Bagaimana cara meningkatkan kemampuan negosiasi (Negotiation Skills) dalam berbisnis?

Negotiation skill merupakan suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau lebih yang didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar menawar yang bertujuan untuk mencapai suatu kesepakatan dan untuk mengatasi perbedaan pendapat antara kedua belah pihak.

Menurut kamus Oxford, negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal.

Tanpa kita sadari maupun di sadari negoisasi terjadi pada kehidupan kita sehari-hari, baik itu negosiasi untuk hal-hal besar atau dalam masalah kecil.

Contohnya ketika kita di pasar dan membeli sesuatu maka akan terjadi proses tawar menawar harga barang yang akan kita beli, dalam hal ini kita sudah melakukan proses negosiasi.

Contoh lain mengenai kasus negosiasi seperti Christopher Columbus meyakinkan Ratu Elizabeth untuk membiayai ekspedisinya saat inggris dalam perang besar yang memakan banyak biaya atau sengketa pulau sipadan-ligitan antara indonesia dan malaysia.

Tujuan negotiation skills dalam bisnis antara lain :

  • Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat, saling pengertian dan persetujuan,
  • Untuk mendapat atau mencapai kondisi penyelesaian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama
  • Untuk mendapat atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing-masing pihak merasa menang.

Selain mempunyai tujuan, negosiasi juga mempunyai manfaat antara lain untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian dan untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas.

Di sebuah negotiation skills memiliki karakteristik yang senantiasa melibatkan orang baik sebagai individual, perwakilan organisasi atau perusahaan, sendiri atau dalam kelompok, menggunakan cara-cara pertukaran sesuatu baik berupa tawar menawar maupun tukar menukar, hampir selalu bertatap muka dengan menggunakan bahasa lisan, gerak tubuh, ekspresi, negosiasi biasanya menyangkut hal-hal di masa depan atau sesuatu yang belum terjadi dan kita inginkan terjadi.

Negotiation skills sangat penting karena untuk mencari solusi, mencari suatu kesepakatan kedua belah pihak, dan mencapai tujuan yang dikehendaki bersama kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi. Keberhasilan atau kesuksesan dalam bernegosiasi dapat ditentukan oleh berbagai faktor penting, diantaranya keterampilan seseorang negosiator dalam bernegosiasi dengan pihak lawan negosiasi.

  • Seorang negosiator harus memiliki kemampuan dasar ilmu pengetahuan, keterampilan dalam melakukan proses negosiasi, informasi, penilaian, dan bijak.

  • Seorang negosiator juga harus mepunyai sikap percaya diri, berpikiran positif, menghargai orang lain, ramah, sopan, sabar, ulet, dan tidak putus asa saat melakukan negosiasi pada pihak lawan negosiasi.

Negosiasi yang baik adalah dimana kedua belah pihak merasa puas atas kesepakatan yang diambil. Kemampuan bernegosiasi dengan baik akan membuat jaringan anda berkembang, memperkuat hubungan dengan klien dan supplier, dan membuka jalan pada peluang bisnis di masa depan.

Oleh karna itu, ada beberapa hal perlu dipersiapkan dan dilakukan untuk mencapai negosiasi yaitu :
tentukan tujuan tertinggi anda, lakukan riset,

  • Tentukan hal-hal yang dapat anda negosiasikan, siap mundur jika tidak terjadi kesepakatan karena dalam
  • bernegosiasi selalu ada kemungkinan jalan buntu dimana kedua belah pihak tidak mencapai kesepakatan,
  • Pelajari penawaran dari kompetitor (pihak lain yang juga bermaksud melakukan negosiasi dengan orang/lembaga yang anda ajak negosiasi),
  • Siapkan win-win solution (carilah solusi yang sama-sama menguntungkan dua pihak, hal ini tidak masalah selama anda dapat berkompromi dan tujuan inti anda tercapai).

Tidak semua orang memiliki kemampuan negosiasi yang baik. Oleh karna itu diperlukan adanya pengetahuan dan kecakapan tersendiri agar memiliki kemampuan negosiasi yang memadai.

Ada beberapa cara untuk meningkatkan dan menguatkan kemampuan negosiasi yaitu

  • Fokuslah pada keuntungan kedua belah pihak supaya tidak merasa saling dirugikan,
  • Tetap berpatokan pada keinginan anda,
  • Tetap fokus pada tujuan negosiasi anda,
  • Jangan terpengaruh oleh trik-trik yang dilancarkan lawan sehingga mempengaruhi tujuan semula, dengarkan negosiasi yang ditawarkan dan
  • Ajukan prtanyaan untuk setiap point yang belum jelas.
  • Ketahui gaya negosiasi orang yang anda ajak negosiasi, supaya dapat memudahkan anda dalam menghadapi dan menyelesaikan proses negosiasi dengannya.

Bagaimana dengan pendapat anda ?

Kemampuan Negosiasi Pengusaha dalam Meningkatkan Kesepakatan Bisnis

1. Berani Menggali Lebih Banyak Informasi

  • Mengajukan banyak pertanyaan.

  • Memberi kesempatan kepada pihak lain untuk bertanya.

  • Mempertimbangkan aspek perasaan lawan negosiasi agar nyaman berkomunikasi dengan negosiator.

Keberanian menggali lebih banyak informasi, artinya, negosiator memiliki keberanian terus-menerus menanyakan apa yang mereka ketahui tentang pihak lawan, dan yang lebih penting, menanyakan asumsi- asumsi yang telah mereka buat berdasarkan pengetahuan tersebut. Selama mengumpulkan informasi memakai pendekatan investigasi (Dawson, 2004).

Berdasarkan wawancara dengan pengusaha bidang pakaian (menjahit seragam, baju olahraga, dsb.) ditemukan bahwa, informan berusaha menanyakan informasi dari pihak lawan untuk mengetahui lebih mendalam. Dengan cara bertanya, dan bilamana ditemukan ketidakjelasan disusul dengan pertanyaan berikutnya. Informan mengatakan bila bertanya kepada negosiator lain, kegiatan tersebut perlu dilakukan secara hati-hati, karena mempertimbangkan aspek perasaan lawan negosiasinya.

Dengan penjelasan tersebut berarti informan memiliki keberanian menggali lebih banyak informasi. Tujuan lainnya yang ingin dicapai untuk menjaga agar pihak lain merasa nyaman berkomunikasi dengannya”.

Cara yang dilakukan dengan mengajukan banyak pertanyaan kepada pihak lain, dan memberi kesempatan kepada pihak lain untuk bertanya. Sebagai contoh, informan menanyakan tentang topik apa saja yang akan dibahas pada awal negosiasi, berapa penawaran yang disampaikan, kalau terjadi kesepakatan bekerjasama kapan waktu memulainya, setelah diterima penawaran dari pihak lain, kapan negosiator akan membalas menawarnya, kemudian negosiator juga mempertimbangkan kapan penawaran akhir disampaikan. Dengan demikian, informan dapat memperoleh informasi penting.

Ada juga informan yang menerapkannya dalam menawarkan produk dan jasa, prosesnya sama saja yaitu dengan mengajukan sejumlah pertanyaan guna memastikan kebutuhannya. Misalnya, informasi yang diperoleh berupa data harga dan fasilitas competitor sebagai data pembanding.

Pendapat yang senada dikemukakan Thomas (2007), menggali lebih banyak informasi dengan mengajukan banyak pertanyaan dan berikan kesempatan kepada pihak lain untuk bertanya kepada Anda. Memotong percakapan negosiator lain akan mengganggu kelancaran percakapan itu.

Informan juga menjelaskan, “aktivitas ketika mengajukan pertanyaan dimulai dari berpikir tentang tujuan negosiasi yang ingin dicapai”. Apa kemungkinannya, informan juga membuat urutan rangkaian proses pencapaian, dan tentu saja dengan mempertimbang untung dan ruginya, baru kemudian ditentukan aspek keuntungan dan kerugiannya. Setelah itu dan yang paling penting, laksanakan sesuai rencana. Dengan mengajukan pertanyaan tersebut memungkinkan negosiator memperoleh informasi penting.

Bila hal itu diterapkan dalam memasarkan produk dan jasa, mengajukan pertanyaan dapat dimulai dari analisis kebutuhan. Ziglar (2009) mengungkapkan, “Apapun produk atau jasanya, Anda harus menganalisis kebutuhan dari prospek dengan mengajukan sejumlah pertanyaan guna memastikan kebutuhan prospek.”

Hal lainnya yang dapat dilakukan informan yang bergerak dalam bidang Meubel dengan,

“Menelaah kata-kata yang akan diucapkan, yang paling mudah adalah sebelumnya dengan membayangkan dirinya mengucapkan kalimat tersebut dan perkirakan apa dampak yang mungkin terjadi. Jika memang perlu dan tidak akan menimbulkan masalah, kalimat tersebut boleh diucapkan. Jika diperkirakan akan membuat suasana tidak nyaman, informan memilih menunda dulu, atau memilih kata-kata lain yang dimungkinkan lebih cocok.”

Informan juga mengatakan bahwa dia menanyakan apa yang menjadi permintaan pihak lain, dan berusaha menggali informasi lebih mendalam atas pernyataan dari pihak lain tersebut. Mereka juga menyadari bahwa keberanian menggali informasi tersebut ditekankan pada sikap mental yang perlu dikembangkan dengan terus latihan. Misalnya, kalau menawar, informan suka mencoba berbagai kemungkinan, misalnya, bagaimana kalau beli dalam jumlah banyak? Tentu ada perbedaan harga dengan membeli dalam jumlah terbatas.

Karakteristik personal negosiator ditinjau dari keberanian menggali lebih banyak informasi, memperlihatkan bahwa informan tersebut memiliki kemampuan sebagai negosiator yang memiliki power , yaitu negosiator yang mampu membuat pihak lawan merasa menang (Dawson, 2004).

Negosiator berani bertanya kepada pihak lawan secara terus-menerus demi memastikan apa yang mereka ketahui tentang pihak lawan, misalnya, negosiator menanyakan hal- hal yang tidak mudah, mungkin pertanyaan tersebut tidak bisa mereka jawab. Negosiator menjadi tahu reaksi mereka atas pertanyaan negosiator. Hal ini melatih negosiator untuk terus mengembangkan diri sebagi negosiator yang memiliki sikap mental positif.

2. Sabar Bertahan Lebih Lama dari Negosiator Lawan

  • Negosiator menyediakan waktu untuk bertahan saat negosiasi.

  • Negosiator berusaha mencurahkan pikiran positif yang mendukung jalannya negosiasi.

  • Negosiator menyediakan tenaga mendukung jalannya negosiasi.

Wawancara kepada pengusaha bengkel dan salon mobil, diperoleh informasi menarik, sabar bertahan lebih lama dari negosiator lawan seringkali mendapat banyak hikmah. Sebagai contoh, negosiator lain memberi kesepakatan terbaik, berkat buah dari kesabaran dengan mengatakan, “Kesabaran merupakan hal penting karena pihak lain mengubah pikirannya, perlu waktu untuk menimbang-nimbang berbagai alternatif.”

Selanjutnya pengusaha menyebutkan, pernah melakukan penawaran yang membuahkan hasil terbaik, di mana penawaran disampaikan pada satu hari, dan negosiator lain memberikan tanggapan keesokan harinya, untuk memberi waktu kepada pihak lain memikirkannya, dan ia menghubungi lagi besok hari. Pihak lawan mempunyai kesempatan untuk merenungkan semua yang telah terjadi, pengusaha tersebut memiliki keyakinan bahwa kesepakatan yang dibuat secara perlahan menjadi kesepakatan yang hasilnya bagus.

Dengan demikian, negosiasi seringkali diperoleh pihak yang mampu bertahan lebih lama dari negosiator lain, karena untuk negosiasi yang memerlukan tambahan waktu, kesabaran negosiator sangat diuji untuk menghasilkan kesepakatan terbaik.

Dawson (2004) mengemukakan,

“Negosiator yang baik adalah orang yang sangat sabar yang tidak akan membiarkan tekanan waktu menggiring mereka sampai membuat suatu kesepakatan yang bukan merupakan kepentingan terbaik bagi setiap pihak.”

Memerhatikan kenyataan seperti itu, kesabaran negosiator perlu terus dilatih, agar mendapatkan kesepakatan terbaik yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.

3. Berani Meminta Lebih Banyak

  • Fokus pada tujuan yang ingin dicapai.
  • Membuat urutan proses pencapaian.

Informan penelitian yang memiliki bisnis kue kering mengatakan, dalam menjalankan bisnisnya pengusaha perlu memiliki keberanian mengemukakan keinginannya kepada pihak lain. Karena orang yang berani meminta lebih banyak kemungkinan akan membuahkan kesepakatan yang menguntungkan.

Keberanian meminta lebih, artinya negosiator menyatakan posisi kemungkinan maksimum yang dapat diterima (Dawson, 2004). Dalam kenyataannya, pihak lain tidak begitu saja mau menerima penawaran negosiator, apalagi bila dikaitkan dengan sejumlah faktor pendukung yang perlu disiapkan, misalnya penawaran yang terlalu rendah berimplikasi pada biaya yang akan diterima, atau tidak berani meminta karena takut ditertawakan. Di sinilah kreativitas negosiator diperlukan, bagaimana memecahkan masalah yang menyenangkan bagi kedua belah pihak.

4. Integritas Menekan Solusi Menang-Menang

  • Memegang komitmen bersama secara konsisten.
  • Memerhatikan kepentingan bersama.

Menurut pengusaha konveksi, pengusaha sebagai negosiator perlu memiliki keberanian untuk menekan pihak lain, agar bersedia menciptakan solusi “menang- menang (win win solution).” Karena negosiator yang berorientasi untuk menciptakan solusi menang-menang perlu dikondisikan, agar pihak-pihak yang bernegosiasi sama-sama menang.” Artinya, pengusaha memerhatikan kepentingan sendiri, juga kepentingan pihak lain, sehingga sama-sama mencapai win-win solution .

Untuk meningkatkan kesepakatan bisnis dalam negosiasi, salah satu aspek yang penting untuk diperhatikan adalah jujur dan tulus (Dawson, 2004). Karena dalam suatu situasi mungkin ditemukan kesempatan untuk “memancing di air keruh” terhadap pihak lawan yang lemah. Jujur dan tulus seperti yang disampaikan Dawson, ditambah pendapat Santosa (2010), yaitu semangat kerja yang tinggi, dan berpikir positif, bilamana sudah menjadi pegangan hidup negosiator, memberi manfat yang besar bagi kemajuan bisnis.

Selain itu, negosiator sebagai insan beragama (Islam), dapat meningkatkan ibadah, salah satunya rajin membaca Al Quran. Subianto (2004) menyebutnya Impossiblity Quotient (ImQ), yaitu suatu strategi untuk memaksimalkan kecerdasan manusia dalam mencapai tujuan. Kecerdasan yang digerakkan oleh hati yang bersih, hasilnya adalah imajinasi yang terus berkembang, mengalir mengikuti kata hati, mencari kebenaran, hingga menemukan kebenaran yang hakiki, yaitu Al-Quran.

Informan penelitian juga telah mengaplikasikan tuntunan agama tersebut dalam bisnisnya. Sebagai contoh, informan mengatakan dalam bisnisnya keuntungan bukan nomor satu, yang nomor satu adalah kejujuran, bagaimana menerapkan amanah, sehingga perusahaan dalam suatu periode mengundang ustadz atau ustadzah untuk ceramah agama, membina akhlak karyawan, dan seluruh jajaran di perusahaan tersebut.

Hal itu menghasilkan kebiasaan yang baik, dan memberi manfaat yang besar bagi perusahaan. Karena pesan moral yang disampaikan serta ajakan untuk selalu berdoa dan tawakal. Contoh, semangat yang kerap didengungkan seperti bekerja adalah ibadah. Bentuk ibadah lainnya yaitu membaca Al- Quran dan mengambil hikmah dari ayat-ayat yang dibaca, membersihkan hati, hingga menemukan kebenaran yang hakiki. Di mana dapat menjawab persoalan hidup. Selain itu , juga dapat diterapkan untuk berbisnis, untuk mengatasi persoalan atau menjaga agar bisnis tetap berjalan lancar.

Memiliki integritas untuk mendorong solusi menang-menang merupakan suatu kesempatan yang sangat berharga dan perlu terus dipelihara oleh negosiator, sehingga orang percaya dan merasa nyaman, dan aman bernegosiasi untuk menghasilkan kesepakatan bisnis yang luar biasa.

5. Bersedia Menjadi Pendengar yang Baik

  • Menyediakan waktu untuk diskusi sesuai topik negosiasi.
  • Mendengarkan dengan saksama penjelasan pihak lain.
  • Menjadi pendengar yang empatik.

Kesediaan menjadi pendengar yang baik menjadi salah satu syarat terwujudnya kesepakatan di antara para pihak. Pengusaha pupuk mengemukakan pendapatnya,”Pihak lain akan merasa nyaman membuat kesepakatan dengan kita apabila pihak lain yakin negosiator telah memahami apa yang dituntutnya, dengan menempatkan diri pada posisi orang yang mendengar”. Dengan demikian, sebagai contoh, upaya yang dilakukan dengan membuat orang lain merasa nyaman dan senang, memperoleh relasi yang banyak.

Dengan demikian, sebagai negosiator perlu mendengar secara aktif, tidak hanya memahami sejauh yang didengar, tetapi juga menunjukkan perhatian atas penjelasan yang disampaikan, memintanya sekali lagi untuk menjabarkan maksudnya dengan lebih jelas. Mendengarkan (listening) merupakan keterampilan yang dapat dipelajari dalam kehidupan. Pada umumnya, orang kurang menjadi pendengar yang baik.

Karena itu, salah satu cara untuk memperbaikinya dengan cara meningkatkan keterampilan mendengarkan. Misalnya, dengan latihan bagaimana memahami dan mengingat perkataan orang lain.

Memahami adalah unsur ketiga dari proses mendengarkan. Memahami diartikan sebagai proses pemberian makna pada kata yang kita dengar, yang sesuai dengan makna yang dimaksudkan oleh pengirim pesan, sedangkan mengingat adalah menyimpan informasi untuk diperoleh kembali.

Mendengarkan apa yang dikemukakan pihak lawan masuk dalam jenis mendengarkan untuk informasi, yang ditujukan untuk mencari informasi. Sebagai contoh, seorang negosiator yang mendengarkan keinginan pihak lain, dia sedang mendengarkan untuk mendapat informasi.

Berdasarkan temuan penelitian, pengusaha perlu menjadi pendengar empatik, di mana dia mendengarkan pihak lain secara saksama, ikut merasakan masalah yang dihadapi pihak lain. Misalnya, seorang pengusaha kue kering ketika bernegosiasi dengan pemasok (suplier) susu sapi, menjelaskan dirinya mendengarkan secara empatik dengan cara mendengarkan penjelasan suplier susu sapi tersebut dengan memerhatikan arah pembicaraan, bertanya mengenai aspek-aspek yang belum dimengerti, seperti mengapa suplier susu sapi perlu konsesi lebih banyak, apa yang melatarbelakanginya, dan memikirkan bagaimana solusi terbaik bagi keduanya.

Mendengarkan secara empatik yang dilakukan oleh dua pihak yang bernegosiasi tersebut, sesuai dengan pendapat DeVito (2013) bahwa mendengarkan dengan empatik apabila seseorang mengerti apa yang dimaksud oleh orang lain dan memahami apa perasaan mereka. Berempati kepada orang lain adalah merasakan apa yang dirasakannya, melihat dunia sama seperti yang mereka lihat. Hal itu dapat dilakukan dengan cara, antara lain, memerhatikan pesan dari sudut pandang pembicara, terlibat dalam pembicaraan dua arah, mencari pemahaman pemikiran dan perasaan bersama. Berdasarkan uraian tersebut jelaslah pendengar yang baik menjadi salah satu aspek pendukungan dalam memperoleh kesepakatan bersama.

Para negosiator sebelum menjalin kerjasama seperti dijelaskan Fisher, et al. (2000), dapat dimulai dari. “mengenal pihak lawan secara pribadi sangat membantu dalam berunding. Saat yang baik untuk menjalin hubungan adalah pada saat perundingan belum berlangsung. Berusahalah menemuinya secara informal dan usahakan diri Anda untuk datang lebih awal, supaya tersedia banyak waktu untuk saling mengenal.”