Kas (Cash) adalah aktiva lancar yang meliputi uang kertas/logam dan benda-benda lain yang dapat digunakan sebagai media tukar/alat pembayaran yang sah dan dapat diambil setiap saat.
Bagaimana Prosedur Penerimaan Kas ?
Setiap transaksi keuangan dalam suatu organisasi harus diotorisasi oleh piliak yang berwenang. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi yang tidak di otorisasi oleh yang memiliki wewenang untuk itu. Otorisasi terjadinya transaksi dilakukan dengan pembubuhan tanda tangan oleh manajer yang memiliki wewenang untuk itu, pada dokumen sumber atau dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi di catat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu.
Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin keandalannya.
Penerimaan kas berasal dari dua sumber utama yaitu : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari pembayaran piutang oleh pelanggan.
Penerimaan kas dari penjualan tunai dapat berupa uang tunai , credit card, sale slip atau cek pribadi (personal check). Penerimaan kas dari piutang dapat berupa cek atau giro bilyet.
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima, barang kemudian diserahkan kepada pembeli transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi (2002): “Ada tiga prosedur didalam penerimaan kas dengan penjualan tunai yaitu : “Prosedur penerirnaan kas dari over the counter sales, prosedur penerimaan kas dari cash on delivery sales (COD sale), prosedur penerimaan kas dari credit card sale.”
1. Prosedur Penerimaan Kas dari over the counter sales
Dalam penjualan tunai ini perusalaaan menerirna uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran yang langsung dari pembeli dengan kartu kredit, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari the over the counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :
-
Pembeli memesan langsung kepada wiraniaga (sales person) di bagian penjualan
-
Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi, atau kartu kredit.
-
Bagian penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli.
-
Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
-
Bagian kasa menyetorkan kas yang di terima ke bank.
-
Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.
-
Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
2. Penerimaan Kas dari COD Sales
Cash-on-delivery sales (COD Sales) adalah transaksi yang penjualan melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD Sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
-
Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
-
Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD Sales di kantor pos.
-
Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD Sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima.
-
Kantor pos penerirna, pada saat diterimanya barang dan formulir COD Sales, rnemberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya barang COD Sales.
-
Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD Sales. Kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli.
-
Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirirn bahwa COD Sales telah dilaksanakan.
-
Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD Sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.
3. Penerimaan Kas dari Credit Card Sales
Sebenarnya credit card bukan mempakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum.
Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok :
-
Kartu Kredit Bank (bank cards)
Kartu kredit ini diterbitkan oleh bank atau lembaga keuangan yang lain. Kartu kredit yang banyak beredar adalah Visa dan Master Card. Perusahaan yang menerima pembayaran melalui kartu kredit dapat memperoleh uang tunai segera dari bank dengan rnenukarkan copy credit card sales slip ke bank yang menerbitkan kartu kredit yang bersangkutan. Bank yang menerbitkan kartu kredit biasanya menagih pemegang kartu sebulan sekali, untuk transaksi pembelian dengan menggunakan kartu kredit yang dilakukan oleh pemegang kartu kredit dalam jangka waktu sebulan sebelumnya. -
Kartu Kredit Perusahaan (company cards)
Kartu kredit ini di terbitkan oleh perusahaan tertentu untuk para pelanggannya. Pelanggan dapat rnenggunakan kartu kredit ini untuk membeli barang hanya ke perusahaan yang menerbitkan kartu kredit tersebut. Pada akhir bulan atau pada tanggal tertentu, perusahaan menagih aumlah harga barang yang dibeli oleh pemegang kartu kredit selama jangka waktu tertentu yang telah lewat. -
Kartu Kredit Berpergian dan Hiburan (travel and entertainment cards)
Umumnya kartu kredit ini digunakan dalam bisnis, restaurant, hotel, dan motel. Namun, banyak pula toko yang menerima kartu kartu kredit tersebut sebagai alat pernbayaran.
Prosedur penerimaan kas menurut Marom (2000) dapat diuraikan sebagai berikut :
Kasir
-
Pada saat faktur jatuh tempo menghubungi pelanggan. Hal ini secara aktif di lakukan agar pembayaran tagihan dapat di terima secara tepat waktu.
-
Menerima cek / giro dari pelanggan, menyiapkan bukti bank masuk (BBM) dalam rangkap tiga dan menyerahkan BBM lembar kesatu kapada pelanggan. BBM dapat berfungsi sebagai kuitansi.
-
Cek / giro dan BBM lembar kedua dan ketiga serta faktur penjualan disampaikan ke bidang keuangan.
Bidang Keuangan
-
Mencocokkan jumlah uang (cek / giro) dengan bukti bank masuk (BBM) dan faktur penjualan.
-
Cek di kirim ke bank (pada keesokkan harinya), dan BBM didistribusikan : lembar kedua ke bagian akuntansi dan lembar ketiga ke kasir bersama faktur penjualan dan faktur pajak lembar ketiga.
Bagian Akuntansi
Menerima bukti bank masuk, dicocokkan dengan faktur penjualan dan faktur pajak (lembar kedua). Bila sesuai maka menyiapkan bukti jurnal bank masuk dan di catat ke buku bank masuk serta kartu piutang.
Bagian Kasir
Menerima bukti bank masuk lembar ketiga, faktur penjualan, dan faktur pajak. Formulir-formulir itu di gabung, di catat dalam daftar kas dan diarsipkan menurut nomor urut bukti bank masuk.