengendalian investasi dan data proyek yang diperlukan.

  • Portofolio Investasi TI harus mewakili campuran dari proyek-proyek yang paling sesuai dengan kebutuhan misi organisasi. Proyek dalam portofolio harus dipantau secara konsisten dan kepuusan harus dibuat sebagai tonggak utama untuk memastikan bahwa proyek terus memiliki dampak bisnis dengan meminimalkan risiko dan memaksimalkan pengembalian. Proyek yang telah selesai dievaluasi digunakan untuk membandingkan tingkat kiinerja aktual dengan tingkat perkiraan dan memberi umpan pelajaran yang dipetik kembali ke fase Seleksi dan Kontrol.

SUMBER
Assessing Risks and Returns : A Guide for Evaluating Federal Agencies IT Investment Decision-making. [PDF]. United States General Accounting Office.


(Andhika Akbar Saputra) #3

Berdasarkan buku Assessing Risks and Returns: A Guide for Evaluating Federal Agencies’ IT Investment Decision-making terdapat 3 dimensi yang digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap investasi TI yaitu :

  • Process
    Proses yang dimaksud merupakan penilaian terhadap proses manajemen investasi yang perusahaan lakukan untuk memilih investasi TI yang tepat sesuai dengan kebutuhan, mengendalikan dan memonitor perkembangan investasi yang dilakukan, dan melakukan evaluasi terhadap hasil laporan akhir investasi TI. Inti dari pendekatan proses ini ialah apakah sebuah perusahaan telah menentukan dan mendokumentasikan proses untuk melakukan select, control, dan evaluate investasi TI mereka? Tujuan dalam menilai proses sendiri adalah untuk mengidentifikasi sejauh mana perusahaan memiliki struktur untuk mengelola dan melakukan evaluasi terhadap investasi TI.

  • Data
    Sebuah proses investasi TI tidak akan dapat berjalan tanpa adanya data yang dapat diandalkan, akurat, dan up-to-date. Karena data merupakan dasar bagi para petinggi perusahaan (terutama board of directors) untuk melakukan pengambilan keputusan yang tepat. Dan juga, dokumentasi keputusan yang dilakukan oleh manajemen sangatlah penting untuk memulai sangat penting dalam membentuk laporan track record. Melakukan evaluasi terhadap data yang terlibat di dalam proses manajemen investasi TI memerlukan evaluasi dua jenis data yang berbeda yaitu:

    1. Ex ante : merupakan informasi yang digunakan sebagai nilai masuk untuk proses investasi TI (contohnya: analisis biaya/manfaat/risiko yang digunakan untuk membantu memperkuat proses pemilihan investasi TI, dll).
    2. Ex post : merupakan informasi yang dihasilkan dengan berdasarkan keputusan yang telah dibuat (contohnya: rencana penanggulangan risiko harus dikembangkan untuk menjalankan sebuah proyek).
  • Decisions
    Salah satu tujuan penting dalam evaluasi investasi TI ialah memungkinkan evaluator untuk melakukan penilaian terhadap keefektifan proses investasi TI di perusahaan dan sejauh mana investasi tersebut berkontribusi terhadap peningkatan kinerja misi dari perusahaan tersebut. Setelah melakukan evaluasi proses yang digunakan untuk melakukan select, control, dan evaluate investasi TI dan data yang digunakan untuk mengambil keputusan, evaluator akan memiliki pengalaman yang lebih baik.

image


Selain ketiga dimensi tersebut, ada tiga atribut penting yang tidak boleh dilupakan yaitu repeatability, efficiency, dan completeness yang memiliki perannya masing-masing pada setiap tahap dan harus dinilai pada setiap level:

  1. Repeatability : berfokus pada sejauh mana proses, data, atau keputusan yang ditinjau secara konsisten dari waktu ke waktu dan di seluruh unit organisasi yang berbeda.

  2. Efficiency : berfokus pada seberapa baik proses manajemen, pembuatan data proyek dan pengambilan keputusan yang bekerja. Fokusnya pada kualitas keseluruhan (akurasi, reliabilitas, dan ketepatan waktu) dari pendekatan investasi. Selain itu, data yang sama dihasilkan untuk mendukung select, control, dan evaluate investasi TI harus digunakan untuk mengelola proyek TI melalui life-cycle mereka.

  3. Completeness : berfokus pada sejauh mana semua fase proses (select, control, dan evaluate) yang sedang diikuti dan apakah penggunaan proses investasi TI digunakan diseluruh bagian perusahaan. Secara konvensional, perusahaan telah memfokuskan upaya manajemen mereka dalam proyek-proyek TI, namun ketika terpilih proyek tersebut tidak akan ditinjau dan dinilai lagi untuk menentukan apakah kebutuhan atau risiko telah berubah dan untuk memastikan bahwa proyek tersebut tetap memenuhi kebutuhan misi.


Referensi

Assessing Risks and Returns: A Guide for Evaluating Federal Agencies’ IT Investment Decision-making, 1997.