Bagaimana caranya untuk menghindari terjadinya ketidakjelasan tujuan penerapan Teknologi Informasi di Organisasi ?

Mungkin teman-teman disini memiliki saran bagaimana mengatasi permasalahan “tidak jelasnya tujuan akhir yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam penerapan TI” ?

Menurut saya ketidak jelasan tujuan akhir dalam penerapan TI adalah sebab dari kurangnya komunikasi antara project leader, yang kemudian akan menjelaskan pembagian tugas dan tujuan akhir project tersebut kepada anggota timnya, dengan para stakeholder mengenai output apa yang ingin stakeholder dapatkan.

Untuk itu diperlukan komunikasi dan kontrak kerja yang jelas antara eksekutor project dengan stakeholder, yang kemudian akan dipecah-pecah menjadi beberapa bagian oleh project leader sehingga tim dapat bekerja dengan arah dan ukuran yang jelas.

Tujuan akhir sebagai puncak dari apa yang ingin dicapai, apa yang harus dilakukan,berasal dari tujuan pula, lalu spesifik yang jelas laporan tugas terukur yang akan dicapai sebagai langkah kearah menjacapai tujuan.

Adapun hal yang mungkin dapat dilakukan untuk menghindari ketidakjelasan tujuan akhir, menurut saya sebagai berikut ini:

  1. Proses dalam menentukan tujuan akhir hendaknya ada keterlibatan individu yang berperan penting dalam mencapai tujuan tersebut

  2. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum memiliki tanggung jawab untuk menurunkan tujuan tersebut kepada bawahannya

  3. Tujuan harus realistik yang diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal

  4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota

  5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana

  6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum

  7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.

Dengan hal diatas tersebut, ketidakjelasan tujuan akhir dapat diminimalisir dan menghindari resiko-resiko yang akan ada

Saya setuju dengan pendapat teman-teman, yang mana untuk menghindari ketidak jelasan tujuan akhir perlu dilakukan komunikasi antara para stakeholder dengan penggarap proyek. Dalam komunikasi tersebut diharapkan mampu merumuskan suatu tujuan secara efektif.

Ada banyak cara untuk merumuskan tujuan secara efektif salah satunya adalah konsep SMART (Spesific, measurable, achievable, realistic, time-based) :

  1. Spesific, tujuan harus jelas dan spesifik, hal ini bisa membantu dalam penguraian tujuan untuk digarap oleh tiap-tiap tim project.

  2. Measurable, tujuan harus bisa diukur misalnya seberapa sering, seberapa banyak, seberapa kuat.

  3. Achievable, tujuan haruslah bisa dicapai dan sesuai dengan kemampuan.

  4. Realistic, tujuan haruslah masuk akal, sesuaikan tujuan dengan sumber daya yang dimiliki.

  5. Time-Based, tujuan harus memiliki target waktu dimulai dan target waktu berakhir.

Menurut saya, ketidakjelasan tujuan penerapan TI ini bisa memboroskan uang milik organisasi. Penerapan TI di organisasi sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan bisnis organisasi. Diharapkan dengan penerapan TI tersebut bisa mengoptimalkan proses bisnis dan memberikan nilai bagi organisasi. Beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menghindari ketidakjelasan tujuan penerapan TI diantara:

1. Menentukan kriteria keberhasilan dengan jelas
Seorang manajer harus bisa menjelaskan target yang akan dicapai. Target ini antara lain tujuan yang ingin dicapai, tugas yang akan dikerjakan, dan parameter keberhasilan. Dengan begitu, staf akan lebih fokus dan terarah dalam mengerjakan tugasnya. Hasilnya pun akan terukur.

2. Timeline pengerjaan
Hal yang terpenting dalam penentuan target yakni tujuan dan tugas. Pada pengerjaan tugas, tentunya ada waktu yang dialokasikan. Pengerjaan tugas harus selesai tepat waktu, jika tidak tentunya akan menghambat tugas selanjutnya. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya cost yang dikeluarkan organisasi.

3. Pembatasan otoritas
Manajer harus mengetahui kemampuan tiap staf. Dengan begitu, tugas bisa dikerjakan oleh staf yang ahli di bidangnya dan hasilnya bisa maksimal. Staf juga tidak dianjurkan untuk mengerjakan tugas secara bersamaan. Hal ini akan mengakibatkan menurunnya konsentrasi.

4. Diskusi mengenai risiko dan prioritas
Risiko dan prioritas harus segera dianalisa sesegera mungkin. Karena pada mitigasi risiko dan penentuan prioritas akan mempengaruhi finansial. Misalnya biaya untuk pemulihan karena bencana dan prioritas pengadaan barang.

5. Pelaporan progress terjadwal
Tiap pekerjaan yang telah selesai harus segera dilaporkan. Manajer akan menilai hasil kerja sesuai/tidak dengan hasil yang diharapkan. Bila tidak tercapai, manajer perlu menanyakan hambatan dan kendala yang dihadapi dan menyelesaikannya.

6. Menetapkan hasil akhir
Hal ini berguna untuk melihat ketercapaian yang dilakukan organisasi. Dengan begitu, hasil akhir tersebut bisa menjadi evaluasi organisasi. Ketercapaian tersebut bisa menjadikan staf dan stakeholder untuk semakin lebih baik lagi.

Menurut saya seseorang yang tidak memiliki kejelasan target yang ingin dicapai dikarenakan kesiapan tugas yang diberikan oleh project leader itu sendiri. Oleh karena itu diperlukan motivasi terhdap kinerja tim dan perlu ada pembelajaran terus menerus sehingga dapat mencapai goals yang diinginkan. Perlu cara untuk mencapai goals tersebut dengan cara =

  1. Break down list goals
  2. Buat timeline
  3. Spesifik

Ketiga hal itu harus menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai goals yang diinginkan.

Sumber = www.psychologytoday.com/blog/wired-success/201407/why-goal-setting-doesnt-work%3Famp