Bagaimana membuat jadwal proyek yang baik?

###PROJECT SCHEDULING (PENJADWALAN PROYEK)

Sebuah proyek merupakan suatu usaha/aktifitas yang kompleks, tidak rutin, di batasi oleh waktu, anggaran, sumber dan spesifikasi formasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

Sebuah proyek juga dapat diartikan sebagai aktifitas yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan,sasaran-sasaran dan harapan-harapan yang penting dengan menggunakan anggaran dana serta sumber daya yang tersedia, yang harus diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Aktifitas pada proyek merupakan sebuah mata rantai , yang dimulai dengan dituangkannya ide, direncanakan,kemudian dilaksanakan,sampai benar-benar memberikan hasil yang sesuai dengan perencanaannya semula.

Penjadwalan proyek adalah kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh setiap aktifitas.

Penjadwalan proyek merupakan salah satu hasil perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek dalam hal kinerja sumber daya berupa biaya, tenaga kerja, peralatan dan material serta rencana durasi proyek dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek.

Dalam proses penjadwalan, penyusunan kegiatan dan hubungan antar kegiatan dibuat lebih terperinci dan sangat detail.Hal ini dimaksudkan untuk membantu pelaksanaan evaluasi proyek.

Penjadwalan atau scheduling adalah pengalokasian waktu yang tersedia melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada.

Selama proses pengendalian proyek, penjadwalan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya.Proses monitoring serta updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang paling terperinci agar alokasi sumber daya dan penetapan durasinya sesuai dengan sasaran dan tujuan proyek.

Ada beberapa metode penjadwalan proyek yang digunakan untuk mengolah waktu dan sumberdaya proyek.Disetiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan.Pertimbangan penggunaan metode-metode itu didasarkan atas kebutuhan dan hasil yang ingin dicapai terhadap kinerja penjadwalan.Kinerja waktu akan berakibat terhadap kinerja biaya,sekaligus kinerja proyek secara keseluruhan.

Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap pada kondisi yang diinginkan.

Waktu Dan Durasi Kegiatan.

Dalam konteks penjadwalan,terdapat dua perbedaan, yaitu waktu(time) dan kurun waktu(duration). Bila waktu menyatakan siang/malam, sedangkan kurun waktu atau durasi menunjukkan lama waktu yang dibutuhkan dalam melakukan suatu kegiatan, seperti lamanya waktu kerja dalam satu hari adalah 9
jam.

Melakukan durasi suatu kegiatan biasanya dilandasi volume pekerjaan dan produktivitas crew/kelompok pekerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Produktivitas didapat dari pengalaman crew melakukan kegiatan yang telah dilakukakan sebelum database perusahaan.

Bagan Balok(Barchart)

Barchart ditemukan oleh Gantt dan Fredick W. Tailor dalam bentuk bagan balok, dengan panjang balok sebagai representasi dari durasi setiap kegiatan. Format bagan balok yang informatif, mudah dibaca dan efektif untuk dikomunikasi serta dapat dibuat dengan mudah dan sederhana.

Bagan balok terdiri dari sumbu-Y yang dinyatakan kegiatan atau peket kerja dalam lingkup proyek, sedangkan sumbu-X menyatakan satuan waktu dalam hari, minggu, atau bulan sebagai durasi.Penyajian informasi bagan balok agak terbatas, misal hubungan antar kegiatan tidak jelas dan lintasan kritis kegiatan proyek tidak dapat diketahui.Karena urutan kegiatan kurang terinci, maka bila terjadi keterlambatan proyek, prioritas kegiatan yang akan dikoreksi menjadi sukar untuk dilakukan.

Kurva S atau Hanumm Curve

Kurva S adalah sebuah grafik yang dikembangkan oleh Warren T. Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek sejak awal hingga akhir proyek. Kurva S dapat menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan,waktu dan bobot pekerjaan yang direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek.Visulisasi kurva S dapat memberikan informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap jadwal
rencana.

Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal proyek.Untuk membuat kurva S,jumlah persentase kumulatif bobot masing –masing kegiatan pada suatu periode diantara durasi proyek diplotkan terhadap sumbu vertikal sehingga bila hasilnya dihubungkan dengan garis,akan membentuk kurva S.

Bentuk demikian terjadi karena volume kegiatan pada bagian awal biasanya masih sedikit,kemudian pada pertengahan meningkat dalam jumlah cukup besar,lalu pada akhir proyek volume kegiatan kembali mengecil.

Penjadwalan Linier (Diagram Vektor)

Metode ini biasanya sangat efektif dipakai untuk proyek dengan jumlah kegiatan relatif sedikit den banyak digunakan untuk penjadwalan denga kegiatan yang berulang seperti pada proyek konstruksi jalan raya, runway bandara,terowongan atau proyek industri manufaktur.

Penjadwalan proyek mempunyai beberapa manfaat yang diantaranya :

  • memberikan pedoman terhadap unit/kegiatan mengenai batas-batas waktu untuk mulai dan akhir dari masing-masing tugas,
  • memberikan sarana bagi manajemen untuk koordinasi secara sistematis dan relistis dalam penentuan alokasi prioritas terhadap sumberdaya dan waktu,
  • memberikan saran untuk menilai kemjuan pekerjaan,
  • menghindari pemakaian sumberdaya yang berlebihan dengan harapan proyek dapat selesai sebelum waktu yang ditetapkan,
  • memberikan kepastian waktu pelaksanaan pekerjaan, merupakan sarana penting dalam pengendalian proyek.

Project scheduling sangat berpengaruh dalam melakukan kegiatan proyek,karena dengan adanya penjadwalan proyek kita dapat menentukan/memprediksi berapa lama proyek itu berlangsung,berapa jumlah sumberdaya yang diperlukan, berapa biaya yang diperlukan selama kegiatan proyek, dan berapa bobot yang dikeluarkan setiap harinya.Maka dari itu sebelum melakukan kegiatan proyek, setiap orang harus melakukan penjadwalan terlebih dahulu agar proyek tersebut dapat terealisasikan dengan waktu dan kurun waktu yang jelas.

Refrensi :

1.Nurhayati, Manajemin Proyek. Yogyakarta , Graha Ilmu. 2010.
2. https://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart
3. https://farmysetiawan.wordpress.com/2012/04/07/penjadwalan-proyek/
4. https://en.wikipedia.org/wiki/Henry_Gantt