© Dictio 2017 - 2019, Inc. All Rights Reserved. Terms of Use | About Us | Privacy Policy


Bagaimana Menulis Laporan yang Baik?

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka.

Bagaimana menulis laporan yang baik ?

Setiap laporan mempunyai karakteristik yang berbeda-beda dalam penulisannya. Laporan penelitian dengan laporan perencanaan bisnis mempunyai format yang sangat berbeda. begitu juga dengan laporan kemajuan kinerja atau bahkan laporan tugas mahasiswa.

Secara garis besar, hal-hal yang perlu anda perhatikan dalam menulis laporan, menurut G.E.R Burrough, antara lain :

  1. Penulis laporan harus mengetahui benar kepada siapa laporan tersebut akan ditujukan.

  2. Penulis laporan haruslah menyadari bahwa pembaca laporan tidak mengikuti serangkaian kegiatan dalam proses kegiatan yang dilaporkan. Namun dalam hal ini, pelapor mengajar orang lain untuk mencoba mengikuti apa yang telah dilakukannya.

    Oleh karena itu, langkah demi langkah harus dikemukakan secara jelas termasuk alasan-alasan mengapa hal tersebut dilakukan.

  3. Pelapor harus menyadari bahwa latar belakang pengetahuan, pengalaman, dan minat pembaca laporan tidaklah sama. Barangkali seseorang menganggap bahwa masalah yang dibahas merupakan hal yang sangat penting, tetapi sebagian lagi menganggap sebaliknya.

    Oleh karena itu, apabila penulis laporan memahami betapa pentingnya laporan tersebut, hendaknya
    laporan tersebut dikemukakan dengan jelas letak dan kedudukannya dalam konteks pengetahuan secara umum.

  4. Tidak semua yang dikerjakan selama proses kegiatan berlangsung dapat dilaporkan. Padahal umumnya laporan itu hanya dibaca satu kali. Oleh karena itu, dalam menulis laporan, yang diutamakan adalah jelas dan menyakinkan.

Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi di mana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of Authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien.

Kerja sama di antara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik
komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa
efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang
baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembutan format laporan
yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat
baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

Bagaimana menulis sebuah laporan yang baik ?

Beberapa syarat yang harus terpenuhi dalampenulisan laporan yang baik antara lain :

  1. Clear

    Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah,
    maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.
    Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari
    si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan.

  2. Mengenai sasaran permasalahannya

    Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang niembingungkan
    atau tidak muluk-muluk. Demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat
    harus yang jelas, singkat, jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang
    membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti. T

  3. Lengkap (complete)

    Kelengkapan tersebut menyangkut :

    • Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak
      menimbulkan tanda tanya.

    • Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data data statistik yang jelas dan lengkap.

  4. Tepat waktu dan cermat

    Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang
    membutuhkan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus

    Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada tindaklanjutnya.

  5. Tetap (consistent)

    Laporan yang didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan
    tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu
    laporan :lebih dapat dipercaya dan diterima.

    Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentang-
    an satu sama lain.

  6. Objective dan Factual

    Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenaran-
    nya maupun dibuat secara obyektif.

  7. Harus ada proses timbal balik

    Proses timbal balik disini mempunyai arti :

    • Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca.

    • Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.

Langkah-langkah dalam Pembuatan Laporan

Pembuatan harus melalui prosedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

  1. Pengumpulan Data dan Fakta

    Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun
    memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai: `

    • Jumlah surat keputusan yang telah dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu satu bulan.
    • Bentuk dan struktur organisasi perusahaan.
    • Jumlah tenaga kerja per bagian.
    • Rencana pemakaian anggaran finansial dan sebagainya.

    Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus
    melalui cara-cara sebagai berikut :

    • Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakukan perencanaan penelitian yang mantap dan matang.

    • Mengadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.

    • Melakukan penyebaran daftar pertanyaan baik dengan sistem sampel maupun dengan sistem yang lainnya.

  2. Pemindahan tabulating Data dan Fakta

    Setelah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasar mengenai observasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

    • Pemilihan data berdasarkan pembedaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, finansial maupun pelaksanaan rencana.
    • Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya .
    • Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.
    • Melakukan Tabulating yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai deng cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terja pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.
  3. Membuat Kerangka Laporan

    Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini temasuk juga di dalamnya Pemaparan mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan.

    Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

    1. Pendahuluan

      • Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui:
      • Maksud dari tujuan pembuatan laporan.
      • Masalah yang akan dibahas.
      • Batasan masalah.
      • Sistematika penulisan laporan.
      • Pendekatan penyelesaian yang digunakan.
    2. Tubuh Laporan

      Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan, karena :

      1. Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian,

      2. Terdapat analisa si pelapor.

      3. Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.

      Biasanya bagian Tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari:

      • Permasalahan.
      • Batasan masalah
      • Hipotesa.
      • Latarbelakang teori.
      • Bagian (part)
      • Bab-bab (Chapters)
      • Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya.
    3. Saran-saran

      Saran-saran di sini sudah terangkum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternatif-altematif pilihan lagi. Biasanya pada laporan SURVEI, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan segabai bab terakhir dari seluruh laporan.

    4. Konklusi dan Penutup

      Konklusi dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tersebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi.

      Sedangkan pada penutup di samping tercermin penegasan logika juga berupa penegasan saran-saran atau harapan penyempurnaan kegiatan-kegiatan selanjutnya serta implementasi dan follow up dari semua ide-ide yang terpapar.

Tabel, Skema dan Grafik

Dengan melihat betapa pentingnya logika korelasi pada setiap laporan maka tepatlah apabila tabel angka-angka, grafik-grafik maupun skema-skema yang mendukung penyelesaian masalah dicantumkan langsung ke dalam halaman yang terdekat dari pembahasan masalah sehingga mempermudah analisa .

Dengan peletakan skema, tabel maupun grafik yang mendukung penyelesaian masalah tersebut mempermudah si pembaca untuk mengikuti alur dari rangkaian analisa si pelapor. Jadi tabel. skema maupun grafik-grafik tersebut menjadi bagian yang mutlak dari bab yang bersangkutan.

Di samping tabel, skema maupun grafik menjadi bagian yang mutlak, tabel-tabel ini juga menjamin analisis secara rasional dan menjadi ide penunjang bagi masalah yang dibicarakan sehingga dapatlah tabel-tabel ini dicantumkan sebagai lampiran (appendix). Sedangkan untuk memudahkan si penerima laporan maka sebaiknya pembuatan appendix diberi nomor urut sesuai dengan urutan pembahasan masalah yang dikemukakan.

Bentuk Laporan Resmi

Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat dengan memperhatikan kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya.

Biasanya, laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal di bawah ini :

  1. Halaman Judul.
  2. Kata Pengantar.
  3. Daftar isi.
  4. Daftar Tabel.
  5. Daftar gambar.
  6. Pendahuluan.
  7. Tubuh laporan.
  8. Kesimpulan dan saran
  9. Daftar Pustaka.
  10. Lampiran
  11. Daftar Petunjuk.