Sistem merupakan suatu kesatuan (untiy) yang kompleks yang dibentuk oleh bagian-bagian yang berbeda-beda yang masing-masing terikat pada rencana yang sama atau berkontribusi untuk mencapai tujuan yang sama.
Bagaimana hubungan antara Teori Sistem dan Teori Organisasi ?
Teori organisasi tradisional memakai pendekatan yang sangat terstruktur dan sistem tertutup. Teori modern telah maju ke pendekatan sistem-terbuka. “Sistem yang menonjol dari teori organisasi modern adalah dasar konseptual-analitisnya, ketergantungan pada data riset empiris, dan yang terpenting, sifat sintesa dan integrasinya. Sifat-sifat ini tampak dalam filsafat yang menerima premise(pokok pendapat) bahwa satu-satunya cara mempelajari organisasi adalah sebagi suatu sistem”.
Chestar Barnard adalah salah satu seorang penulis manajeman yang pertama-tama memakai pendekatan sistem. Herbert Simon dan para rekannya memandang organisasi sebagai sistem proses pengambilan keputusan yang kompleks. Simon telah banyak mengumpulkan pengetahuan disiplin baru untuk dipadukannya ke dalam teori-teori organisasinya.
Pengembangan PPBS (Planning - Programming - Budgeting - System = Perencanaan - pemprograman - anggaran - Sistem) merupakan salah satu contoh terpenting dan kompreshensif dari penerapan pendekatan sistem untuk manajemen dari organisasi yang kompleks. Sesungguhnya PPBS itu adalah pendekatan sistematis yang berusaha menetapkan sasaran-sasaran, mengembangkan program untuk tercapainya sasaran itu, mempertimbangkan biaya dan keuntungan dari berbagai alternatif pendekatan, dan memakai proses anggaran yang mencerminkan kegiatan program itu dalam jangka panjang. PPBS mula-mula dikembangkan oleh pemerintahan federal dan sekarang dipakai oleh banyak instansi pemerintahan daerah dan lokal. Contoh-contoh ini tentang trend kearah pemakaian pendekatan sistem untuk teori organisasi modern dan prakatek manajemen, tentu saja tidak lengkap, contoh-contoh ini hanyalah menggambarkan perkembangan yang terjadi sekarang. Akan tetapi, contoh-contoh itu sudah cukup menunjukkan meningkatnya perhatian terhadap studi organisasi sebagai sistem yang kompleks.
Menurut pandangan sistem, organisasi bukan hanya suatu sitem teknis atau sosial saja, melainkan struktur dan integrasi kegiatan-kegiatan manusia disekitar berbagai teknologi. Teknologi mempengaruhi jenis masukan kedalam organisasi, sifat proses transformasi dan keluaran dari sistem. Akan tetapi sistem sosial menentukan efektivitas dan efesiensi penggunaan teknologi itu. Organisasi internal dapat dianggap subsistem penting. “sasaran dan nilai” organisasi adalah salah satu yang terpenting dari subsitem ini. Organisasi mengambil banyak nilai-nilainya dari lingkungan sosio-kulturalnya yang lebih luas. Sebuah premises (pokok pendapat) dasar adalah bahwa organisasi sebagai subsistem masyarakat haruslah mencapai sasaran tertentu yang ditentukan oleh system yang lebih luas. Organisasi melaksanakan fungsi nuntuk masyarakat, dan agar ia sukses menerima masukan, ia harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat.
Subsistem ‘teknis’ adalah pengetahuan yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas, termasuk teknik yang dipakai untuk transformasi masukan menjadi keluaran. Ia ditentukan oleh kebutuhan tugas organisasi dan berbeda-beda menurut kegiatan tertentu. Teknologi untuk membuat mobil sangat berbeda dengan yang dipakai dalam kilang minyak atau perusahaan elektronik. Begitu pula, kebutuhan tugas dan teknologi dalam rumah sakit adalah berbeda dari universitas. Subsitem teknik ini dibentuk oleh spesialisasi pengetahuan dan skill yang dibutuhkan, jenis mesin dan peralatan yang dipakai dan denah fasilitas. Teknologi mempengaruhi struktur organisasi di samping subsistem psikososial. Setiap organisasi mempunyai subsistem ‘psikososial’ yang terdiri dari orang-orang dan kelompok yang berinteraksi. Ia terdiri dari perilaku dan motivasi individu, hubungan-hubungan status & peranan, dinamika, kelompok, dan sistem-sistem pengaruh. Ia juga dipengaruhi oleh perasaan, nilai-nilai, sikap, harapan, dan aspirasi dari orang-orang dalam organisasi itu. Kekuatan-kekuatan ini menentukan ‘iklim organisasi” dimana para anggotanya melaksakan peranan dan kegiatan mereka. Oleh karena itu, kita dapat memperkirakan bahwa sistem psikososial itu sangat berbeda-beda di antara berbagai organisasi.
Subsistem “struktur” meliputi cara-cara tugas-tugas dalam organisasi dalam organisasi itu dibagi dan dikoordinir. Dalam arti formal, struktur itu dinyatakan dalam peta organisasi, dalam posisi dan uraian pekerjaan, dan dalam peraturan dan prosedur. Ia juga menyangkut wewenang, komunikasi, dan arus kerja. Struktur organisasi memberikan formalisasi hubungan antara subsistem teknik dengan subsistem psikososial. Akan tetapi, perlu ditekankan bahwa hubungan ini tidak mesti lengkap dan bahwa banyak interaksi dan hubungan yang terjadi di antara subsistem teknik dan psikososial yang tidak melalui struktur formal.
Subsistem ‘manajerial’ meliputi seluruh organisasi dan menghubungkan organisasi dengan lingkungannya, menetapkan sasaran, mengembangkan rencana yang komprehensif, strategi, operasional, merancang struktur, dan menetapkan proses pengawasan. Subsistem ‘sasaran dan nilai’, disamping subsistem teknis, structural, psikososial, dan manajerial, tampak sebagai bagian integral dari organisasi keseluruhannya. Semua pendekatan tradisional terhadap organisasi dan manajemen cenderung menekankan subsistem tertentu, dan kurang mengakui pentingnya yang lain. Pendekatan modern memandang organisasi sebagai sistem sosio-teknis yang terbuka, dan memperhatikan semua subsistem primer dan interaksi mereka.