Bagaimanakan caranya perusahaan menentukan tim (select team core) pada tahap awal business case?

Tim bisa terdiri dari satu individu saja atau banyak individu. Anggota tim tersebut diwajibkan melakukan analisis bisnis menyeluruh terhadap nilai potensial proyek yang akan dibawa ke organisasi. Susunan dari tim akan bervariasi antara tugas yang satu dengan tugas yang lain, dan antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain.

Pada dasarnya, ada tiga pendekatan yang perlu dipertimbangkan:

Pendekatan 1
Tim yang menghasilkan proposisi nilai nantinya juga akan sering ditugaskan untuk menghasilkan kasus bisnis .Ini adalah pendekatan yang paling banyak memanfaatkan pengetahuan individu yang akan dikumpulkan saat mereka menyiapkan proposisi nilai. Tim ini juga memiliki pemahaman yang baik tentang bagaimana manajemen tim melihat proyek yang diusulkan, baik dari sisi negatif maupun positif.

Pendekatan 2
Pilihan kedua adalah tim yang benar-benar baru. Tim ini tidak atau belum memiliki keterikatan atau komitmen dengan proyek yang diusulkan. Pendekatan model ini memiliki keuntungan dari sisi menggabungkan sebuah pandangan independen terhadap aspek positif dan negatif dari
proyek yang diusulkan. Jadi semua anggota tim lebih mudah diatur visi misi dan pandangannya.
Kerugiannya adalah tim baru dimulai dari awal dan akan mengulangi banyak proses belajar yang nantinya akan mengorbankan waktu pengembangan

Pendekatan 3
Pendekatan ketiga yang terkadang digunakan adalah kombinasi dari individu berpengalaman yang menyiapkan proposisi nilai dan nantinya akan dikombinasikan dengan sekelompok kecil individu yang akan bertugas menilai usulan tersebut.
proyek.

Referensi:
Voehl, Christopher .F , H.James Harrington, Frank Voehl . 2015.Making the Case for Change :Using Effective Business Cases to Minimize Project and Innovation Failures. New York : CRC Press

Pemilihan untuk menentukan sebuah tim yang akan mengerjakan suatu proyek adalah hal yang penting untuk diperhatikan untuk sukses atau gagalnya, cepat atau lambatnya pengerjaan sebuah proyek. Ada banyak contoh kasus dimana terlambat bahkan gagalnya sebuah proyek karena penempatan tim yang salah.

Karena itulah organisasi terutama kepala management project harus bisa mengenal perbedaan kepribadian masing-masing individu sebelum memasangkannya dalam sebuah tim.
Dikutip dari Dr.Belbin ada 9 macam tipe peran individu :

  • PL – Plant: Kreatif, Imajinatif, Tidak Umum, Menyelesaikan masalah-masalah yang sulit.

  • RI – Resource Investigator: Extrovert, antusias, komunikatif, mencari peluang, mengembangkan kontak.

  • CO – Coordinator: Dewasa, percaya diri, pimpinan yang baik. Menentukan sasaran, mendorong pengambilan keputusan, dapat mendelegasikan tugas dengan baik.

  • SH – Shaper: Menantang, dinamis, tumbuh dalam tekanan. Memiliki tekad dan keberanian dalam menyelesaikan hambatan-hambatan.

  • ME – Monitor Evaluator: kontrol atas diri sendiri, strategis, dan mampu membuat keputusan. Melihat semua kemungkinan. Menilai secara akurat.

  • TW – Team Worker: Ko-operatif, sederhana, cepat mengerti, diplomatis. Mendengar, membangun, menghindari friksi, menenangkan riak-riak dalam tim.

  • IMP – Implementer: Disiplin, dapat diandalkan, konservatif, dan efisien. Mengubah ide menjadi tindakan .

  • CF – Completer Finisher: Teliti, penuh perhatian, tidak sabar. (Mampu) Mencari kesalahan dan kekurangan (pekerjaan). Tepat waktu.

  • SP – Specialist: Berpikiran tunggal, mampu memotivasi sendiri, berdedikasi. Memberikan pengetahuan dan keahlian yang jarang diketahui .

Namun selain dari hal diatas, kepala manajemen proyek juga harus membentuk tim-tim nya sesuai dengan pengalaman yang dipunyai masing-masing individu dalam penggerjaan sebuah proyek.

Referensi

Tim inti bertanggungjawab untuk memantau dan membuat membuat keputusan terhadap projek. Manajer proyek tetap menjadi pengambil keputusan tertinggi namun untuk membuat keputusan, tim inti proyek dapat membantu untuk memberi saran agar keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik. Dengan demikian tim inti dalam proyek sangatlah penting kehadirannya.
Tim inti yang dipilih harus memilih keahlian pada bidang mereka, sehingga pada saat pemberian saran untuk seuatu keputusan, tim inti akan memberikan saran yang sesuai dengan bidang keahlian mereka.
Berikut merupakan faktor dalam mengidentifikasi tim inti :

  1. Keragaman, merupakan elemen kunci dari tim inti, keragaman yang dimaksud dapat berupa jenis kelamain, asal, umur dan lain lain. Keragaman bidang ini diharapkan menimbulkan pandangan perspektif yang berbeda terhadap proyek yang dikerjakan. Selain itu keragaman yang dimaksud adalah keragaman bidang keilmuan yang sesuai dengan projek, hal ini akan membantu jika proyek mengalami masalah, maka keragaman tim inti akan membuat masalah tersebut dapat diselesaikan sesuai dengan bidang tim inti tersebut.
  2. Inclusiveness vs Effectiveness. Tidak selamanya tim inti dengan jumlah yang banyak akan membuat projek menjadi berhasil. Ukuran tim inti yang tepat sangat penting bagi keberhasilan proyek. Perlu menyeimbangkan antara memasukkan orang-orang yang tepat dalam proyek kecil sehari-hari, dan juga menciptakan tim besar untuk mengambil keputusan secara efektif.
  3. Menilai organisasi. Jenis organisasi secara signifikan mempengaruhi cara tim inti dibentuk.
    image
    Dalam organisasi fungsional umumnya lead fungsional mewakili area tim inti berada. Dalam matriks organisasi tim inti terbentuk berdasarkan peran orang-orang yang ditugaskan dalam proyek.

Faktor-faktor tersebut yang menjadi pertimbangan dalam membuat sebuah tim inti. Selain faktor-faktor tersebut, terdapat juga langkah-langkah untuk memilih tim inti :

  1. Tentukan peran mana yang harus disertakan dalam tim inti. Metode yang paling efektif adalah dengan menggunakan bagan RACI dengan mengambil R yang berarti Responsible (tanggung jawab). Berikanlah tanggung jawab yang sesuai dengan bidang keahlian dari tim inti tersebut.
  2. Tentukan anggota tim proyek, jika tim sudah terbentuk sesuai dan kelompokan tim inti tersebut yang sesuai dengan bidang keahlian mereka, jika tim belum terbentuk maka buatlah konsepan apakah orang ini memiliki peran yang baik terhadap bidang projek yang ingin dimasukkan.

Tim inti yang sudah terbentuk tidak langsung mengerjakan sebuah projek, tim inti kan melakukan rapat perencanaan, perencaan ini akan membahas tenatang Measurable Organization value yang berada pada tahap 2 Bussines Case.

referensi :

Core Team adalah sekelompok orang yang dipercaya untuk mengelola suatu bisnis arsitektural yang menghasilkan inovasi baru, sekaligus menjaga integritas dari operasional bisnis. Setiap anggota Core Team mempunyai kemampuan khusus dan berkomitmen untuk tujuan tertentu sehingga mempunyai tanggung jawab yang sama.

Ada 3 kriteria penting yang harus dipertimbangkan saat membuat Core Team:

  • Pemain Tim
    Untuk mendapatkan hasil yang diharapkan, diperlukan sebuah tim yang dapat melihat gambaran secara umum dan berkolaborasi. Pemain yang dipilih untuk Core Team harus mempunyai sikap mendahulukan kepentingan perusahaan atau organisasi. Core Team juga perlu menyadari bahwa setiap anggota tim memerlukan kerjasama dengan anggota tim yang lain untuk menyelesaikan tugas.

  • Kompetensi dan Keterampilan Individu
    Setiap anggota tim membutuhkan beberapa keterampilan tambahan, yaitu: kemampuan presentasi, kemampuan untuk menguji asumsi dan proses, dan beberapa keterampilan dalam hal TI. Keterampilan dalam hal TI yang dimaksud antara lain: pengetahuan tentang proses bisnis yang ada, bagaimana proses bisnis tersebut bekerja, dan bagaimana cara mengimplementasikan ERP.

  • Kekuatan Organisasi
    Anggota tim yang dipilih harus memiliki sikap profesional dan pengaruh organisasional, yang akan memberi mereka wewenang untuk membuat keputusan yang tepat. Jika anggota tim yang dipilih tidak memenuhi syarat, maka tim tersebut tidak memiliki kekuatan dalam hal organisasi. Jika tim tidak memiliki kekuatan organisasi, kemungkinan akan sulit untuk mencapai goal yang diinginkan.

Selain itu, hal lain yang perlu diperhatikan dalam memilih Core Team adalah perlunya melibatkan stakeholder atau pemangku kepentingan dari pemilik proyek sebagai anggota proyek. Dengan demikian ada beberapa keuntungan yang bisa diperoleh:

  • adanya kredibilitas dari tim proyek
  • selaras dengan tujuan organisasi dari pemilik proyek
  • adanya akses ke biaya yang sesungguhnya
  • adanya kepemilikan (ownership) dan rasa memiliki proyek
  • adanya persetujuan terhadap apa yang terjadi dalam proyek
  • membangun jembatan antara pekerja proyek dengan perusahaan atau organisasi

http://upperedge.com/erp-program-management/erp-program-talent-application-part-2-the-core-team/