[Sharing!] Cara Mengatasi User yang Tidak Mau Bertanggung jawab dan Tidak Mau Tanda Tangan (kontrak, proposal dsb)
1 Like
Menurut saya, konflik dengan user bisa saja terjadi dan ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan terjadinya konflik. Misalnya adanya perbedaan pendapat atau pandangan terhadap kesepakatan (kontrak,proposal dsb) yang dibuat. Untuk mengatasi konflik yang terjadi menurut PMBOK edisis 5 ada 5 teknik yang dapat digunakan dalam menyelesaikan konflik.
1. Withdraw/Avoid, Teknik menyelesaikan konflik dengan cara pendekatan menunda atau menghindari dari situasi potensi konflik yang akan terjadi.
Misalnya, Karena tidak bisa memutuskan untuk menandatangani kesepakatan (kontrak, proposal dsb) maka harus menunggu hingga meeting berikutnya. Dan apabila tidak bisa diputuskan juga maka akan dieskalasi ke pihak yang memiliki otoritas yang lebih tinggi.
2. Smooth/Accommodate, Teknik menyelesaikan konflik dengan penekanan kepada area tingkat kesepakatan yang lebih banyak antara kedua belah pihak dibandingkan dengan perbedaannya.
Misalnya, salah satu pihak harus mengorbankan hal yang menjadi concern-nya untuk mendapatkan kesepakan.
3.Compromise/Reconcile, Teknik menyelesaikan konflik dengan mencari solusi yang memberikan tingkat
kepuasan kepada semua pihak untuk sementara atau sebagian dapat menyelesaikan konflik.
Misalnya, menyelesaikan masalah kesepakatan (kontrak, proposal dsb) dengan usul dari kedua pihak.
4. Force/Direct, Teknik menyelesaikan konflik berdasarkan dominasi satu pihak tanpa mengindahkan pihak yang lain.
Misalnya, memutuskan kesepakatan dengan otoritas kekuasaan yang dimiliki / membuat keputusan final, jika tidak ingin membuat kesepakatan (kontrak,proposal dsb) maka proyek tidak akan dijalankan.
5. Collaborate/Problem Solve, Teknik menyelesaikan konflik dengan menggabungkan beberapa pandangan dan dari beberapa perspektif yang berbeda.
Misalnya, menjalankan proyek berdasarkan kesepakatan (kontrak, proposal dsb) hasil meeting dengan user.
1 Like
Saya setuju dengan point no.5 ini yg mana menurut saya hasilnya akan optimal karena kesepakatan yg diambil berdasarkan hasil dari beberapa sudut pandang yang berbeda yang mana nantinya diharapkan dapat memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.
Menurut pendapat saya, jika terjadi seperti hal user tidak bertanggung jawab dan tidak ingin tanda tangan salah satu cara yang bisa dilakukan adalah negosiasi dengan user. Didiskusikan alasan user tidak ingin melakukannya, masalah apa sehingga user tidak berkenan kemudian dicari solusinya hingga mencapai kata sepakat antar kedua belah pihak. Dan jika tetap tidak menemukan solusi, maka project bisa diputuskan tidak jadi dilaksanakan.
Setuju sama pendapatnya mbak lilik yang ke lima… harusnya pihak tim projek dan juga user harus bertemu untuk menyamakan pandangan dengan cara bernegosiasi… masing masing pihak harus mau mendengar pendapat pihak lain. Sehingga dari negosiasi tersebut akan menghasilkan suatu kesepakatan yang bisa diterima antara kedua belah pihak
Namun ketika dalam negosiasi itu tidak mencapai kata mufakat, sebaiknya proyek ditunda terlebih dahulu . jika projek tersebut diteruskan padahal konflik belum selesai maka potensi kegagalan projek tersebut akan tinggi . Hal ini di karenakan projek tersebut mungkin tidak dapat memenuhi kebutuhan user.
Setelah dilakukannya negosiasi antara kedua belah pihak, untuk membuat user merasa bertanggung jawab dengan projek maka yang dilakukan oleh tim projek ialah tetap menjaga komunikasi dengan user karena dengan ini user merasa ikut andil dalam projek. Kemudian user memberikan feedback kepada tim projek sehingga dapat diharapkan projek selesai dengan tepat waktu, tepat budget, dan tepat cakupan serta bisa mencapai kepuasan user.
Jika meeting / rapat menjadi solusi untuk mengatasi user/customer yang keras kepala, maka meeting seperti apa yang efektif bagi kedua belah pihak?
pemimpin rapat haruslah menggunakan resolusi konflik smoothing. Hal ini untuk tetap menjaga situasi yang kondusif selama jalannya rapat. Hindari konflik yang disfungsional yang membawa rapat kearah kinerja yang tidak optimal. Pemimpin rapat harus mampu untuk mencairkan suasana dengan joke dan ice breaking tertentu.
Selain itu Dalam momentum rapat tertentu, pemimpin rapat perlu menyampaikan satu atau beberapa hukum komunikasi yang efektif dalam bentuk penyampaian yang dapat diterima para anggota rapat, yaitu:
Respect. Rasa hormat dan saling menghargai (respect) merupakan hukum pertama dalam berkomunikasi. Manusia selalu ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita harus mengkritik atau memarahi seseorang, kita bisa melakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik secara individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.
Empathy. Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasarat utama dalam memiliki sifat empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
Rasa empati akan menimbulkan respek. Rasa respek akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun teamwork. Banyak di antara kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah aliran dua arah.
Audible. Pesan yang kita sampaikan harus audible, artinya pesan dapat diterima dan dimengerti oleh penerima pesan dengan baik. Untuk itu, pesan bisa disampaikan melalui berbagai media, seperti alat bantu audio visual. Dari sisi media untuk penyampaian pesan, penggunaan teknologi bisa membantu melipatgandakan pancaran sinyal pesan yang kita sampaikan sehingga pesan bisa diterima oleh jauh lebih banyak orang.
Clarity. Pesan yang kita sampaikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan penafsiran yang berlainan. Pesan yang dapat menimbulkan berbagai penafsiran akan menimbulkan dampak yang tidak sederhana. Clarity dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap transparan sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan atau anggota tim kita. Keterbukaan akan mencegah timbulnya sikap saling curiga yang akan menurunkan semangat dan antusisme tim kita.
Humble. Sikap rendah hati (Humble) adalah unsur yang terkait dengan hukum pertama, yaitu respect. Untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati adalah sikap yang penuh melayani, sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
Saya setuju dengan meeting yang melihat dari sisi penyampaian pesan.Pada dasarnya meeting merupakan media komunikasi untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Dilihat dari masalah yang ada dan dari segi peninjauan, rapat yang dilakukan merupakan rapat pemecahan masalah yang bertujuan untuk mencari pemecahan suatu masalah yang dihadapi. Sebelum melakukan meeting dengan klien/user sebaiknya mempersiapkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Memastikan tempat strategis dengan klien/user : tempat yang strategis untuk meeting merupakan tempat yang mudah dijangkau oleh user dan kita, tempat untuk meeting sebaiknya dilakukan diluar ruang meeting di kantor baik kantor kita ataupun kantor user.
2. Konfirmasi / follow up kehadiran kembali : konfirmasi kembali kehadiran satu hari sebelum janji temu dan untuk memastikan tidak ada perubahan jadwal.
3. Datang sebelum waktunya : datang lebih awal untuk memastikan kebutuhan dan perlengkapan meeting sudah sesuai.
4. Riset calon klien/user : melihat dari kasus tersebut user adalah seseorang yang tidak bertanggung jawab untuk itu perlu dibuatnya kesepakatan kerja untuk menghindari resiko resiko yang mungkin terjadi. Dan user mempunyai sifat keras kepala, untuk menghadapinya sebaiknya kita menanyakan hal yang membuat user tidak menyetujui kesepakatan yang dibuat dan melakukan beberapa hal sebagai berikut :
a.) Tidak menyalahkan klien/user dan memberi kesempatan klien/user berpendapat mengenai kesepakatan yang dibuat.
b.) Tunjukkan fakta, data yang ada dan memberi penjelasan mengenai alasan point point kesepakatan yang dibuat.
c.) Pakai bahasa sopan tetapi to the point agar pesan tersampaikan dengan baik dan tidak terjadi salah paham.
d.) Menampilkan muka manis dan tetap ramah saat menyampaikan pesan.
5. Tidak membawa terlalu banyak rekan kerja : memastikan bahwa membawa jumlah rekan kerja yang sesuai dengan kebutuhan
6. Etika bayar membayar : selalu membawa uang cash dan mengatur pembayaran saat meeting di luar kantor seperti di restoran atau kafe, ini menunjukkan keprofesionalan kita.
Menurut saya, meeting yang efektif adalah meeting yang mempersiapkan semuanya dengan baik, dengan melakukan riset calon klien / user kita dapat mengetahui hal apa saja tentang user dan tau bagaimana bersikap yang baik sesuai karakter mereka. Menyampaikan point point alasan setiap kesepakatan dibuat juga dapat membantu kita dalam mencari suatu pemecahan sebuah masalah dan mencapai kesepakatan antara kedua belah pihak yang tidak merugikan satu sama lain.
Refrensi : klien keras kepala (www.cleo.co.id), 6 etika yang harus diperhatikan sebelum meeting dengan klien (xworkinternational.com/neschya hertian), pengertian rapat (berbagiinformasidanpengetahuan.blogspot.com)
Bagaimana jika user/clientnya adalah atasan kita? Jika kita akan mengadakan meeting, apakah beliau yang akan menjadi pemimpin rapat, atau memilih orang lain yang memenuhi kriteria pemimpin rapat yang sesuai dengan apa yang telah disampaikan oleh mbak rista?
Jika pemimpin rapatnya “harus” beliau(atasan kita), bagaimana cara kita menyikapinya agar tercapai suatu kesepakatan?
Sama kyk tim PPTI yang presentasi ke rektor. keduanya harus memposisikan diri bukan sebagai atasan dan bawahan melainkan sebagai client dan tim proyek yang bisa di bilang posisinya setara hanya saja karena client adalah raja , sebaiknya tim proyek tetap mendengarkan apa yang diinginkan oleh client. jika tim proyek telah merasa dijalur yang benar sebaiknya mereka harus berusaha memberi penjelasan kepada pihak client bahwa proyek yang dia buat adalah benar dan sesuai dengan peraturan dan permintaan user. Tentunya penjelasan harus sesuai dengan peraturan di atas sehingga penjelasan dapat diterima dengan client
untuk menjawab bagaimana meeting yang efektif bagi kedua belah pihak yaitu salah satunya dengan membuat estimasi waktu pembahasan untuk setiap topik. menghitung berapa banyak waktu yang diperlukan tim untuk membahas sebuah topik, menjawab pertanyaan, membahas pandangan yang berbeda, membuat solusi dan menyetujui dengan keputusan yang diambil.
Back to topik rek… bagaimana jika ada user atau client client yang tidak mau bertanggung jawab atau tanda tangan
ya intinya dari semua yang dibahas, melakukan meeting, membuat agenda waktu(estimasi waktu meeting) dan dilakukan dengan komunikasi yang baik serta meminta feedback atau saran bagaimana supaya si client mau menerima dan bertanggung jawab dengan proyek.