Bagaimana tahapan dalam mengembangkan Measurable Organizational Value (MOV) pada proyek Teknologi Informasi?

Measurable Organizational Value

Measurable Organizational Value (MOV) merupakan sesuatu yang dapat memberikan nilai bagi organisasi, disepakati dan diverifikasi serta mampu untuk mengukur sejauh mana suatu proyek akan dilaksanakan sehingga proyek yang dilaksanakan dapat berhasil.

Bagaimana tahapan dalam mengembangkan Measurable Organizational Value (MOV) pada proyek Teknologi Informasi ?

Tahapan yang dilakukan dalam mengembangkan Measurable Organizational Value (MOV) pada proyek Teknologi Informasi adalah :

  1. Melakukan identifikasi area dampak (impact area) yang diinginkan.
    Dalam hal ini, berisi tentang bidang apa yang paling penting bagi klien. Potensi area diantaranya:

    • Pelanggan
    • Strategis
    • Keuangan
    • Operasional
    • Sosial
  2. Melakukan identifikasi nilai yang diinginkan dari proyek TI.
    Nilai dapat berasal dari melakukan sesuatu yang lebih baik, lebih cepat, lebih murah atau dari pertumbuhan dengan melakukan lebih banyak hal dari apa yang sedang dilakukan, misalnya meningkatkan pangsa pasar.
    Proyek TI berfokus pada:

    • Better - Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik?
      Meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas.

    • Faster - Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
      Meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi
      siklus waktu

    • Cheaper - Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
      Mengurangi biaya

    • Do more - Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
      Mengembangkan bisnis atau memperluas bisnis

  3. Mengembangkan metrik yang sesuai

    • Menyediakan tim proyek dengan target kinerja atau direktif
    • Menetapkan harapan di antara semua pemangku kepentingan
    • Mengetahui cara untuk mengevaluasi terhadap keberhasilan proyek
    • Metrik dinyatakan dalam
      • Uang ($, £, ¥ - naik atau turun)
      • Persentase (% - kenaikan atau penurunan)
      • Nilai numerik (kenaikan atau penurunan)
  4. Menetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV
    Kerangka waktu ini mungkin tidak sesuai dengan penyelesaian proyek yang dijadwalkan. Misalnya, mengurangi waktu untuk memproses pinjaman dalam waktu 24 jam yang dapat dicapai setelah sistem diterapkan, namun pertumbuhan pasar yang instan dari 10% sampai 25% mungkin memerlukan waktu beberapa bulan.

  5. Verifikasi dan mendapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan
    Bertujuan untuk memastikan bahwa MOV akurat dan realistis.

  6. Ringkasan MOV yang pernyataan yang jelas dan ringkas
    MOV dapat diringkas dalam sebuah pernyataan dengan melengkapi pernyataan: Proyek ini akan berhasil jika …

    Di sisi lain, format tabel mungkin lebih sesuai untuk meringkas MOV jika memiliki komponen pertumbuhan selama dua atau lebih periode waktu. MOV harus memberi tahu semua orang tentang apa yang akan dicapai dalam proyek ini, bukan bagaimana hal itu akan tercapai. MOV harus fokus pada organisasi, bukan teknologi yang akan digunakan
    untuk membangun atau mendukung sistem informasi.

Sumber:
http://higheredbcs.wiley.com/legacy/college/marchewka/0470371935/husky/Assignments/Assignment_2/assignment_2.html

http://misprivate.boun.edu.tr/ozturan/bis548/BIS548-1d.pdf

Marchewka menyajikan proses enam langkah untuk mengembangkan proyek MOV:

Langkah 1: Identifikasi area dampak yang diinginkan. Salah satu caranya adalah dengan menyesuaikan kriteria dari BSC (Balance Scorecard).

Langkah 2: Identifikasi nilai proyek yang diinginkan. Jawab 4 pertanyaan untuk membantu menentukan nilai:

  • Better: apa yang ingin dilakukan organisasi dengan lebih baik?

  • Faster: apa yang ingin dilakukan organisasi dengan waktu yang lebih cepat?

  • Cheaper: apa yang ingin dilakukan organisasi dengan pengeluaran yang lebih murah?

  • Do More: Apa yang ingin dilakukan organisasi lebih dari sekarang?

Langkah 3: Kembangkan metrik yang sesuai. Kembangkan metrik yang menyediakan arahan tim, tetapkan harapan, dan berikan sarana untuk mengevaluasi proyek

Langkah 4: Tetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV. Perlu diingat bahwa jadwal tersebut untuk mencapai MOV.

Langkah 5: Verifikasi dan dapatkan persetujuan dari para pemangku kepentingan. MOV akurat dan realistis.

Langkah 6: Buat kesimpulan MOV dengan jelas, ringkas,dalam bentuk pernyataan atau tabel. Ini akan membantu untuk mendapatkan kesepakatan dan verifikasi akhir, memberikan arahan kepada tim, dan menetapkan harapan eksplisit.

MOV sebagai komponen inti dari dokumen Business Case akan menjadi dasar proses penyaringan dalam kerangka Pengelolaan Portofolio.

Tahap-tahap mengembangkan MOV pada proyek TI :

• Mengidentifikasi area dari dampak yang diinginkan

Potensial area:

  • Strategic, Contoh: menembus pasar baru, meningkatkan market share,
  • Customer, Contoh: Customer punya pilihan lebih atas produk atau service, customer menerima produk dan service terbaik, transaksi lebih efisien dan efektif.
  • Financial, Contoh: Meningkatkan profit dan margin.
  • Operational, Contoh: Hemat biaya sesuai kelancaran operasi, meningkatkan keefektifan operasional, meningkatkan supply chain.
  • Social, Contoh: Edukasi, kesehatan, keamanan, lingkungan.

• Mengidentifikasi nilai yang diinginkan dari proyek TI
Identifikasi nilai dari suatu proyek IT berdasarkan jawaban yang dihasilkan dari pertanyaan berikut:

  • Better, Apa yang diinginkan organisasi untuk menjadi lebih baik?
    Contoh: meningkatkan kualitas atau meningkatkan efektivitas?

  • Faster, Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih cepat?
    Contoh: meningkatkan kecepatan, meningkatkan efisiensi, atau mengurangi siklus waktu?

  • Cheaper, Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih murah?
    Contoh: mengurangi biaya?

  • Do more- Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih dari sekarang?
    Contoh: mengembangkan bisnis atau memperluas bisnis?

• Mengembangkan bidang yang sesuai

• Menetapkan batasan waktu untuk mencapai MOV

• Memastikan dan mendapat persetujuan dari stakeholder proyek

Pada tahap ini dipastikan bahwa MOV yang ditentukan akurat dan realistis. Dalam mengembangkan MOV memerlukan hubungan pekerjaan antara project manager dan sponsor. Project Manager bertanggung jawab untuk memandu / mengarahkan proses yang berlangsung, sedangkan sponsor harus mengidentifikasi nilai dan metrik target.

• Merangkum MOV dengan singkat dan jelas

Ringkasan dari MOV harus dapat:

  • Menghasilkan kesempatan untuk mendapatkan persetujuan akhir dan verifikasi
  • Menghasilkan petunjuk yang sederhana dan jelas untuk tim proyek
  • Menunjukkan ekspektasi / hasil yang diingkan dengan jelas dan terperinci untuk para
    stakeholder

http://scdc.binus.ac.id/bslc/2016/05/ringkasan-uts-managemen-proyek/

1. Identifikasi area potensi dampak yang diinginkan - Mengapa organisasi ingin mengambil proyek

  • Strategis
  • Pelanggan
  • Keuangan
  • Operasional
  • Sosial
    image

2. Identifikasi nilai organisasi yang diinginkan dari proyek TI. Bagaimana proyek ini akan membantu mencapai apa yang kita inginkan sebagai sebuah organisasi

  • Better?
  • Faster?
  • Cheaper?
  • Do More? (growth)

3. Mengembangkan Metrik yang Tepat - Haruskah itu meningkat atau menurun?
Perusahaan membutuhkan cara untuk menentukan apakah proyek itu sukses dan jika investasi mereka terbayar lunas.

  • Uang ($, £, ¥)
  • Persentase (%)
  • Numeric Values (customers, hits on website)

4. Tetapkan kerangka waktu untuk mencapai MOV. Penyelesaian proyek tidak berarti MOV telah tercapai.
MOV bisa berubah seiring berjalannya waktu.

5. Verifikasi dan dapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan proyek

  • Pastikan itu akurat dan realistis
  • Manajer proyek dan tim hanya dapat memandu prosesnya,
  • Manager Proyek seharusnya tidak berkomitmen pada MOV yang tidak realistis.

6. Ringkaskan MOV dalam sebuah pernyataan, jelas, singkat, atau sebuah tabel.

  • Kesempatan untuk mendapatkan kesepakatan akhir dan verifikasi.
  • Petunjuk sederhana dan jelas kepada tim proyek
  • Menetapkan harapan eksplisit untuk semua pemangku kepentingan proyek

Suber :
userhome.brooklyn.cuny.edu/irudowsky/PM/lectures/02-Marchewka3e.pptx