Perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini.
Bagaimana proses pembuatan rencana strategis yang baik ?
Proses perencanaan strategis atau manajemen strategis merupakan proses pengarahan usaha perencanaan strategis dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang. Manajemen strategi meliputi formulasi dan implementasi strategi sebagai berikut :
1. Formulasi Misi dan Tujuan
Pertanyaan mendasar dalam formulasi misi dan tujuan adalah “Apa usaha kita?” dan “Apa usaha kita yang seharusnya?”.
2. Analisis Tujuan dan Strategi Saat ini
Dalam perjalanan waktu, manajer suatu organisasi barangkali akan kehilangan “minat” terhadap misi yang pertama kali mereka perjuangkan. Manajer harus diingatkan kembali pada misi awalnya.
3. Analisis Lingkungan
Bertujuan melihat perubahan-perubahan dalam lingkungan, demografis, politik, sosial, ekonomi, yang akan mempengaruhi organisasi. Perubahan dalam lingkungan eksternal organisasi dapat menghasilkan kesempatan maupun ancaman, tergantung bagaimana reaksi organisasi. Untuk memperoleh informasi perubahan lingkungan, perlu dikembangkan system informasi strategis, pengembangan bisnis data, keluhan atau komentar dari pihak luar (pelanggan dan supplier).
4. Analisis Sumberdaya
Dilakukan bersamaan dengan analisis lingkungan, melalui analisis kekuatan dan kelemahan organisasi.
5. Identifikasi Kesempatan Strategis
Kesempatan strategis merupakan gap antara situasi apabila organisasi menggunakan tujuan dan strategi yang dirumuskan dalam proses penentuan tujuan dengan situasi apabila organisasi menggunakan strategi sekarang ini (tanpa perubahan). Kesempatan strategis muncul apabila organisasi menetapkan tujuan baru yang lebih sulit, atau apabila ada persaingan yang ketat dan mengakibatkan organisasi tidak berhasil mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
6. Pengambilan Keputusan Strategis
Organisasi dapat mengembangkan sejumlah altrnatif strategis untuk memanfaatkan kesempatan strategis.
Strategi yang baik mencakup beberapa hal:
Cakupan: menjelaskan pasar apa yang akan dimasuki oleh organisasi, pasar yang terbatas atau luas
Alokasi sumberdaya: menjelaskan bagaimana alokasi sumberdaya untuk mencapai tujuan
Daya saing: memasukan kemampuan yang dimiliki oleh organisasi yang lebih baik dibandingkan dengan kemampuan pesaingnya
Sinergi: strategi harus bertujuan memanfaatkan secara optimal sinergi dalam suatu organisasi.
7. Pelaksanaan Strategi
Perencanaan strategi harus dijalankan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
8. Evaluasi dan Pengendalian Strategis
Manajer harus selalu mengevaluasi pelaksanaan rencana strategis. Pengendalian strategis merupakan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana strategis.
Sangat penting untuk mengetahui tentang proses perencanaan strategis yang baik. Mengingat bahwa dalam menyusun perencanaan strategis haruslah dengan cermat dan teliti karena perencanaan strategis merupakan perencanaan yang bersifat menyeluruh.
Kesalahan dalam menyusun perencanaan strategis akan berakibat fatal bagi organi- sasi.
Handoko (2009) menjelaskan bahwa secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :
Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi dan tujuan organisasi ;
Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang. Suatu profil perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan dan strategi- strategi yang ada sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya-sumber daya perusahaan yang tersedia ;
Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi perubahan-perubahan lingkungan ;
Analisa internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi. Analisis ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dengan lingkungan eksternal. Tujuan proses analisa internal adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan ;
Identifikasi kesempatan dan ancaman strategik. Penentuan berbagai kesempatan yang terse- dia bagi organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapi ;
Pembuatan keputusan strategik, mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik ;
Pengembangan strategi perusahaan. Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya ke dalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional ;
Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan manajemen untuk mengo- perasikan strategi ;
Peninjauan kembali dan evaluasi, untuk menilai apakah organisasi berjalan ke arah tujuan yang telah ditetapkan atau tidak.
Untuk melakukan perencanaan strategis perlu diperhatikan hal-hal berikut, yaitu :
Secara umum langkah-langkah perencanan strategis terdiri dari 4 (empat) tahap, yaitu : (1) menganalisis; (2) merencanakan; (3) mengimplementasikan; serta (4) mengukur.
Tahapan ini dimulai dari penentuan visi organisasi sampai hasil yang diperoleh. Agar perencanaan strategis bisa lebih berbobot, maka perlu diperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut (Texas Workforce Commission, 2005), yaitu :
Berikut ini adalah rincian dari masing-masing tahapan perencaanaan strategis.
1. Mendefinisikan fungsi inti organisasi
Pernyataan tentang fungsi inti organisasi dalam bentuk yang tentang alasan keberadaan organisasi.
Menghubungkan fungsi inti organisasi dengan misi organisasi.
2. Melakukan pemeriksaaan terhadap lingkungan dan melakukan analisis SWOT
Melandasi rencana dengan memeriksa lingkungan saat ini.
Mempertimbangkan aspek ekonomi, tren politik, sosial, dan teknologi yang mempengaruhi kegiatan organisasi.
Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan / Peluang dan Ancaman
Kekuatan dan Peluang merupakan faktor positif yang menunjukkan keunggulan kompetitif, mendukung strategi saat ini dan peningkatan kinerja.
Kelemahan dan Ancaman menghambat kinerja dan menyarankan risiko dalam strategi saat ini.
Kekuatan dan Kelemahan menunjukkan kondisi internal.
Peluang dan Ancaman menunjukkan kondisi eksternal.
3. Mencipatakan visi yang realistik
Sebuah visi yang realistis harus mendorong perbaikan dalam efisiensi atau efektivitas untuk mendukung misi (organisasi) atau (unit) fungsi inti.
Visi adalah pandangan yang inspiratif tentang masa depan organisasi yang diinginkan
Visi adalah dasar untuk tujuan dan sasaran organisasi.
4. Mengembangkan pernyataan visi
Deskripsi visi yang ingin dicapai adalah pernyataan singkat tentang apa yang organisasi inginkan di akhir siklus perencanaan.
Visi menjadi patokan atau cetak biru untuk masa depan
Visi memperluas jangkauan potensi kinerja organisasi untuk berkembang atau menjadi efisien
Pengembangan misi menjadi tujuan yang diturunkan dari visi.
1. Mengidenifikasi tujuan jangka panjang
Menguji kekuatan visi dengan :
2. Mengidentifikasi kinerja sasaran secara taktis
Sasaran adalah:
3. Mengidentifikasi ukuran kinerja dan target untuk setiap tujuan
Pengukuran kinerja dan target adalah alat untuk:
1. Mengembangkan rencana operasional
Rencana operasional mengkoordinasikan keseluruhan ruang lingkup pelaksanaan. Ini adalah rencana manajemen eksekutif untuk menerjemahkan ukuran kinerja dan target dari rencana strategis dalam inisiatif kinerja.
Menggunakan alat perencanaan operasional untuk mengkoordinasikan semua kegiatan yang muncul dari Rencana Strategis meliputi:
operasi (upaya-upaya atau kegiatan yang dibangun ke dalam rutinitas sehari-hari untuk menghasilkan produk atau jasa berulang)
proyek (inisiatif sementara dan unik dengan batas-batas tertentu)
program (sistem pelayanan).
2. Membuat kinerja rencana aksi
Kinerja rencana aksi mendefinisikan dan menjelaskan rincian yang menghubungkan tujuan rencana strategis, tolok ukur kinerja, dan target untuk tugas-tugas tertentu dan tonggak kinerja.
Merumuskan rencana aksi meliputi :
pelaksanaan kegiatan dalam proyek kinerja, operasi yang sedang berlangsung, dan program
tugas dan tanggung jawab
alat komunikasi dan metode
sumber daya
kiriman yang diharapkan, jadwal, dan tenggat waktu penyelesaian.
3. Mengelola kinerja
Sistem komunikasi yang efektif sangat penting untuk implementasi; untuk memaksimalkan pencapaian tujuan, standar berkomunikasi, harapan, dan pedoman untuk kinerja; serta memantau dan kemajuan dokumen.
Membuktikan hasil dan memastikan kemajuan yang berkelanjutan dengan:
Menentukan aspek yang akan dinilai dilihat dari manfaat dan perbandingan dengan informasi dan data.
