The Three Pās of Successful Meetings: Preparation, Participation, Prioritization
Menurut artikel Effective Meetings: Why Most Meetings are a Waste of Time By P. Quinn terdapat 3 hal yang harus diperhatikan agar meeting bisa berjalan dengan sukses, antara lain :
- Preparation
- Participation
- Priotization
Walaupun setiap pertemuan harus memerlukan fasilitator yang terampil. Namun itu hanya bagian kecil dalam membuat meeting menjadi sukses. Terdapat hal yang lebih penting yaitu kegiatan yang terjadi sebelum meeting
The First P: Preparation
Keefektifan pada pertemuan bergantung pada semua pihak yang berpartisipasi dalam pertemuan tersebut. Peserta yang hadir semestinya sudah membaca bahan pertemuan sebelum pertemuan berlangsung. Selain itu, peserta harus diberikan pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan sebelum rapat.
Dalam sejarah, kebanyakan pertemuan biasanya dimulai dengan pemimpin pertemuan mengajukan pertanyaan kepada peserta pertemuan yang hadir.Kemudian peserta pertemuan diminta menjawab pertanyaan tersebut dengan solusi yang terbaik. Namun terkadang hal ini tidak memberikan solusi terbaik karena dituntut harus berpikir secara cepat bukan secara matang. Sehingga jika pertanyaan diberikan sebelum pertemuan. Solusi dari pertanyaan tersebut lebih siap. Karena waktu yang diberikan untuk berpikir lebih banyak.
Waktu yang tepat untuk mendistribusikan pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah tiga sampai tujuh hari sebelum pertemuan dilaksanakan. Hal ini membuat peserta pertemuan dapat memikirkan secara matang tentang isu-isu dan jawaban dari pertanyaan tersebut.
The Second P: Participation
Mendapatkan ide-ide terbaik dari orang-orang yang terbaik merupakan sesuatu yang penting untuk membuat pertemuan anda sukses. Selain itu anda dapat mendapat solusi yang banyak dari suatu permasalahan sehingga banyak solusi dari pada argumentmempertahankan pendapat satu sama lain.
Timbul pertanyaan apabila kedual hal yang dibahas ini merupakan hal yang sangat penting dalam sebuah pertemuan, mengapa begitu jarang diterapkan secara bersamaan?
Alasan pertama ialah bahwa biasanya orang terbaik merupakan orang tersibuk dalam perusahaan. Sehingga orang tersebut susah dalam mengikuti pertemuan.
Alasan kedua tidak mendapatkan ide yang terbaik dari orang terbaik adalah setiap orang memiliki sifat yang berbeda. Ada yang dapat mengutarakan ide dengan baik dan dapat mendapatkan dukungan dari forum. Sedangkan ada orang yang sangat sulit mengutarakan ide-idenya. Oleh karena itu diperlukan tempat untuk memungkinkan semua orang memiliki kesempatan untuk mengutarakan idenya secara demokratis. Yaitu semua orang memiliki kesempatan yang sama.
The Third P: Prioritization
Dalam kehidupan dunia kita memiliki waktu yang terbatas. Sehingga agenda dalam pertemuan harus diberikan skala prioritas pertemuan mana yang harus didahulukan
Cara terbaik dalam mengatur pertemuan ialah dengan memberikan bobot prioritas dimulai dari yang paling mendesak.
Sayangnya prioritas pimpinan belum tentu priorotas tim. Perlu ada pemimpin yang sejalan pemikirannya dengan tim dalam menentukan prioritas pertemuan mana yang harus dilakukan terlebih dahulu
Keuntungan dari keselarasan ini ialah semua perhatian akan tertuju pada masalah tersebut. Dengan memfokuskan semua orang pada hal tersebut.Sehingga masalah dapat cepat terselesaikan.