Strategi komunikasi adalah metode atau langkah-langkah yang diambil untuk keberhasilan proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku, baik secara langsung secara lisan maupun tidak langsung melalui media untuk mencapai suatu tujuan.
Tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Oleh karena itu strategi komunikasi diperlukan untuk kelancaran arus komunikasi dalam suatu organisasi.
Strategi Komunikasi Organisasi dari Atasan ke Bawahan (Downward Communication)
Menurut Gibson, menentukan strategi komunikasi perlu adanya rasa saling saling percaya yang diciptakan antara komunikator dan komunikan. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil. Tidak adanya rasa saling percaya akan menghambat komunikasi (Ulbert 2007).
Sebelum melancarkan proses komunikasi, hal yang harus dilakukan adalah mempelajari siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi atasan. Adapun hal-hal yang perlu diketahui dari komunikan adalah kerangka referensi dan situasi serta kondisi mereka.
Tiap individu memiliki karakter yang berbeda-beda oleh karena itu perlakuan saat memberikan informasi atau pesan juga berbeda-beda.
Unsur selanjutnya yang menjadi penting adalah bagaimana mengemas pesan atau instruksi tersebut agar ditanggapi oleh komunikan.
Pada dasarnya sistem komunikasi ke bawah mengandalkan berbagai jenis media cetak dan oral untuk menyebarkan informasi. Komunikasi yang dilakukan dari atasan ke bawahan juga mengandalkan media, baik elektronik maupun tertulis. Untuk keperluan tertentu, media digunakan sebagai pengulang (redundancy/repeatation) dari komunikasi lisan yang telah dilakukan.
Redundancy (repeatation) adalah cara mempengaruhi komunikan dengan jalan mengulang-ulang pesan kepada komunikan. Dengan teknik ini komunikan akan lebih memperhatikan pesan itu daripada pesan yang tidak diulang.
Pesan tertulis yang bersifat personal adalah memo. Biasanya atasan akan membuat memo yang ditempelkan di meja bawahan yang diberikan instruksi. Isi memo biasanya bersifat individual yang hanya berisikan instruksi pekerjaan satu orang saja, bukan bersifat umum. Informasi yang bersifat umum biasanya ditempelkan di papan informasi dan map.
Pesan juga dapat dikirmkan melalui media elektronik berupa SMS, telepon, Aplikasi messenger hingga email, Dengan menggunakan media-media tersebut proses komunikasi dapat menjadi lebih mudah dan cepat.
Gambar Aliran Strategi Komunikasi di dalam Perusahaan
Strategi Komunikasi dari Bawahan ke Atasan (Upward Communication)
Komunikasi ke atas merupakan sumber informasi yang penting dalam membuat keputusan, karena dengan adanya komunikasi ini pimpinan dapat mengetahui bagaimana pendapat bawahan mengenai atasan, mengenai pekerjaan mereka, mengenai teman-temannya yang sama bekerja dan mengenai organisasi. Karena pentingnya komunikasi tersebut maka organisasi perlu memprogramnya.
Namun, terkadang komunikasi ke atas lebih sulit dibandingkan komunikasi ke bawah. Hal tersebut dikemukakan Sharma pada 1979.
Terdapat empat alasan yang mendasari mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit, yaitu :
- Adanya kecenderungan pegawai menyembunyikan pikiran mereka.
- Pegawai cenderung melihat atasan tidak akan tertarik dengan masalah yang sedang mereka hadapi.
- Seringkali atasan tidak berhasil memberi penghargaan kepada pegawai yang telah melakukan komunikasi ke atas.
- Adanya perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
Strategi yang paling efektif, menurut Planty dan Machaver, komunikasi bawahan ke atasan adalah kontak tatap muka sehari-hari dan percakapan di antara supervisor dan bawahan. Komunikasi tatap muka yang dilakukan bawahan paling sering terjadi pada saat rapat rutin maupun rapat tim. Rapat memungkinkan terjadinya komunikasi dua arah, baik dari atasan ke bawahan maupun bawahan ke atasan.
Meskipun cara paling efektif adalah dengan tatap muka secara langsung, tetapi tidak menutup kemungkinan kesempatan bawahan untuk berkomunikasi melalui media lainnya, bisa menggunakan surat maupun media elktronik yang ada.
Selain itu, untuk teknik penyampaian pesannya, bawahan lebih sering menggunakan metode canalizing, yakni suatu cara yang dilakukan oleh komunikator dengan mengetahui terlebih dahulu tentang referensi/pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki komunikannya, kemudian komunikator menyusun pesan dan metode yang sesuai dengan itu. Agar komunikan dapat menerima pesan yang disampaikan komunikator dan kemudian perlahan-lahan komunikator merubah pola pikir dan sikap komunikan pada arah yang dikehendaki komunikator.
Dengan adanya komunikasi ke atas, pimpinan dapat memperkuat peralatan untuk merekam ide-ide dan bantuan dari bawahannya. Hal ini membantu pimpinan memperoleh jawaban yang lebih baik mengenai masalah-masalah mereka dan tanggung jawab mereka. Dengan terbukanya komunikasi ke atas, pimpinan dapat membantu arus dan penerimaan komunikasi ke bawah.