© Dictio 2017 - 2019, Inc. All Rights Reserved. Terms of Use | About Us | Privacy Policy


Bagaimana Komunikasi yang baik dalam Bernegosiasi?

Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.

Bagaimana komunikasi yang baik dalam bernegosiasi ?

Berkomunikasi secara efektif sangat penting untuk mendapatkan negosiasi bisnis yang efektif. Tujuan Anda dalam bernegosiasi bisnis adalah untuk membuat diri Anda dan posisi Anda dimengerti oleh mitra bisnis anda, dan hal itu sangat bergantung pada kemampuan komunikasi Anda.

Dalam sebuah negosiasi, tidak ada ruang untuk gangguan komunikasi dan kesalahpahaman.

Untuk melakukan komunikasi yang baik dalam bernegosiasi, anda dapat melakukannya dengan tips yang diberikan oleh Letnan Kolonel Rob “Waldo” Waldman, dalam tulisannya di blog Harvard Business Review, di mana beliau memberikan tip yang didapat dari hari-hari pertarungannya.

Waldman menulis:

  • Pisahkan misi-mis yang ada dalam menetapkan tujuan
  • Mendelegasikan tanggung jawab kepada tim anda
  • Selalu menganalisis ancaman dan selalu meninjau kembali rencana kontigensi, atau kemungkinan-kemungkinan yang ada.
  • Pastikan terjadi komunikasi dua arah yang positif pada elemen-elemen penting dalam sebuah misi.
  • Selalu membuat rencana cadangan apabila terjadi kegagalan dalam komunikasi (di militer dikenal sebagai “radio-out” prosedur).
  • Analisis dan Pelajari setiap misi untuk mendapatkan pelajaran dan perkuat pelatihan anda untuk hal-hal yang anda rasa lemah.

Tanyakan kepada diri Anda pertanyaan-pertanyaan dibawah ini setelah anda melakukan negosiasi bisnis, dan Anda akan segera menemukan kemampuan komunikasi Anda. Banyaklah berlatih untuk meningkatkan kemampuan negosiasi anda.

  1. Apakah saya bertanggung jawab penuh atas pesan yang didengar oleh orang lain? (Ingat, permasalahan bukanlah pada apa yang Anda katakan, tetapi permasalahan adalah pada apa yang orang lain dengar.)

  2. Apakah saya menghormati sudut pandang orang lain? (Atau apakah saya memiliki reaksi terhadap apa yang mereka katakan yang mencegah saya untuk mendengarkan pesan mereka secara penuh ?)

  3. Apakah orang lain merasa didengarkan dan dimengerti? Apakah saya mengakui mereka?

  4. Jika saya meminta seseorang untuk melakukan tindakan tertentu, apakah saya membuat permintaan dengan jelas?

  5. Apakah saya berbicara dengan cara yang bisa dimengerti orang lain? Apakah saya berkomunikasi dengan cara yang akan membuat orang lain mau mendengarkan?

  6. Apakah saya selalu mengevaluasi apakah percakapan yang saya lakukan berhasil?

  7. Apakah saya berkomunikasi secara terbuka, tanpa prasangka, harapan, atau penilaian? Atau apakah saya memusatkan perhatian pada keharusan bersikap benar atau menganggap sudut pandang saya dapat diterima oleh orang lain ?

  8. Apakah saya meninggalkan percakapan dengan nilai (value) tertentu? Apakah saya mengizinkan orang lain untuk berkontribusi?

  9. Apakah saya memberi mereka nilai tambah ketika mereka benar-benar mendengarkan ?

  10. Jika hasil percakapan tidak memenuhi harapan saya, apakah saya belajar berkomunikasi lebih baik dengan orang tersebut? Apakah saya membuka kemungkinan baru dan lebih besar yang tidak saya sadari sebelumnya?

Komunikasi adalah sebuah seni, begitu juga dengan negosiasi. Seni bukanlah rumus matematika, yang kebenarannya berlaku secara universal. Sedangkan seni, kebenaran hanya bisa diraih ketika yang menikmai seni tersebut merasa nyaman, kagum dan senang.

Negosiasi tidaklah untuk mencari pemenang dan pecundang; dalam setiap negosiasi terdapat kesempatan untuk menggunakan kemampuan sosial dan komunikasi efektif dan kreatif untuk membawa kedua belah pihak ke arah hasil yang positif bagi kepentingan bersama. (Ron Ludlow & Fergus Panton 2000)

Negosiator yang berhasil memiliki sikap yang positif. Mereka dapat memandang konflik sebagai sesuatu yang normal dan konstruktif. Ketrampilan yang mereka gunakan untuk memecahkan konflik bukanlah “sulap”. Ketrampilan tsb dapat dipelajari.

Sikap kita selalu penting, dan ini terutama berlaku dalam bernegosiasi, sikap mempengaruhi sasaran kita dan sasaran mengendalikan cara orang bernegosiasi. Cara kita bernegosiasi menentukan hasilnya.

Filosofi Sama-sama Menang

Masing-masing pihak di dalam suatu negosiasi tentu ingin menang. Negosiasi yang berhasil berakhir dengan sesuatu yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Setiap kali seorang negosiator mengancangi suatu situasi pertawaran dengan gagasan, “ Saya harus menang, dan benar-benar tidak peduli tentang pihak lawan”, maka bencana pun sudah diambang pintu.

Konsep negosiasi sama-sama menang tidak sekadar didasarkan pada pertimbangan etika. Pihak yang mengakhiri suatu negosiasi dengan perasaan bahwa ia telah tertipu mungkin berusaha membalas dendam belakangan.

Negosiasi sama-sama menang secara sederhana adalah “bisnis yang baik”. Ketika pihak-pihak yang berkepentingan di dalam suatu perjanjian merasa puas dengan hasilnya, mereka akan berusaha membuat perjanjian itu berhasil, tidak sebaliknya. Mereka pun akan bersedia untuk bekerja sama satu sama lain pada masa datang. Barangkali anda bertanya, “Bagaimana saya bisa menang di dalam suatu negosiasi bila saya membolehkan pihak lawan juga memenuhi kebutuhan mereka?”. Jawaban pertanyaan ini terletak pada kenyataan bahwa orang yang berbeda mempunyai kebutuhan yang berbeda.

Bagi sebagian orang, kata kompromi mempunyai maknayang negatif. Bagi yang lain, kata ini menggambarkan prinsip beri/ terima yang perlu dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya tidak mungkin untuk mendapatkan sesuatu secara gratis – tampaknya selalu ada harga atau konsesi yang harus dibuat untuk menerima apa yang anda inginkan. Kata kompromi secara sederhana berarti membuat dan/ atau menerima konsesi [kelonggaran] [Robert B. Maddux 1991]

Pokok masalah yang dinegosiasikan

Waspadai adanya beberapa konteks dimana negosiasi tidak tepat untuk diadakan :

  • Menegosiasikan syarat-syarat perdagangan yang telah ditentukan oleh perusahaan dengan aturan yang tegas
  • Menegosiasikan pokok-pokok yang mengabaikan peraturan mengenai diskriminasi ras, jenis kelamin, atau diskriminasi lainnya.
  • Menegosiasikan prosedur dan tata-tertib perusahaan
  • Menegosiasikan keputusan perusahaan yang telah diumumkan.
  • Mengadakan negosiasi ketika semua pihak tidak hadir

Persiapan negosiasi

Setelah memastikan persoalan yang dapat Anda negosiasikan, maka selanjutnya adalah menentukkan apa yang Anda ingin capai, dan dengan siapa, pada setiap tahap negosiasi. Kenalilah tujuan-tujuan Anda, faktor-faktor yang sangat penting, dan hal-hal yang dapat Anda relakan dalam kondisi tertentu. Hanya setelah Anda menentukkan sasaran Anda, maka dapat dimulai mempersiapkan negosiasi.

Dengan waktu yang Anda miliki, usahakanlah untuk mengetahui sebanyak-banyaknya tentang pihak lain :

  1. Apakah dia independen atau bagian dari suatu tim?
  2. Apakah dia memiliki wewenang untuk membuat keputusan tanpa harus mengadakan rujukan balik?
  3. Jenis orang seperti apakah dia?
  4. Bagaimana tingkat pengalamannya sebagai seorang negosiator?
  5. Jenis pendekatan apa yang mungkin digunakan untuk mencapai hasil terbaik?
  6. Apakah kepentingan-kepentingannya, dan dengan urutan prioritas yang bagaimana?
  7. Perilaku seperti apa yang dapat Anda harapkan dari orang tersebut?

Mencapai suasana yang tepat

Suasana diciptakan dalam waktu yang sangat singkat : beberapa detik atau menit. Suasana dipengaruhi oleh hubungan antara pihak-pihak pada waktu lampau, harapan mereka saat ini, sikap persepsi, dan keahlian yang mereka miliki dalam bernegosiasi. Suasana dipengaruhi oleh konteksi pertemuan, lokasi, penataan tempat duduk, tingkat formalitas, penataan ‘domestik’.

Pada periode ice-breaking, Anda hendaknya berupaya untuk menciptakan suasana yang hangat, bersahabat, penuh kerja sama, dan praktis. Komunikasi verbal maupun non verbal [spt kontak mata] yang bersahabat dapat membantu menciptakan kondisi yang membuat orang-orang termotivasi untuk bekerja sama ; demikian pula sebalinya.

Taktik-Taktik Negosiasi

Negosiator yang berpengalaman akan mencari kerjasama dalam topik-topik yang netral; negosiator yang mencari kekuasaan, akan berusaha untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan Anda, serta prioritas dan perhatian Anda.

Setelah menentukan tujuan-tujuan Anda, strategi dan kekuatan relatif tawar menawar Anda, pendekatan apa yang Anda ingin gunakan dalam proses negosiasi? Taktik-taktik apa yang akan Anda gunakan?

  1. Apakah Anda membuka dengan mengajukan permintaan-permintaan Anda terlebih dahulu atau belakangan?

  2. Bagaimana Anda mengambil inisiatif?

    • dengan bersiteguh atau tidak mau berkompromi?
    • Dengan mengajukan argumen yang kuat, bersungguh-sungguh untuk mencapai hasil yang adil?
  3. Rencana cadangan apa yang Anda miliki untuk menghadapi hal-hal yang tidak diharapkan? Menghentikan negosiasi? Kembali pada unsur pokok untuk mendapatkan tuntunan? Menyetujui, tetapi kemudian tidak menepati kesepakatan tersebut? Apakah konsekuensi dari setiap tindakan ini dalam jangka pendek/ dalam jangka panjang, dalam kaitan dengan kredibilitas Anda dan kekuatan tawar menawar pihak lain?

  4. Apakah yang Anda ketahui mengenai individu-individu dalam tim lain? Kekuatan dan kelemahan mereka? Kepribadian mereka? Apakah mereka memilih gaya tertentu yang dapat Anda serang?

  5. Bagaimana kemahiran mereka dalam menggertak? Bagaimana dengan kemahiran Anda sendiri? Apakah gertakan merupakan taktik yang bermanfaat dalam situasi tertentu?

  6. Apakah Anda yakin dapat membedakan antara fakta, opini, asumsi, dan rumor? Akankah pihak lain menerima fakta-fakta yang Anda miliki?

  7. Bagaimana Anda dapat menjual keuntungan-keuntungan proposal Anda dengan sebaik-baiknya?

  8. Bagaimana Anda dapat menjelaskan dengan sebaik-baiknya konsekuensi-konsekuensi yang tidak menyenangkan apabila pihak lain menolak usul Anda?

  9. Bagaimana Anda menangani kelemahan proposal/ argumen Anda?

  10. Apakah argumen Anda masuk akal / logis, atau lebih bersifat emosional? Atau di antara keduanya? Dimana Anda dapat menggunakan salah satu argumen di atas dengan sebaik-baiknya.

  11. Kapan saat terbaik untuk mengajukan proposal Anda? Bagaimana agar Anda dapat menggunakan waktu yang tersedia dengan sebaik-baiknya?

  12. Dimana Anda ingin negosiasi tersebut diadakan? Dikandang sendiri? Di kandang mereka [lawan]? Di tempat netral?

  13. Siapakah yang Anda inginkan untuk memimpin pertemuan? Anda atau mereka?

  14. Bagaimana seharusnya tingkat realitas permintaan pertama Anda? Anda ingin mengajukan suatu permintaan pembukaan? atau menggunakan pendekatan problem solving ?

  15. Pada tahap apa sebaiknya Anda memberikan informasi? atau menahannya?

  16. Apakah Anda memiliki kemampuan teknis/ know how dalam menegosiasikan pokok-pokok persoalan secara efektif? di mana Anda dapat memperoleh dukungan dalam bidang tersebut, jika perlu?

  17. Apakah Anda memiliki kemampuan sosial dalam mengelola hubungan Anda dengan pihak lain?

Gaya-gaya negosiasi

Dalam gaya negosiasi dapat dijelaskan dalam dua dimensi, yaitu arah dan kekuatan.

  1. Arah berbicara tentang cara kita menangani informasi.

    • Mendorong [push] : memberi informasi, mengajukan usul, melalaikan kontribusi orang lain, mengkritik, bertindak sebagai pengganggu – semua taktik yang berlaku tergantung sifat dan konteks negosiasi.

    • Menarik [pull] : mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi, meminta saran, memastikan pemahaman, meminta kejelasan, menyatakan perasaan kita.

  2. Kekuatan berbicara tentang keluwesan kita untuk beranjak dari kedudukan kita yang semula.

    • Bersikap keras : kita ingin menang berapapun harganya, tidak akan mengalah atau mundur, tidak akan menerima tawaran apapun – kita mengejar sasaran yang tinggi –

    • Bersikap lunak : kita mengalah, ragu-ragu, sulit untuk berkata tidak, menyesuaikan diri – sasaran yang kita kejar rendah. Kita dapat mengambil sikap keras dalam beberapa persoalan dan bersikap lunak dalam persoalan-persoalan yang lain : hal ini memberikan petunjuk jelas mengenai hasil yang menjadi prioritas.

Mencari penyelesaian

Dalam mencari penyelesaian, tujuan Anda hendaknya agar kedua pihak memperoleh kemenangan, atau seburuk-buruknya dinyatakan seri. Analogi berikut ini adalah contoh pilihan-pilihannya.

Temukan dulu kepentingan yang sama, baru kemudian mencari kepentingan yang saling bersaing dengan metode berikut :

  • Ciptakan suasana yang memampukan kedua pihak untuk sebanyak mungkin mengemukakan buah pikiran yang relevan bagia suatu pemecahan.
  • Hindari penilaian dini sehingga semua buah pikiran telah dikemukakan.
  • Pusatkan perhatian pada masalah, bukan pada pribadi yang terlibat.
  • Ketahui apa yang hendak Anda capai.
  • Jangan menanggapi pertanyaan-pertanyaan retoris yang dimanfaatkan untuk mendukung kedudukan, bukan untuk mengemukakan kepentingan.

Situasi fall back

Sering terjadi dalam negosiasi pihak-pihak yang terlibat tidak mencapai kemajuan dalam negosiasi, betapapun besar keinginan kedua pihak untuk mencapai suatu solusi. Maka Anda perlu mempersiapkan dan menerapkan BATNA [suatu situasi dimana Anda berada dalam posisi harus mencapai kesepakatan, dan mitra Anda menyadari hal tsb].

BATNA = BEST ALTERNATIF TO A NEGOSIATED AGREEMENT atau Alternatif
Terbaik untuk Mencapai Kesepakatan melalui Negosiasi

Dengan adanya BATNA, anda mungkin tertolong untuk meneruskan negosiasi secara felksibel yaitu :

  • Mengetahui alternatif terbaik dari kegagalan mencapai kepentingan utama Anda.
  • Memperkirakan nilai BATNA Anda dalam hubungan dengan tawaran terbaik yang ada.

Perilaku dalam negosiasi

Dalam negosiasi seringkali kita berhadapan dengan dengan orang-orang yang lebih suka mempertrahankan pendirian yang kaku, dengan gaya garis keras, tanpa menyadari adanya alternatif yang lebih efektif. Jika hal ini terjadi, petunjuk berikut perlu Anda perhatikan :

  1. Pertahankan pendekatan yang sopan dan profesional

  2. Jangan membalas perilaku yang tidak menyenangkan

  3. Terus menegosiasikan kepentingan Anda, sambil bertanya tentang alasan pendirian mereka dan cobalah untuk memperlihatkan kelemahan pendirian mereka dengan diskusi yang logis dan masuk akal.

  4. Mintalah pandangan dan kritikan terhadap pendirian Anda, sarankan lawan Anda untuk mencoba melihat situasi dari sudut pandang Anda.

  5. Pusatkan pada permasalahan yang sedang dibahas

  6. Jangan tanggapi serangan yang bersifat pribadi dan tidak masuk akal dengan tetap berdiam diri.

  7. Mintalah kriteria, alasan-alasan, data-data pendukung, kesimpulan atau petunjuk yang obyektif.

  8. Perlihatkan antusiasme Anda untuk suatu solusi yang adil dan ungkapkan kembali kesediaan Anda untuk mencapai dan menyetujui kriteria yang obyektif.

  9. Perhatikan tanda-tanda adanya kerjasama dan beri dukungan, sambutan, pujian, dan kepastian bahwa kerjasama akan menjadi pusat perhatian Anda.

  10. Secara periodik buatlah ringkasan bidang-bidang yang telah mencapai kesepakatan, dengan memperlihatkan antusiasme Anda pada langkah-langkah yang telah berhasil membawa kesepakatan.

  11. Jangan menanggapi trik-trik berikut :

    • Serangan terhadap pribadi, nama orang, dll
    • Komentar-komentar yang menyesatkan, rumor, dan kebenaran yang tidak utuh.
    • Pertanyaan-pertanyaan retoris
    • Hal-hal yang menyerempet bahaya
    • Tuntutan yang tinggi dan mustahil
    • Sarkasme
    • Upaya-upaya untuk membuat Anda stress
    • Diperkenalkannya pada menit terakhir orang baru yang berwenang membuat keputusan, setelah sebelumnya Anda mendapat penjelasan bahwa Anda tengah bernegosiasi dengan pembuat keputusan.
  12. Jika semua upaya gagal, bersiaplah untuk menunda diskusi. Gunakan waktu penundaaan untuk

    • Menurunkan ketegangan
    • Mempelajari kembali pokok-pokok yang telah disetujui dan item-item yang belum dibahas
    • Mempelajari kembali situasi negosiasi
    • Mengamati lebih lanjut mitra negosiasi Anda.
    • Mencari persetujuan atau otorisasi lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.

Mengakhiri Negosiasi

Untuk memantau perkembangan negosiasi, hal-hal berikut perlu diperhatikan

  • Apakah semua pihak memahami dengan jelas apa yang telah disepakati?

  • Apakah semua pihak berkomitmen terhadap kesepakatan tsb?

  • Apakah diperlukan pertemuan lain untuk membahas pokok-pokok yang kecil [atau yang besar?] kapan?

  • Bagaimana perasaan kedua pihak terhadap kesepakatan yang telah dibuat? Apakah dirasa adil? Apakah kita puas? Apakah justru kita saling mengecam? Saling mempertahankan pendirian ? kecewa?

Sumber : Ludlow, Ron & Fergus Panton, The Essence of Effective Communication, Penerbit Andi Yogyakarta, 2000.