Komunikasi adalah kegiatan yang sehari-hari pasti dilakukan oleh setiap manusia. Komunikasi juga sangat penting bagi organisasi. Apa sajakah definisi komunikasi menurut para ahli dan bagaimana komunikasi yang efektif dalam organisasi?
1 Like
Komunikasi yang efektif sangat penting bagi organisasi manapun dan dapat membantu dalam banyak hal. Sebenarnya, komunikasi berperan dalam pengembangan produk, hubungan pelanggan, manajemen karyawan - hampir setiap aspek operasi bisnis. Karyawan adalah pendengar utama karena mereka sering berfungsi sebagai penyalur audiens lain. Jika karyawan diberi tahu dan terlibat, komunikasi dengan konstituensi lain juga akan kuat.
Dengan komunikasi dapat mengurangi segala macam kesalahpahaman internal (manajemen dengan karyawan) serta external. Komunikasi bisa bersifat internal atau eksternal, formal atau informal. Tetapi dalam sebuah organisasi penting untuk mengembangkan proses komunikasi internal yang formal, sehat dan bermanfaat. Hal ini karena komunikasi yang efektif adalah kunci untuk mencapai kesuksesan jangka panjang.
Strategi untuk komunikasi yang efektif membantu organisasi membangun hubungan yang kuat dengan karyawan, keseluruhan kerangka kerja karyawan dapat bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan. Perusahaan juga mampu mengukur tingkat keberhasilannya dan bahkan mampu menghadirkan lingkungan kerja yang sehat bagi para pegawainya. Berikut cara mengembangkan komunikasi yang efektif dalam organisasi:
-
Menciptakan lingkungan komunikasi yang terbuka
Organisasi harus bertujuan untuk mengembangkan lingkungan komunikasi di mana semua karyawan organisasi bebas untuk menyampaikan masukan, gagasan menarik dan bahkan kritik terhadap isu tertentu, dengan komunikasi yang terbuka dapat membangun kepercayaan karyawan. -
Menggunakan strategi komunikasi yang inklusif
Strategi komunikasi inklusif adalah di mana semua anggota diundang untuk menjadi bagian dari keputusan yang diambil oleh perusahaan. Keputusan tersebut terkait dengan pekerjaan sehari-hari perusahaan. Hal ini mendorong karyawan untuk memberikan ide yang lebih produktif dan kreatif bagi perusahaan. Akibatnya, sumber bakat tidak terbatas di dalam perusahaan. -
Memastikan komunikasi dalam perusahaan menggunakan komunikasi 2 arah
Komunikasi tidak boleh salah satu arah. Ini adalah proses dua arah yang bisa dilakukan baik secara vertikal maupun horizontal. Tidak hanya personil senior tapi bahkan anggota di tingkat bawah harus memegang wewenang untuk mentransfer informasi kepada pegawai senior masing-masing. -
Prosedur interaksi harus berorientasi pada hasil
Komunikasi bisnis harus berorientasi pada hasil dan fokus pada perolehan hasil yang bermanfaat bagi organisasi. Organisasi harus memahami dan memastikan untuk mengantarkan karyawan dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas bisnis mereka. -
Menggunakan beberapa media untuk mengirim pesan
Untuk memastikan setiap anggota organisasi Anda menerima pesan yang Anda butuhkan untuk mengirimkannya melalui beberapa media. Beberapa media yang sangat efektif untuk mengirimkan pesan adalah percakapan tatap muka, rapat, posting, memo, email, interaksi melalui telepon, faksimile, dan emai -
Mencoba untuk mengulang pesan yang penting
Selain menggunakan beberapa media untuk bertukar pesan, organisasi juga dapat memperbaiki komunikasi dengan mengulang pesan penting beberapa kali. Ini akan memastikan bahwa tidak ada yang meninggalkan mendengarkan informasi penting. -
Fokus untuk mendengarkan
Mendengarkan sangat penting, terutama saat Anda melakukan komunikasi satu lawan satu. Baik pengusaha maupun karyawan harus menjadi pendengar aktif. Kemampuan mendengarkan yang reflektif dapat diadopsi dalam hal ini. -
Memastikan pesan anda telah diterima
Begitu Anda telah mendengarkan orang lain, maka hal penting berikutnya adalah menyampaikan pesan Anda secara aktif kepadanya. Anda harus berbicara dengan jujur dan yakin bahwa Anda menyampaikan pesan Anda secara terbuka namun ramah. Menjadi mudah tidak menjadi masalah, tapi pastikan bahwa Anda tidak bersikap kasar. -
Mengkomunikasikan tujuan dan sasaran dengan setiap departemen
Tidak peduli peran apa yang dimiliki seorang karyawan, penting bahwa ia harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebijakan dan tujuan perusahaan. Bahkan karyawan harus diinformasikan untuk semua fungsi penting organisasi. Hanya dengan itu perusahaan dapat mengembangkan sistem komunikasi yang efisien dalam organisasi. -
Membuat informasi penting tersedia untuk karyawan setiap saat
Mungkin terjadi bahwa seseorang atau individu lain mungkin tidak hadir selama presentasi sebuah karya penting. Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa masing-masing dan setiap karyawan menerima informasi bahkan jika dia tidak hadir pada saat itu. Dalam situasi seperti itu, perusahaan perlu membuat informasi selalu tersedia bagi karyawan mereka melalui email, atau pesan. -
Mempertahankan proses komunikasi
Entitas perlu memastikan bahwa mereka selalu mengecek bahwa proses komunikasi mereka berjalan dengan baik. Hanya menerapkan strategi komunikasi saja tidak cukup. Hal ini juga diperlukan untuk memeriksa strategi secara tepat waktu sehingga menghasilkan keuntungan yang menguntungkan bagi perusahaan. -
Membuat komunikasi internal yang ramah bagi sekelompok orang
Apapun bentuk metode komunikasi yang Anda adopsi, penting bagi Anda bersikap ramah dan bertanggung jawab terhadap massa. Proses komunikasi Anda tidak boleh diuraikan dalam kerangka disiplin. Seharusnya tidak ketat dan harus digambarkan dengan cara yang ramah. Sangat penting agar setiap individu merasa bebas untuk berkomunikasi satu sama lain. -
Melakukan konferensi virtual
Ini adalah cara terbaik untuk meningkatkan komunikasi internal dalam organisasi. Entitas dapat mengatur konferensi virtual di mana karyawan dari berbagai departemen dapat berbicara, bertukar gagasan produktif dan mengembangkan pemahaman yang lebih baik untuk bekerja dalam mencapai tujuan perusahaan. -
Menyiapkan terlebih dahulu
Siapkan setiap pertemuan dan diskusi terlebih dahulu. Sebagai kepala organisasi, Anda harus memastikan bahwa komunikasi Anda tidak terganggu. Hal ini karena bisa menimbulkan dampak negatif bagi karyawan. Juga beberapa karyawan bahkan mungkin kehilangan minat untuk mendengarkan apa yang ingin Anda katakan. -
Mencoba untuk mengelola berbagai jenis masalah saat berkomunikasi
Ada kemungkinan bahwa meskipun mengikuti berbagai strategi dan teknik, masih menjadi masalah dalam proses komunikasi. Jadi, yang terbaik adalah menangani semua jenis masalah dengan bijak dan dengan cara yang benar-benar profesional. Konflik, berurusan dengan orang bermasalah, mengelola perbedaan pendapat adalah beberapa masalah yang bisa timbul. Jadi, pastikan untuk menangani mereka masing-masing dengan kesabaran dan kecerdasan.
Komunikasi yang efektif dapat terjadi apabila pemberi pesan (komunikator) dapat menyampaikan pesan yang dimaksud pada penerima pesan (komunikan). Komunikasi yang efektif bertujuan untuk memberikan informasi dan menimbulkan feedback terhadap komunikan. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif harus dilakukan dengam bahasa yang sopan, padat dan jelas supaya dapat diterima oleh komunikan.
Cara membangun komunikasi efektif dalam organisasi.
- Mengenali karakteristik komunikan
Ketika melakukan komunikasi terdapat banyak pihak yang terlibat, pihak yang terlibat adalah pemberi informasi (komunikator) dan penerima informasi (komunikan).
Jika ingin menciptakan sebuah komunikasi yang efektif adalah dengan mengenali karakteristik masing-masing komunikan.
Mengenali karakteristik komunikan bertujuan untuk mengenali karakter dari lawan bicara, agar lebih mengenal apa yang disukai dan tidak disukai oleh komunikan.
Jangan sampai saat kita memberikan informasi malah membuat komunikan menjadi marah atau sakit hati. Jika itu terjadi maka komunikasi tidak akan berjalan lancar.
- Mengenali sasaran komunikasi
Sebelum memulai komunikasi, sebaiknya kenali dulu siapa yang akan menjadi sasaran komunikasi tersebut. Apakah komunikasi bertujuan untuk memberitahu anggota organisasi soal hal tertentu atau agar anggota organisasi melakukan tindakan tertentu.
Berikut adalah faktor-faktor yang berkaitan dengan sasaran organisasi:
-kerangka referensi
Setiap orang mempunyai kerangka referensi yang terbentuk melalui panduan pengalaman, status sosial, gaya hidup, pendidikan, ideologi, norma hidup dan lain-lain.
Situasi komunikasi interpersonal mudah untuk mengenali komunikan karena hanya satu orang.
-situasi dan kondisi
Situasi berarti suatu situasi komunikasi dimana komunikan siap menerima informasi yang kita sampaikan. Situasi bisa juga terhambat karena hal-hal tertentu.
Komunikasi tidak akan berjalan baik, bila komunikan sedang marah, sedih, galau, lapar dan lainnya. Sebaiknya anda merencanakan komunikasi disaat masalah mereka sudah hilang.
Rencanakan komunikasi di saat yang tepat, tanpa gangguan. Dengan itu komunikasi akan berjalan lancar dan menyenangkan.
- Menetapkan tujuan komunikasi
Sebelum melakukan organisasi adalah menetapkan tujuan dari komunikasi tersebut. Dengan cara menetapkan tujuan atau pun target dalam setiap komunikasi, maka pihak organisasi akan berusaha untuk mencapai tujuan atau target yang telah ditentukan.
Contohnya: jika suatu organisasi mempunyai tujuan untuk mempunyai hubungan baik di masyarakat, maka organisasi tersebut harus mencari segala cara untuk membangun hubungan baik di mata masyarakat.
- Komunikasi dengan baik
Komunikasi dengan baik, komunikasi dengan verbal maupun non-verbal akan sangat berpengaruh bagi kedudukan organisasi.
Ketika merancang strategi komunikasi, utamakan bagaimana cara menciptakan sebuah komunikasi yang baik. Maka komunikan akan merasa puas dengan informasi yang kita berikan pada mereka.
Berikan informasi yang benar-benar anda ketahui, jangan mengarang informasi yang menyesatkan para komunikan. Berikan informasi secara lengkap, jika anda tidak tahu tentang isi komunikasi sebaiknya diam.
- Saling pengertian
Untuk menciptakan suatu komunikasi yang efektif, maka komunikasi harus saling mengerti satu sama lain dan tidak memihak pada siapapun (netral).
Jika cara ini diterapkan di setiap komunikasi organisasi maka akan menciptakan sebuah pengertian dan netral antar anggota organisasi.