Komunikasi yang baik membangun pemahaman yang baik pula sehingga organisasi berkembangan sesuai sesuai dengan tujuan organisasi. Bagaimana prinsip komunikasi yang produktif dan efektif dalam bisnis ?
1 Like
Komunikasi adalah salah satu dasar dalam menjalin hubungan sosial. Dengan komunikasi yang baik, maka pesan, gagasan, dan hubungan dapat terjalin serta tercapai sesuai harapan. Dengan adanya komunikasi yang efektif, seorang profesional mampu mengakomodasi yang ada didalam ekosistem bisnis. Ada empat prinsip dasar komunikasi yang produktif dan efektif, yaitu :
-
Fokus Pada Solusi, Bukan pada Masalahnya
Komunikasi kita akan jauh lebih produktif jika kita fokus pada solusi. Misalnya, jika kita menemui hambatan dalam salah satu program kerja di kantor, kita harus segera berdiskusi untuk mencari jalan keluar dalam mengatasi hambatan yang ada. -
Hindari Pernyataan Bentuk Negatif
Yang disebut pernyataan bentuk negatif adalah kalimat atau pernyataan yang mengandung salah satu kata tidak, bukan, dan jangan. Contoh sederhana: “Pak, kita tidak bisa menyelesaikan proyek ini tanpa dukungan tim logistik yang andal.” Kalimat ini akan menjadi lebih produktif dan membuat kita menjadi optimis jika kita ganti menjadi: “Pak, kita bisa menyelesaikan proyek ini dengan dukungan yang bagus dari tim logistik.” -
Katakan Apa Yang Diinginkan
Prinsip ini mirip dengan prinsip kedua. Yakni mengajarkan kepada kita untuk selalu membuat frame kalimat positif ketika menyampaikan pesan. Misalnya, daripada mengatakan: “Mas, kalau menyetir mobil jangan ngebut.” Lebih baik menjadi: "Mas, menyetir mobilnya hati-hati, ya.” -
Fokus Ke Depan
Daripada fokus pada masa lalu, sebaiknya kita ucapkan kalimat lain yang menunjukkan optimisme untuk masa depan.
1 Like
Dalam komunikasi bisnis diperlukan beberapa faktor agar jalannya komunikasi sesuai dengan tujuan bisnis. Adapun faktor tersebut diantaranya :
-
Pengetahuan
Pengetahuan merupakan faktor penting dari berjalannya komunikasi bisnis. Seseorang dengan pengetahuan yg luas akan sangat cermat dalam menginterpretasikan informasi baik dalam bentuk verbal maupun non verbal. Selain itu seseorang dengan pengetahuan yg baik juga akan menyesuaikan diri dengan lawan bicara sebagai contoh perusahaan si A akan melakukan kerja sama dengan sekolah si B. Dan si B merupakan kepala sekolah yg tidak memiliki background IT. Oleh karena itu si A akan menyampaikan informasi sesuai dengan background lawan bicaranya sehingga maksud dan tujuan dari diadakannya kerja sama dapat dimengerti bagi kedua belah pihak. -
Persepsi
Persepsi merupakan cara pandang seseorang dalam menggambarkan atau menafsirkan informasi. Persepsi berkembang selaras dengan pengalaman dan pengetahuan seseorang. Seseorang dengan profesi akuntan akan memiliki persepsi yg berbeda dengan seorang IT. -
Peran dan hubungan
Peran dan hubungan memiliki pengaruh dari proses komunikasi tergantung dari materi atau permasalahan yang ingin dibicarakan termasuk cara menyampaikan informasi atau teknik komunikasi. Komunikator yang belum menjalin hubungan dekat dengan komunikan maka akan terjadi komunikasi secara formal. -
Lingkungan
Lingkungan interaksi memiliki pengaruh dalam komunikasi. Lingkungan yang nyaman dan kondusif biasanya dapat berpengaruh baik terhadap proses komunikasi.
Prinsip yang harus diikuti untuk membangun komunikasi yang baik dalam organisasi adalah sebagai berikut :
1. Kejelasan
Prinsip kejelasan berarti komunikator harus menggunakan bahasa seperti itu yang mudah dimengerti. Pesan itu harus dipahami oleh penerima. Kata-kata yang digunakan harus sederhana dan tidak ambigu. Bahasa seharusnya tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman. Bahasa adalah media komunikasi; Oleh karena itu harus jelas dan mudah dimengerti.
2. Kelengkapan dan Konsistensi
Dalam berkomunikasi, seorang komunikator harus mengkomunikasikan informasi yang lengkap, tidak setengah-setengah. Informasi yang tidak lengkap menyebabkan informasi yang diterima menimbulkan kebigungan. Selain itu infomasi juga harus konsisten. Informasi yang tidak konsisten dapat menyebabkan bencana, apalagi jika hal tersebut terjadi dalam organisasi.
3. Integrasi
Prisnip integrasi pada komunikasi menggambarkan bahwa tujuan dari komunikasi adalah membangun pemahaman sehingga tercapainya tujuan yang diinginkan. Dalam organisasi integrasi digunakan agar segala sumber daya terintegrasi sehingga tercapainya tujuan organisasi.
4. Ekonomi
Sistem komunikasi harus digunakan secara efisien, tepat waktu pada waktu yang tepat dan bila perlu. Komunikasi yang tidak perlu hanya membuang-buang sumber daya.
5. Umpan balik
Tujuan komunikasi akan tidak tercapai jika umpan balik tidak ada. Konfirmasi penerimaan pesan memberi pandangan apakah informasi yang disampaikan memenuhi tujuan komunikasi atau tidak. Umpan balik sangat penting apalagi dalam komunikasi tertulis dan pesan dikirim melalui media. Dalam jenis komunikasi lisan, umpan balik segera diketahui.
6. Perlu Jaringan Komunikasi
Rute yang dilewati komunikasi dari pengirim atau komunikator ke penerima mengacu pada jaringan komunikasi. Untuk komunikasi yang efektif jaringan ini sangat penting. Efektivitas manajerial juga tergantung pada tersedianya jaringan yang memadai.
7. Perhatian
Pesan yang disampaikan harus menarik perhatian penerima dan memastikan tindakan darinya dalam perspektif yang benar. Manajer yang efisien, bersungguh-sungguh dan tepat berhasil menarik perhatian bawahannya pada apa yang dia sampaikan.
Menurut Murphy dan Hildebrandt (1991), terdapat 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah:
-
Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. Karena informasi yang lengkap bisa membangun kepercayaan dan kepastian pada diri penerima informasi. Orang biasanya mencari informasi karena dirinya sedang menghadapi ketidakpastian, adanya informasi yang lengkap akan membuat orang merasa memperoleh kepastian. Di samping itu, informasi yang tidak lengkap sering kali menimbulkan pertanyaan dan membuat komunikasi tidak efektif.
-
Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat. Informasi utuh yang dikemukakan di atas harus disampaikan dalam kemasan yang jelas, singkat dan padat. Dengan demikian, orang menjadi mudah memahami apa yang kita komunikasikan. Tidak perlu mengernyitkan dahi untuk bisa memahami apa maksud informasi yang disampaikan.
-
Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan konkret, bukan abstrak. Sering kita memperoleh informasi yang abstrak seperti tercermin dalam kalimat “perbaikan derajat kehidupan” atau “meningkatkan mutu”. Sebenarnya kalimat tersebut bisa kita buat konkret. Perbaikan derajat kehidupan misalnya bisa kita buat konkret dengan kalimat “peningkatan penghasilan”, “peningkatan taraf pendidikan” atau “peningkatan kesehatan”.
-
Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. Kita sudah mempelajari variabel penerima tadi. Dalam menyampaikan informasi bisnis, penting bagi kita untuk mengetahui siapa komunikan atau penerima informasi itu. Kita pertimbangkan dengan baik siapa atau di mana komunikan kita.
-
Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan. Ini akan terkait dengan prinsip komunikasi sebagai proses berbagi. Informasi yang kita sampaikan mesti berorientasi pada penerima, sehingga kita membuat informasi itu sejelas mungkin sehingga bisa dipahami penerima. Informasi yang disampaikan sama sekali bukan untuk menunjukkan kecerdasan atau taraf pendidikan komunikatornya sehingga dipilih kata-kata yang menunjukkan taraf pendidikan komunikatornya dengan banyak menggunakan istilah atau jargon yang membingungkan penerima.
-
Courtesy, yang berarti sopan santun dan tata krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan. Kesantunan merupakan bagian penting dari komunikasi. Dengan kesantunan orang akan menaruh penghargaan dan simpati pada diri kita. Kesantunan berbahasa, kesantunan sikap dan kesantunan perilaku merupakan bagian penting dan melekat pada tindakan komunikasi manusia.
-
Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. Untuk pesan tertulis misalnya dibuat dengan memperhatikan tata bahasa dan untuk pesan lisan disampaikan dengan memperhatikan komunikan. Kecermatan dan ketelitian akan membuat kita bisa mendeteksi sejak dini bila terjadi kekeliruan pada kemasan informasi yang kita persiapkan untuk kegiatan komunikasi bisnis kita.