Four Steps for Effective Information Technology
1. Sejajarkan Tujuan Teknologi Informasi dengan Tujuan Perusahaan
Pada jaman dulu teknologi informasi hanya dipandang sebelah mata, para pemimpin bisnis cenderung mengabaikan fungsi dari departemen TI dan tidak memandang departemen TI sebagai salah satu stategi bisnis.
Namun, dewasa ini dalam lingkungan bisnis Teknologi Informasi adalah salah satu enabler terpenting dari strategi bisnis yang efektif. Hal tersebut dikarenakan untuk mencapai hamper semua tujuan bisnis, sistem, dan aplikasi yang berfungsi dengan baik. Perusahaan harus memastikan bahwa tujuan departemen TI selaras dengan tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan harus dituliskan terlebih dahulu dan kemudian departemen TI harus mendasarkan tujuan dan rencana operasionalnya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.
Sebagai contohnya: Sebuah organisasi mendefinisikan sebuah tujuan yaitu, perusahaan ingin menambahkan tiga lokasi baru selama 12 bulan ke depan. Tujuan TI yang logis harus diselaraskan dengan tujuan bisnis itu adalah “Mendukung Inisiatif Pertumbuhan Bisnis.” Sebagai bagian dari tujuan tersebut, departemen TI akan menentukan beberapa tujuan, proyek atau tugas yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Begitu sasaran TI ditetapkan, mereka harus dikomunikasikan dengan jelas kepada pemimpin bisnis utama dan dipublikasikan, sehingga tim kepemimpinan dapat melihat departemen TI “selaras” dengan apa yang diharapkan oleh bisnis di masa depan.
2. Menetapkan Tata Kelola Teknologi Informasi
Masalah yang dihadapi oleh eksekutif bisnis dan tim manajemen TI adalah arus masuk yang konstan dari permintaan proyek baru dengan tenggang waktu yang pendek. Tekanan yang diberikan kepada eksekutif TI tersebut membuat mereka menjadi tidak focus untuk menyelesaikan proyek yang sedang dilakukan dengan keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Hal tersebut bisa terjadi dikarenakan Tata Kelola Teknologi Informasi yang kurang baik. Tata Kelola Teknologi Informasi adalah praktik untuk menangkap, menerbitkan dan secara teratur meninjau semua permintaan proyek departemen TI dengan pemimpin bisnis utama. Dengan adanya Tata Kelola Teknologi Informasi ini, para pemimpin bisnis akan diberikan informasi yang lebih baik menngenai status proyek , jangka waktu penyelesaian, dan alas an-alasan lain selama berjalannya proyek. Pemimpin TI akan memiliki arahan yang jelas dari bisnis mengenai bagaimana sumber daya TI harus digunakan dikemudian hari, mengurangi tingkat stress dan menegaskan prioritas dimasa yang akan datang.
3. Mengelola Risiko Elektronik
Yang menjadi kekhawatiran saat ini dari kebanyakan berusahaan adalah keamanan informasi. Seperti kehilangan data, pencurian identitas, perusak perangkat lunak, dan upaya hacking yang mulai berkembang dimana-mana. Keamanan informasi adalah tentang mengidentifikasi, mengukur dan mengelola risiko bisnis yang terkait dengan kerahasiaan, integritas dan ketersediaan aset informasi sampai tingkat organisasi dapat diterima.
Tujuan profesional keamanan adalah memberi saran dan mendidik tim manajemen perusahaan mengenai risiko di lingkungan, dan kemudian mempersenjatai mereka dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai risiko.
Program keamanan pada organisasi Anda harus berdasarkan pada kerangka kerja keamanan, berpedoman pada seperangkat keamanan yang sesuai dengan peraturan yang Anda miliki. Setelah melakukan identifikasi pendekatan yang terbaik, lakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi kelemahan keamanan di organisasi Anda yang perlu ditangani. Begitu kelemahan telah diidentifikasi dan diprioritaskan, komunikasikan rencana tindakan untuk menangani masalah tersebut dengan prioritas tertinggi. Tidak lupa untuk melakukan pengamanan pada perangkat lunak Anda agar tidak diserang oleh hacking dengan mendatangkan virus pada personal komputer / laptop / smartphone yang terlibat dalam perusahaan anda. banyak undang-undang keamanan yang berlaku saat ini memberi perusahaan pelabuhan yang aman agar tidak mengakui pelanggaran ketika perusahaan telah mengenkripsi data pada sistem, sehingga organisasi harus mempertimbangkan penerapan enkripsi pada titik akhir untuk melindungi data sensitif dengan sangat hati-hati.
4. Mengukur Kinerja TI
Jika perusahaan Anda melakukan investasi signifikan dalam teknologi informasi, maka Anda harus melakukan evaluasi secara berlaka untuk memastikan bahwa investasi tersebut memberikan nilai kepada perusahaan Anda. Sebagian beras perusahaan akan menyetujui bahwa pengukuran terpenting untuk lingkungan Teknologi Informasi adalah jumlah waktu sistem yang online dan tersedia untuk mendukung transaksi bisnis. Di dunia TI, kita menyebut “uptime” menyadari bahwa sistem TI dapat bekerja secara efektif dalam jangka waktu yang lama, padahal seharusnya memiliki “downtime” yaitu perencanaan untuk pemeliharaan, penambahan dan peningkatan. Proses tune-up ini membantu agar sistem berjalan seefisien mungkin. Perbedaannya adalah bahwa lingkungan TI yang berfungsi dengan baik seharusnya tidak memiliki banyak waktu.
Pengukuran penting dari kinerja Teknologi Informasi juga berdasarkan pada kemajuan departemen TI pada proyek-proyek utama. Departemen TI harus secara teratur melaporkan kemajuan proyek yang telah diprioritaskan dan ditugaskan dalam proses tata kelola TI yang telah dijelaskan sebelumnya. Selain itu Anda juga harus melakukan evaluasi secara teratur pada sistem keamanan Anda. Anda harus sering melakukan penilaian terhadap lingkungan teknologi informasi anda, mengidentifikasi kelemahan dan melakukan perbaikan secara berkala.
Sumber :