Bagaimana melakukan perencanaan manajemen resiko yang efektif?

[Pahlawanbertopeng_1 (M Kahfi)]

Bagaimana melakukan perencanaan manajemen resiko yang efektif?

[Prasetyo_Margaret_W (Prasetyo Margaret Wibisono)]

Perencanaan Manajemen Risiko yang efektif dapat mencegah masalah kecil berkembang besar. Berbagai jenis Perencanaan Manajemen Risiko dapat mengatasi kalkulasi kemungkinan suatu kejadian, dampaknya pada Anda, risiko apa yang mengandung spekulasi, dan cara mengurangi masalah yang berhubungan dengan risiko tersebut. Perencanaan akan membantu Anda mengatasi dan mencegah situasi sulit yang telah atau akan muncul.

Langkah-langkah Perencanaan Manajemen Risiko

1. Pahami cara kerja Manajemen Risiko. Risiko adalah efek (positif maupun negatif) akibat suatu kejadian atau rangkaian kejadian terjadi yang di satu atau beberapa lokasi. Risiko dihitung berdasarkan kemungkinan kejadian menjadi masalah dan dampak yang diakibatkan (Risiko = Kontingensi X Dampak). Berbagai faktor harus diidentifikasi untuk menganalisis risiko, termasuk:

   • Kejadian: Apakah yang dapat terjadi?
   • Kemungkinan: Seberapa mungkin kejadian akan terjadi?
   • Dampak: Seberapa parah dampaknya jika terjadi?
   • Mitigasi: Bagaimana (dan seberapa besar) Anda bisa mengurangi Kemungkinan.
   • Kontingensi: Bagaimana (dan seberapa banyak) Anda bisa mengurangi Dampak?
   • Reduksi = Mitigasi X Kontingensi
   • Paparan = Risiko – Reduksi

   Setelah Anda mengidentifikasi variabel-variabel di atas, hasilnya adalah berupa Paparan. Inilah jumlah risiko yang tidak bisa dihindari. Paparan juga bisa disebut Ancaman, Liabilitas, atau Keparahan, tetapi semuanya mengacu pada hal yang sama. Paparan akan digunakan untuk membantu menentukan apakah aktivitas yang direncanakan perlu dilaksanakan.

   Hal ini sering kali berupa rumus biaya vs manfaat. Anda mungkin menggunakan elemen-elemen ini untuk menentukan apakah risiko implementasi perubahan lebih tinggi atau rendah daripada risiko tidak menerapkan perubahan.

   Jika Anda memutuskan untuk melanjutkan (terkadang, Anda tidak memiliki pilihan, misalnya peraturan dari pemerintah) Dengan demikian, Paparan Anda menjadi Risiko Terasumsi. Dalam beberapa lingkungan, Risiko Terasumsi dijabarkan dalam nilai rupiah yang kemudian digunakan untuk menghitung profitabilitas produk akhir.

2. Definisikan proyek Anda. Dalam artikel ini, mari anggap diri Anda bertanggung jawab atas sistem komputer yang memberikan informasi penting (tetapi tidak kritis) untuk beberapa populasi besar. Komputer utama yang menampung sistem ini sudah tua dan perlu diganti. Tugas Anda adalah mengembangkan Perencanaan Manajemen Risiko untuk pemindahan ini. Perencanaan ini akan ditampilkan dalam model yang disederhanakan yang mana Risiko dan Dampak akan dikategorikan menjadi Tinggi, Sedang, atau Rendah (cara ini sangat umum dalam Manajemen Proyek).

3. Dapatkan masukan dari orang lain. Lakukan curah pendapat atas risiko-risiko. Kumpulkan beberapa orang yang sangat mengenal proyek dan minta masukan perihal apa yang akan terjadi, cara mencegahnya, dan apa yang perlu dilakukan jika kejadian tersebut benar terjadi. Catatlah banyak-banyak! Anda akan menggunakan keluaran dari sesi penting ini beberapa kali selama langkah-langkah berikut. Bersikaplah terbuka atas ide-ide yang diberikan. Pemikiran “di luar kotak” itu baik, tetapi jaga kontrol sesi Anda supaya tetap berfokus pada target.

4. Identifikasi konsekuensi setiap risiko. Dari sesi curah pendapat Anda, berbagai informasi perihal apa yang terjadi jika risiko menjadi kenyataan berhasil dikumpulkan. Asosiasikan setiap risiko dengan konsekuensi yang disinggung selama sesi tersebut dengan sespesifik mungkin. “Penundaan proyek” sebaiknya diperinci menjadi misalnya “Proyek akan ditunda dalam 13 hari.” Jika terdapat nilai rupiah, hanya menyebutkan “Melebihi anggaran” saja akan terlalu umum.

5. Hapuskan masalah yang tidak relevan. Sebagai contoh, jika Anda memindahkan sistem komputer dealership mobil maka masalah perang nuklir, wabah penyakit, atau asteroid pembunuh tidak akan mengganggu proyek Anda. tidak ada yang bisa Anda lakukan untuk merencanakan atau mengurangi dampaknya. Namun, perlu diingat bahwa Anda tidak memasukkan kejadian-kejadian tersebut dalam perencanaan risiko Anda.

6. Daftarkan semua elemen risiko yang diidentifikasi. Anda tidak perlu mengaturnya sesuai urutan. Cukup daftarkan mereka satu per satu.

7. Sertakan probabilitas. Untuk setiap elemen risiko dalam daftar Anda, tentukan apakah kemungkinan risiko-risiko tersebut benar-benar terjadi cukup Tinggi, Sedang, atau Rendah? Jika Anda harus menggunakan angka, skala Kemungkinan untuk Rendah adalah 0,01-0,33, Sedang = 0,34-0,66, dan Tinggi = 0,67 – 1,00.

   Perlu dicatat, jika kemungkinan kejadian menjadi nyata adalah nol, artinya risiko tidak lagi dipertimbangkan. Tidak ada gunanya mempertimbangkan hal yang tidak akan terjadi (T-Rex yang marah memakan komputernya).

8. Tetapkan dampak. Secara umum, Dampak ditetapkan sebagai Tinggi, Sedang, atau Rendah berdasarkan panduan yang ditentukan. Jika Anda harus menggunakan angka, artinya Dampak berskala 0,01-1,00, yaitu 0,01 to 0,33 = Rendah, 0,34 – 0,66 = Sedang, 0,67 – 1,00 = Tinggi.

   Catatan: jika dampak suatu kejadian adalah nol, risiko tidak usah didaftarkan. Tidak ada alasan untuk mempertimbangkan hal yang tidak relevan, apa pun kemungkinannya (makan malam saya dimakan anjing).

9. Tentukan risiko elemen. Tabel sering kali digunakan untuk hal ini. Jika Anda menggunakan nilai Tinggi, Sedang, dan Rendah, sebaiknya gunakan tabel top. Jika Anda menggunakan nilai numerik, Anda perlu mempertimbangkan sistem penilaian yang agak lebih rumit mirip dengan tabel kedua di sini. Penting dicatat bahwa tidak ada rumus universal untuk menggabungkan Kemungkinan dengan Dampak, dan rumusnya bervariasi tergantung orang dan proyeknya. Rumus di artikel ini hanyalah contoh (walaupun disadur dari kisah nyata):

   Jadilah fleksibel dalam analisis. Terkadang, Anda perlu bolak-balik berganti antara metode T-S-R dengan metode numerik. Anda bisa menggunakan tabel yang mirip dengan tabel di bawah.

10. Urutkan semua risiko. Daftarkan semua elemen yang telah diidentifikasi mulai dari risiko tertinggi sampai terendah.

11. Hitung risiko total. Di sini angka-angka akan membantu Anda.

12. Kembangkan strategi mitigasi. Mitigasi dirancang untuk mengurangi kemungkinan risiko akan menjadi nyata. Biasanya, Anda hanya akan perlu melakukannya untuk elemen Tinggi dan Sedang. Anda boleh mengurangi elemen Rendah, tetapi dahulukan yang lain terlebih dahulu. Sebagai contoh, jika salah satu elemen risiko dapat menunda pengiriman suku cadang penting, Anda bisa mengurangi risiko dengan memesannya lebih awal di dalam proyek.

13. Kembangkan rencana cadangan. Kontingensi biasanya dirancang untuk mengurangi dampak apabila risiko tidak menjadi nyata. Sekali lagi, biasanya Anda hanya akan mengembangkan kontingensi untuk elemen Tinggi dan Medium. Sebagai contoh, jika bagian penting yang dibutuhkan tidak datang tepat waktu, Anda terpaksa menggunakan suku cadang lama yang tersedia selagi menunggu suku cadang baru.

14. Analisis efektivitas strategi. Berapa banyak Kemungkinan dan Dampak yang berkurang? Evaluasi strategi Kontingensi dan Mitigasi Anda dan tetapkan ulang Penilaian Efektif ke risiko-risiko Anda.

15. Hitung risiko efektif Anda. Sekarang, ketujuh risiko Anda adalah S, S, S, R, R, R, dan R, yang diterjemahkan menjadi 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 dan 0,2. Dengan demikian, Anda memperoleh risiko rata-rata sebesar 0,329. Lihat Tabel 5 dan kita menemukan bahwa risiko keseluruhan dikategorikan Rendah. Awalnya Risiko Anda adalah Sedang (0,5). Setelah penerapan strategi manajemen, Paparan Anda adalah Rendah (0,329). Artinya, Anda mencapai pengurangan risiko sebesar 34,2% melalui Mitigasi and Kontingensi. Selamat!

16. Pantau risiko Anda. Setelah mengetahui besar risiko, Anda perlu menentukan cara mengetahui apakah risiko menjadi kenyataan sehingga Anda akan tahu kapan dan apakah Anda perlu membuat rencana cadangan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi Pertanda Risiko. Lakukanlah pada risiko berelemen Tinggi dan Sedang. Kemudian, seiring kemajuan proyek, Anda akan bisa menentukan apakah elemen risiko telah menjadi masalah. Jika Anda tidak mengetahui pertanda-pertandanya, kemungkinan besar risiko bisa menjadi nyata tanpa disadari siapa pun dan memengaruhi proyek, walaupun Anda sudah menyiapkan rencana cadangan yang bagus.