Bagaimana peran IS/IT dalam meningkatkan kualitas/efektivitas sebuah organisasi untuk mengidentifikasi nilai yang diinginkan pada proyek TI?

Proyek Teknologi Informasi merupakan merupakan kegiatan sumber daya yang tersedia dari sebuah proyek pengembangan solusi TI sehingga dapat dihasilkan suatu sistem solusi yang memenuhi obyektif yang telah ditetapkan.

Bagaimana peran IS/IT dalam meningkatkan kualitas/efektivitas sebuah organisasi untuk mengidentifikasi nilai yang diinginkan pada proyek TI?

Four Steps for Effective Information Technology

1. Sejajarkan Tujuan Teknologi Informasi dengan Tujuan Perusahaan

Pada jaman dulu teknologi informasi hanya dipandang sebelah mata, para pemimpin bisnis cenderung mengabaikan fungsi dari departemen TI dan tidak memandang departemen TI sebagai salah satu stategi bisnis.

Namun, dewasa ini dalam lingkungan bisnis Teknologi Informasi adalah salah satu enabler terpenting dari strategi bisnis yang efektif. Hal tersebut dikarenakan untuk mencapai hamper semua tujuan bisnis, sistem, dan aplikasi yang berfungsi dengan baik. Perusahaan harus memastikan bahwa tujuan departemen TI selaras dengan tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan harus dituliskan terlebih dahulu dan kemudian departemen TI harus mendasarkan tujuan dan rencana operasionalnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.

Sebagai contohnya: Sebuah organisasi mendefinisikan sebuah tujuan yaitu, perusahaan ingin menambahkan tiga lokasi baru selama 12 bulan ke depan. Tujuan TI yang logis harus diselaraskan dengan tujuan bisnis itu adalah “Mendukung Inisiatif Pertumbuhan Bisnis.” Sebagai bagian dari tujuan tersebut, departemen TI akan menentukan beberapa tujuan, proyek atau tugas yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Begitu sasaran TI ditetapkan, mereka harus dikomunikasikan dengan jelas kepada pemimpin bisnis utama dan dipublikasikan, sehingga tim kepemimpinan dapat melihat departemen TI “selaras” dengan apa yang diharapkan oleh bisnis di masa depan.

2. Menetapkan Tata Kelola Teknologi Informasi

Masalah yang dihadapi oleh eksekutif bisnis dan tim manajemen TI adalah arus masuk yang konstan dari permintaan proyek baru dengan tenggang waktu yang pendek. Tekanan yang diberikan kepada eksekutif TI tersebut membuat mereka menjadi tidak focus untuk menyelesaikan proyek yang sedang dilakukan dengan keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan Tata Kelola Teknologi Informasi yang kurang baik. Tata Kelola Teknologi Informasi adalah praktik untuk menangkap, menerbitkan dan secara teratur meninjau semua permintaan proyek departemen TI dengan pemimpin bisnis utama. Dengan adanya Tata Kelola Teknologi Informasi ini, para pemimpin bisnis akan diberikan informasi yang lebih baik menngenai status proyek , jangka waktu penyelesaian, dan alas an-alasan lain selama berjalannya proyek. Pemimpin TI akan memiliki arahan yang jelas dari bisnis mengenai bagaimana sumber daya TI harus digunakan dikemudian hari, mengurangi tingkat stress dan menegaskan prioritas dimasa yang akan datang.

3. Mengelola Risiko Elektronik

Yang menjadi kekhawatiran saat ini dari kebanyakan berusahaan adalah keamanan informasi. Seperti kehilangan data, pencurian identitas, perusak perangkat lunak, dan upaya hacking yang mulai berkembang dimana-mana. Keamanan informasi adalah tentang mengidentifikasi, mengukur dan mengelola risiko bisnis yang terkait dengan kerahasiaan, integritas dan ketersediaan aset informasi sampai tingkat organisasi dapat diterima.

Tujuan profesional keamanan adalah memberi saran dan mendidik tim manajemen perusahaan mengenai risiko di lingkungan, dan kemudian mempersenjatai mereka dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai risiko.

Program keamanan pada organisasi Anda harus berdasarkan pada kerangka kerja keamanan, berpedoman pada seperangkat keamanan yang sesuai dengan peraturan yang Anda miliki. Setelah melakukan identifikasi pendekatan yang terbaik, lakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi kelemahan keamanan di organisasi Anda yang perlu ditangani. Begitu kelemahan telah diidentifikasi dan diprioritaskan, komunikasikan rencana tindakan untuk menangani masalah tersebut dengan prioritas tertinggi. Tidak lupa untuk melakukan pengamanan pada perangkat lunak Anda agar tidak diserang oleh hacking dengan mendatangkan virus pada personal komputer / laptop / smartphone yang terlibat dalam perusahaan anda. banyak undang-undang keamanan yang berlaku saat ini memberi perusahaan pelabuhan yang aman agar tidak mengakui pelanggaran ketika perusahaan telah mengenkripsi data pada sistem, sehingga organisasi harus mempertimbangkan penerapan enkripsi pada titik akhir untuk melindungi data sensitif dengan sangat hati-hati.

4. Mengukur Kinerja TI

Jika perusahaan Anda melakukan investasi signifikan dalam teknologi informasi, maka Anda harus melakukan evaluasi secara berlaka untuk memastikan bahwa investasi tersebut memberikan nilai kepada perusahaan Anda. Sebagian beras perusahaan akan menyetujui bahwa pengukuran terpenting untuk lingkungan Teknologi Informasi adalah jumlah waktu sistem yang online dan tersedia untuk mendukung transaksi bisnis. Di dunia TI, kita menyebut “uptime” menyadari bahwa sistem TI dapat bekerja secara efektif dalam jangka waktu yang lama, padahal seharusnya memiliki “downtime” yaitu perencanaan untuk pemeliharaan, penambahan dan peningkatan. Proses tune-up ini membantu agar sistem berjalan seefisien mungkin. Perbedaannya adalah bahwa lingkungan TI yang berfungsi dengan baik seharusnya tidak memiliki banyak waktu.

Pengukuran penting dari kinerja Teknologi Informasi juga berdasarkan pada kemajuan departemen TI pada proyek-proyek utama. Departemen TI harus secara teratur melaporkan kemajuan proyek yang telah diprioritaskan dan ditugaskan dalam proses tata kelola TI yang telah dijelaskan sebelumnya. Selain itu Anda juga harus melakukan evaluasi secara teratur pada sistem keamanan Anda. Anda harus sering melakukan penilaian terhadap lingkungan teknologi informasi anda, mengidentifikasi kelemahan dan melakukan perbaikan secara berkala.

Sumber :
http://www.lbmcinformationsecurity.com/resources/4-steps-for-effective-information-technology

Identifikasi nilai yang diinginkan pada proyek IT merupakan salah satu proses pengembangan MOV. MOV merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut (Billows 1996; Smith 1999). Demi meningkatkan kualitas/efektivitas sebuah organisasi maka perlu mendefenisikan terkait Apa yang diinginkan organisasi untuk dilakukan lebih baik. Berikut penjelasannya.

Efektivitas organisasi merupakan konsep tentang seberapa efektif sebuah organisasi dalam mencapai hasil yang diinginkan (visi utama organisasi). Efektivitas organisasi ditandai dengan adanya peranan manajemen, pengembangan kepmimpinan, desain dan struktur organisasi, design pengukuran dan scorecards, implementasi dan transformasi, penerapan smart processes dan smart technology yang bertujuan untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia pada sebuah organisasi. Adapun peran dari efektivitas organisasi antara lain:

  1. Memeriksa keselarasan antara visi organisasi dan kemampuan pekerja
  2. Meningkatkan trade-off seputar kehandalan, kecepatan, dan kualitas kinerja
  3. Strategi cerdas untuk mencapai visi organisasi
  4. Memfasilitasi kemampuan sdm demi meningkatkan profesionalitas kerja

Peran IS/IT sangatlah dibutuhkan bagi sebuah organisasi demi membantu segala bentuk tugas dengan efisiensi waktu. Maka dari itu, potensi TI akan memberikan pengaruh bagi sebuah organisasi yang cukup signifikan, namun proyek TI akan menghabiskan sumber daya dan biaya yang besar sehingga menjadikan TI sebagai salah satu masalah utamanya. Tidak jarang banyak ditemui sejumlah sumber daya dalam jumlah tertentu terbuang sia-sia dalam pelaksanaan proyek TI dan pemeliharaan sistem TI. Praktik efektivitas TI yang dilakukan oleh PricewaterhouseCoopers Jamaica mampu membantu organisasi dalam menghadapi tantangan TI yang merupakan kombinasi dari kekuatan jaringan global yang professional dan mitra yang hebat.

Kemungkinan kebutuhan bagi sebuah organisasi:

  • Ingin memiliki organisasi TI yang tepat untuk mendukung kebutuhan bisnis
  • Menyadari kebutuhan untuk menyelaraskan TI dengan bisnis
  • Membutuhkan proyek TI untuk menghasilkan hasil yang tepat untuk bisnis
  • Ingin melihat apa yang bisa dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas dan professional dan kemampuan mengelola layanan TI sebuah organisasi

Peran layanan SI/TI yang akan diberikan:

  1. Menyelaraskan TI dengan bisnis

    • Meninjau kembali efektivitas strategi TI
    • Mengetahui perkembangan TI
    • Validasi konsep design dan mengelola sdm, proses yang ada, dan teknologi yang digunakan
    • Memberikan rekomendasi tentang tata kelola, operasi bisnis, dan organisasi TI
  2. Cara membuat proyek TI dapat diaplikasikan

    • Mengelola proyek meliputi implementasi program dan peningkatan proses bisnis
    • Meninjau kembali status proyek TI yang sedang berlangsung dan analisis resiko kegagalan yang mungkin terjadi
    • Melakukan pemodelan ROI
    • Memberikan rancangan dalam menghadapi setiap perubahan pasar
    • Memanfaatkan teknologi yang sedang berkembang
    • Memberikan rekomendasi kebutuhan komunikas dan pelatihan internal
  3. Sumber daya IT dan manjemen layanan

    • Pencarian solusi IT
    • Penilaian kinerja penyedia layanan TI
    • Pengukuran kinerja TI dengan tools tertentu
    • Pengembangan operasi bisnis dan tingkat layanan
    • Manejemen risiko TI
  4. Layanan transaksi IT dan uji kelayakan

    • Menilai tata kelola TI pada sebuah organisasi termasuk struktur, pelaporan, dan manajemen, infrastruktur, staff, keamanan, dan pengawasan
    • Meninjau kembali sasaran disertai dengan kemampuan untuk menganalisis matriks utama pada bisnis
    • Identifikasi masalah dan sistem integrasi dengan risiko
    • Integrasi dan konversi fungsi spesifik TI meliputi aplikasi, infrastruktur, jaringan data dan suara, serta pusat data
    • Berani berinvestasi untuk pengelolaan proyek
    • Evaluasi kekuatan dan kelemahan vendor yang digunakan
    • Mendefinisikan arsitektur sistem dengan detail

Sumber:

  1. https://en.wikipedia.org/wiki/Organizational_effectiveness
  2. https://www.pwc.com/jm/en/services/information-technology-effectiveness.html

Dampak dari IT dalam suatu organisasi biasanya disebut dengan istilah business value, yang di dalamnya juga termasuk peningkatan produksi, peningkatan keuntungan, penurunan biaya, keuntungan kompetitif, pengurangan inventaris, dan ukuran performa lainnya.

Efektivitas menunjukkan pencapaian tujuan organisasi dalam kaitannya dengan lingkungan eksternal perusahaan dan dapat dimanifestasikan dalam pencapaian keunggulan kompetitif, seperti pembuatan strategi yang mempengaruhi unique value sebagai respon terhadap pesaing.

Dalam paper oleh Christina Soh berjudul How IT Creates Business Value: A Process Theory
Synthesis dijelaskan teori-teori dalam hubungan antara investasi IT dan business value.

Teori-teori tersebut diantaranya :

  1. Lucas “Appropriate Use” (Penggunaan yang Tepat)
    Menurut Lucas, perancangan IT saja tidak cukup untuk peningkatan kinerja organisasi karena teknologi tidak bisa meningkatkan kinerja kecuali teknologi tersebut digunakan. Oleh karena itu, penggunaan yang tepat dari teknologi yang dirancang secara efektif juga diperlukan untuk meningkatkan kinerja organisasi.

  2. Grabowski dan Lee -“Strategic Fit” (Kesesuaian Strategis)
    Grabowski dan Lee berfokus pada kesesuaian antara tipe strategis organisasi, struktur biaya, dan portofolio aplikasi SI. Namun mereka juga menyadari bahwa itu saja tidak cukup, karena kompetitor bisa saja meniru aplikasi SI dan menghilangkan keuntungan.

  3. Markus dan Soh “IT Assets” (Aset IT)
    Markus dan Soh berpendapat bahwa “faktor struktural” seperti ukuran organisasi dan intensitas informasi industri akan mempengaruhi kemampuan organisasi dalam mengubah aset IT menjadi business value.

  4. Beath, Goodhue, and Ross -“Leveraging IS Processes” (Pemanfaatan Proses-Proses SI)
    Beath, Goodhue, and Ross menguraikan kembali pandangan Markus dan Soh tentang pentingnya aset IT. Menurut pandangan mereka, aset IT terdiri dari teknologi, sumberdaya manusia, dan hubungan antara SI dengan pengguna (atau client).

    Aset IT memberikan business value dengan mempengaruhi tiga proses bisnis penting: pengembangan sistem, operasi bisnis, dan perencanaan.

  5. Sambamurthy dan Zmud “IT Impacts” (Dampak IT)
    Sambamurthy dan Zmud melihat dampak IT sebagai kondisi diperlukan untuk menciptakan business value :

    Semakin suatu produk dan layanan baru menjadi lebih baik dan proses bisnis yang berubah, maka semakin besar nilai bisnis yang didapat, diukur dengan profitabilitas, nilai pemegang saham, dll.

Setiap organisasi menginginkan value tertentu untuk mencapai tujuan organisasinya. Jika merujuk dalam konsep MOV, penentuan value yang diinginkan organisasi dilakukan di awal sebelum sebuah project berjalan.

Untuk itu sebaiknya pengelolaan IS/IT dalam suatu organisasi dipertimbangankan juga dalam mengidentifikasi value yang dibutuhkan dengan melihat business value yang dapat dihasilkan IS/IT dan kesesuaiannya visi dan misi organisasi. Karena business value yang dihasilkan dari IS/IT akan berdampak kepada organizational value pada project-project yang terkait dengan IT.

Jika dalam MOV organisasi menginginkan value untuk berfokus efektivitas atau better maka peranan IS/IT adalah memastikan bahwa value tersebut dapat tercapai dengan memberikan business value yang dapat diterima oleh organisasi.

Sumber