Bagaimana model konversi pengetahuan (knowledge) didalam organisasi?

Pengertian Knowledge menurut Debowski (2006, p.16) adalah suatu proses dalam menerjemahkan informasi dan pengalaman akan masa lalu yang dapat menjadi hubungan bermakna, dimengerti dan diterapkan oleh setiap individu.

Jenis Knowledge dibagi menjadi dua macam, yaitu:

  • Tacit Knowledge
    Tacit Knowledge adalah Knowledge yang terakumulasi dari pengalaman dan pembelajaran seseorang dan sangat sulit untuk direproduksi atau dibagikan dengan orang lain dimana dapat berupa gambar, teks atau dalam bentuk kata-kata. Kelemahan dari Tacit Knowledge adalah sulitnya untuk menerjemahkan Tacit Knowledge menjadi produk yang tangible. (Debowski 2006, p.18)

  • Explicit Knowledge
    Explicit Knowledge adalah Knowledge yang dapat dibagikan kepada yang lainnya, didokumentasikan, dikatagorikan, dan disebarkan kepada pihak lain sebagai informasi. Explicit Knowledge merupakan sumber daya utama dalam organisasi dimana fokus dalam pekerjaan dapat berubah menjadi berfokus pada Knowledge yang ada dalam organisasi. (Debowski 2006, p.18)

Pengetahuan diciptakan melalui konversi antara Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Model konversi Knowledge menurut Nonaka dan Takeuchi (1995) adalah sebagai berikut:

image
Gambar Model Konversi Knowledge (sumber: Sangkala, 2007, p.84)

1. Sosialiasi

Sosialiasi : konversi dari Tacit Knowledge ke Tacit Knowledge

Tacit Knowledge disampaikan kepada orang lain melalui proses sosialisasi dalam pelatihan maupun tim kerja, dan juga dapat melalui interaksi sosial dan berbagi pengalaman antara anggota organisasi. Seseorang dapat mempelajari pengetahuan tanpa harus berinteraksi dengan pembimbing ataupun tutornya. Mereka dapat belajar dengan cara mengamati seseorang dan berlatih.

2. Eksternalisasi

Eksternalisasi : konversi dari Tacit Knowledge ke Explicit Knowledge

Pengetahuan ini diciptakan ketika seseorang memiliki pengetahuan yang ada, kemudian ditambah dengan pengetahuan pribadinya dan mengembangkan sesuatu yang baru dan dapat dibagikan kepada seluruh organisasi. Dengan demikian, eksternalisasi akan muncul disaat seseorang menerjemahkan Tacit Knowledge yang dimilikinya, sehingga dapat dimengerti oleh para karyawan lainnya.

3. Kombinasi

Kombinasi : konversi dari Explicit Knowledge ke Explicit Knowledge

Kombinasi merupakan konsep untuk menciptakan Explicit Knowledge yang terbaru dengan digabung, memberikan kategori, dan mengumpulkan dua ataupun lebih Explicit Knowledge yang ada.

4. Internalisasi

Internalisasi : konversi dari Explicit Knowledge ke Tacit Knowledge

Learning-by-doing merupakan hal dasar dari konversi ini, dimana menunjukkan tingkatan Tacit Knowledge dari Explicit Knowledge

Suatu alasan mendasar organisasi yang sukses adalah keterampilan dan pengalaman pada penciptaan Knowledge dan pemanfaatannya. Penciptaan Knowledge dicapai dengan melalui hubungan antara Tacit Knowledge dimana terdiri dari karyawan, pelanggan, pemangku kepentingan, maupun para eksekutif dalam organisasi dan Explicit Knowledge dimana terdiri dari organisasi records dan sistem yang ada.

image
Gambar Sumber pengetahuan dari organisasi (Debowski, p.19)

Kedua jenis pengetahuan explicit knowledge dan tacit knowledge (pengetahuan terbatinkan) merupakan jenis pengetahuan yang saling melengkapi serta berperan sangat penting dalam proses kreasi pengetahuan. Kedua jenis pengetahuan ini berinteraksi satu sama lainnya dan berubah dari satu jenis ke jenis lainnya secara dinamis.

Menurut Nonaka dan takeuchi dalam Munir (2008), interaksi dinamis antara satu bentuk pengetahuan ke bentuk lainnya disebut dengan konversi pengetahuan. Oleh Nonaka dan takeuchi pengetahuan tersebut dapat di konversi dengan empat cara, yang disebut dengan SECI Model, yaitu: Socialization (S), Externalization (E), Combination © dan Internalization (I).

Model pertama, yaitu Socialization atau Sosialisasi, merupakan suatu konversi pengetahuan antara tacit ke Tacit (T :arrow_right: T).

Munir (2008) mengartikan istilah sosialiasi untuk menekankan pada pentingnya kegiatan bersama antara sumber pengetahuan dan penerima pengetahuan dalam proses konversi tacit knowledge.

Karena pengetahuan tacit (terbatinkan) sangat dipengaruhi oleh konteksnya dan sulit sekali diformalkan, maka untuk menularkan pengetahuan terbatinkan dari satu individu ke individu lain dibutuhkan pengalaman yang terbentuk melalui kegiatan bersama atau hidup dalam lingkungan yang sama dan bisa juga tanpa menggunakan bahasa.

Misalkan dengan cara meniru, mencontoh, menggunakan bahasa tubuh maupun pelatihan-pelatihan yang digunakan.

Model kedua, yaitu Externalization atau Eksternalisasi, pengubahan pengetahuan tacit ke explicit (T :arrow_right: E). Menurut Sangkala (2007) proses ini terjadi melalui pengombinasian (menyortir, menambahkan, mengkategorisasikan dan dikontekstualisasikan kembali menjadi pengetahuan baru) beragam explicit knowledge yang dimiliki oleh seseorang.

Sehingga seseorang dapat mempertukarkan dan mengombinasikan pengetahuan melalui semacam satu kejadian. Dalam proses ini pengetahuan tacit diekpresikan dan diterjemahkan menjadi metafora, bentuk konsep, hipotesis, diagram, model, atau prototipe sehingga dapat dengan mudah dimengerti pihak lain.

Model ketiga, Combination atau Kombinasi. Suatu proses konversi antara pengetahuan explicit ke pengetahuan explicit (E :arrow_right: E).

Proses ini merupakan pertukaran dan pengkombinasian melalui media seperti dokumen-dokumen, rapat, percakapan telepon maupun komunikasi melalui jaringan komputer dan internet. Munir (2008) menyebutkan ada tiga proses kombinasi yang terjadi dalam praktik konversi kombinasi, yaitu:

  1. Pengetahuan eksplisit dikumpulkan dari dalam dan luar organisasi, kemudian dikombinasikan.
  2. Pengetahuan eksplisit disunting atau diproses agar dapat lebih bermanfaat bagi organisasi.
  3. Pengetahuan-pengetahuan eksplisit tersebut disebarkan ke seluruh organisasi melalui berbagai media.

Model keempat, yaitu Internalization atau Internalisasi. Suatu proses konversi antara expilicit knowledge menjadi Tacit knowledge (E :arrow_right: T).

Pengetahuan ini juga bisa disebut dengan pembelajaran mandiri, learning by doing dari dokumen-dokumen, data, informasi maupun knowledge yang sudah didokumentasikan. Suatu pembelajaran individu terhadap suatu pengetahuan dan kemudian menjadi pengetahuan tacit individu tersebut.