Bagaimana mencegah banyaknya waktu yang terbuang ketika meeting ?

Meeting atau rapat merupakan suatu keharusan didalam sebuah organisasi. Kegiatan rapat merupakan kegiatan yang tidak dapat dihindari. Tetapi kenyataannya, rapat juga merupakan salah satu kegiatan yang menjadi penyumbang terbesar terkait dengan pemborosan waktu.

Bagaimana mencegah banyaknya waktu yang terbuang ketika meeting ?

Terdapat 5 tips yang harus dilakukan agar sebuah meeting berjalan secara efektif tanpa banyaknya waktu yang terbuang

Pertama, dengan memastikan fokus tujuan dari meeting tersebut. Jangan biarkan pembahasan meeting mengalir begitu saja dan akhirnya keluar dari bahasan, sehingga akan membuang buang waktu meeting

Kedua, waktu meeting seringkali lebih banyak digunakan untuk makan dibandingkan dengan meeting itu sendiri, sehingga banyak waktu terbuang hanya karena makan. Pisahkanlah jam meeting dengan jam makan, karena akan menggangu proses berjalannya meeting

Ketiga, terlalu lamanya melakukan persiapan mulai dari lokasi, waktu, kapasitas ruangan dan lainnya dibanding dengan pembahasan meeting, sehingga membuang buang waktu di awal.

Keempat, jangan terlalu kaku ketika sedang melakukan pembahasan pokok masalah, meeting yang efektif tidak selalu dilakukan dengan waktu yang ketat dan meneganggkan, sekali kali harus mencairkan suasana untuk merefresh pikiran.

Kelima, setelah meeting selesai, jangan lupa untuk melakukan review dari hasil meeting yang telah dilaksanakan, dan pastikan sudah tercatatnya apa apa yang harus dilakukan yang nantinya harus diselesaikan

Itulah beberapa tips yang mungkin dapat membantu efektifitas waktu ketika melakukan meeting menurut xworkinternational.com

Menurut Neal Hartman, didalam tulisannya pada forbes.com menjelaskan bahwa meeting dapat menjadi proses yang sangat produktif. Beberapa hal yang harus kita lakukan agar meeting dapat menjadi efektif dan produktif adalah :

  1. Make your objective clear
    Kita harus paham apa yang mau kita dapatkan ketika meeting selesai, atau dengan kata lain tujuan dari meeting tersebut harus jelas. Apa yang saya cari? Apa saya mencari masukan bagi solusi untuk permasalahan perusahaan? . Hal-hal seperti ini harus didefinisikan dan diberikan parameternya oleh kita sendiri agar menciptakan meeting yang efektif dan tidak membuang-buang waktu.

  2. Consider who is invited
    Siapa yang harus di undang?. Hal ini berkaitan dengan apa yang mau kita bahas. Jika kita ingin membahas terkait produksi, kita hanya perlu mengundang tim bagian produksi saja. Intinya adalah kita harus mengundang orang yang tepat sesuai dengan pembahasan meeting agar solusi dapat didapatkan dengan cepat dan agar tidak membuang-buang waktu saat meeting.

  3. Stick to your schedule
    Membuat agenda meeting. Tiap part dari keseluruhan pembahasan diberikan waktu batasannya. Hal ini berguna agar meeting tetap dalam jalur yang tepat. Oleh karena itu pentingnya menuliskan agenda bagi tiap-tiap orang yang diundang dalam meeting sangat penting.

  4. Take no hostages
    Tidak ada monopoli dalam penyampaian opini/pendapat. Meeting bisa jadi cepat selesai ketika satu orang memonopoli pembicaraan, namun tidak akan menjadi hasil yang efektif bagi semuanya. Oleh karena itu, kita harus memberikan kesempatan pada yang lain untuk berbicara juga agar hasil yang dicapai lebih baik dan meeting menjadi efektif

  5. Start on time, end on time.
    Hal ini bertujuan agar schedule dari tiap-tiap orang tidak berantakan hanya karena satu meeting saja. Meeting berlangsung paling lama hanya 60 menit, karena fokus manusia ada batasannya. Jika dipaksa lebih dari satu jam, kemungkinan besar pembahasan pada meeting mulai melebar dan tidak sesuai dengan agenda.

  6. Ban technology
    Teknologi memang penting bagi kita. Namun ketika meeting usahakan agar melarang penggunaan smartphone. Karena smartphone dapat membuat anggota meeting tidak fokus karena perhatiannya teralih kepada smartphonenya. Sangat disarankan agar mematikan smartphone ketika meeting agar fokus kita tidak teralihkan dan juga demi menghargai rekan meeting kita.

  7. Follow up
    Memberikan follow up berupa memo terkait hasil meeting kepada anggota meeting yang hadir kurang dari 24jam setelah meeting berakhir. Pembagian tanggung jawab, pembagian tugas kerja, dan deadline nya.

Untuk mengakses artikel yang ditulis Neal Hartman, anda dapat mengaksesnya disini

1 Like

The Three P’s of Successful Meetings: Preparation, Participation, Prioritization

Menurut artikel Effective Meetings: Why Most Meetings are a Waste of Time By P. Quinn terdapat 3 hal yang harus diperhatikan agar meeting bisa berjalan dengan sukses, antara lain :

  • Preparation
  • Participation
  • Priotization

Walaupun setiap pertemuan harus memerlukan fasilitator yang terampil. Namun itu hanya bagian kecil dalam membuat meeting menjadi sukses. Terdapat hal yang lebih penting yaitu kegiatan yang terjadi sebelum meeting

The First P: Preparation

Keefektifan pada pertemuan bergantung pada semua pihak yang berpartisipasi dalam pertemuan tersebut. Peserta yang hadir semestinya sudah membaca bahan pertemuan sebelum pertemuan berlangsung. Selain itu, peserta harus diberikan pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan sebelum rapat.

Dalam sejarah, kebanyakan pertemuan biasanya dimulai dengan pemimpin pertemuan mengajukan pertanyaan kepada peserta pertemuan yang hadir.Kemudian peserta pertemuan diminta menjawab pertanyaan tersebut dengan solusi yang terbaik. Namun terkadang hal ini tidak memberikan solusi terbaik karena dituntut harus berpikir secara cepat bukan secara matang. Sehingga jika pertanyaan diberikan sebelum pertemuan. Solusi dari pertanyaan tersebut lebih siap. Karena waktu yang diberikan untuk berpikir lebih banyak.

Waktu yang tepat untuk mendistribusikan pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah tiga sampai tujuh hari sebelum pertemuan dilaksanakan. Hal ini membuat peserta pertemuan dapat memikirkan secara matang tentang isu-isu dan jawaban dari pertanyaan tersebut.

The Second P: Participation

Mendapatkan ide-ide terbaik dari orang-orang yang terbaik merupakan sesuatu yang penting untuk membuat pertemuan anda sukses. Selain itu anda dapat mendapat solusi yang banyak dari suatu permasalahan sehingga banyak solusi dari pada argumentmempertahankan pendapat satu sama lain.

Timbul pertanyaan apabila kedual hal yang dibahas ini merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah pertemuan, mengapa begitu jarang diterapkan secara bersamaan?

Alasan pertama ialah bahwa biasanya orang terbaik merupakan orang tersibuk dalam perusahaan. Sehingga orang tersebut susah dalam mengikuti pertemuan.

Alasan kedua tidak mendapatkan ide yang terbaik dari orang terbaik adalah setiap orang memiliki sifat yang berbeda. Ada yang dapat mengutarakan ide dengan baik dan dapat mendapatkan dukungan dari forum. Sedangkan ada orang yang sangat sulit mengutarakan ide-idenya. Oleh karena itu diperlukan tempat untuk memungkinkan semua orang memiliki kesempatan untuk mengutarakan idenya secara demokratis. Yaitu semua orang memiliki kesempatan yang sama.

The Third P: Prioritization

Dalam kehidupan dunia kita memiliki waktu yang terbatas. Sehingga agenda dalam pertemuan harus diberikan skala prioritas pertemuan mana yang harus didahulukan

Cara terbaik dalam mengatur pertemuan ialah dengan memberikan bobot prioritas dimulai dari yang paling mendesak.

Sayangnya prioritas pimpinan belum tentu priorotas tim. Perlu ada pemimpin yang sejalan pemikirannya dengan tim dalam menentukan prioritas pertemuan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu

Keuntungan dari keselarasan ini ialah semua perhatian akan tertuju pada masalah tersebut. Dengan memfokuskan semua orang pada hal tersebut.Sehingga masalah dapat cepat terselesaikan.

Rapat tidak menjadi efektif karena mereka banyak membuang waktu. Namun ada rapat yang baik dan yang buruk. Rapat yang baik bila dapat mengelola waktu dengan baik, dan jika sebaliknya, maka akan menjadi rapat yang buruk

Ada 6 aturan manajemen rapat yang dapat membantu pertemuan menjadi lebih produktif, dan harus adanya komitmen dari semua peserta rapat

1. Hadiri rapat mereka seperti mereka menghadiri rapatmu
ini adalah aturan pertama yang paling mendasar, menghadiri rapat dapat menjadikan pertemuan menjadi efekif. sehingga kehadiran anggota sangat diperlukan

2. Persiapkan dan pastikan bahwa semua peserta dapat menghadirinya
Membahas jadwal agenda pertemuan sebelum rapat dan pastikan semua peserta bisa hadir dan persiapkan materi yang akan disampaikan dan yang perlu dibahas.

3. Catat jadwalnya
Mulailah rapat pada jadwal yang telah ditentukan. Hal ini membutuhkan kedisiplinan dari setiap anggota. Pemimpin harus bisa terus mengingatkan masalah ketepatan waktu, dan anggotanya harus berusaha mengupayakannya.

Durasi juga dibutuhkan, jika semua anggota setuju jka rapat dilaksanakan selama 1 jam, maka pertemuan tidak boleh melewati dari batas waktu yang telah ditentukan, karena menjalani kesepakatan juga menjadi hal yang penting.

Jadwal rutin juga supaya dibuat, agar menjadi lebih efektif, dalam penjadwala harus mencari waktu yang tepat agar kehadiran anggota bisa maksimal

4. Tetap pada topik
sebagian besar peserta setidaknya ada orang yang cenderung untuk keluar dari pembahasan, seperti bercerita mengenai pengalaman nya yang bersangkutan dengan permasalahan yang dibahas. Maka pemimpin rapat supaya bisa membimbing jalannya rapat agar tetap pada pembahasan

5. Jangan mengadakan pertemuan yang tidak diperlukan
Terlalu sering mengadakan pertemuan juga terkadang menjadikannya tidak efektif. karena jika terlalu sering, maka akan ada rapat yang tidak ada materi yang dibahas

6. Keputusan yang jelas
dalam rapat harus jelas apa yang perlu dilakukan dan siapa yang melakukan tugas-tugasnya. Jika pemimpin rapat dalam melakukan hal ini maka, salah satu peserta harus inisiatif untuk berbicara dan klasifikasi mengenai langkah-langkahnya, agar keputusan rapat bisa jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

sumber

Menurut saya pribadi, tindakan preventif (pencegahan) agar waktu ketika meeting tidak terbuang percuma adalah dengan membuat kontrak waktu, jadi dengan adanya kontrak waktu dapat lebih ditekankan kepada peserta meeting bahwa orientasi dari meeting tersebut berupa hasil. Dari waktu yang telah disediakan harus tercapai hasil-hasil atau poin-poin dari bahasan meeting tersebut. Dengan adanya kontrak waktu juga pribadi masing-masing dapat lebih sadar akan kontribusi mereka sangat penting dalam penciptaan hasil meeting tersebut.

Saya setuju, Arif Nugroho dalam slide nya “Meeting Management” menyebutkan bahwa meeting harus dimulai tepat waktu. Jika kita terbiasa membiarkan meeting telat dimulai, itu akan memberikan ‘informasi’ kepada partisipan meeting bahwa mereka bisa terlambat dan tidak akan diberikan sanksi. Begitu juga dengan penentuan berapa lama meeting tersebut akan diselenggarakan. Biasanya, dalam undangan meeting akan diberitahu berapa lama meeting tersebut akan diselenggarakan dan apa pembahasannya. Sehingga membantu partisipan meeting untuk mempersiapkan kebutuhannya dan ini akan membuat meeting selesai tepat pada waktunya.

Anda dapat melihat slide “Meeting Management” oleh Arif Nugroho di https://www.slideshare.net/PergTinggiPertiwi/manajemen-rapat-y

1 Like

Sepengalaman saya, untuk menyamakan persepsi terkait prioritas itu sangat sulit. Karena apa yang ada dipikiran setiap orang pasti berbeda, meskipun yang dibahas adalah topik yang sama. Hal ini dapat berdampak pada terjadinya kesalahpahaman antar anggota rapat. Oleh karena itu, akan lebih baik jika pada saat mengirim undangan untuk meeting kita sudah memberikan penjelasan terkait apa yang akan dibahas, sehingga pembahasan tidak akan melenceng. Seperti yang saya sampaikan pada tulisan di nomor 1 diatas,

Dengan melakukan hal ini, seharusnya dapat membuat anggota rapat memahami fokus permasalahan yang akan dibahas secara langsung. Nantinya akan menciptakan kondisi meeting yang kondusif dan efektif.

1 Like

Maksud saya memang wajar dalam kelompok bahkan organisasi persepsi orang beda-beda. Tidak bisa disamakan satu sama lain. Saya tidak membahas kalau mereka harus menyamakan persepsi terkait prioritas. Tapi bagaimana cara mengukur banyak masalah dalam organisasi dengan memberikan skala prioritas masing-masing masalah. Dengan ini menentukan masalah mana yang duluan diselesaikan. Nah, yang itulah menjadi objective dari rapat tersebut. Sehingga walaupun persepsi mereka berbeda tapi tujuannya harus sama

Jika meeting waktunya ditentukan semisal jam 9-10, bagaimana jika pembahasan yang dibahas ketika meeting belum selesai ataupun belum menemukan solusi terkait suatu masalah yang yang menjadi bahasan meeting? apakah meeting harus dihentikan pada pukul 10 tersebut?
menurut saya, meeting juga harus memperhatikan fleksibilitas waktu…

Kalau kita membahas skala prioritas dalam manajemen risiko, tentu tidak terbatas hanya pada masalah saja, namun juga bagaimana cara kita melakukan mitigasi terhadap risiko tersebut. Jadi saya rasa tidak relevan jika kita membahas skala risiko terhadap studi kasus meeting yang efektif. Karena pada dasarnya, ketika kita ingin melakukan meeting yang efektif dan efisien kita harus sudah memiliki masalah terlebih dahulu. Selain itu, tentu kita perlu melakukan meeting untuk semua masalah. Karena dengan manajemen risiko yang baik, kita sudah tahu prosedur dari penyelesaian masalah tersebut.

Meeting juga tidak selalu terkait dengan adanya masalah. Kadang kita juga perlu melakukan meeting untuk mendapatkan perencanaan strategis dari perusahaan kedepannya.

Ya, jika dijadwalkan rapat pada pukul 9 - 10, tentu harus selesai pada pukul 10. Kenapa ? karena setiap anggota rapat memiliki schedule/jadwal masing-masing. Sehingga kita harus melakukan manajemen waktu dengan baik.

Sepengalaman saya, hal tersebut tidak akan terjadi ketika kita melakukan 2 hal diatas. Pertama, kita harus mengundang anggota rapat yang tepat dan harus sesuai dengan Objectives dari rapat tersebut. Sehingga tidak adanya waktu yang terbuang. Kedua, kita harus melakukan manajemen waktu pada topik-topik bahasan pada rapat. Sebagai pemimpin rapat, kita harus patuh terhadap jadwal, dan bisa memberikan kesimpulan dari hasil rapat. Jika terdapat banyak topik dalam waktu yang singkat, kita harus bisa membagi porsi dari masing-masing topik dan menyusunnya ke dalam porsi topik ringan, sedang dan berat sehingga kita mengetahui pembagian waktu dari masing-masing topik.