Bagaimana peran IS/IT dalam meningkatkan profit dalam sebuah organisasi guna identifikasi MOV (Measurable Organizational Value)?

[evitaliana]

Pada era modern seperti saat ini, teknologi informasi dan sistem informasi diperlukaan dalam dunia bisnis. Dengan penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi dapat meningkatkan profit bagi sebuah perusahaan. Penerapan teknologi informasi dan sistem informasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa periu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Misalnya saja penerapan Enterprise Resource Planning (ERP).

Peran dari teknologi informasi dalam perusahaan guna meningkatkan profit adalah sebagai berikut :

1. Minimize risk
   Dalam bisnis pasti memiliki resiko yang harus diperhatikan. Terutama yang berkaitan dengan keuangan. Pada dasarnya resiko tersebut berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek eksternal lain yang berada diluar jangkauan perusahaan,

2. Reduce costs
   Teknologi informasi berperan sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap profitabilitas perusahaan pada akhirnya.

3. Add Value
   Peranan dari teknologi informasi adalah menciptakan value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk memberikan kepuasan bagi pelanggan, tetapi lebih pada menciptkan loyalitas sehingga pelanggan tersebut menjadi konsumen dalam waktu yang lama.

4. Create new realities
   Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement, e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Adapun beberapa keuntungan dari peran teknologi informasi dalam meningkatkan profit perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Apabila tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.

3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.

4. Penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat biaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.

5. Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.

Penerapan teknologi informasi ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan teknologi informasi ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.

Sumber : http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan/

[Rayhan_Adri]

Menambahkan kaitannya dengan peranan IS/IT dalam identifikasi MOV.

Dalam mengembangkan MOV, penggunaan IS/IT juga harus mempertimbangkan value sebagai profit yang ingin diraih yaitu :

• Better
  Apakah dapat melakukan sesuatu lebih baik?
  Contoh : Meningkatkan kualitas dan efektivitas.
• Faster
  Apakah dapat membuat organisasi melakukan sesuatu lebih cepat?
  Contoh : Mempercepat proses, meningkatkan efektivitas, memangkas waktu yang diperlukan.
• Cheaper
  Apakah dapat membuat sesuatu lebih murah?
  Contoh : Mengurangi biaya produksi dan operasional.
• Do More
  Apakah dapat melakukan sesuatu lebih dari yang sudah ada saat ini?
  Contoh: Meningkatkan pangsa pasar, meningkatkat pertumbuhan, meningkatkan penjualan, meningkatkan keamanan.

Value ini tergantung dari impact yang diinginkan oleh organisasi, jika organisasi menginginkan value yaitu cheaper, maka IS/IT dapat dilibatkan dalam realisasinya misalkan dengan menggunakan automasi untuk memangkas proses bisnis yang tidak diperlukan dan mengurangi biaya operasional.

Selain value yang dapat diberikan oleh IS/IT, MOV yang dibuat harus melalui persetujuan seluruh stakeholder sebelum project dimulai, ini juga termasuk persetujuan dari stakeholder bidang bisnis dan stakeholder bidang teknologi.
Stakeholder teknologi harus dapat memahami kebutuhan IS/IT dari organisasi, di sisi lain stakeholder bisnis harus tetap mempertimbangkan kemampuan finansial dari organisasi.
Mendapatkan persetujuan dari kedua stakeholder ini adalah tugas yang sulit karena di satu sisi stakeholder bisnis menginginkan MOV tinggi sedangkan stakeholder teknologi membuatnya rendah.

Pada pernyataan MOV sendiri tidak berisi pernyataan tentang teknologi secara langsung. Pernyataan MOV tidak boleh berisi hal-hal teknis terkait teknologi karena perhatian MOV adalah dalam lingkup organisasi, bukan teknologi. Namun tentu saja MOV harus sesuai dengan kemampuan IS/IT yang dimiliki oleh organisasi. Keputusan penggunaan teknologi ada pada tim project untuk menentukan teknologi apa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi yang ada pada MOV.

Sumber : Marchewka, J. T. (2015). Information Technology Project Management, 5th Edition. New Jersey: Wiley

[Putri_Sari_Yasmi]

Meningkatkan profit organisasi merupakan salah satu proses pengembangan MOV ditinjau dari identifikasi dampak pada sektor/daerah yang diinginkan. Potensial daerah yang menjadi sasaran dalam hal ini adalah finansial.

Organisasi yang menguntungkan adalah suatu bisnis yang menghasilkan lebih banyak uang pemasukannya daripada pengeluarannya. Organisasi yang menguntungkan adalah bisnis yang menggunakan berbagai taktik untuk menghasilkan keuntungan. Bisnis dapat menggunakan gaya manajerial dan pendekatan kepemimpinan yang berbeda untuk meningkatkan motivasi dan kepuasan karyawan, yang telah terbukti dapat meningkatkan produktivitas pekerja. Menghitung Return On Investment (ROI) akan membantu bisnis menentukan apakah organisasi tersebut menghasilkan keuntungan.

Salah satu metodologi yang umum digunakan adalah IT/Bussiness Alignment Cycle yang merupakan sebuah framework sederhana yang dapat diadopsi oleh organisasi TI untuk mengelola berbagai aktivitas.

Empat fase siklus yang diterapkan dalam metode ini: plan, model, manage, dan measure.

Plan merupakan menerjemahkan tujuan bisnis ke dalam layanan TI yang terukur. Fase ini bertujuan membantu menutup kesenjangan antara apa yang dibutuhkan dan diharapkan oleh manajer bisnis dengan apa yang diberikan TI. Tentunya dalam hal ini, TI memerlukan dialog yang berkelanjutan untuk memperjelas kebutuhan bisnis. Tanpa dialog yang berkelanjutan, TI mungkin tidak dapat menentukan layanan TI dengan tepat terkait bagaimana mengalokasikan sumber daya TI secara efektif untuk memaksimalkan nilai bisnis. Selanjutnya, kebutuhan bisnis bersifat berubah/dinamis, TI harus menyesuaikan dan memodifikasi penawaran layanan dan sumber daya TI secara tepat dan cepat.

Model merupakan aktivitas merancang infrastruktur untuk mengoptimalkan nilai bisnis. Fase ini akan mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan untuk memberikan layanan TI pada tingkat layanan yang tinggi. Pada fase ini melibatkan pemetaan aset, proses, dan sumber daya TI, selanjutnya akan memprioritaskan dan merencanakan sumber daya yang mendukung layanan penting bisnis tersebut.

Untuk berhasil memprioritaskan sumber daya, TI memerlukan model layanan seputar konfigurasi manajemen dan penyimpanan terpusat untuk mengikat komponen infrastruktur layanan TI tertentu. Kombinasi ini sangat penting jika TI merencanakan, memprioritaskan, dan secara konsisten memberikan layanan pada tingkat layanan yang disepakati serta mengurangi biaya yang diperlukan.

Manage merupakan hasil dari setiap aktivitas bisnis yang dilakukan melalui dukungan layanan yang terkonsolidasi. Pada fase ini, memungkinkan staf TI memberikan tingkat layanan yang dijanjikan.

Adanya kendala bermunculan salah satunya seperti sulit mengelola sumber daya untuk memenuhi tingkat layanan yang disepakati. Selain itu, tanpa metode untuk mengelola infrastruktur TI secara efektif dan semua perubahan, staf TI akan menghadapi risiko yang menyebabkan terjadinya kegagalan.

Untuk memastikan keefektifan layanan sebuah organisasi demi meningkatkan profit organisasi, maka staf TI harus menyediakan:

1. Metode untuk memprioritaskan permintaan layanan berdasarkan dampak suatu bisnis.
2. Proses manajemen untuk meminimalkan risiko yang akan mempengaruhi tingkat layanan secara negatif.
3. Sistem manajemen TI untuk memantau dan mengelola komponen yang mendukung layanan bisnis.
4. Matrik operasional memungkinkan pemberian layanan sesuai tingkat layanan yang dijanjikan, serta sarana untuk mengukur dan memonitoring kemajuan tingkat layanan.

Measure merupakan aktivitas verifikasi tingkat layanan dan memperbaiki/evaluasi operasi bisnis yang dilakukan. Pada fase ini bertujuan meningkatkan visibilitas eksternal organisasi ke dalam operasi bisnis dan tingkat layanan.

Pada siklus ini mendorong harapan bersama sebuah organisasi antara manajer bisnis dan TI yang bertujuan untuk menyelaraskan TI dan tujuan bisnis. Siklus ini juga mengidentifikasi praktik terbaik dan proses bisnis di dalamnya dan di antara kelompok fungsional TI untuk membuat keselarasan TI / bisnis berkelanjutan dan terukur.

Framework ini akan berfungsi sangat baik apabila terintegrasi dan otomatis dengan aplikasi perangkat lunak dan alat monitoring lainnya.

Dengan menerapkan siklus ini dan mengintegrasikan serta mengotomatisasi aktivitas dengan menggunakan solusi perangkat lunak, maka sebuah organisasi dapat menyelaraskan keseluruhan organisasi tersebut untuk melakukan perbaikan secara sistematis berguna untuk mengatasi permasalahan.

Sumber: http://www.cioupdate.com/insights/article.php/3446591/The-Four-Phases-of-ITBusiness-Alignment.htm

[Ngurah (I Gusti Ngurah Agung Bagus Aryawana P)]

Bagi organisasi teknologi informasi dapat digunakan untuk mencapai keunggulan kompetitif, sedangkan untuk kebutuhan individu, teknologi dipergunakan untuk kepentingan seperti penerapan Enterprise Resource Planning (ERP).

Dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat saat ini, bisa dikatakan teknologi informasi telah memasuki ke segala bidang, salah satunya dibidang bisnis. Bisnis tanpa adanya memanfaatkan teknologi informasi tidak akan bisa maju dan terancam bangkrut. Banyak pelaku bisnis yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung kemajuan bisnis dan mendapatkan keuntungan yang diinginkan.

Dengan memanfaatkan teknologi informasi di bidang bisnis akan memberikan dampak positif yang besar untuk jalanya bisnis yang dibangun. Berikut beberapa peranan teknologi informasi dalam sebuah organiasasi:

1. Munculnya peluang bisnis baru (E-business), dengan semakin majunya teknologi dan informasi akan mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa peluang yang sangat menguntungkan dan sebagai modal bisnis yang sangat menguntungkan. Contohnya pemanfaatan kemajuan teknologi dan komunikasi adalah google. Di mana search engine google banyak digunakan untuk mencari sesuatu di internet dan perusahaan google akan mendapatkan banyak keuntungan.
2. Mengurangi biaya produksi dan operasional, kemajuan teknologi dan informasi dapat membantu perusahaan dalam mengurangi biaya produksi sehingga perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar dengan mengeluarkan pengeluaran yang sedikit. dan mengurangi operasional sehingga perusahaan dapat menambah jumlah produksi di setiap barang produksinya.
3. Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan, mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja, sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama, dan bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal tersebut membuat rapat menjadi lebih praktis dan juga dapat mengawasi kinerja para karyawan.
4. Akses informasi dan penyebaran informasi, mempublikasikan berita melalui internet dapat tersebar luas dengan cepat dibandingankan dengan enggunakan fax atau pos. Kita dapat menyebar luaskan informasi ke seluruh dunia dan dapat berinteraksi langsung melalui komputer.
5. Komunikasi yang cepat, fasilitas yang ada di internet banyak membuktikan kecepatanya berkomunikasi dengan orang yang dituju, seperti E-mail yang telah banyak digunakan untuk mengirim dan menerima dokumen. Chat atau video conferencing juga mempercepat komunikasi.

Jadi peran perkembangan teknologi informasi pada saat ini tidak bisa dipisahkan dari bisnis atau organisasi, karena perkembangan teknologi informasi dapat memberikan berbagai keuntungan dan kemudahan dalam menjalankan aktivitas bisnis.