Bagaimana Hubungan antara Business Case dengan MOV?

Komputer Sistem Informasi
1

Business case dan MOV memiliki hubungan yang saling keterkaitan. MOV merupakan salah satu syarat dalam pembuatan dokumen business case.

Di bawah ini merupakan tahap-tahap dalam pembuatan business case:
1. Memilih Tim Inti
Yang perlu diperhatikan dalam memilih anggota tim adalah perlunya melibatkan stakeholder dari pemilik proyek sebagai anggota proyek

2. Mendefinisikan MOV (Measurable Organisational Value)
Proyek teknologi informasi yang berjalan harus sesuai dengan visi, misi, dan tujuan organisasi.
Syarat MOV haruslah dapat diukur, mempunyai nilai bagi organisasi, disetujui, dan dapat diverifikasi.

3. Identifikasi Alternatif
Dalam business case harus terdapat beberapa alternatif yang dicantumkan. Pertama, perlu dibuat base case terlebih dahulu tentang kondisi organisasi jika tidak melakukan apa pun (proyek tidak berjalan), kemudian dibuat beberapa strategi alternatif yang memungkinkan (misal mengubah proses yang sekarang tanpa investasi di TI, business process engineering, adopsi sistem dari area organisasi lain, membeli software package baru, atau membuat solusi dari nol).

4. Mendefinisikan Kemungkinan (Feasibility)
Kemungkinan bisa tidaknya suatu proyek dijalankan (feasibility) perlu dianalisis dari sisi ekonomis, teknis, organisasi dan sebagainya. Begitu pula dengan risiko yang perlu dianalisis dari sisi identifikasi, asessment dan response dari risiko tersebut.

5. Mendefinisikan TCO (Total Cost of Ownership)
TCO merupakan jenis perhitungan yang dirancang untuk membantu konsumen dan manajer perusahaan menilai biaya dan manfaat yang terkait dengan pembelian komponen TI secara langsung dan tidak langsung.

6. Mendefinisikan TBO (Total Benefit of Ownership)
TBO merupakan perkiraan berapa banyak nilai yang dihasilkan oleh suatu bisnis.

7. Menganalisis Alternatif menggunakan Model Finansial dan Model Penilaian
Terdapat beberapa model perhitungan finansial yang dapat kita gunakan untuk menghitung pembobotan tiap altenatif yang dibuat, antara lain: payback, break even, return on investment, net present value.

8. Mengajukan dan Mendukung Rekomendasi
Langkah terakhir adalah mengajukan business case ini kepada high level management untuk dibandingkan dengan proyek lainnya.

Setelah pemaparan panjang di atas, terlihat jelas bahwa tanpa MOV maka pembuatan dokumen business case akan terhambat.

Sumber:

2

Tujuan dari business case adalah bagaimana solusi IT dapat menghasilkan nilai bisnis. Proyek IT yaitu fokus untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Measurable Organization Value (MOV) merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut (Billows 1996; Smith 1999). Menurut Marchewka(2003,p.293), mengevaluasi kesuksesan proyek dilakukan menggunakan nilai organisasi yang bisa diukur (Measrable Organizational Value/MOV). MOV didefinisikan pada awal proyek. MOV menjadi dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalam siklus proyek. Terdapat Alternatif atau pilihan yang diidentifikasi dalam business case, dan harus strategis untuk dapat mencapai MOV, harus dapat memberikan solusi yang mendeskripsikan bagaimana organisasi muncul dengan mempertahankan keadaan seperti awal

3

Penjelasan lain mengenai business case adalah garis besar dan kebutuhan yang diperlukan untuk sebuah project charter.Sebuah business case harus dapat menetapkan manfataat yang diperoleh dari melaksanakan atau membuat project charter.
Menurut Schmidt (1999), atribut dari Business Case yang baik adalah:

  1. Memberikan rincian semua kemungkinan dampak, biaya, dan manfaat yang ada
  2. Memberikan perbandingan biaya/keuntungan dari setiap alternatif yang ada dengan jelas dan logis
  3. Dapat mencakup semua informasi yang berhubungan dengan objektif
  4. Dapat meringkas semua temuan yang didapat dengan sistematis

Measurable Organization Value (MOV) merupakan tujuan keseluruhan yang ingin dicapai dari suatu proyek dan mengukur kesuksesan proyek tersebut( Billows 1996; Smith 1999). Menurut Marchewka (2003,p.293),mengevaluasi kesuksesan proyek dilakukan menggunakan nilai organisasi yang bisa diukur(Measurable Organizational Value/MOV). MOV didefinisikan pada awal dari proyek. MOV menyediakan dasar untuk menjalankan proyek dan mendukung banyak keputusan dalam siklus proyek.

4

Measurable Organizational Value atau yang disingkat dengan MOV adalah istilah yang diperkenalkan oleh Jack Marchewka sebagai alternatif tools untuk melakukan Evaluasi terhadap nilai dari investasi yang dikenal selama ini dengan sebutan ROI. Marchewka mendefinisikan MOV ini sebagai tujuan keseluruhan proyek dan sebagai ukuran kesuksesan. Jadi MOV secara implisit menyatakan sebuah proyek harus dapat diukur, memberikan nilai bagi organisasi, sudah disepakati dan dapat diverifikasi. Sebuah proyek sistem informasi harus bisa terukur dengan jelas, tapi hal ini sangat sulit untuk dilakukan. Karena banyak proyek SI bersifat tidak terukur (lihat gambar 2.2), sebagai contoh, perusahaan ingin membuat sebuah sistem yang mempermudah pekerjaan karyawan. Hal ini dengan tujuan agar karyawan bisa lebih merasa senang. Hal ini menjadi sulit, karena tingkat kesenangan (kebahagiaan) tidak ada tolok ukurnya. Namun dapat disepakati, bahwa karyawan yang senang dapat bekerja lebih baik, lebih setia, dan lebih senang berinteraksi dengan karyawan lainnya.

Ide di balik semua itu adalah, tidak adanya keputusan proyek dibuat tanpa mempertimbangkan pengaruhnya terhadap MOV. Misalnya, jika ada pemikiran akan fitur baru, maka fitur tersebut harus dibandingkan dengan MOV. Jika fitur tersebut tidak akan meningkatkan MOV maka jangan dimasukkan. Manajemen proyek dengan MOV harus memberikan manfaat atau keuntungan bagi organisasi. Ini merupakan fondasi dari konsep MOV dan analogi dari konsep ROI. MOV tidak memperhitungkan biaya pengadaan dan hanya memperhatikan nilai bisnis yang terukur. Sementara ROI memperhitungkan biaya penyediaan MOV serta memiliki potensi untuk mempertimbangkan nilai tidak terukur dari organisasi yang dapat menjadi kekuatan yang mendorong proyek.

Verifiability dari MOV merupakan kunci kesuksesan. Dari awal, sebuah proyek MOV harus terukur kemudian harus terverifikasi. Maksudnya, setelah sebuah proyek MOV selesai harus diverifikasi untuk menentukan apakah proyek tersebut berhasil atau tidak. Harus dipahami disini, bahwa sebuah proyek TI biasanya akan memberikan nilai negatif di depan dan akan terus meningkat dari waktu ke waktu menjadi lebih baik dan pada akhirnya kembali menurun. Disini kekurangan dari MOV. MOV tidak meverifikasi hingga akhir masa pakainya TI tersebut.

Dalam business case berisi penjelasan atas alasan kenapa dan bagaimana suatu proyek harus dilakukan. Dalam business case ini berisi penjabaran secara khusus, bagaimana proyek akan mencapai datu atau lebih dari tujuan organisasi. Sehingga sebuah business case berwujud sebuah dokumen yang menjabarkan secara detail isi proyek (termasuk proses bisnisnya) dan formal, tetapi terkadang isi dari business case ini bisa berupa dokumen singkat dan sederhana sejenis memo pendek atau presentasi lisan.

Sebuah presentasi business case dikembangkan untuk sepenuhnya mencakup:

  • Latar belakang informasi proyek
  • Analisis manfaat proyek terhadap bisnis atau organisasi
  • Analisis kemungkinan yang berisi alasan dipilihnya sebuah solusi/usulan.
  • Perkiraan biaya dan ruang lingkup proyek, dimana termasuk biaya dan waktu dari sumber daya manusia dan penggunaan tools.
  • Analisis potensi resiko.
  • Analisis resiko terkait kegagalan proyek termasuk Analisis kesenjangan proyek.

Sebuah business case harus menyediakan manajer puncak dalam framework untuk memutuskan apakah suatu proyek harus dimulai atau tidak. Selain itu, juga harus menyediakan manajer proyek dan manajemen tim proyek dengan template yang dapat digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan proyek agar dapat memastikan bahwa manfaat yang diproyeksikan akan tercapai.

Jadi, kesimpulannya adalah business case menggambarkan bagaimana IT memberikan nilai (keuntungan) terhadap organisasi. Bahkan dengan business case, segala resiko yang berpotensi untuk merugikan proyek dapat di prediksi sedini mungkin yang nantinya akan dijadikan dasar metodologi Measurable Organization Value yang digunakan untuk mengukur dan menganalisis nilai dari investasi. MOV ini melengkapi (menggantikan) ROI.